企業が生産性向上や業務効率化を実現するには、社内に存在する情報資産を有効活用することが重要となります。情報を蓄積・共有して効率的に活用するための仕組みはいくつかの種類がありますが、社内専用ネットワークである社内イントラネットもそのひとつです。
当記事では、社内イントラネットの概要・仕組み・主な機能から、社内イントラネットの役割の変化、導入するメリット、導入のポイント、実際の導入事例までを解説しています。
社内イントラネットについて理解を深めたい方や、これから導入を行おうと考えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
社内イントラネットとは
イントラネットとは、企業・団体・学校といった組織内に限定されたネットワークのことです。社内イントラネットとは、企業内での利用に限定されたネットワークということとなります。
社内イントラネットを構築する主な目的は、企業の生産性向上や業務効率化の実現です。構築したネットワークに対してグループウェア・社内ポータルサイト・社内wikiといった社内専用のシステムの導入を行い、情報共有・コミュニケーション・共同作業の効率化や活性化を図ることで、業務効率化や生産性向上に役立てます。
社内イントラネットの仕組み
社内イントラネットは、インターネットと同じ通信プロトコルであるTCP/IPを使用して、社内専用のネットワークを構築する仕組みとなっています。
主な構築手順については以下の通りです。
- 社内にイントラサーバーを設置
- イントラネットを利用するための専用サイトであるイントラサイト（グループウェアのように情報共有や業務用アプリケーションを搭載したグループウェアのようなサイト）を制作。
- 同じ建物内にあるイントラネットは有線もしくは無線のLANを利用してネットワークを構築
- 距離間ではWANを利用してネットワーク同士の接続を行う
インターネットとの違い
インターネットとイントラネットは、どちらもネットワークのことを指すワードですが、以下の点において違いがあるため理解しておく必要があります。
- インターネット
多数のネットワーク同士を集めて相互接続したオープンなネットワーク。 - イントラネット
社内専用の限られた範囲で利用されるネットワーク。
オープンであるか否かが、インターネットとイントラネットの大きな違いです。
社内ポータルとの違い
社内イントラネットと類似した仕組みには、社内ポータルもあります。両者では目的や役割などが異なるため、違いを理解しておくことが重要です。
両者の主な目的は以下の通りです。
- 社内イントラネット
データ・ファイル・ドキュメント等を保管・管理するのが主な目的。 - 社内ポータル
データの保管だけでなく、情報共有・コミュニケーション・共同作業などさまざまな目的と役割を持つ。
データの保管や管理を行う点では共通していますが、後者の方がより多くの目的や役割を持つ点に違いがあります。
エクストラネットとの違い
企業で活用されるネットワークには、エクストラネットというものもあります。イントラネットとの違いは以下の通りです。
- エクストラネット
複数のイントラネット同士を接続したネットワーク。グループ企業内のイントラネット同士を接続したり、取引先との企業間での接続を行ったりといったことが可能。 - イントラネット
1企業・1拠点内で構築される内部専用ネットワーク。
つまり、イントラネット同士を相互接続して拡張したネットワークが、エクストラネットとなります。
時代とともに変化した「社内イントラネット」の役割
社内イントラネットの活用は近年に始まったことではなく、旧来からさまざまな業界・業種・規模の企業で活用されてきた歴史があります。しかし、近年ではその在り方も変化してきており、社内イントラネットと呼称されること自体が減ってきている傾向にあります。
ここでは、時代とともに変化した社内イントラネットの過去と現在の目的や役割について解説します。
- 以前の社内イントラネットの目的や役割
インターネットの技術・仕組みを活用して社内専用ネットワークを構築。情報の保存・管理を行うことが主な目的となっており、社内イントラネットは情報の保管場所としての役割を担っていた。 - 現在の社内イントラネットの目的や役割
クラウドサービスの台頭により、専用ネットワークを構築せずとも情報の蓄積・管理・共有が可能に。導入や管理も容易となり、コミュニケーションや業務アプリの使用などもサービス上で行われることが一般的となる。
ナレッジ共有ツール・社内SNS・社内wiki・グループウェア等、目的・用途に専門化したサービスが数多く展開されるようになり、社内イントラネットという呼称も次第に使われなくなってきた。
提供形態や呼称こそ変わりましたが、イントラネットは過去においても現在においても企業の生産性向上や業務効率化に欠かせないITインフラであることには変わりありません。
社内イントラネットのおもな機能
