Slackは、高度なセキュリティや外部連携性の高さから、現在急速にシェアを伸ばしているビジネスチャットツールです。汎用性や利便性にも優れているため、社内での情報共有に活用しようと考えている方もいるのではないでしょうか。
当記事では、社内での情報共有の重要性から、Slackによる社内情報共有の是非、Slackでの情報共有の課題、Slackでのおすすめの情報共有の方法、Slackと連携可能なおすすめの情報共有ツールまでを解説しています。
社内での情報共有にSlackの活用を検討している方や、より良い情報共有の体制を模索している方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
情報共有の重要性
企業活動における情報共有とは、社内メンバーが持つ有益な情報を蓄積して共有可能な状態とすることで、業務の効率化や社内メンバーのパフォーマンスの底上げに活用することを言います。
現代のビジネスシーンにおいては、これまで以上に情報共有を重視することが求められています。ここでは、情報共有の重要性が高まっている主な理由について解説します。
- 業務効率化・生産性向上
企業力を強化するために、社内での情報共有を活性化して業務効率化や生産性向上を図る必要がある - 属人化解消
特定の人物に業務や進捗が偏る属人化を回避して、業務の標準化やメンバー間の連携を強化する必要がある - 業務品質・サービス品質の向上
顧客満足度向上が重要視される現代においては、情報共有を促進して業務品質やサービス品質を向上させることが重要 - 人材育成の効率化
人材の流動性やワークスタイルの多様化が進んでいるため、情報共有を推進して人材育成の効率化を図る必要がある - 新規ナレッジ・アイデアの創出
競争優位性の発揮や差別化を図るためにも、既存のナレッジを活用して次々に新しいナレッジやアイデアを生み出していくことが重要
このように現代の企業が抱えるさまざまな課題を解決するためにも、情報共有を重要視して積極的に取り組む企業が増えてきています。
Slackは情報共有に活用できる？
社内での情報共有を実現するには、社内FAQ・社内wiki・ナレッジ共有ツール・オンラインストレージといった、情報の集約を行える各種ツールを活用するのが一般的です。Slackはチャットによる社内でのコミュニケーションを行うためのビジネスチャットツールですが、社内全体のメンバーが参加しており、メッセージやファイルを集約できることから、情報共有ツールとして活用することも可能です。
実際に、タイムリーな情報共有やオープンな情報共有をSlack上で実現している事例も数多く存在しています。
Slackとは
Slackとは、2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットツールです。リリース以降順調に利用者数を伸ばし続けており、現在では有料プランの利用企業は8万5,000社を超えるなど、非常に高い人気とシェアを誇っているツールとなります。
Slackの主な機能や特徴について以下に解説します。
- チャット機能
タイムラインで管理されたチャット上でコミュニケーションを交わすメイン機能 - ファイル管理機能
メッセージと一緒にファイルを送付したりチャンネルごとに保存したりできる機能 - 検索機能
過去のメッセージをキーワード検索・絞り込み・フィルタリングにより探し出す機能 - ビデオ通話機能
Slack上で音声通話やビデオ通話を行う機能
Slackは、基本機能のみであれば無料で利用することが可能です。使いたい機能やユーザー数に併せて、複数の有料プランが提供されています。
Slackではコミュニケーションのみではなく情報共有を行うことも可能となっていますが、やや難しいポイントもあるため、続けて以下に解説していきます。
一斉通知での情報共有ならメール配信がおすすめ
情報共有目的であれば、あえてSlackを使わなくともメールで代替可能です。
例えば、大量のアドレス宛に一斉にメールを送ることができる「メール配信システム」を活用すれば、誤送信などのリスクなく情報共有が可能です。
Slackやその他のチャットサービスは社内のセキュリティ面からも利用を制限している企業も多いです。また、このようなITツールに慣れていない社員が多い場合も、通知を見ていないために状況共有に失敗したという事例が多数あります。
その点、メールはどんな人も必ずと言っていいほど確認していますので安心安全な状況共有が可能となるのです。
情報共有におけるおすすめのSlack活用方法
Slackはスピーディーなコミュニケーションを実現するツールですが、使い方を工夫することでノウハウやナレッジの共有にも活用することができます。ここでは、Slackでの情報共有時に活用したい機能についてご紹介します。
ポスト機能を活用する
ポスト機能とは、書式付きのドキュメントをSlack上で共有したり共同編集したりできる機能のことです。
