メールが届かない原因にはさまざまな種類があります。ビジネスメールが届かない場合、業務に悪影響を与える可能性が高くなるため、早急に解決しなくてはいけません。
しかし、メールが届かない原因を特定できなければ、対策を立てるのは困難です。そのため、よくある問題点と対策方法についての知識を得る必要があります。
今回はメールが届かない原因について、よくある問題点や対策方法を詳しく解説します。
メールが届かない原因とは？
メールが届かないとき、送信側に原因がある場合と、受信側に原因がある場合があります。
それぞれどのようなケースがあるのか、次章にて順に詳しく解説します。
ちなみにメールが届かないとき、送信後にバウンスメール（エラーメール）が返ってくる場合と返ってこない場合があります。「バウンスメールが来なかった＝メールが確実に相手に届いている」とは限らないことに注意しましょう。
送信側に原因があるケース
メールが届かない場合は、まず送信側に問題がないか確認しましょう。送信側に原因があるケースとしては、以下のような状況が考えられます。
送信先アドレスの記載ミス
メールが届かない原因のひとつが、送信先アドレスの記載ミスです。
例えば宛先のメールアドレスが無効になっているか、すでに存在していない場合のほか、入力時にアドレスの前後や途中にスペースが入っている、スペルミスをしている、「.（ドット）」と「,（ピリオド）」を間違えている、などのミスが考えられます。
また、メールアドレスの綴りを間違え、存在する別の宛先に送信してしまったこともあり得るでしょう。この場合はバウンスメールが届かないだけでなく、トラブルにつながる可能性もあります。
メールアドレスの入力には細心の注意を払いましょう。
添付ファイルサイズが大きい
添付ファイルサイズが大きい場合も、メールが届かない原因として考えられます。
各サービス会社やプロバイダーのメールサーバーによって添付ファイルの容量制限が行われており、それを超える容量のファイルを送ろうとすると受け取りを拒否されてしまうことがあります。
例えばOutlookやExchange Serverでは、添付ファイルの合計サイズに既定の制限があり、それを超えるとエラーとなりメールが届きません。
添付ファイル付きのメールでエラーが起きた場合は、添付ファイルのサイズに問題がないか確認してみましょう。
受信側に原因があるケース
送信側に問題がない場合は、受信側に問題がある可能性が高いです。ここでは、メールが届かない原因が受信側にあるケースを3つご紹介します。
受信ユーザーの迷惑メールフィルタにかかっている
送信したメールが、受信ユーザーの迷惑メールフィルタにかかってしまうケースがあります。この場合、厳密にはメールは届いているものの、相手の受信フォルダに表示されず、相手には「届いていない」と認識されてしまいます。
この原因は、送信者のメールアドレスやドメインが受信者のブロックリストに登録されている場合や、メールの内容が迷惑メールの特徴と一致する場合などが考えられます。
迷惑メールフィルタはユーザーからのフィードバックや機械学習によって、メールの送信元や内容を評価して、迷惑メールの可能性を判断する点が特徴です。また会社の方針によって、特定ドメインのメールを受信できない設定にしてある場合も想定されます。
受信箱の容量不足
メールの送受信は、メールサーバーの容量にも依存します。メールサーバーの容量がいっぱいになると、新しいメールを受信することは不可能です。
メールサービスやプロバイダーによって、メールサーバーの容量は異なります。また、メールサービスによっては、前述のように添付ファイルの容量制限がある場合も想定されるでしょう。
メールが届かなくなった場合は、受信箱や迷惑メールフォルダを整理して、不要なメールを削除することで容量を確保できます。なお、メールが届かなくなった間に送られたメールを再受信する方法はありません。したがって送信元にお願いして、メールを再送してもらう必要があります。
携帯キャリアのアドレスを使用している
送信先が携帯キャリアのアドレスを使用している場合、迷惑メールとしてブロックされている可能性があり、メールが届かないことがあります。携帯キャリアは迷惑メール対策に力を入れており、初期設定で基本的な迷惑メールフィルタが働くことは一般的です。そのため、パソコンからのメールやURLが付いたメールなどは受信できない、もしくは迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。
この問題を解決するためには、受信許可リストに送信側のメールアドレスやドメインを登録してもらうことがおすすめです。受信許可リストに登録すれば、迷惑メールフィルタの対象外となり、自動でブロックされることを防げます。
システム側に問題が起きている可能性も
送信側と受信側に問題がなかった場合は、システム側の問題を疑う必要があります。ここではメールが届かないときに、システム側で起きる可能性があるおもな問題をご紹介します。
サーバーの障害・トラブル
メールが届かない原因の1つに、サーバーの障害やトラブルがあります。
サーバーとはメールやウェブサイトなどのデータを管理して、ネットワーク経由で送受信するコンピューターのことです。サーバーに何らかの問題が発生した場合、メールの送受信ができなくなったり、遅延したりする可能性があります。
おもなサーバーの障害やトラブルの事例は、以下のとおりです。
