現代では多くの企業が自社の生産性向上や業務効率化を実現するために、社内での情報共有の強化に積極的な姿勢を見せています。これから情報共有のためにITツールの導入を検討しているのであれば、実際にツールを導入して成功した事例を数多く参考にすることも重要なポイントです。
当記事では、情報共有の重要性、情報共有の成功事例、情報共有のポイントについてご紹介しています。
自社に合った情報共有の体制を構築したい方や、自社に最適なツール選びやツールの活用方法を検討したい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
情報共有はなぜ重要なのか？
情報共有の重要性や必要性が叫ばれており、多くの企業が積極的な推進を行っていますが、そもそもなぜ情報共有は重要なのでしょうか。以下に代表的な理由をまとめました。
- 業務効率化・生産性向上
情報共有の代表的なメリット。社内に業務の遂行や問題解決に必要となる情報が行き渡ることによって、業務効率や生産性の向上を図れる。 - 意思決定の正確性やスピードを向上
情報共有が十分に実現できていれば、ビジネスの舵取りにおいて重要な意思決定の精度やスピードも向上できる。 - アイデア創出の促進
新しいアイデアは情報の組み合わせから生まれるため、情報共有を推進すれば社内から良質なアイデアが生まれやすくなる。 - コミュニケーション活性化やチームの連携強化
情報共有が十分に行われていれば、メンバー間のコミュニケーションの円滑化や活性化に繋がる。チームの連帯感や連携も強化。 - 報を整理分類できる
情報共有を行えば、社内の情報を集約して整理分類することが可能。必要な情報と不必要な情報の取捨選択も行われ、企業の情報資産の明確化や価値向上を図れる。
社内の情報共有を効率化した成功事例12選
社内の情報共有の効率化を検討しているのであれば、実際に情報共有の効率化に成功した事例を数多く参考にするのがおすすめです。良質な事例からは多くの学びを得ることができますし、自社で施策を推進する際のヒントも得ることができます。
以下に、社内の情報共有の効率化に成功したおすすめの事例を11選ご紹介していますので、ぜひご参考下さい。
社内SNSの活用：福島トヨペット株式会社
福島トヨペット株式会社では、コロナ禍の影響により社員同士が直接集まってコミュニケーションを交わす機会が減少したことにより、社内の繋がりや理念浸透の希薄化が起こっているという課題を抱えていました。従来はビジネスチャット・メール・社内ポータルによりコミュニケーションや情報共有を行っていましたが、業務上の連絡に終始してオープンなやり取りは減少気味に。
そこで、既存のコミュニケーションや情報共有の仕組みを維持しつつ、コミュニケーションの活性化や社員同士の繋がりを強化するために、社内SNSの導入を推進。
業務上の情報・コミュニケーションとフランクなコミュニケーションを切り分けた環境を設計。SNS上でのドキュメント共有やタスク機能の活用を行うことで、従来よりも工数が削減されペーパーレス化も実現することができました。
雑談や交流も同じプラットフォーム上で行われるようになり、エンゲージメント向上や交流の活性化も実現できています。
出典：PR TIMES「福島トヨペット、強い組織をつくる社内SNS「Talknote」を導入」
ビジネスチャットの活用：シマコーポレーション
シマコーポレーション（株式会社島袋）は、創業71年を迎える建築職人御用達のプロショップチェーン店。11件の実店舗とネット販売を展開しており、本部が全店舗で販売する商品の必要個数の集計後に発注を行っていたが、膨大な手間と時間がかかっていることが大きな課題に。ビジネスチャットの導入により店舗への確認作業を効率化を試みました。
ビジネスチャットの導入後は、商品情報をスムーズに共有することが可能となり、発注作業も大幅に効率化。状況把握漏れによる発注のロスやミスも低減。社内でのコミュニケーションが強化され、離職率の低減にも繋げることができました。
現在ではネット通販事業の外注業者とのやり取りにもビジネスチャットの活用を行っており、スムーズなコミュニケーションや業務依頼に役立てられています。