閲覧するユーザーはポストのみを一覧で表示することも可能であるため、社内wiki・社内広報・議事録といった長文のドキュメントを共有するのにも非常におすすめ。通常のメッセージのように情報が流れていくという課題も解決することができます。
ただし、ポストが増えてくると埋もれてしまうため、多数の情報を蓄積した本格的な情報共有にはやや不向きである点に留意しておく必要があります。
ブックマーク機能を活用する
ブックマーク機能とは、Slack上でメッセージを管理するための機能です。重要なメッセージにブックマークを付与しておくことでいつでも見直すことが可能となるため、Slackでの情報共有を行う際におすすめです。メッセージが流れていくというツールの特性もある程度カバーすることができます。
但し、ブックマーク機能は個人で活用する機能であるため、全体的な情報共有には活用できない点には留意しておく必要があります。
Slackでの情報共有が難しい理由
Slackを情報共有に活用するおすすめの方法についてご紹介しましたが、実際にはSlackでの情報共有は困難が伴うというのが通説となっています。
ここでは、Slackでの情報共有が難しい具体的な理由についてピックアップしていきます。
どのような理由が情報共有を阻害しているのかを確認しておきましょう。
情報が流れやすい
Slackでの情報共有が難しい最大の理由は、本来はチャットを主体としたビジネスコミュニケーションツールであるため、時間の経過とともに情報が流れて行ってしまうことが挙げられます。
重要な情報や必要な情報であったとしても、メッセージは次々に流れて行ってしまうため、参照する際には過去に遡って検索しなければなりません。
社内の情報共有で取り扱う情報のなかには、常時参照する情報や長期的に参照する情報も多く含まれるため、情報が流れて行ってしまうことは大きなデメリットとなります。
重要な情報を見落としやすい
Slackでは情報が流れてしまうという特性から、情報が古くなるほど参照されにくくなるため、重要な情報や必要な情報が見落とされやすいことも、情報共有を難しくする要因となります。例え非常に重要性や必要性が高い情報であったとしても、時間が経過するほど軽視されやすくなるという問題もあります。
情報の重要度が時系列に左右されやすいという点は、情報共有ツールとしては大きな懸念となります。
情報をまとめづらい
Slackでは、スムーズな情報共有を実現するのに欠かせない情報の整理や分類が難しいというのも大きな課題です。
本来はビジネスチャットツールであるため、情報のカテゴライズや分類を行おうと思ったら、テーマやチームごとにチャンネルを作成して管理する必要があります。また、既存の情報を新たに整理しようとすると、分散している情報を新しいチャンネルにまとめ直さなければならず、極めて非効率です。
このように情報を上手くまとめるのに適さない点も、Slackでの情報共有を難しくしている要因となります。
情報を検索しづらい
情報共有においては、蓄積した情報をスムーズに取り出すための検索機能が非常に重要となります。Slackにも検索機能は搭載されていますが、検索にヒットした過去のメッセージを目視でチェックしていく必要があり、検索性に優れているとはいえません。ショートコードを活用した検索テクニックを活用するという方法もありますが、ITリテラシーの低いメンバーが容易に使いこなすのは難しいでしょう。
専用の情報共有ツールのように、手軽に情報を検索できないことも、Slackでの情報共有が難しいといわれる理由です。
【無料プランの場合】90日より前の投稿を表示できない
Slackは、無料プランでも充実した機能が提供されていることも人気の理由のひとつです。但し、無料プランでは90日より前の投稿を表示することができないという制限があります。
重要度の高い情報であったとしても流れて行ってしまうため、長期的かつ本格的な情報共有を推進したい場合においては致命的な弱点となります。
Slackは外部ツールとの連携がおすすめ
Slackは外部連携性に優れていることも、高い人気を獲得している理由のひとつです。自社の状況や環境に応じて外部ツールとの連携を行うことで、より高い有用性を発揮することができるためおすすめです。
ここでは、Slackとの連携におすすめの外部ツールについて解説します。
メールとの連携
Slackにはメールインテグレーションの機能があります。
この機能は指定のメールアドレスにメールを送信するとその内容が該当のチャネルに通知されるものとなります。メールとの連携を行えば、以下のようなメリットが得られます。
- 顧客がフォーム入力を完了したら通知される
- お気に入りのメルマガをSlack上で通知・確認できる
- サーバーダウンなどの重要情報が通知される
など、使い方は様々あります。詳しくは以下のページをご参照ください。
参照サイト：メールと Slack の連携で情報を 1 か所に