現代の社内イントラネットでは、情報共有に限らず社内業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。上述のとおり、今ではそれぞれの機能に専門化したツールも登場しています。まずは、現在では専門化したツールも登場しているような、社内イントラネットの主要機能について見ていきましょう。
- グループウェア機能
チーム業務の生産性向上を目的に、スケジュールやタスク、ドキュメントの共有など、業務に必要な情報のやり取りを効率化できる機能。 - 社内Wiki機能
イントラネット内に情報を格納、および格納されている情報を全体的・横断的に検索して素早く取り出す機能。蓄積した情報をスムーズに活用するためにも、充実した検索機能を持たせることがポイント。 - 社内SNS機能
社内のコミュニケーション活性化に活用できるツール。気軽な情報発信を促進することで、情報共有の円滑化を図る。テキストに限らず、画像・動画・スライドなどさまざまな形式での発信が可能。 - 社内ポータルサイト機能
自社の持つ各種情報にアクセスするための入口の役割を担うサイトを構築できる機能。この社内ポータルを中心に上述の「社内Wiki」「社内SNS」などにアクセスできるほか、掲示板機能、ワークフロー機能なども搭載。
このほか、社内イントラネットはさまざまな場面で活用できる以下のような機能も搭載しています。
- パーソナライズ機能
社内メンバーが利用しやすいように、自身の目的・用途にあわせてカスタマイズを行ったり、個人に最適化された情報を表示したりする機能。利用者の社内イントラネット活用のパフォーマンスを向上させることにつながる。 - CMS機能
イントラネット内で共有・管理されるコンテンツをノーコードでスムーズに作成するための機能。利用者のコンテンツ発信を重視する場合には、CMS機能を充実させておくのがおすすめ。 - マルチデバイス機能
パソコン・スマホ・タブレットなどさまざまな端末からイントラネットを利用できる機能。外出先・出張先での利用が想定される場合には、マルチデバイス対応は必須。 - 分析機能
社内イントラネットの利用状況やメンバーの活動状況を可視化・分析、最適な業務方式の考案やイントラネット自体の改善に役立てる機能。
このように、社内イントラネットの役割の変化に伴い、活用できる機能についても進化が見られます。
社内イントラネットを導入するメリット
社内イントラネットは、過去から現在に至るまで多くの企業に活用されている仕組みです。その理由は、導入により企業活動に数多くのメリットをもたらすためです。
ここでは、社内イントラネットを導入することで得られる主なメリットについて解説します。
グループウェア機能がもたらすメリット
グループウェア機能は、チームでの情報共有や共同作業を効率化できる機能です。社内イントラネットへグループウェア機能を持たせることで、以下のような機能を実現することができます。
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- ファイル共有
- コミュニケーション
- オンライン会議
- ペーパーレス化
グループウェアを活用すれば、生産性向上や業務効率化を図ることが可能となるため、現在では多くの企業が導入を行っています。社内イントラネットで活用する機能で最もマストなものと言えるでしょう。
社内Wiki機能がもたらすメリット
社内wiki機能を導入すれば、社内のあらゆる情報をwikiへ集約することが可能となり、必要な時には誰でも手軽にアクセスすることが可能となります。情報共有の活性化や業務効率化を図れることがメリットです。
wikiタイプの情報共有ツールはフォーマットが用意されており、誰でも簡単な作業で投稿を行うことができるため、有益な情報を蓄積しやすいという利点もあります。
社内SNS機能がもたらすメリット
社内SNSは一般的なSNSと同様に手軽にコミュニケーションを図ることができるため、社内イントラネットに導入することでコミュニケーションの活性化につながります。全体に対しての情報周知や双方向コミュニケーションなど、TPOに合わせて柔軟に活用できる点が特徴です。
業務連絡だけでなく、社員同士の交流を深めたり、部署・部門間の連携強化を図ったりするのにも役立ちます。
社内ポータルサイト機能がもたらすメリット
社内ポータルサイト機能を活用することで、
- ポータル上でさまざまな情報を集約して共有することが可能
- コミュニケーションツールと連携することで、情報共有や情報伝達を効率化
- 紙ベースの資料や書類を電子化してペーパーレスを実現できる
など業務全般における率化のメリットがあります。社内ポータルサイト機能を活用する場合、自社の働き方に合わせて効果的に活用できるように設計を行うことがポイントとなります。
社内イントラネットを導入する際のポイント
社内イントラネットを導入すればさまざまなメリットを得ることができますが、漠然と導入を進めても効果を十分に発揮することが難しくなります。
