ビジネスで使用される「ご査収」という言葉ですが、よくわからないまま使用している方もいるのではないでしょうか。
「ご査収」の読み方は「ごさしゅう」です。
この表現は、ビジネス文書でよく使用されるフレーズであり、相手に一つの文書を「ご確認いただく」という意味を持っています。この表現を適切に使うことで、メッセージを相手に伝える際の丁寧さや重要性を示すことができます。
誤った使い方をすると、相手にとって頓珍漢な意味にもなってしまいますので、正しい使い方を知って、活用していきましょう！
今回はその「ご査収」についてビジネスシーンでの正しい使い方をご紹介してきます。
「ご査収ください」の意味と使い方
「ご査収ください」は、相手に対して送信した文書や情報の確認を依頼する一方で、丁寧さや敬意を表現するためのフレーズでもあります。
ビジネスシーンでは、相手とのコミュニケーションを円滑にするためにも、適切なタイミングで「ご査収ください」を使用することが重要です。
ご査収くださいの意味
「ご」は尊敬を表す言葉「御」で、「査」は注意深く調べたり検査したりする意味です。「収」は受け取ったり取り入れたりする意味があります。
そのため、「ご査収ください」全体で言うと、「内容をよく確認して、お受け取りください」という意味になります。相手に送るメールや文書で、注意深く内容を確かめてもらいたい時に使います。
ビジネスにおいて、「ご査収ください」は、重要な文書や情報を相手に送付した際に、相手方にその内容を詳細に確認していただくよう丁寧に依頼する表現です。
例えば、契約書、報告書、提案書など、重要な業務文書の場合に特に頻繁に使用されますので、誤った使い方をしないようにしましょう。
ですので、受け取るものがあることが前提であり、ない場合にご査収を使用すると、意味が通らなくなってしまいますので注意しましょう。
「ご査収ください」の使い方
「ご査収ください」は目上の方や取引先にも使えますが、使う際には注意が必要です。この表現は便利ではありますが、使うシーンには気を付ける必要があります。
先ほど説明した通り、「ご査収ください」は何かを確認して受け取る時に使います。確認するものがない場合に使うと、相手が戸惑うことがありますので、使うときは注意が必要です。
特に「ご査収ください」は、相手方に注意して、よく確認するようにお願いする意味があるので、何も添付ファイルや書類がないと相手に対して失礼になります。
正しいのかチェック方法
「ご査収ください」を正しく使っているか確認するには、「査収」の部分を「指導」や「理解」などに置き換えてみて、違和感がないか見てみましょう。
例えば、「どうぞご査収ください」を「どうぞご指導ください」に変えてみて、自然に感じられない場合は、「ご査収ください」の使い方に問題がある可能性があります。
違和感がないかどうかを確かめることで、言葉の使い方を正しく身につけることができます。
「ご査収ください」シーン別の例文
「ご査収ください」でよく使われるシーンは2つあります。
- 資料を送付する場合
- 再送付する場合
実際のビジネスシーンで利用できますので、ぜひ参考にしてくみてください。
資料を送付する場合
件名：市場調査の報告書をお送りいたします
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
この度は、最新の市場動向に関する資料をお送りいたします。添付ファイルにてご確認いただけますようお願い申し上げます。
ご多忙中にもかかわらず、申し訳ございませんが、ご査収ください。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
「ご査収ください」は他にも以下のように使用することができます。
- ご査収ください。
- ご査収願います。
- ご査収いただければ幸いです。
- ご査収の程宜しくお願い致します
- ご査収くださいますようお願い致します。
- ご査収いただき、ご対応お願い申し上げます。
再送付する場合
件名：前回の資料についての訂正とお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
前回お送りした資料に誤った内容が含まれていたことを深くお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。
訂正版の資料を添付いたしましたので、お手数をおかけしますが、お時間の許す範囲で再度ご査収の程宜しくお願い致します。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。
謝罪メールなどで「ご査収ください」をさらに丁寧にしたい場合は、「ご査収」の後に「の程」をつけるといいでしょう。
目上の人や取引先に失礼にあたらないか心配な場合は、この使い方をしましょう。
「ご査収ください」を使うシーンやフレーズ
上述した例文はほんの一場面ですが、「ご査収ください」は汎用的な言葉であらゆるシーンで使うことができます。