チャットボットとの連携
チャットボットとは、ユーザーからの問いかけに対し、会話を通じて自動で回答を行うことができるツールのことです。主に、社内外の問い合わせ対応やナレッジ共有といったシーンで活用が進められています。
Slackとチャットボットの連携を行えば、以下のようなメリットが得られます。
- チャットボット経由でスムーズに情報を探せるため、検索性の問題を解決できる
- 情報の検索や問い合わせ対応を自動化できるため、業務効率化や生産性向上を図れる
- 会話形式の操作性や利便性に優れたツールであるため、ITリテラシーに関わらず利用できる
- 同一プラットフォーム上でシームレスに稼働させることができるため、業務やタスク実行の効率が向上
情報の集約や検索といった部分をチャットボットに担当させることで、Slack上でのコミュニケーションを図りながらスムーズに業務を行える環境が実現します。
社内Wikiと連携させる
社内wikiとは、インターネット百科事典Wikipediaのような感覚で、社内の情報を蓄積して共有することができるツールのことです。Slackと連携させることにより、以下のようなメリットを得ることができます。
- 情報の蓄積・整理・分類が容易となる
- 誰でも簡単に投稿を行えるため、ナレッジやノウハウを蓄積させやすい
- 情報の検索性に優れているため、社内での情報共有や情報活用を活性化できる
- 社内wikiの追加や更新を自動通知により社内へ通知できる
- 情報が流れないため、情報の抜け漏れや確認漏れを低減できる
情報の蓄積・管理・共有を社内wikiへ担当させ、コミュニケーションや通知はSlackで担当することで、利便性や効率性に優れた情報共有の体制を構築することができます。
Slackと連携して情報共有を便利にするツール5選
Slackは単体での情報共有にはやや不向きな感が否めませんので、他のツールと連携させて情報共有の利便化や合理化を図ることがおすすめです。
ここでは、Slackでの情報共有の利便性や合理化を図るのにおすすめのツールを厳選してご紹介します。
【メール】ブラストメール
ブラストメールはシンプルかつ低価格なメール配信システムです。
例えば、自社で配信するメルマガリストの中に指定チャネルのSlackメールアドレスを追加しておけば、自社が配信したメルマガがチャネル内に通知・蓄積されます。
部署ごとにチャネルを分けて活用すれば、他部署がどんなメルマガを配信しているかSlack上で確認できます。
また、メルマガが蓄積されることでバックナンバーのように情報共有として活用できます。以下、ブラストメールの特徴です。
- シンプルで使いやすい
- 業界最安クラスの低価格
- 14年連続導入シェア1位
- HTMLメールが誰でも簡単に作れる
- 効果測定などメールマーケティングも可能
ブラストメールは、機能性・利便性・コストパフォーマンスに優れたおすすめの製品となっています。無料トライアルや無償サポートも付随しているため、初めての方も安心して導入することが可能です。
Slackとうまく組み合わせて使うことでより大きな価値を生み出せます。ブラストメールは無料でお試しが可能なのでぜひ1度使ってみてください。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！
【チャットボット】Zendesk Answer Bot
Zendesk Answer Botは、クラウド型カスタマーサービスのプラットフォームを提供する企業であるZendeskが提供を行っているチャットボットサービスです。同社のコミュニケーションツールであるZendesk Chatと連携することで稼働させることができます。
主な特徴について以下にご紹介します。
- カスタマーセンターに特化型であるため、同業務での情報共有・情報活用・運用に最適
- Zendesk Chatのユーザーであれば、導入から運用定着までをスムーズに行うことが可能
- 自動対応と有人対応を混在したセルフサポート型カスタマーセンターを実現できる
- 多言語対応・言語間の自動変換が可能でありグローバルビジネスにもおすすめ
- Webサイト・SNS・ビジネスチャット等のツールとも連携が可能
このような特性から、既にZendesk製品を利用中である方や、カスタマーサポートを強化したい方にはおすすめです。
【社内Wiki】Qast
Qastとは、組織内のナレッジを集約して企業の生産性を高める経営手法「ナレッジ経営」を実現するために開発された、社内wikiタイプの情報共有ツールです。ナレッジを貴重な経営資源と捉え、有効活用するための機能が多数搭載されています。
主なツールの特徴について以下にご紹介します。
- あらゆるナレッジを蓄積・集約して管理することが可能
- ナレッジ検索に要する時間・社内対応時間の削減が可能
- 自己解決促進による業務効率化・生産性向上を実現