出典：Chatwork「Chatworkが情報共有の効率化と低離職率の実現に大貢献！多店舗展開も成功」
ナレッジマネジメントツールの活用：富士ソフト株式会社
富士ソフト株式会社は、高い技術力と提案力に定評のある独立系SIer。社内で管理している日報と週報が散在しており、より効率的な管理を行うことをきっかけにナレッジマネジメントツールの導入を検討。自社の厳格なセキュリティ要件をクリアできることを前提に、情報の作成・蓄積・検索といった機能に優れたツールを選定しました。
情報共有をスムーズに行うために、日報をルール通りに管理することを目的にツールの運用をスタート。別のツールで管理を行っていた週報についても同じナレッジマネジメントツールへまとめました。
導入から2年が経過した現在では、10名程度の部署で5,000記事を超える投稿が蓄積。圧倒的な利便性と効率性から、引き続き日報・週報による情報共有を続けていく予定です。
出典：Qiita TEAM「シンプルさがちょうどいい。日報・週報の管理に2年以上Qiita Teamを使い続けている理由とは？」
ナレッジマネジメントツールの活用：株式会社不動産SHOPナカジツ
株式会社不動産SHOPナカジツは、不動産の仲介・リノベーション・新築分譲・買取など、業界の既存の概念に囚われず幅広く事業を展開している会社。2030年までに100店舗展開という目標を掲げており、その仕組み作りの一環として社内でのナレッジマネジメントツールによる情報共有に着手しました。
既存の仕組みでは複数のツールやファイルサーバーによる情報共有を行っており、ナレッジの散在や属人化が発生。情報共有や情報活用において非常に非効率な状態となっていました。
そこで社内メンバーで複数のツールの比較検討を行い、使いやすさ・検索性能・コメント機能などに優れていることから、社内Wikiタイプのナレッジマネジメントツールを導入。
IT部門での社内問い合わせ対応部門内での情報共有ならびにナレッジの集積を中心に活用を行っており、Wiki内のマニュアルを参照することで対応の効率化や対応品質向上を実現。
将来的には「担当部署への問い合わせは社内Wikiを利用しても解決しなかった場合に受ける」というルール設定を行い、社内でのツール活用の促進と定着を目指した運用を検討しています。
出典：NotePM「【導入事例】 ナレッジを集約し社内の問い合わせ対応を効率化 – 不動産SHOPナカジツ」
ナレッジマネジメントツールの活用：JR東日本ビルテック株式会社
JR東日本ビルテック株式会社は、JR東日本エリアの多数の駅や物件のファシリティマネジメント業務を行う会社。オフィスワーキングを立ち上げ、社内の環境や設備を整えていくなか、社内の事業所・部署・部門ごとに独自の文化圏が構築されており、横の繋がりやコミュニケーションが薄いという課題を発見。全社員が障壁を持たずに繋がり助け合う風土を醸成することをゴールとして、ナレッジマネジメントツールの導入によるコミュニケーションと情報共有の活性化に取り組みました。
同社にはITスキルやITリテラシーが高くない社員も在籍しているため、できるだけ操作が簡単で気軽に投稿できるQ&A形式のシンプルなツールを選定。投稿に対するハードルを下げる匿名投稿機能・スコア機能・リアクションボタン機能等もツール選定の決め手となりました。
導入後は、Q&Aとメモを中心にツールを活用。当初は雑談による投稿が中心であったものの、アイデアや業務ノウハウなど優良な情報が徐々に投稿され始め、社内での利用も定着。
質問や会話を行うハードルが下がったことで、社内でのコミュニケーションならびに情報共有が活性化。現在では匿名投稿率も大きく低下しており、日常的に活用されるツールとして定着しています。
出典：Qast「社内のコミュニケーション活性化に必要なツールだと感じています」
ナレッジマネジメントツールの活用：全日本食品株式会社
全日本食品株式会社は、国内最大級のボランタリーチェーンである全日食を運営する企業。店舗無人化・物流効率化・ECの強化などさまざまなDX施策に取り組んでおり、その過程で情報共有の重要性や必要性を実感しました。社内の情報収集の方法が属人化していることや、忙しくて十分な情報共有を行えていないことから、ナレッジマネジメントツールの導入による情報共有活性化に取り組みました。