- ハードウェアの故障
- ソフトウェアの不具合
- ネットワークの障害
- セキュリティの侵害
- 電源の停止
- 災害や事故
受信サーバーやメールシステムにて迷惑メール判定を受けている
メールが届かない場合、受信サーバーやメールシステムにて迷惑メール判定を受けている可能性があります。
受信サーバーやメールシステムには、迷惑メールを防ぐために、迷惑メール対策技術や迷惑メールフィルタと呼ばれる機能が搭載されています。送信元や文面などから迷惑メールかどうかを判断して、ブロックしたり別のフォルダに振り分けたりする機能です。
この機能は必ずしも正確ではなく、本来は迷惑メールではないメールも誤って迷惑メールと判定されてしまうことがあります。
この場合、ブラックリスト（迷惑メールの発信源となっているメールサーバーの情報が記載されたリスト）に登録されてしまい、相手にメールが届かなくなることや、相手の迷惑メールフォルダに入る可能性もあるため注意が必要です。
迷惑メール判定を受けてしまう理由としては、以下のようなものが考えられます。
- 送信元アドレスやドメインが不審
- 件名や本文が不適切
- 添付ファイルが危険
- 送信数や頻度が多すぎる
例えば、迷惑メール対策がされているメール配信システムを利用せずに、BCCを使った一斉送信などを行うことで迷惑メール判定をうける可能性は高くなってしまいます。
その他にもBCCによるメール一斉送信は様々なリスクが存在します。以下の記事で詳しく解説していますので併せて確認してください。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
使用しているシステムで他業者が問題を起こした
メールが届かない原因として、使用しているシステムで他業者が問題を起こした可能性もあります。
この問題は、メールの送信に関わるシステムやサービスが共有されている場合に発生する可能性が高いです。具体的には、以下のようなケースが考えられます。
- 同じメールサーバーを利用している他の企業や個人が迷惑メールを送信していた
- 同じDNSサーバーを利用している他の企業や個人がDNS設定を誤っていた
このような場合は、使用しているシステムやサービスの提供者に連絡して問題を解決してもらうことが必要です。
メールが届いていないことを送信側は知ることができる？
メールが届いていないことを送信側が知ることは可能です。メールが届いていない場合には、以下のような状況が想定されます。
- 送信後にバウンスメールが返ってくる
- バウンスメールは返ってこないが、宛先にメールが届かない
バウンスメールが返ってくる場合は、送信先のメールアドレスが間違っている、メールサイズやフォーマットに問題がある、送信元の認証ができないといった原因が考えられるため、まずはそれらに問題がないかチェックしましょう。
一方、バウンスメールが返ってこない場合は、送信先のメールサーバーまでは届いたものの、迷惑メールフィルタや受信拒否設定によって配送されなかった可能性が高いでしょう。このような場合には、送信側は以下の対策を行うことがおすすめです。
- メールの認証をするためにSPF、DKIM、DMARCレコードを設定する
- 一括送信ガイドラインに従ってメールを送信する
- 受信側にドメインを許可リストに登録してもらうよう依頼する
メールが届くように送信側が対応すべきことは？
メールが届かない原因はさまざまありますが、自分が送信する場合には、問題がないように心がけたいところです。ここでは、メールが届くよう送信側が対応すべきことを3つご紹介します。
タイトルや本文の内容に注意する
受信側の迷惑メールフィルタに引っかかってしまう可能性を減らすために、メールのタイトルや本文に迷惑メールでよく使われるような文言を使用するのは避けるべきです。
迷惑メールフィルタは、メールの内容から迷惑メールかどうかを判定することもあり、迷惑メールと判断された場合は、受信ボックスに届きません。
例えば「簡単に稼げる」「激安」といったワードや、「！」を多用してユーザーを煽るようなもの、記号などを過度に使った装飾は、迷惑メールでもよく使われる手法のため、自身のメールでは避けるようにしましょう。
対策がとられたメール配信システムを使用する
メール配信システムとは、メールの一斉配信やステップメールなど、効果的なメールマーケティングを行うために欠かせないツールです。メール配信システムには、さまざまな機能があり、キャリアブロックや迷惑メール判定の対策がとられているものもあります。
具体的には、以下のような機能が挙げられます。
- メール認証設定機能
メールが正規のものであると証明する手続きを行う機能。S/MIME・SPF・DKIMなどの方法がある - メール配信リストの整理機能
エラーが生じているアドレスや、受信拒否をしているアドレスなどを自動的に排除する機能 - オプトイン・オプトアウト機能
メールの配信を受信者に同意してもらう仕組みや、受信者が自分の意思で受信を停止できる機能 - 外部SMTP経由配信機能
携帯キャリアの迷惑メールフィルタを回避するために、携帯アドレスからメールを配信する機能
上記の機能を搭載したシステムやメールの一斉配信に最適なシステムを以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご確認ください。
配信リストを精査する
