コロナ禍の影響もあり、働き方改革が加速化しています。リモートワーク促進の流れを受け、どこからでも会社の情報にアクセスできる社内ポータルサイトの立ち上げを検討している企業も多いのではないでしょうか。
今回は、社内ポータルサイトの作成におすすめの「Googleサイト」をご紹介します。Googleサイトで社内ポータルサイトを作るメリットや方法、スムーズに運用するポイント、一緒に使うと便利なチャットツールまで解説しますので、ご参考にしていただけると幸いです。
「Googleサイト」とは？
Googleサイトは、Googleが提供するホームページ作成ツールです。テンプレートが豊富に用意されているので、プログラミングなどの専門知識がなくても、クリックとドラッグ&ドロップだけで誰でも簡単に見栄えのいいホームページを作成できます。
Google Workspaceと連携し、コンテンツなどを自由に配置できることから、高機能なホームページに仕上げられることもポイントです。さらに共有設定でアクセスを制御できるので、特定のユーザーのみを対象としたサイトを作成したいときにも向いています。
「社内ポータルサイト」とは？
前章ではGoogleサイトについて説明しました。本記事では、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法をご紹介するわけですが、作成方法などの説明に入る前に、そもそも社内ポータルサイトとはどのようなものなのかを確認しておきましょう。
社内ポータルサイトとは、社内のさまざまな情報を集約して情報共有をサポートするための社内専用サイトのことです。社内ポータルサイトの「ポータル」が、「門」や「入り口」を意味するように、社内で利用する情報を一元化して容易にアクセス・検索できるようにすることで、必要な情報の利用・活用を円滑化する入り口として機能します。
ここでは、社内ポータルが企業活動・ビジネスにおいて具体的にどのような役割を担うのか、また近年多くの企業が社内ポータルを求めている理由について解説します。
社内ポータルが担う役割
社内ポータルはかつて社内イントラネット上で利用されるのが一般的でした。近年ではインターネット上にクローズドな環境のサイトを構築することで、利便性や有用性を高めてより多くの役割を担えるようになりました。
現代の社内ポータルの主な役割について、以下にご紹介します。
情報の一元化・一元管理
社内で利用する情報が各所に散在していると、必要な時にすぐに参照することができません。社内ポータルは社内のあらゆる情報を一元化・一元管理することで、情報利用の利便性を高めて業務効率化・生産性を図ることができます。
コミュニケーション機能
社内ポータルは、チャット・掲示板等のコミュニケーションツールを搭載しており、サイト内で気軽にコミュニケーションを取ったり情報交換を行ったりすることが可能です。ビジネスをスムーズに推進できるだけでなく、メンバー同士のコミュニケーション活性化にも寄与することができます。
スケジュール管理
スケジュール管理とは、社内ポータル上で、社内メンバーのスケジュールをまとめて管理できる機能です。メンバーの予定や現状を常時把握できるため、予定の調整やミーティングのスケジューリングをスムーズに行うことができます。
プロジェクト管理
社内ポータルでは、プロジェクトの進捗状況・参加メンバー・各タスクの担当者といったプロジェクトの情報をリアルタイムで管理・共有することができます。メンバーはいつでも状況の確認ができるため、プロジェクトを着実かつスムーズに進行することが可能となります。
ワークフロー・各種申請
社内ポータルにはワークフローが搭載されており、サイト上でいつでも一定の手順に従った各種経費の申請や稟議・承認等の申請を行うことが可能です。申請者・承認者ともに利便性が高まり、組織全体の業務効率化を図ることができます。
勤怠管理
社内ポータルでは、勤怠管理ツールのようにタイムカード機能・勤怠連絡・休暇申請・自動集計等をサイト上で一元管理することができます。別途タイムカードや管理シートで勤怠管理を行う必要がなくなるため、人事部の業務負荷を軽減することが可能です。
社内ポータルが求められている理由
社内ポータルは以前から存在していましたが、近年になって大きく注目されるようになったのは、働き方改革やテレワークが推進されてきたことが背景にあります。
多様な働き方を実現するためには、時間・場所を問わずメンバーが社内の情報を活用できる環境が必要となります。クラウド上にあらゆる情報・機能を集約できる社内ポータルは、このような環境を構築するのにはまさに適任であることが、大きく注目を集めた理由として考えられます。
また、働き方改革・テレワークでは会社への帰属意識やメンバー間のコミュニケーションが希薄になりがちですが、社内ポータルを中心に据えて活動することで、このようなデメリットの払拭も期待できます。
働き方改革・リモートワークを推進する流れは今後も加速すると考えられるため、社内ポータルもそれに付随して導入・活用する企業が増加するでしょう。
Googleサイトで社内ポータルサイトを作成するメリット
ここからは、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成するメリットをご紹介します。
