コツさえ掴めば超簡単！ お願いメール作成時のお役立ちフレーズまとめ

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納期の延長や、面会の依頼などビジネス上では「お願いメール」を送る機会があります。

特に、上司や取引先へ送るお願いメールとなると、相手が不快に思わないか、文章に失礼が無いか、いちいち心配してメールの作成に時間がかかってまうという方もいるのではないでしょうか。

本記事では、お願いメールを送る際に注意すべきポイントと、頻出フレーズをまとめています。お願いメール作成のコツを抑えて、スムーズにメールの作成を行えるようにしましょう。

お願いメールを送る際の必須マナー

お願いメールは、表現によっては相手に不快な思いをさせてしまうかもしれないデリケートなものです。

お願いメールを送る際の必須マナーをまずはおさえておきましょう。

まわりくどい表現は避ける

依頼をする相手が上司や取引先の場合、メールを送ることを申し訳なく感じてしまう方もいるかもしれません。

そうした気負いから、まわりくどい文章にしてしまいがちですが、そうした表現はかえって相手に悪い印象を与えます。

大切なのは「正しい日本語」で「簡潔に」相手にメッセージを伝えることです。

そもそもビジネスメールのマナーとして、長々とした要件の分かりづらいメールは内容の把握、返信の手間に時間を取られることからNGとされています。

そして、依頼内容はなるべく一通のメールにまとめ、メールのやりとりが長くならないように気をつけましょう。

また、急ぎのメールの場合は返答期限を記載するようにしましょう。返信がないと、こちらから催促メールを送らなければならなくなったり、返信は来たが期限が過ぎていた、なんて事態もあり得ます。

件名は分かりやすいものに

件名も本文同様に、一目見て要件がすぐに分かるようにすることが重要です。

件名は使っているメーラーによって、表示される文字数が異なるので、件名は30字までにまとめ、なるべく前半15字以内に伝えたい情報を入れることがポイントです。

もし、緊急お願いメールの場合は「【】（隅付きかっこ）」を使って【緊急】【至急】などを使うとメールボックスの中で目立ちます。

件名に「お願い」「依頼」という言葉があれば、お願いメールであることが相手に伝わりやすいので、そうしたフレーズを意識的に使うのもおすすめです。

6W3Hを意識した文章構成

お願いする際には「何をいつまでにどうして欲しいのか」はっきりと伝えることが重要です。相手も求められているものが分からなければ、協力する気にならないかもしれません。

6Wとは、

1. When（いつ）
2. Where（どこで）
3. Who（誰が）
4. What（何を）
5. Whom（誰に）
6. Why（どうして）

3Hとは、

1. How（どのように）
2. How much（いくらで）
3. How many（いくつ）

ビジネスシーンでは5W1Hだけでは不十分です。これらを意識して「やはりこれも…」「実はこういった条件で…」といったような後付けのメールを送るようなことが起きないように注意しましょう。

相手を気遣う文章

本文、件名ともに簡潔な表現で、と説明しましたが、分かりやすくまとめることだけに注意が向いて、相手を思いやる気持ちが欠けてしまっては失礼な印象なメールになります。

特にメールのコミュニケーションは、文章のみのやりとりになるので、慎重に言葉を選ばなければなりません。

例えば「〜についてお願いいただけますでしょうか」という言葉も、会話だと表情や声のトーンで「申し訳ないがお願いできますか？」というような、細かなニュアンスを伝えることができますが、文章だと上から目線で少し冷たい印象になってしまいます。

メールでは、相手を気遣う表現を多く使い、丁寧な言葉使いを意識する必要がありますが、後ほど紹介するようなフレーズを使うことで、お願いの文章も柔らかな印象にすることができます。

メールでお願いをしていい時とダメな時

メールは、相手のタイミングでコミュニケーションを取れるので、迷惑がかかりにくい便利なツールです。

しかしながら、全ての状況でお願いごとをメールで行うのが適しているわけではありません。

お願いメールを送って良い場面

お願いごとをメールで依頼するのが適しているのは以下のような状況です。

• 忙しく連絡が取りづらい相手
• 文章として証拠を残しておきたい場合
• 緊急性の無い依頼の場合
• 画像や資料があった方が分かりやすい場合
• 対多数に同じ依頼を行う場合

