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→「ブラストメール」無料版をこちらからお試しいただけますメールマガジンの配信リストの管理・整備は、メールを使った集客を効率化させる重要なポイントです。
ひと昔前までは、エクセルで受信者のメールアドレスや性別、居住地域などをまとめ、用途に合わせてCSVで出力、BCCを使って配信……という方法で配信している企業は多くありました。
しかし、エクセルからデータを出力しBCCで配信する方法は、情報漏洩のリスクを抱えなければならず、その上入力に人的コストもかかるというデメリットがあります。
そのため近年は、リストの管理だけでなくメールマーケティングに活用できる機能を提供する、メール配信システムを利用し、配信リストの管理を行う企業が増えています。
この記事では、エクセルを利用してメーリングリストを管理していた場合と、メール配信システムを使って管理した際の違いについて解説しています。
また、メール配信システムの料金はどれくらい？という疑問を解消するために、配信リストの整備機能があるメール配信システムの料金を比較してまとめてあります。
配信リストの管理に課題を感じている方は、是非ご覧ください。
メルマガの配信リストをエクセルでまとめる
配信リストをエクセルでまとめた場合の、メリットやデメリットを解説します。
メリット① 金銭的コストがかからない
エクセルを利用した配信リストの管理は、Microsoftの利用料金などを除けば、基本的には無料です。
導入や維持にかかるコストがかからないのが、大きなメリットです。
メリット② 使える方が多い
エクセル自体は日本でもユーザーが多いソフトなので、セルにリストの情報を打ち込むことやインポート・エクスポートをして、リストの管理をすることは簡単にできます。
特別な知識や技術を必要としない分、エクセルに慣れていれば出来る作業とも言えるでしょう。
ただし、後述するメール配信システムを利用したリストの管理は、エクセルよりも手間が省ける上に、配信までの流れが効率的になります。
誰でも使えるソフトだから、というのがエクセルを使う理由であれば、メール配信システムの利用を検討した方がいいかもしれません。
デメリット① 誤送信による情報漏洩のリスクがある
Excelで配信リストを管理して尚且つメールソフトで一斉送信している場合は誤送信のリスクが送信の度に付きまといます。
毎年報告されている、誤送信による情報漏洩の多くは、BCCに設定すべき宛先をTOやCCに設定してしまうことで発生しています。
上記の事例は、ヒューマンエラーにより起こっているため、エクセルから手作業でリスト情報を抽出し宛先に設定しているうちは、いつでも発生しうる問題です。
流出したアドレス数が問題なわけではありませんが、誤送信した数が多ければそれだけ社会に悪い意味でインパクトを与えることになります。
ダブルチェックなどを義務付けていている企業も多いようですが、このような事例は毎年発生しています。
エクセルを使ってリストをまとめる際に、最も気をつけなければならないデメリットと言えるでしょう。
デメリット② 管理や送信に手間がかかる
メルマガで集客効果を出すには、お客様の属性を細かく分類し、ターゲットに合わせた配信をしなければなりません。
そのため、性別や年齢はもちろん、居住区や家族構成、勤務先などまで記載されていると、配信リストの完成度としては充分でしょう。
しかし、実際にこれらの項目を調査し配信リストに反映させるのはかなり手間がかかる作業です。
その上、メルマガ配信時の宛先設定まで手動でエクセルから抽出する、となると配信業務だけでも大きな人的な負担を覚悟しなければなりません。
また、配信停止希望のお客様への対応も、メルマガの配信リスト管理における大事な業務です。
配信停止を希望するお客様に、配信停止の手続きをせずにメルマガを配信してしまうと、クレームにつながる可能性もあります。
これらを全て手作業で行う環境では、誤送信などのミスが起こるのも仕方がないのかもしれません。
デメリット③ 配信したメルマガの効果を検証できない
メルマガを使った集客は、配信をして終わりではなく、配信後にお客様の反応をチェックし、次回以降に配信するコンテンツの改善に役立てる、までがセットです。