コストが発生しない
Googleサイトは、Googleアカウントを持っていれば無料で社内ポータルサイトを作成できるのがメリットです。
通常Webサイトを作成するときには、独自ドメインを取得する、サーバーをレンタルするといった基本的な初期費用が月に数千円発生します。業者にサイト作成を依頼すれば、制作費だけで数十万円、月々の維持管理費に数万円かかることも少なくありません。
一方Googleサイトは無料で利用できるうえ、ドメインやサーバーも必要ないため初期コストがかかりません。テンプレートを活用すれば、専門知識がなくても直感的に高品質な社内ポータルサイトを簡単に作成できます。
初めて社内ポータルサイトを持つときに、スモールスタートしたい企業におすすめです。
スマホから閲覧しやすい
Googleサイトで作るホームページは、「レスポンシブ対応」されているのが特徴です。
レスポンシブとは、閲覧者の環境にあわせてサイトを表示することをいいます。パソコンならモニターのサイズにあわせた大画面で、タブレットやスマホならそれぞれのディスプレイサイズにあわせ、適切なサイズで表示してくれます。
営業で外出する、リモートワークで自宅で作業するなど、社員が働く環境は多様化しています。スマホからも閲覧できるようにしておけば、高度な作業はできなくても、メールへの返信をする、必要な情報を確認できるので利便性が高まります。
更新が簡単にできる
Googleサイトが多くの企業に愛用されている大きな理由のひとつが、更新性に優れていることです。ノーコードの簡単な操作で手軽に更新を行うことができるため、社内ポータルに掲載される情報やコンテンツを誰でも更新することができます。
社内ポータルの運用においては、更新をこまめに行って常に最新の情報・コンテンツを掲載しておくことが、パフォーマンスを発揮するための重要なポイントです。更新しやすいという点は、Googleサイトで社内ポータルを作成する大きなメリットと言えるでしょう。
Googleサービスと連携できる
GoogleサイトはGoogleが提供しているサービスなので、GmailやGoogleカレンダー、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどとの連携をスムーズにおこなえます。
たとえばチームメンバー全員のスケジュールを同じカレンダーで管理したり、スプレッドシートを共有したりするのも社内ポータルサイトだけで完結できます。企業が必要なサービスはほぼ揃っているといえ、それぞれにソフトやアプリを用意して使い分ける必要がないことがメリットです。
閲覧制限をかけることができる
Googleサイトでは、インターネット上に広く公開する「一般公開」以外にも、特定の相手にだけ限定公開する機能も備わっています。ただし相手はGmailアドレスを持った相手だけに限定されます。
一方Googleのビジネス向けのG SuiteやGoogle Workspaceを利用すれば、柔軟な閲覧制限が可能です。たとえば公開設定オプションで、「リンクを知っている全員」に設定すれば、サイトアドレスを通知した相手ならGmailアドレスの有無に関係なくサイトを閲覧できるようになります。
ほかにも部署ごと、グループごとに閲覧制限をかけられるので、柔軟な閲覧制限設定をしたい場合には、ビジネスプランの利用を検討するといいでしょう。
同時に編集できる
Googleサイトは、複数人が同時に編集できることもメリットです。管理者から編集者の権限を付与された人は、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのように同時に編集を進めることが可能です。一人の作業が終わるのを待つ必要がなくなるので、ポータルサイトを管理・運用していく際の作業効率が上がります。
Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する場合の注意点とは？
Googleサイトは社内ポータルの作成に適していますが、ツールの特性上不得意とする部分もあるため、サイト作成時にはいくつか注意しておくべきポイントがあります。ここでは、Googleサイトの特性を踏まえた社内ポータル作成時の注意点について解説します。
社内ポータルの作成にGoogleサイトを活用しようと考えている方は、サイト作成前にぜひ参考にしてみて下さい。
細かいカスタマイズができない
Googleサイトは、手軽に社内ポータルサイトを構築できるのが大きなメリットですが、その反面、デザイン面においても機能面においても細かいカスタマイズを行うことができません。
具体的には、多くのCMSで使用可能な以下の機能が搭載されていないことが理由となります。
- CSS設定ができない
- PHPが使用できない
- JavaScriptが使用できない
オリジナリティを重視したサイトを作成したい場合や、デザインや機能にこだわったサイトを作成したい場合は、Googleサイトはあまり適していないと言えるでしょう。
ページ別に閲覧制限をかけることはできない
Googleサイトでは、サイト単位で閲覧制限をかけることはできますが、ページ単位で閲覧制限をかけることができません。そのため、社内ポータル内に閲覧制限のないコンテンツと閲覧制限があるコンテンツを混在させることができない点がデメリットです。
