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「でもメールに添付するにはファイルサイズが大きすぎて送れない…」
本記事では、メールに大容量ファイルを添付する際の注意点と、おすすめのファイル転送サービスについて解説しています。
大容量ファイルのメール添付が推奨されない理由
そもそも、なぜ大容量ファイルのメール添付は好まれないのでしょうか。
よく利用されているメーラーの、Gmailは「25MBまで」Outlookは「20MBまで」と添付できるファイルサイズには制限が設けられています。
圧縮ファイルにするという方法もありますが、高解像度の写真や動画だとこれらの制限内に収めるのは難しいでしょう。
まずは、メールで大きなファイルを送れないようになっている理由について、簡単に解説します。
受信サーバーへの負担
1番の理由は、受信サーバー（相手側）へ負担がかかってしまうからです。
容量の大きいメールを頻繁に受信していると、すぐにサーバーが圧迫され、通常のメールの送受信ができなくなってしまいます。
そうしたサーバーへの負担を考慮して「〇MB以上のメールは受信しない」と設定している会社もあります。
容量の大きなメールは、そうした設定に引っ掛かり、相手に届かなかったり、届いたとしても相手側のメール受信環境に悪影響を与えてしまうリスクもあるので、大容量ファイルのメール添付は推奨されていません。
メールで送る添付ファイルサイズの目安
メールにファイルを添付する場合、容量は「3MBまで」が大体の目安とされています。
それ以上になる場合は、あらかじめ先方に確認してから送ったり、圧縮ファイル形式で送る、分割してメールを送るようにしましょう。
こうした対策もできない場合、冒頭で触れた「ファイル転送サービス」の出番です。ファイル転送サービスとは、第三者のサーバーを通してファイルのやりとりを行うサービスで、大容量ファイルをやりとりする際に広く活用されています。
ファイル転送サービスは、最近普及している「クラウドサービス」をイメージしていただければ分かりやすいかと思います。そして、扱える容量が大きく、より送受信者の利便性に特化したのがファイル転送サービスです。
無料で使える！ おすすめファイル転送サービス
ファイル転送サービスと言っても、無料、有料、ビジネス向け、最大容量など各サービス特徴があります。
まずは、無料で手軽に使えるおすすめのファイル転送サービスを紹介します。
ギガファイル便
「ギガファイル便」は、アカウント登録などは不要で無料で200GBまでアップロードできるファイル転送サービスです。ソフトのダウンロードなども無く、ブラウザで使えるので非常に手軽に利用できます。
200GBまでというのは「1ファイルにつき」なので、アップロードできる容量は無制限です。
ギガファイル便の機能はこのような感じです。
- 複数ファイルの一括アップロード
- ユーザー登録不要
- スマホからでも利用可能
- ダウンロードパスワードの設定
- 保存期間の設定（7、14、21、30、60日間）/li>
- ファイル名の設定とzip形式でのまとめ機能
ギガファイル便はスマホからでも利用できますが、一括アップロード機能には対応していないので注意しましょう。
おくりん坊
「おくりん坊」は、会員登録なしでも1ファイルにつき「500MBまで」会員登録すれば「2GBまで」のファイルを送ることができます。
ファイルの保存日数は、7日間までで、ギガファイル便と違い保存期間の設定や、ダウンロード時のパスワードの設定はできません
おくりん坊の主な機能はこちらです。
- ユーザー登録不要
- ダウンロード回数制限
- 7日間の保存期間
- アドレス帳機能（会員）
- 送受信履歴機能（会員）
- ダウンロード通知機能（会員）
会員登録をすると、便利な機能が増えます。相手がダウンロードを完了したことを知らせる通知機能もあるので、相手が受け取ったことをきちんと確認したい場面で利用できます。
送れる最大容量は会員登録をしても2GBまでと、ギガファイル便と比べると少ないですが、アドレス帳や送受信履歴など、継続的に使う際に便利な機能が揃っています。
2GBを超えない程度のファイルのやりとりを頻繁に行うのであれば、非常におすすめです。