メルマガ集客に必要な、受信者の反応を数値化した指標は以下の通りです。
- 到達率：｛ 1 -（エラーが戻ってきた数 / 配信したメールアドレス数） ｝ × 100
- 開封率：（メールが開封された数 / 配信に成功したメールアドレス数） × 100
- クリック率：（URLがクリックされた数 / 配信に成功したメールアドレス数）× 100
これらのメールは「HTMLメール」というメールの形式と「効果測定」という機能を利用するとで、把握することができます。
そのため、メール配信システムを利用せず、エクセルを使ってリストを管理していた場合は、配信したメールに関する受信者の反応を全く知ることができません。
そのため、メルマガ集客をする場合は、HTMLメールを誰でも簡単作成できるようにする「HTMLメールエディタ」と「効果測定」を提供しているメール配信システムを選ぶのが一般的です。
メルマガ集客をする上で、効果測定機能が使えないということは、非常に大きなアドバンテージになりかねないので注意しましょう。
メルマガの配信リストをメール配信システムでまとめる
次に、メール配信システムを利用して、配信リストを管理する場合の、メリットとデメリットを解説します。
メリット① 手間が少ない
エクセルでの管理と比較して、メルマガ配信にかかる工程が軽減されます。
例えば、メール配信システムの一つであるブラストメールを利用した場合は、以下の作業が自動化されます。
- 配信ごとに配信リストを抽出する作業
- 配信リストのステータス最新化（購読停止、エラー管理など）
メルマガ集客を行っている企業では、1000や2000のアドレスに向けてメルマガを配信している所も少なくありません。
上記のような作業が自動化されることで、メール配信業務が効率化されます。
また、メール配信システムから配信されるメルマガは、全てBCCに設定されて配信されるため、人力で宛先を設定・確認する必要がありません。
多くの企業でメール配信システムを採用し、メルマガ集客を行う背景には、誤送信による情報漏洩が発生するリスクを軽減させることができるという理由があります。
メリット② 重複した配信を防ぎ、エラーのアドレスを自動削除
メルマガの配信リストを手作業で管理していると、宛先に同じアドレスが重複したり、エラーとなっているアドレスに何度も配信を続けてしまう場合があります。
このような配信を続けていると、配信元のIPアドレスやドメインが迷惑メールを配信するサーバーと認識され、ブラックリストに登録されてしまう可能性があります。
ブラックリストにメルマガ配信をしているIPアドレスが登録されると、到達率が著しく低下し、どれだけ良いコンテンツを作っても本来の集客効果を発揮することができなくなります。
先ほどご紹介した、ブラストメールをはじめ、メール配信システムの多くは、リスト内で重複したアドレスや、エラーとして返ってきたアドレスを自動削除する機能を提供しています。
そのため、配信元のIPアドレスを汚すことなく、メルマガ集客を行うことができるようになります。
メリット③ 効果測定機能がある
先述したような、メルマガ集客に必要な指標はHTML形式のメール配信と、効果測定機能が必要になります。
HTMLメールの作成には、専門的な知識や経験が必要になることから、現時点で全く知識のない方が集客用のHTMLメールを自作するのは難しいでしょう。
メール配信システムを利用することで、HTMLメールの作成と、配信したメールの検証という2つの課題を克服することができるようになります。
メール配信システムの中には、無料で利用できるものもありますが、それらのメール配信システムには、ご紹介してきたようなリスト管理やエディタ、効果測定機能がない場合があります。
メルマガは、配信することが目的ではなく、メルマガの配信から資料請求やサービスの購入につなげることが目的です。
配信に関する機能だけでなく、ご紹介してきたような集客に役立つ機能を提供しているメール配信システムを選びましょう。
デメリット① コストがかかる
ご紹介してきた機能には以下のようなものがあります。
- 空メール登録
- エラーアドレスをリストから自動削除
- HTMLメールエディタ
- 効果測定
- 配信停止希望者への配信停止