メールマガジンの配布など、メールを使ったマーケティングを行う場合、配信リストの精査は欠かせません。
配信リストの精査とは、メールの送信先となるアドレスのリストを管理し、無効なアドレスや重複アドレスなどを削除したり、ターゲットとなる顧客の属性やプロファイルを付与したりすることです。
メールが届かない原因の大半は配信リストにあるといわれています。無効なアドレスや重複アドレスが多い場合、メールの到達率が低下し、送信元の評価（配信レピュテーション）も下がるためです。
また、無効なアドレスや重複アドレスにメールを送り続けると、迷惑メールやスパム業者と間違われてしまう可能性が高まります。プロバイダーや通信キャリアは、エラー含有率の高いリスト配信や、特定のIPアドレスからの大量配信を、ブロックやスパムトラップといった技術で選別しているためです。
これらの対象になってしまわないよう、リストを精査し、送信元としての評価を落とさないようにしましょう。例えば、ブラストメールのようなエラーアドレスを自動的に配信停止にするメール配信システムを利用することで、手間をかけずにリストの整理をすることができます。
メール配信に特化したシステムを利用する
メール配信の課題を解決するためには、専用のシステムを利用するのがよいでしょう。メールに関係する作業は複雑で分かりにくいため、自社にエンジニアがいたとしても解決まで多くの時間を要します。
また、問題が継続して発生し「メールが届かない」なんてことになればビジネスにおいて致命的です。ここでは月額料金が比較的安いうえに実績があり信頼できるサービスを紹介します。
メールの利用シーンは大きくわけて3つあります。
- 会員登録時や決済情報の通知メールなどに利用するシステムメール
- 社内のSMTPサーバの代替に利用するSMTPメール
- メルマガ配信などの一斉送信
1つ目と2つ目はSMTPリレーサービス「ブラストエンジン(blastengine)」の活用・3つ目はメルマガ配信などの一斉送信はシェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用がおすすめです。
それぞれの詳細は以下で解説します。
SMTPリレーサービス「ブラストエンジン(blastengine)」の活用
ブラストエンジン(blastengine)は簡単にメールの大規模高速配信が可能なSMTPリレーサーバーを提供していますが、同時にメールサーバーを必要としない、APIでのメール送信の仕組みも提供しています。
サーバーの運用やメンテナンスはblastengineで行うため、常に高いIPレピュテーションを保って安全にメールを送ることができます。
以下のような課題がある場合はブラストエンジンの利用を検討するとよいでしょう。
- 自社のIPアドレスやドメインがブラックリストに登録されてメールが届かない
- 国内キャリアへのメールが届かず対応方法もわからない
- 自社でメールサーバを管理・運用したくない
また、導入社数22,000社、13年連続顧客導入数No.1の姉妹製品blastmailの技術力で構築した配信基盤で、各メールプロバイダ、携帯キャリアドメインへの最適化と大規模ネットワークを経由してメール配信を行い、日本国内への圧倒的な到達率を実現しています。
それでいて、月額3,000円から利用ができるためコストパフォーマンスも高く、メールだけでなく日本語での電話サポートにも対応しています。
メールアドレスの入力のみですぐにトライアルを始めることができますので、是非試してみてください。
関連記事：blastengine（ブラストエンジン）とは？API・SMTP特化のエンジニア向けメール配信サービスを解説
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
今回、紹介した送信側が原因でメールが届かない場合の解決策として最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールは上述したブラストエンジンとは違い、メルマガなどの一斉送信の際に利用します。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
迷惑メール対策機能がしっかりとあるだけでなく、セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
メールが届かない原因は、大きく送信側と受信側の2つに分類されます。送信側に原因がある、おもなケースは以下のとおりです。
- 送信先アドレスの記載ミス
- 添付ファイルサイズが大きい
また受信側に原因がある場合は、以下のような問題が挙げられます。
- 受信ユーザーの迷惑メールフィルタにかかっている
- 受信箱の容量不足
- 携帯キャリアのアドレスを使用している
さらに、サーバーの障害・トラブルや、受信サーバーやメールシステムにて迷惑メール判定を受けている場合など、システム側に問題が起きている可能性もあるため注意が必要です。
送信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、ブラックリストに登録されたりすることで、大切なお客様とのコミュニケーションが途切れてしまうこともあります。
そのような問題が起きる可能性を抑えたいのであれば、「ブラストエンジン」「ブラストメール」を利用してみてはいかがでしょうか。