月額30,000円から利用できるビジネス向けの「おくりん坊Biz」というサービスもありますが、そこまでコストをかけれるのであれば後ほど紹介するサービスの方が良いかなという印象です。
データ便
データ便は、登録不要で500MBまで、会員登録で2GBまでのファイルを送ることができます。データの保管期間は3日まで、会員登録すれば7日間の送信履歴も確認できます。
主な機能はこちらです。
- ユーザー登録不要
- ダウンロードパスワードの設定
- ダウンロード通知機能
- 7日間までの保存期間（会員）
- 送受信履歴機能（会員）
使える機能は少ないですが、シンプルで使いやすいので、無料で気軽に使ってみたいという場合におすすめです。
ただし、ダウンロードURLの発行ができず、メールで送ることしかできないので、LINEなどでダウンロードのリンクを送ることはできません。
とにかく、手軽に無料でセキュリティ等も気にせず使いたいというのであれば、これらのサービスがおすすめです。
3つの中でも「ギガファイル便」は容量サイズ、手軽さ、一度に遅れる量を考えると一番使いやすいサービスかと思います。
ビジネス利用におすすめのファイル転送サービス
個人利用では、先ほど紹介したようなサービスで十分ですが、ビジネス利用となると、セキュリティ面やデータの受け渡しのログの確認機能が必要になってきます。
セキュリティを重視したサービスには以下のような機能があります。
- ウイルスチェック
- 通信の暗号化・無効化
- ダウンロード画面へのアクセス制限
- 規定回数のログイン失敗でアカウントロック
- データのバックアップ機能
- アクセスログの管理
- 宛先制限（あらかじめ送信先を指定できる）
- 上長承認（承認がないと送信できないようにする）
これらの機能があれば、セキュリティ面や情報漏洩のリスクを軽減できることが想像できるでしょう。
次に、有料サービスではありますがビジネス上でもよく使われているおすすめのファイル転送サービスを紹介します。
Bizストレージ ファイルシェア
先ほど紹介したようなセキュリティ機能はほぼ網羅されている「Bizストレージ ファイルシェア」は、「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」認定サービスであり、「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2018 支援業務系分野 ベストイノベーション賞」を受賞しています。
料金は、容量に応じた月額の定額制になっており、何回ファイルのやりとりを行っても料金は変わりません。
ブラウザ上で使えることに加え、こちらのサービスIDを持たない相手とも送受信ができるので利便性にも長けています。
| 料金 | 初期費用 | 容量 | 登録可能ユーザー数 | 特徴 |
| 月額15,000〜 | 20,000円 | 1GB〜 | 1,000人〜 | 高いセキュリティ ネットワーク業者ならではの通信安定性 |
利用料金がそこまで高いわけでもなく、必要な機能が揃っており、実績の高いサービスなので、初めてファイル転送サービスを導入しようと考えている方にはおすすめです。
GigaCC OKURN (オクルン)
「GigaCC OKURN」は、20万人の利用実績を持つ業界トップクラスのサービスです。セキュリティはもちろん、アカウント管理、アクセス権の管理などの管理機能が充実していることが特徴的です。
ウイルスチェック機能やIPアドレス制限、SSL/TLS暗号化通信などの機能は全て標準搭載しています。他サービスと比べてコストはかかりますがその分、安心して利用できる環境が整っています。
また、Word・Excel・PowerPointやPDFファイル、動画のプレビューがシステム上で閲覧でき、共有されたファイルに直接コメントを書き込んだりすることも可能です。
GigaCC OKURN上でファイルのやりとり、情報共有、コミュニケーションを行えるので、非常に便利です。
| 料金 | 初期費用 | 容量 | 登録可能ユーザー数 | 特徴 |
| 月額24,500円〜 | 50,000円 | 5GB〜 | 10人〜 | 高度な権限管理 コミュニケーションツールとしても使える |