データ添付ができて、いつでも相手が確認できるというメールの特性を考えると、このような場面が適しています。

お願いメールを送るべきでない場面

逆にメールで依頼するのが適さないシーンもあります。

• 緊急性の高い依頼の場合
• 詳細な説明が必要な場合

すぐに回答が欲しい場合や、細かな説明が必要な場合はメールでの依頼は適していません。

こういった場合には、電話で確認を取り、その後メールにて依頼内容をまとめたメールを送ると親切です。

お願いメールで使える便利なフレーズ

メールでのやりとりは、文章のみになるので意識的に丁寧な表現を使わなければいけません。ここでは、使うだけであっという間に丁寧な印象になるフレーズをまとめました。

どんなシーンでも使えるような万能フレーズなので、思い通りに依頼を通すためにも、よく使われている便利なフレーズを覚えておきましょう。

お願いメールで使える表現

• お手数おかけしますが、
• 大変恐縮ですが、
• 誠に勝手なお願いではありますが、
• 誠に急なご依頼ではありますが、
• ご多忙の中、恐縮ですが、
• お願い申し上げます。
• お願いいたします。
• 〜頂ければ幸いです。
• 〜頂ければ幸甚です。
• 〜頂ければと存じます。

ビジネスメールでは「お願いします」よりも「お願いいたします」や「お願い申し上げます」が一般的です。

その他、言い換え表現もありますが、お願いメールの印象を悪くしないテクニックとして非常に使えるのが「お手数おかけしますが〜」「大変恐縮ですが〜」といったクッション言葉です。

こういったフレーズを所々で使うことで、相手に与える印象を良くすることが出来ます。他にも「〇〇様のお力をお貸しいただければ幸いです」といったように、相手の名前を添えるのもテクニックの一つです。

同じようなフレーズばかり使っていると稚拙な印象のメールになります。紹介したフレーズを参考にしてお願いメールを作成してみてください。

お願いメールの締めに使える表現

• 引き続きよろしくお願いいたします。
• ご連絡、お願い申し上げます。
• 恐縮ですが、早急にご対応頂きますようお願い申し上げます。
• ご連絡頂けますとと幸いです。
• ご協力頂けますよう、お願い申し上げます。
• お手数ですがご返事のほどお願い申し上げます。
• ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
• ご検討くださいますようお願い申し上げます。
• ご多忙の中、恐縮ですがご返答頂ければ幸いです。

メール終盤の締めとして使えるフレーズです。

すぐに返信が欲しい場合には、締めのフレーズでも「早急にご返信くださいますようお願い申し上げます」と念押ししておきましょう。この場合も、相手に失礼にならないか不安になるかもしれませんが、先程のクッション言葉が役に立ちます。

「お忙しい中大変恐縮ですが」「誠に勝手なお願いではありますが」といった前置きを使えば、催促してる印象を和らげることができます。

お願いメールの例文

では実際に、ここまで解説したことを意識しながらお願いメールの例文を作成します。

納期の延長をお願いするメール

納期の延期をお願いするメールの例文です。

最初に解説した、6W3Hを意識して、要件、問題点、依頼の内容を簡潔にまとめています。この場合、こちらに非があるお願いメールなので、クッション言葉を多く使っています。

緊急を要する場合は、電話で確認し、その後こういったメールを送るようにしましょう。

面会をお願いするメール

アポイントのお願いをするメールの例文です。

候補日をいくつか提案し、相手にそこから選んでもらうようにするとスムーズです。メールに資料を添付しておくと、事前に概要を伝えることができます。初めてメールを送る際には一緒に送付するのも一つです。

見積もりをお願いするメール

こちらは見積もりをお願いするメールの例文です。丁寧な言葉遣いを意識することはもちろん、必須の情報はまとめることで、相手も見やすくなります。

まとめ

以上、お願いメールを送る際のポイントやマナーをまとめました。

取引先や上司に依頼のメールを送るとなると、色々と気を遣うかもしれませんが、正しい日本語で、丁寧な文章になっていれば問題ありません。

本記事で紹介した、お願いメールでよく使われるフレーズを使えば、お願いしにくい相手でも、失礼な印象のないメールを作成することができます。

メールはお互いの表情が見えないコミュニケーションの方法です。いらぬトラブルを招かないよう、今回紹介したポイントに注意して、お願いメールの書き方を覚えていきましょう！