- 人材育成に要するリソースやコストの削減
- Q&Aとメモという扱いやすいツールであるため、利用の促進や定着を図りやすい
Qastは、4,000社以上に導入されている実績を持つ、実用性・信頼性・利便性に優れたツールです。Slackと連携させて本格的な情報共有や経営改善を図りたい方にはおすすめです。
【社内Wiki】GROWI Bot
GROWIとは、オープンソースで公開されている社内wiki・ナレッジベースツールのことです。GROWI botと呼ばれるSlack Appが公開されており、こちらを利用することでSlackと連携してスムーズな情報共有やツールの操作が可能となります。
例えば、GROWIとSlackを連携させることで、以下のような操作を実現することができます。
- スムーズな文章作成・ページ作成
- コマンド一覧の作成
- 全文検索機能
- 検索結果をSlack上で共有
- Slackの会話からwikiページを作成
- GROWIのスニペットをSlack上に表示
シームレスな社内wikiとビジネスチャットツールの連携を行うことで、効率的な情報共有や情報活用を行うことが可能となります。
【社内Wiki】Kipwise
Kipwiseは、Slackとの親和性が最も高いと言われているエストニア発の社内Wikiツールです。主な特徴・機能について以下にご紹介します。
- Slack上にナレッジベースを構築することが可能
- 直接Slackを操作できる検索・ショートカット等の機能が充実
- リアルタイムで複数人での同時編集も可能
- コンテンツレビュープロセスにより、コンテンツの最新性や正確性を保証可能
- 通知・アラートにより、情報の見落としや確認漏れを防げる
Slackで本格的な社内Wikiを運用したい場合や、できるだけ高い有用性やパフォーマンスを発揮したい場合にはおすすめです。
社内の情報共有はメール共有システムを活用する
本記事ではSlackの活用法を中心に情報共有の方法を紹介してきました。しかし、実際はシステムの連携など時間がかかってしまったり、社内的にNGなケース、実装できる人がいないなどの問題が発生する場合があります。
そのようなときは、無理してSlackを使うのではなく、メール共有システムを使うなど、他の方法も検討してみるとよいでしょう。
メール共有システムの活用
メール共有システムは、メールや問い合わせに複数人で対応する際の効率を上げる目的で作られた、メール共有に焦点を当てたシステムです。
このシステムを利用することで、誰がどのような対応をしているのかをシステム上で管理できるため、多人数での作業における対応の漏れや重複する対応などの問題を事前に防止することが可能です。
複数人でメール管理・問い合わせ管理をする場合に欠かせないシステムと言えるでしょう。
14年連続売上シェアNo.1「メールディーラー」の活用
ビジネス上で最も使われているコミュニケーションツールの1つがメールです。
チャットツールやSNSが台頭してきた昨今でも、まだまだメールは使われ続けています。ただし、メールをチームや複数人で管理していると以下のような問題が発生します。
- メールの返信漏れが発生している
- メールの二重対応が発生している
- 必要なメールがなかなか見つからない
また、アカウントの共同利用をしていなかったとしても個人でメールアドレスを保有しており、顧客とのやりとりを個人アドレスだけで行っている場合は、急な欠勤や長期休暇の際に顧客対応ができなくなってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、複数人でのメール管理に特化したメール共有システム「メールディーラー」です。
チーム全員のメールを対応状態やどのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるだけでなく、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメール管理や問い合わせ対応でお困りの方におすすめです。
その他、おすすめのメール共有システムは以下の記事でも詳しく解説されています。各サービスをしっかりと比較して選びたい方は参考にしてください。
関連記事：メール共有システム12社を比較！機能や選び方まで徹底解説
まとめ
Slackは、機能性や拡張性に優れていることから現在大きくシェアを伸ばしているビジネスチャットツールです。単体で情報共有に活用することも不可能ではありませんが、情報が流れるなど不向きな側面もあるため、専用の情報共有ツールと連携させるのがおすすめです。
情報共有ツールとSlackを連携させることで、メリット・デメリットを相互に補完して、有用性や利便性の高い情報共有の体制を実現することができます。
現在社内でSlackを活用しており、社内での情報共有の活性化を図りたい方は、ぜひ当記事を参考にして最適な体制を検討してみて下さい。