上記が最低料金です。これ以上の人数で利用するとなると別途問い合わせが必要になります。
DirectCloud-BOX
「DirectCloud-BOX」は導入実績1,000社以上、ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2018「ASP・SaaS部門 支援業務分野」にて「ベスト連携賞」を受賞したサービスです。
ビジネス利用できる安心のセキュリティはもちろん、ユーザー数が無制限で月額料金の変動が無いので、大人数で利用すればするほどお得になるコスパの良さが特徴です。
こうしたファイル転送サービスを100名以上で利用したいと考えているのであれば、他サービスと比較してもかなりお得な料金で利用することができます。
| 料金 | 初期費用 | 容量 | 登録可能ユーザー数 | 特徴 |
| 月額10,000円〜 | なし | 100GB〜 | 無制限 | ユーザー数無制限 |
一番安いプランでもユーザー数は無制限です。豊富な機能をもった「ビジネスプラン」は月額90,000円〜となっていますが、100人〜500人規模での利用となる場合には、かなりお得に利用できます。
さらに、ユーザー情報の一括登録、更新機能もあるので、多数で使う場合にもいちいちアカウント登録していくという煩わしい作業は必要ありません。
大人数での利用を考えている方にはコストパフォーマンスの高いおすすめのサービスになっています。
ファイル転送サービスを選ぶ際のポイント
ここまで、数あるサービスの中から厳選した6つのファイル転送サービスをご紹介してきました。
最後にファイル転送サービスを選ぶ際の注意点をまとめました。これらの点をサービスの比較検討の際の参考にしてみてください。
無料サービスか有料サービスか？
ファイル転送サービスは「第三者サーバーにデータを保管し、ファイルのやりとりをする」というシステムの形は変わりません。
極端な話、全くコストをかけなくても、大容量ファイルを相手に送ることもできます。
ですが、セキュリティや情報漏洩対策、損失損害補償は有料サービス、無料サービスで大きく異なります。
自社がどれくらいの頻度で、大容量ファイルの転送を行うのか、機密性の高いファイルを扱うのか、何人で利用するのかを材料に、有料サービスを使うのか、無料サービスで対応するのか検討してみてください。
運用ルール、管理が容易にできるか？
有料サービスの利用を検討している場合には、サービスの機能を使って自社ルールをきっちりと作れるのかを考える必要があります。
ファイル転送サービスは誰でも簡単に利用できることが一つの利点ですが、簡易性があるということは、不正アクセスや情報漏洩のリスクもあるということです。
それらを防ぐには、誰がファイルにアクセスできるのか、編集はできるのか、ファイルの削除は誰ができるのか、上長の承認機能が容易に使えるのか、などを比較し、自社で管理のルールが作れ、なおかつ確認、ルール運用の工数が少なくなりそうなサービスを選ぶことをおすすめします。
ログは残るか？
重要なデータを扱う場合には「誰が、誰に、いつ、何を、どのようにして送ったのか、誰がダウンロードしたのか」というログが正確に把握され、それが記録として残ることが大切です。
また、管理者が不正を働かないよう、管理者の行動も把握できるサービスがより透明性があります。
有料サービスであれば、こうしたログ機能はついていますが、各サービスでどこまで記録が取れるのかは変わってくるので、しっかり確認しておきましょう。
まとめ
以上、大容量ファイルをメールで送れない場合の代替策となる、おすすめのファイル転送サービスについて解説しました。
メールは大容量ファイルを送るには適しておらず、そもそも20MBを超えるようなサイズのメールは送れないよう設定されています。
大きなファイルを相手に送りたい場合には、ファイル転送サービスの出番です。個人利用であれば無料のサービスで十分ですが、ビジネス利用となるとセキュリティ面の対策が整備された有料のサービスをおすすめします。
容量の大きなデータを扱うことが多い場合、こうしたサービスを使えばかなりの業務効率化が期待できます。ぜひ今回紹介したおすすめサービスを参考に導入の検討してみてくださいね！