社内ポータルでどうしても閲覧制限のあるコンテンツを利用したい場合は、サイトを複数作成する必要があります。
社内ポータルの規模が大きく利用者数も多い場合においては、情報の管理や利便性が大きく損なわれるため、別のツールを検討することも視野に入れた方が良いでしょう。
階層が5段階まで
社内ポータルで取り扱う情報が多い場合は、階層を利用して情報を整理・管理することが一般的です。しかし、Googleサイトでは階層を最大で5段階までしか作成することができないという制限があります。
そのため、情報量が多い社内ポータルを作成する場合や、運用する過程で情報量が増えることが予想される場合は、あらかじめGoogleサイト以外のツールを利用する必要があります。
サイトを作成してから階層制限の問題に直面すると、情報の管理やサイトのリニューアルに多くの労力を奪われるため注意しておきましょう。
Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法
続けて、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法を、順番に解説していきます。
Googleサイトにアクセス
Googleサイトの利用には、Googleアカウントが必要です。所有していない場合は、アカウント作成から始めてください。
Googleアカウントのある方は、Googleサイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。
テンプレートの選択
ページ上部に表示されているテンプレートから、使用するテンプレートを選びます。パーソナル、仕事、小規模ビジネス、教育と、カテゴライズされたなかから目的にあったものを選びます。
テーマとレイアウトを選ぶ
右のメニューの「テーマ」タブから、社内ポータルサイトのテーマを決めます。色やフォントを変更できるので、好みのデザインに設定しましょう。
続けて「挿入」タブ内の「レイアウト」の項目の中から、ページの目的にあったレイアウトを選びます。
必要情報の入力
テーマとレイアウトを選んだら、それぞれの入力箇所に必要な情報を入力していきます。
テンプレートには基本的に、すべてのページに以下のような情報を入力できるようになっています。
- 企業名
- 企業ロゴ
- ページタイトル
まずは社内ポータルサイトにアクセスして最初に表示される「トップページ」から制作し、順番に必要なページを追加していくといいでしょう。
セクションの中身を挿入していく
メインコンテンツの部分には、右側の「導入」タブから選択することで、必要なセクションを追加できます。おもな追加出来る要素をご紹介します。
テキストボックス
テキストを自由に入力できるセクションを追加できます。
画像
画像のセクションを追加できます。画像はローカルデータをアップロードする以外に、Googleドライブにアップロード済みの画像から選ぶこともできます。
埋め込む
URLを入力することでYouTubeの動画など任意のコンテンツを埋め込むことができます。また、埋め込み用のコードを入力することも可能です。
ドライブ
Googleドライブ上にある文書やスライドなど各種データを埋め込むことができます。
このほか、「挿入」タブの下方には、目次や分割線、ボタン、地図などさまざまな要素を挿入するための選択肢があります。
フッターの設定
ページの下部までスクロールし、最下部の要素にマウスを乗せると、「フッターを編集」というボタンが表示されます。全ページの下部に設置しておきたい要素を、ここで編集することが可能です。
サイト全体の要素を一覧にまとめた「サイトマップ」を設置するなど、利便性が高められるような工夫をするとよいでしょう。
下層ページを作成する
トップページを作成したら、必要な下層ページを作っていきましょう。右のメニューから「ページ」を選び、画面下に表示される「＋」ボタンをクリックすると「新しいページ」と表示されます。ページの名前を入力し、完了をクリックすると作成したページが表示されます。
あとはトップページと同様に、内容を決めて制作を続けます。
公開
右上に表示されている青い「公開」ボタンをクリックし、「ウェブアドレス」内に「toppage」など、アドレスとして表示したいテキストを入力します。
サイトの公開範囲を管理したい場合は、「サイトを閲覧できるユーザー」で「管理」を選択して設定しましょう。
設定が終了したら、ポップアップの右下に表示されている青い「公開」ボタンをクリックすると、インターネット上にサイトが公開されます。
社内ポータルの運用ポイント
ここからは、社内ポータルサイトをスムーズに運用するためのポイントを3つご紹介します。
社内ポータルの存在を周知する
いくら便利な社内ポータルを構築したとしても、社内で利用されなければ有用性を発揮することができません。そのため、社内ポータルを作成して公開する際には、社内への周知を徹底して行い、利用率を高めていくことが重要となります。
社内ポータルの存在を周知する方法には、以下のようなものが挙げられます。
- 社内報での周知
- 日常的に利用しているチャット・メールでの周知
- 社内掲示板・社内SNS等での周知
