近年のリモートワーク拡大や働き方改革、DX推進を受け、社内ポータルの作成を急ぐ企業が増えています。社外からでもアクセスし、必要な情報を引き出し業務を進められる社内ポータルは、どのように作成すればよいのでしょうか？
今回は、社内ポータルで備えるべき主な機能や構築する前に押さえておくべきこと、作成の手順や使えるサービスをご紹介します。作成時の注意点や社内ポータルに導入すると利便性が向上するツールもご紹介しますので、ご参考にしてください。
社内ポータルサイトとは？
まずは社内ポータルとは、どのようなものなのかをご紹介します。
一般的なポータルサイトとの違い
社内ポータルサイトは、 ポータルが、「入り口」 を意味することからわかるように、社内のあらゆる情報にアクセスするための入り口となっています。
一般的なポータルサイトは社外の顧客が自社の情報を閲覧するための入り口となっているのに対し、社内の人間のみが閲覧できるようになっているのが社内ポータルサイトの特徴です。
近年のリモートワークの拡大や、働き方改革の推進を背景に、 社外から情報にアクセスする必要が増えたため、社内ポータルサイトを作成する企業が増えてきました。
社内SNSとの違い
規模の大きな会社では、社内SNSを利用していることもあります。社内SNSとは、FacebookやTwitterなどのSNSの機能を、社内に取り入れたものです。
社内ポータルサイトには、社内SNSの機能を備えたものもあります。しかし社内SNSが情報の共有を主目的にしているのに対し、社内SNSは従業員同士のコミュニケーション活性化を主目的にしている点が異なります。
社内ポータルサイトを作成するメリット・デメリット
社内ポータルサイトの作成には、メリットもあればデメリットもあります。
会社の規模が大きくなると、従業員に必要な情報を届けるのが難しくなります。社内ポータルサイトを作成すると、社内の情報共有がスムーズになるのが大きなメリットです。 社内に散らばる様々な情報をポータルサイトに集約し、一元管理できるため、 業務効率の 向上にも貢献します。
一方社内ポータルサイトを作成するのには、手間と時間がかかります。 外注する場合には、制作コストもかけなければなりません。作成しても使い勝手が悪ければ、従業員に使ってもらえない可能性があるのもデメリットです。
社内ポータルサイトの機能
作成した社内ポータルサイトを使ってもらうためには、「便利だな」と感じてもらう必要があります。従業員の利便性を向上するために、社内ポータルサイトに備えておくべき機能をご紹介します。
社内報の掲載
社内の活動やさまざまなトピックス、社長のメッセージなどを社内報として配信している企業も多いのではないでしょうか。社内報はメールで送信する企業がほとんどですが、さまざまなメールに埋もれてしまい読んでもらえない可能性があります。
一方従業員がいつでもどこからでもアクセスできる社内ポータルサイトに社内報を掲載すると、瞬時に情報共有をおこなえるのがメリットです。
業務マニュアルやFAQの集約と公開
現在企業には多くのITツールが導入されています。それらのマニュアルや業務に必要な書類やFAQが、社内でしか利用できないサーバーや個々人のパソコンのデスクトップ上に保存されていると、使いたいときにアクセスできず不便です。
だれもが必要とする情報はポータルサイトに集約しておくと、従業員はいつでもアクセスして必要な情報を入手して業務を進められます。
スケジュールの共有
社内ポータルにはスケジュールを共有する機能もあります。会社の行事や長期休暇等の予定をポータルサイトのスケジュールで共有すると、予定を立てやすくなり便利です。
チームや個人、プロジェクト単位で共有できるスケジュール機能があると、タスクやプロジェクトの進行管理がしやすくなり、業務の効率化を実現できます。
申請・承認フローの管理
社内ポータルサイトで、申請や承認のフローを管理すると、紙で書類を回す必要がなくなり効率化を図れます。 リモートワーク中に、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、出張中でも承認フローを進められるのもメリットです。
すべてをオンラインで完結できることからペーパーレス化が進み、 フローがデジタルデータとして残ることでDX実現にも貢献するでしょう。
従業員間のコミュニケーション促進
社内ポータルサイトにチャットツールを導入すると、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れるようにもなります。
大きな企業では、部署間の横のつながりがなかなか取れないものです。しかしポータルサイト上で公開されている互いの業務内容を把握することで相互理解が進めば、 部署間の連携が取りやすくなるのもメリットです。
チャットボットを使った自動対応
社内ポータルサイトに集約したFAQやマニュアルをより効果的に活用してもらうには、あわせてチャットボットを導入するのがおすすめです。
チャットボットとは、入力された質問に対し、チャット形式で自動応答するシステムを指します。チャットボットを検索窓として機能させると、 必要な情報を見つけやすくなります。
社内問い合わせに自動対応させることで、情報システム部や総務部など、対応する部署の業務負担を減らせるのもメリットです。 必要な情報を24時間365日いつでも入手できることで、従業員の満足度の向上も期待できます。
社内ポータルサイトを構築する前に押さえておくべきこと
社内ポータルサイトは無計画に作り始めてしまうと、使い勝手が悪くなり利用してもらえない可能性があります。ここでは社内ポータルサイトを構築する前に押さえておくべきことを解説します。
社内ポータルの構築目的を決める
まずは社内ポータルを構築する目的を決めましょう。社内ポータルの主な目的が情報共有による利便性向上なのか、社内コミュニケーション活性化なのかによって、コンテンツの配置や必要な機能などが違ってきます。
社内ポータルサイトは社内の全部署が活用するものであるため、各部署から運用責任者を選抜して運営事務局を開設しましょう。
必要な機能を決定する
社内ポータルサイトに設置するべき機能を、話し合って決定します。各部署から必要な機能を聞き出し、それは本当に必要なものなのか、他部署と共用できるものはないのか、根本的に見直すことから始めましょう。 業務プロセスや業務フローを見直すことで、合わせてDXも進められるでしょう。