以下、よく使われるシーンやフレーズをまとめましたので参考にしてください。
- 書類提出後のメールで：「添付ファイルにて月次報告書を送付いたしました。内容をご査収ください。」
- 会議資料を事前に配布する際：「明日の会議に向けて資料を作成しました。会議前にご査収いただき、準備しておいてください。」
- 重要なお知らせをメールで送る場合：「新しい社内規則に関する文書を添付します。詳細につきましては、ご査収の上、適切に対応をお願いいたします。」
- プロジェクトの進捗報告をする時：「プロジェクトの進行状況について報告書を作成しました。今後の計画については、報告書をご査収いただき、ご意見をお聞かせください。」
「ご査収ください」の言い換え
「ご査収ください」をメール本文で何度も使用してしまうと相手に対して、しつこく感じるだけでなく、無様な印象になります。
ここでは「ご査収ください」の言い換えを3つ紹介します。
ご検収ください
ビジネスシーンでは、「納入された品物が、発注どおりであるかを検査して受け取ること」を指します。
検収とは、提出されたものを確認し、その品質や内容が要求を満たしているかを評価することを意味し、「ご検収ください」という表現は相手に対して、納品したものを確認、その品質や内容が要求を満たしているかを評価してもらうように依頼しています。
注文された品やサービスの場合「検収」を用いるのが適切です。
ご査証ください
「ご査証」は、相手方に「証明のための」行動をさせる意味合いをもちます。提出した資料や情報を相手に確認してもらい、その上で正式に承認してもらうために使用します。
例えば、クレームや間違いの修正を求めたりする場合に用いられることがあります。また、目上の人には使用を避けた方がいい表現でもあります。
お目通し下さい
目通しとは、提出されたものを一通り確認することを意味します。提出した資料や情報を相手に確認してもらい、何か問題があれば知らせてもらうために使用します。
「ひととおり読むこと」を意味し、よく会議の資料に前もって目を通しておいてもらいたい時などに使用します。
「ご査収ください」の英語表現
Enclosed please find～
“Enclosed please find the documents for your thorough review.”
この表現は、フォーマルでビジネス文書によく使用されます。
“Enclosed please find” は、「添付しておりますのでご確認ください」といった意味で、書類や添付ファイルに言及する際に使います。
相手に対して丁寧かつ明確に文書の存在を知らせ、注意深く内容を確認するよう促しています。
“for your thorough review”は、「十分なご確認をお願いいたします」という意味で、内容を注意深く検討していただくように依頼しています。
Please check～
“Please check the attached materials at your earliest convenience and share your feedback.”
“Please check” は、手続きや確認を依頼する際によく使用されるフレーズです。
“Please check the attached materials” は、「添付された資料を確認してください」といった意味で、メールや文書に添付された資料に関する指示を表しています。
“at your earliest convenience”は、「できるだけ早め」といった意味で、相手に対してできるだけ早く確認してほしいという柔軟性を示しています。
“and share your feedback”は、「そしてご意見を共有してください」といった意味で、相手方のフィードバックや意見を歓迎していることを表しています。
「ご査収ください」の返信例
「ご査収ください」と書かれたメールや文書をもらった場合、相手が「内容をよく確認してから受け取ってほしい」と頼んでいます。
だから、返事をするときは、確認したってことをしっかり伝えましょう。
いくつか具体的な返事の例を紹介します。
- かしこまりました。早速確認して、後日改めてご連絡いたします。
- 書類の添付ありがとうございます。修正していただきたい箇所がございましたので、ご対応をお願い致します。
- 確認いたしましたが、特に問題はございませんでした。お忙しいところご対応いただきありがとうございました。
まとめ
「ご査収ください」は、ビジネスにおいて非常に重要な表現であり、相手に文書や資料の確認を依頼する際に使われます。
この表現を活用することで、相手に対する敬意を示しながらも十分にチェックして欲しいという意味合いもつけることができますが、何も書類を添付していない場合には、使用することができませんので注意してください。
ビジネスシーンで利用することによって、仕事上の相手に丁寧に依頼できますので場面に合わせて使っていきましょう。