ここでは、社内イントラネットを導入する際に押さえておくべきポイントについて解説します。導入を成功させるためにも、ぜひご参考下さい。
導入目的の明確化
社内イントラネットの導入を行うにあたっては、他のツール・サービス・仕組み等を導入する時と同様に、導入目的を明確化することがまずは重要となります。
以下のように、できるだけ詳しく具体的な導入目的を社内で検討しましょう。
- 社内イントラネットをどのように活用したいのか
- 社内イントラネットでどのような課題を解決したいのか
- 社内イントラネットを活用してどのような成果を得たいのか
具体的な導入目的を洗い出すことで、最適なツール選びや必要な機能も明らかとなり、導入の成功確度も高めることが可能となります。
用途に見合ったツールを利用する
社内イントラネットには、グループウェア・社内wiki・社内SNSなどさまざまな機能を持つツールを搭載することが可能です。上記の手順で明確化した目的や用途を達成するのに最適なツールを選び、社内イントラネットへの搭載を行います。
ツールを選ぶ際には、まずはアバウトで構わないので自社が求める要件を満たしたツールのピックアップを行い、比較検討を行いながら最終的に導入するツールを絞り込む方法がおすすめです。
自社独自のネットワークの構築が難しい場合や、クラウドで提供されるツールでも同様の要件を満たせる場合には、クラウドツールで社内イントラネットの代替とする方法もおすすめです。
運用体制の整備
社内イントラネットの導入効果を発揮するには、導入の完了をゴールとせず、ビジネスの変化や利用状況に合わせて改善を繰り返しながら運用を行っていく必要があります。
そのため、導入にあたっては事前に十分な運用体制を構築しておくことが重要なポイントです。運用メンバー・担当の振り分け・分析や改善を実施するスケジュール・社内への周知・利用者のサポートなど、詳細な運用体制を整備しておき、本運用をスムーズに行えるように準備しておきましょう。
見直しと改善を行う
社内イントラネットの導入後は、定期的に利用状況についてのチェックを行い、見直しと改善を行うことが重要となります。導入前に十分な検討を重ねていても、実際に運用してから発覚する課題もありますし、ビジネスの状況によって最適なイントラネットの在り方も変化してくるためです。
一度導入して終わりでは、十分な有用性を発揮できなくなる可能性があるため、常に最適なパフォーマンスを発揮できるように、継続的にPDCAを回し続けることが重要なポイントとなります。
社内イントラネットを導入する際の注意点
社内イントラネットを導入する際には、導入後に不要なトラブルを招かないためにも、いくつか注意すべき点があります。以下に解説していきます。
セキュリティ対策を徹底する
社内イントラネットでは、顧客情報・機密情報といった外部に漏洩してはならない重要な情報を扱うため、万全のセキュリティ対策を行っておく必要があります。外部から遮断するためのファイアウォールの導入はもちろん、社屋以外からもイントラネットへのアクセスを行う場合には、VPNを導入してセキュアな接続を確保しておくことが重要です。
また、外部からのアタックに対する対策だけでなく、社内メンバーであれば誰でもアクセスできるネットワークであることから、アクセス権限やセキュリティポリシーの設定等を行い、社内からの情報漏洩や不正といったリスクにも対処しておく必要があります。
社内イントラネット内にすべての情報を集約させる
社内イントラネットの最大のメリットは、社内に存在する情報を一ヶ所に集約できる点です。情報を集約することで、スムーズな情報共有や情報活用を実現することが可能となります。
そのため、社内イントラネットの導入時には、この利点を最大限に発揮するためにも、社内に存在する情報を集約させることが重要なポイントです。ネットワークから漏れている情報が存在していては、情報へのアクセスに余計な手間がかかるなど社内イントラネットが持つ利点を活かせず、実務にも役立てることができないため、必ず情報は集約させるようにしましょう。
マニュアルやサポートを用意する
社内イントラネットを導入してパフォーマンスを発揮するには、自社の業務体制に合わせて機能や環境を整備することも重要ですが、社内メンバー誰もが十分に使いこなせることも重要です。
そのため、以下のような社内イントラネットの利用を促進するための努力も必要となってきます。
- 導入時に基礎的な操作方法や活用方法についての研修や勉強会を開催
- 社員が自己学習や自己解決できるようにマニュアルを整備
- 社内ヘルプデスク等サポート窓口を設置
社員が社内イントラネットを使いこなせないと、利用率もあがらず実務への有用性も発揮できないため、利用促進のための努力は惜しまずに行うようにしましょう。
社内イントラネットの活用事例
社内イントラネットについて理解を深めたい方や、これから導入を考えている方は、実際の企業の活用事例を参考にするのがおすすめです。導入や活用についてのポイントやコツを数多く学ぶことができます。