このように、できるだけ社員全員が目にする媒体を活用して周知を行うのがおすすめです。
また、社内ポータルの存在を周知するだけでなく、情報共有やコミュニケーションは社内ポータルを活用することをルール付けたり、リーダーやサポーターを設けて社内ポータルの利用を促すなど、利用率向上・利用の定着に繋がる施策を実施していくことも重要です。
使いやすいUIを追求する
社内ポータルサイトでは、社員が使いやすいUI（User Interface）を追求することが大切です。UIとは、ユーザーがポータルサイトにアクセスしたときに、画面に表示される構成要素すべてを指します。UIではメニューが使いやすいか、フォントの大きさは適切か、ボタンの色はハッキリと分かりやすいかなど、デザイン性の高さよりも使いやすさを意識しましょう。
どれだけおしゃれで高機能なポータルサイトを作っても、社員が使いにくいと感じれば使ってもらえることはありません。たとえば小さなフォントはおしゃれに見えますが、実際に業務で利用するには不便です。社内ポータルサイトは対外的なものではなく、あくまで社員が利用するものなので、デザイン性よりも利便性を高めることを追求しましょう。
常に最新の情報に更新する
社内ポータルサイトは、常に最新の情報に更新し続けることが必須です。社内ポータルで情報を検索したのに、1年以上も更新されていなければ、その情報が最新のものか分かりません。最新の情報だと信じてそれをもとに業務を進めてしまうと、場合によっては大きなトラブルに発展することもあるでしょう。
その結果、「社内ポータルサイトでは最新情報が得られない」と社員に思われてしまい、使用されなくなる可能性があるため注意が必要です。
さらにカスタマイズするなら専任担当人材を割り当てる
Googleサイトは操作性や利便性に優れているため、誰でも扱いやすいことが特徴のひとつとなっています。マニュアルやヘルプも充実しているため、ITリテラシーがあまり高くなくても、多くの機能を使いこなすことができるでしょう。
一方で、Googleサイトはカスタマイズ性にも優れており、運用次第でさらなる利便性やクオリティを追求することも可能です。その場合はITリテラシーを持つ専任の運用担当者を割り当て、より高度な運用ができるように体制を整えるとよいでしょう。
社内ポータルにチャットボットを設置して利便性向上
社内ポータルサイトは、単体で運用しても有用性を発揮することができますが、サイト内にチャットボットを設置すると更に利便性を向上させることができるためおすすめです。
ここでは、チャットボットの概要と社内ポータルに設置するメリットについてそれぞれ解説します。
チャットボットとは
チャットボットとは、「チャット」+「ボット（ロボット）」を組みまわせたワードで、コンピューターを用いて自動で会話を行うプログラムのことです。
オンライン接客・顧客対応・ヘルプデスク等の対応を代替させることで、業務効率化・生産性向上を図るために活用されています。
社内ポータルにチャットボットを設置するメリット
社内ポータルサイトにチャットボットを設置すれば、多くのメリットを得ることができます。具体的なメリットについて以下に解説します。
情報を探す手間や時間を削減できる
社内ポータルサイトには、社内のあらゆる情報が集約されていますが、目的の情報を探すのには手間と時間がかかります。チャットボットであれば対話を通じて速やかに必要な情報を提示できるため、情報を探す手間や時間を大幅に短縮することができます。
社内ポータルの利用習慣を促進できる
社内ポータルは、社内メンバーからの利用率を高めてこそ有用性を発揮できます。チャットボットで社内ポータルの利便性を高めることは、利用率の促進や利用習慣の定着にも寄与します。
サイト改善の情報を得られる
チャットボットは自動で対話ログを収集することが可能です。ログを解析することで質問の傾向や利用頻度の高い情報などを把握できるため、社内ポータルの情報整備や改善に繋げることができます。
メール配信システムも合わせて使うとより効果的
チャットボットツールは他サービスとの連携が容易です。
例えば、チャットボットと相性が良いツールはメール配信システム。この2つを組み合わせることで、様々な使い方ができます。
その中でも最も汎用的なのが、チャットボット内で反応が大きかったコンテンツや質問が多かった内容をコンテンツにしてメール配信システムで一斉送信することです。これは社内向けでも社外向けでも問題ありません。
さらに、チャット内でリード情報を獲得することができれば、メルマガ配信のリストに追加することも可能となります。
また、チャットボットはあくまで受け身のツールとなるためこちらからのアクションができません。一方でメールであれば攻めの情報発信ツールとして活用できます。
これらのことからもチャットボットとメール配信システムの相性は良いと言えるでしょう。
まとめ
コロナ禍の影響で働き方改革が進み、リモートワークが当たり前になった今、社内・社外を問わずに必要な情報にアクセスできる社内ポータルサイトの必要性は高まるばかりです。
社内ポータルサイトは、Googleサイトを活用することで、コストをかけずに作成できます。あわせてチャットボットを設置すれば検索性が高まって、社員の積極的な活用が期待できるようになるでしょう。