厳選された情報が配信されることや、社内で独自の情報供共有の仕組みを構築できることから、NIKKEI The KNOWLEDGEを導入。さまざまな事例やテクノロジーを社員が各自で参照できるようになり、戦略的な行動習慣が浸透するなど、大きな導入効果を得ることができました。現在では活用範囲を広げて、意見交換のコミュニティー構築を検討しています。
出典：NIKKEI The KNOWLEDGE｜全日本食品株式会社
チャットボットツールの活用：KDDI株式会社
KDDI株式会社では、取り扱う商材やサービスの範囲が広く、営業部門やコールセンターからビリングサービス部（問い合わせ対応部門）へ多数の問い合わせが発生していました。
同部門は業務委託を含めた約200名で運営しており、対応の効率化とコスト圧縮のため、チャットボットによる対応の自動化と社内での情報共有の効率化を推進。
要件定義については社内で行い、設定作業や運用改善についてはベンダーの技術派遣スタッフへ委任することで、効率的な導入と運用を実施。
導入後、特に効果を感じたのは営業時間外の問い合わせ対応です。ビリングサービス部が営業していない土日であっても、コールセンターやショップからの問い合わせにタイムリーに返答できるようになりました。
その後もチャットボットならではの分析機能を活かして改善を進めるほか、FAQページへの導線としても活用するなど、さらなる展開を検討しています。
出典：株式会社ラクス「社内問い合わせ対応にチャットボットを活用！FAQとの違いを実感」
チャットボットツールの活用：株式会社D2C R
株式会社D2Cのグループ会社である株式会社D2C Rでは、会社の成長や事業の拡大に伴い、日々新しい業務ルールや規定を更新。社内メンバーも増員が進み、社内問い合わせ件数の増加と情報の共有に課題が生じていました。
同じ問い合わせが繰り返し寄せられることや、最低限の情報共有に時間やリソースを奪われる状況を解決するために、AIチャットボットを導入。対応を代替させ、情報共有の効率化や対応コストの削減を試みました。
長期的な運用を想定して、サポートが手厚い製品を選定。更新性の高い情報から順にチャットボットによる対応の代替を進め、更新頻度の低い情報等はチャットブラウザ内で管理。利用を定着させるためにチャットワークとチャットボットの連携を行い、問い合わせが発生した際にはチャットボットによる解決を優先させる文化を定着させていきました。
現在では必要な情報のほぼ全てをチャットブラウザ内で獲得できる状況を構築しており、導入から約4ヶ月という短期間で89％の問い合わせ対応コストの削減とスムーズな情報共有を実現しました。
出典：My-logue「AIチャットボット導入4ヶ月目で89％のコスト削減。細かい問合せ対応が減り社内の情報共有が楽になったと実感。」
チャットボットツールの活用：株式会社コンカー
株式会社コンカーは、出張・経費管理・請求書管理に関するクラウドサービスの提供でトップクラスのシェアを誇る企業。事業拡大を推進していくうえで、顧客対応力の強化が重要となっていましたが、担当者の増加や教育の不十分さにより対応時間が長くなっていることや対応品質にバラつきが生じていることが課題でした。対応件数も増えてきたことから、チャットボットによる業務効率化を実施しました。
チャットボットの導入にあたって、まずは情報共有基盤構築のために社内データベースをFAQとして整理。さまざまな資料や文章を集約することで、網羅性と情報量に優れた情報基盤を構築しました。この情報基盤に対して自然言語を理解可能なAI搭載型チャットボットにて情報を素早く抽出できる環境を構築し、社内で必要な情報を素早く取り出せる状況を実現することで、当初の課題の解決を図りました。
FAQツールの活用：サッポロホールディングス株式会社
サッポログループの本社機能を担うサッポロホールディングス株式会社では、業務を集約することで効率化や高度化を図るBPR施策を推進。特に労働生産性を低下させている大きな要因である社内問い合わせ対応について改善を行うため、デジタルツールによる情報共有を試みました。