これらの機能を無料で提供しているメール配信システムは、調査しましたが「オレンジメール」の無料プランしかありませんでした。
しかし、登録できるアドレスが100件までと、かなり少数に制限されているので、実際に集客で使える企業は多くはないでしょう。
そのため、メール配信システムを使ってメルマガのリストを管理するには、コストがかかることになります。
どのくらいのコストがかかるかは、登録できるアドレス件数などによって異なりますが、上記のような機能を利用するには最低でも4,000円程度のコストを想定しておきましょう。
メルマガのリスト管理ができるメール配信システム
ここからは、これまでにご紹介してきた機能を提供しているメール配信システムと、そのコストをまとめてご紹介します。
| ブラストメール | 4,000円〜 |
| オートビズ（※「HTMLメールエディタ」のみ要確認） | 3,520円〜 |
| SendGrid | 3,200円〜 |
それぞれのメール配信システムについて解説をします。
ブラストメール
この記事の前半からご紹介している「ブラストメール」は、配信リストの管理機能やHTMLメールエディタ、効果測定機能を提供し、4,000円/月で利用することができるメール配信システムです。
操作や管理画面のシンプルさや、メルマガ配信に必要な機能のみを提供することで、コストを抑えることに成功している点が、人気の秘訣です。
また、HTMLメールエディタのテンプレート機能も充実しているため、デザインに不安がある方でもすぐにHTMLメール形式のメルマガを配信することができるでしょう。
ちなみに4,000円で登録できるアドレスは5,000件で、配信数に上限はありません。
以下の記事では、ブラストメールの無料お試し登録をした際のレビューをまとめているので、ぜひご覧ください。
ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使ってレビューします。
オートビズ
「オートビズ」は、この記事で解説しているような機能以外に、ターゲット配信とステップメール配信機能の両方を提供しているのが特徴のメール配信システムです。
いずれかの機能を提供しているメール配信システムが多い中で、両方の集客に対応しているのは、オートビズを利用するメリットと言えるでしょう。
HTMLメールエディタは、公式ホームページの機能一覧のページには記載されていませんでしたが、以下のオートビズのサポートページでは、HTMLメールの配信について記載されていました。
恐らく、文字サイズの変更や画像の挿入などは可能なのですが、細かなデザイン設定や、テンプレート機能を使ったHTMLメールの作成はできない可能性があるので注意しましょう。
SendGrid
SendGridは無料で使える「Free」から有料の「Essential」、機能が充実した「Pro」まで多くのプランを提供しています。
自社での利用に必要な機能や、配信可能数に合わせて選ぶようにしましょう。
SendGridに関する口コミを検索してみると、コストの低さや無料プランの充実度などが評価されている一方で、英語ベースのインターフェースに改善が求められているようです。
サポートも英語が基本のようなので、国内での利用時は注意しましょう。
まとめ
メルマガの配信リストは、エクセルを使い無料で管理することもできますが、以下のような課題が発生します。
- 誤送信の可能性がある
- 人的コストがかかる
- 効果測定ができない
人的コストがかかることや、効果測定ができないことは「集客に関する自社の問題」で済みます。
しかし、誤送信によりお客様やクライアントのメールアドレスを流出してしまうと、他者に迷惑をかけるだけでなく、社会的な信用を失うことにもなります。
そのため、多くの企業では、メール配信システムを利用し配信リストの管理を行っています。
メール配信システムの利用には、ある程度のコストがかかりますが、上記の課題を解消できることを考えれば、必要経費とも言えるのではないでしょうか。
この記事でご紹介しているメール配信システムは、無料体験期間や無料プランも提供しています。
まずは。コストのかからない方法でメール配信システムを使った配信リストの管理を試してみてはいかがでしょうか。