セキュリティ対策の方法を決定する
従来、社内ポータルサイトは、外部からアクセスできない社内LAN環境で構築されるのが一般的でした。しかしこれからの社内ポータルサイトは、外部からアクセスすることが前提となります。
社内ポータルサイトには社内の情報が集約されるため、セキュリティ対策を万全に整えることが重要です。 サイトにSSLを設定するのはもちろん、どのような方法で従業員以外のアクセスに制限をかけるのかを検討しましょう。
社内ポータルサイトの作り方
ここからは社内ポータルサイトの作り方を3つのステップで解説します。
デザインの設計
運営事務局で話し合って決めた目的に応じたデザインを設計していきます。社内ポータルサイトは、必要な情報やアプリケーションを従業員がすぐに見つけられることが重要です。
そのため使い勝手を重視してインターフェースをデザインする必要があります。使い勝手が悪ければ利用率が上がらないため、 デザイン設計には時間をかけましょう。
開発・システム構築
設計したデザインをもとに社内ポータルサイトの開発・システム構築を開始します。社内ポータルサイトは、次章で紹介する各種サービスを利用することで作成することも可能です。自社にリソースがない場合には、制作会社に外注しましょう。
コンテンツの登録
社内ポータルサイトのシステムが構築されたら、必要なコンテンツを登録していきます。トップページには全従業員が必要な情報や、日常的に利用するアプリケーションへのリンクを配置するなど、利便性を意識し利用率を向上させるよう工夫しましょう。
社内ポータルサイトの作成に使えるサービス
社内ポータルサイトは制作会社に外注しなくても、自社での内製も可能です。 ここでは社内ポータルサイトの作成に使える主なサービスを紹介します。
Googleサイト
Googleサイトは、Googleが提供しているプログラミングの専門知識不要でポータルサイトを作成できるサービスです。 Googleサイト内に用意されているテンプレートを選び、 自社に必要なコンテンツをドラッグして配置していくだけで、簡単に高機能な社内ポータルサイトを作成できます。
SharePoint
SharePointは、Microsoft社が提供するファイル共有や情報共有を目的としたサービスです。SharePointには、 部署や部門、チーム、プロジェクトなど、目的に応じたさまざまなポータルサイトを作成する機能が備わっています。WordやExcelなどのオフィスツールと連携し、オンラインで共同作業できるのもSharePointのメリットです。
WordPress
WordPressは、だれでも無料で利用できる、オープンソースのホームページ作成ソフトウェアです。サーバーやドメインには一定の費用がかかりますが、社内ポータルサイトの構築自体にはコストがかかりません。 無料・有料で公開されているテーマを選べば、プログラミングの専門知識がなくても社内ポータルサイトを作成できます。
Kintone
Kintoneは、 サイボウズが提供している開発の知識不要で無料のアプリを作成できる業務アプリ開発プラットフォームです。 プログラミングの知識不要で必要な項目をドラッグアンドドロップするだけで、目的に応じたアプリを作成できます。作成したアプリを集約して社内ポータルサイトとしての機能を持たせれば、業務効率の向上につながります。
社内ポータルサイトを作る際の注意点
社内ポータルサイトを作るときに押さえておきたい注意点を紹介します。
だれもが使いやすいデザインを心掛ける
社内ポータルサイトはすべての従業員が利用するものであることから、デザイン性の高さよりも使いやすさを優先することが重要です。
従業員のなかにはデジタルやITが得意ではない年配者も含まれます。そういった人たちでも使いやすいデザインでなければ、利用率は向上しません。デザインの美しさよりも、ボタンの大きさやフォントの読みやすさなど使いやすさを優先して構築しましょう。
社内ポータルサイトを乱立させない
社内ポータルサイトは、部署やチーム、プロジェクトなど、 目的に応じて増やしていくことが可能です。しかし社内ポータルサイトの数が増えすぎると、どれを使ってよいのかわからなかったり、複数のポータルサイトを行き来しなければならなかったり、かえって利便性を損ねる可能性があるため注意しましょう。
社内ポータルサイトとあわせて活用！メール配信システム
社内への情報共有は社内ポータルやイントラネットを作るだけでは不十分です。社内への積極的な発信が必須となります。
そこで活用できるのが「メール配信システム」なのです。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
社内ポータルサイト×メール配信システム
メールアドレスであれば社員全員が保有している企業も多いでしょう。社内のコミュニケーションにチャットツールなども流行っていますが、そもそもチャットツールを登録するのにメールアドレスが必要だったりします。
また、メール配信システムには様々種類がありますが、この場合は一斉メール配信に特化した安価なメール配信システムが良いでしょう。社内ポータルサイトの内容や新しい情報を一斉配信するのに最適です。
もちろんBCCを使った配信なども可能ですが、BCCの一斉配信には「誤送信」や「スパムメールと間違われてメールが届かない」などのリスクが存在します。
社内ポータルサイトとメール配信システムを組み合わせることで最大限の効果を発揮できます。そこでご紹介したいのが14年連続導入シェア1位の「ブラストメール」です。
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
社内ポータルと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って
まとめ
リモートワークや働き方改革、DX促進などを考慮すると、社内ポータルサイトはもはやどの企業にとっても有効です。
社内ポータルサイトを作成すると情報共有を容易にし、従業員間のコミュニケーションを活性化するなど多くのメリットを得られます。
また、更新した情報はメールの一斉送信を行うことで全体への周知をしっかりと行うことができるでしょう。