まずは実態調査を行い、社内で必要となるナレッジ・ノウハウ・マニュアル・Q&A・資料などをデータベースで一元管理できるFAQツールを導入。さらに情報活用の利便性や効率性を高めるため、FAQツールにチャットボットを組み合わせた運用を設計しました。
チャットボットからスムーズにFAQの回答に辿り着けないなど、さまざまな課題に直面しましたが、改善を繰り返しながら運用を続け、社内問い合わせ対応の件数削減ならびに社内でのスムーズな情報共有を行える体制を実現することに成功しました。
出典：クラウドWatch「業務の1/3は問い合わせ対応という間接部門の悩み――、社内FAQとAIチャットボットで解決したサッポロの取り組みを見る」
FAQツールの活用：株式会社ユーキャン
株式会社ユーキャンは、資格取得・趣味・実用に関する通信講座で高い知名度と実績を持つ企業。顧客からの問い合わせ対応のFAQナレッジを社内外で共有できておらず、対応品質のバラつきが生じていることや業務が煩雑となり効率性が低下していることが課題でした。そこで、FAQシステムの導入により、これらの課題解決を目指しました。
カテゴライズ・編集・閲覧権限等の設定やFAQコンテンツの高さにフォーカスしてシステムを選定。導入後は、FAQナレッジを集約して一元管理することで、情報の検索性を向上させることに成功しました。その結果、業務品質の平準化・業務効率化・ミスの低減ならびにアウトソーシング費用の抑制によるコスト削減を実現できました。
メール配信システムの活用：株式会社ラクスライトクラウド
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、社内向けの一斉メール等にも活用されています。
また、顧客に配信したメルマガのバックナンバー一覧を社内向けに公開して共有することも可能です。
関連記事：おすすめメール配信システム比較20選！図解とランキング形式で解説
また、株式会社ラクスライトクラウドでは、問い合わせフォームの問い合わせ対応、カスタマーサポートなど、複数人で分担してメールを返信する業務などにおいては、メール共有システム「メールディーラー」を導入しています。
日々、たくさんの問い合わせがある中、メールディーラー内で情報共有を行い、社内でのメールの対応漏れや遅れ、二重対応などを防いでいます。メール共有システムは様々あり、以下の記事で詳しく解説されていますので併せてご覧ください。
関連記事：メール共有システム12社を比較！機能や選び方まで徹底解説
社内情報共有は失敗事例からの学びも重要
社内情報共有は、成功事例だけでなく失敗事例からも学びを得ておくことが重要です。失敗事例を参考にしておくことで、自社で情報共有を行う際のリスクヘッジとして役立てることができます。
ここでは、参考にしておきたい社内情報共有の失敗事例を4つご紹介します。
失敗例①：導入したツールが使いづらい
社内での情報共有を推進する際には、多くの企業が情報共有ツールの導入を行い、効率化や利便化を図ります。ところが、導入したツールの操作方法や活用方法の難易度が高く、社内のメンバーが扱いづらいことが原因で、社内の情報共有が活性化せず失敗してしまうケースもあります。情報共有を推進するために導入したツールが、逆に足を引っ張ってしまうということです。
このような失敗を避けるためには、導入前にトライアルの実施を行い、できるだけ検索性や操作性に優れたツールを選ぶことがポイントです。ツールの使用感に問題が無いことを確認したうえでツールの導入を行い、利用者が問題を解決できるようにこまめに情報の更新を継続することで、ツールの使用感に起因する失敗を避けることができます。
失敗例②：運用ルールが整っていない
社内での情報共有をスムーズに実施するには、情報共有に関するルールを決定しておくことが重要なポイントです。ルールを設定せずに各自の自由意思に任せてしまうと、不要な手順やトラブルが発生してしまうなど、円滑な情報共有が阻害される可能性があるため、失敗するリスクが高まってしまいます。
機密情報や個人情報など、取り扱いに注意が必要な情報を安全に共有できないという問題も生じます。