ここでは、社内イントラネットの活用事例を厳選して3つご紹介します。
社内Wiki ヤフー株式会社の事例
ヤフー株式会社は、日本国内を代表するインターネット企業。グループ含め1万人以上の従業員を抱えており、スムーズな情報共有を推進するために社内wikiタイプのツール「Confluence」を2007年に導入。
社内に乱立していた社内wikiや各種情報をConfluenceへと集約化していくことで、情報の運用や管理の工数を削減すると同時に、情報へのアクセス制限を厳密化。日常的に社内全体のメンバーが情報共有やコミュニケーションにConfluenceを活用する体制を実現しました。
導入から10年が経過した現在においても、社内での情報共有やコミュニケーションの効率化や活性化に貢献しており、同社の企業活動に欠かせないツールとして重宝されています。
出典：チームの教科書「1万人超規模で使いこなす企業向けWiki、“ヤフー流”情報共有とは？」
社内SNS シチズン時計株式会社の事例
シチズンは、世界的にも認められている日本の時計・精密機械企業。社内での情報共有と技術継承を推進するために、社内SNSツール「SKIP」を導入して社内ネットワークの構築を行いました。
導入当初は、特定の部門内の30人規模にて、スモールスタートから運用を開始。情報共有やコミュニケーションへの有用性を確認した後、シチズン時計の製造開発部門150名にて自由参加性のSNSとして運用をスタート。
最終的には、企業全体へ日常的な利用の義務付けを行い、1400名が効率的な情報共有・コミュニケーションを図るために活用を行っています。
時間のかかるメールの作成・閲覧を大幅に減らし、業務上の無駄な時間も削減するなど、シチズン社内での情報共有・情報警鐘の仕組みは大幅に進化。効果測定を行いながら着実に社内での運用成果を向上させています。
社内ポータルサイト ゼブラ株式会社の事例
国内大手筆記具メーカーのゼブラ株式会社では、社内イントラネットとしてIBMのNotesを20年間運用していたが、老朽化に伴う利便性の悪化や運用コストの増大などさまざまな課題が発生。クラウドベースで動作するグループウェアのクラウド版Garoonへと移行しました。
最新のグループウェアであるGaroonへの移行後は、情報共有・情報の確認・会議室予約などNotesで抱えていた課題を解消して大幅な効率化を実現。Notesでは実施できなかったワークフローの電子化も行うことが可能となり、ペーパーレスや処理の高速化を実現することもできました。
働き方改革やテレワークへの対応にもパフォーマンスを発揮することができており、IT環境の整備や改善を行いながら、運用を継続しています。
出典：Garoon「Notesから移行して5年、社員からも高評価 テレワーク時も活用」
社内イントラネットとあわせて活用！メール配信システム
社内への情報共有はイントラネットや社内ポータルを作るだけでは不十分です。社内への積極的な発信が必須となります。
そこで活用できるのが「メール配信システム」なのです。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
社内イントラネット×メール配信システム
メールアドレスであれば社員全員が保有している企業も多いでしょう。社内のコミュニケーションにチャットツールなども流行っていますが、そもそもチャットツールを登録するのにメールアドレスが必要だったりします。
また、メール配信システムには様々種類がありますが、この場合は一斉メール配信に特化した安価なメール配信システムが良いでしょう。社内イントラネットの内容や新しい情報を一斉配信するのに最適です。
もちろんBCCを使った配信なども可能ですが、BCCの一斉配信には「誤送信」や「スパムメールと間違われてメールが届かない」などのリスクが存在します。
社内ポータルサイトとメール配信システムを組み合わせることで最大限の効果を発揮できます。そこでご紹介したいのが14年連続導入シェア1位の「ブラストメール」です。
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
社内ポータルと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
現代における社内イントラネットは、情報の保管や管理に留まらず、情報共有・コミュニケーション・共同作業などさまざまな用途に活用されており、企業の生産性向上や業務効率化に貢献している仕組みとなっています。近年ではクラウドツールでイントラネットと同様の環境を構築することも可能となっており、導入や運用のハードルも低くなっているため、これから社内イントラネットの活用を始める方には大きなチャンスであると言えます。
社内イントラネットを活用して企業活動に役立てたい方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な仕組みを検討してみて下さい。