運用ルールの決定にあたっては、情報の作成・情報の管理・情報の活用に至るまで、誰もが迷わず安全に情報共有を行えるような内容で策定しておくことがポイントです。
失敗例③：情報共有の文化が浸透しない
社内での情報共有は、ツールの導入を行い社内に呼びかけを行っても、情報共有の文化が浸透せずに失敗してしまう場合もあります。その主な理由には、以下のようなものが挙げられます。
- 情報共有を行うメリットを感じられない
- 立場を奪われることを恐れ、自身のナレッジやノウハウを公開することに抵抗がある
- 情報共有の方法が分からない
- 情報の作成に自身の業務時間や業務リソースを奪われる
このような理由から、情報共有に対するモチベーションが高まらず、社内文化として浸透しない事例は多くあります。そのため、情報共有の文化は自然に醸成される可能性は薄いことを前提に、上記の障壁を取り払う努力を行ったり、情報共有を行う目的や意味を社内に周知して同意を得たりといった対策が重要となります。
失敗例④：評価制度が整っていない
社内での情報共有を推進するには、社内のメンバーが自身のナレッジやノウハウを積極的にツールへ登録して情報を蓄積していくことが重要なポイントとなります。しかし、情報の登録には大きな時間や労力がかかるため、何の評価もされない場合には誰も情報の登録を行わず、いつまでたっても情報の蓄積が行われないという失敗事例も見られます。
強制的に情報の登録を促しても、自身の業務を阻害してまで情報登録を行う方は少ないため、評価制度を整えて情報の登録を行ったメンバーが正当に評価される環境を構築することが重要となります。
社内の情報共有で重要なポイント
社内での情報共有をスムーズに推進するには、必ず押さえておくべき重要なポイントがあります。
共有する情報の決定
社内の情報共有でまず重要となるのが、共有する情報の決定です。企業や組織にとってどのような情報を共有すれば有益であるのか洗い出しを行い、部署ごと・種類ごと・重要度別などできるだけ分かりやすく分類を行い、実際に共有する情報を決定します。
このようなプロセスを踏襲することで、共有すべき情報や優先すべき情報が明らかとなるため、成果に結びつきやすい情報共有を実施することができます。
反対に、共有する情報が曖昧なまま情報共有を行っても、単になんとなく情報を共有すること自体が目的となってしまい、成果を得ることが難しくなります。
社内での情報共有を有益で効果的なものとするためにも、共有する情報は事前に決定しておきましょう。
集まった情報を整理する
社内での情報共有では、有益な情報を数多く蓄積することも重要ですが、利用者が情報を探しやすいように整理することも非常に重要です。情報が乱雑に集積されていては、求める情報を見つけることが難しくなり、せっかく集めた情報を有効活用することができないためです。
そこで重要となるのが、以下のような方法を用いた情報の整理です。
- 同系統の情報をカテゴリーで分類
- 各情報には内容が一目で分かるような見出し・タイトルを付与
- 検索されやすいように見出し・タイトルのキーワードを工夫
- 網羅的に情報をプールできるようなツールを利用する
いくら有益な情報を集めても、実際に活用されなければ意味をなさないため、情報の整理には時間と手間を惜しまずに取り組むことが重要です。
情報の登録や活用に関するルールの決定
社内での情報共有をスムーズに実施するには、情報共有に関するルールを決定しておくことが重要になります。ルールを設定せずに各自の自由意思に任せてしまうと、不要な手順やトラブルが発生してしまうなど、円滑な情報共有が阻害される可能性が大きいためです。機密情報や個人情報など、取り扱いに注意が必要な情報を安全に共有するという目的もあります。
ルールの決定は、大きく分けて以下2つの側面について決定しておく必要があります。
- 情報の登録に関するルール
指定のフォーマットに沿って入力すること、入力する内容・表現・禁止事項に関することを定める。利用者参加型のツールだけでなく、管理者が投稿を行うツールに関しても同様。 - 情報の活用に関するルール
情報を参照する手順・情報の取り扱い・情報漏洩の禁止など、情報活用に関するルールを定め、遵守させる。
ルールの決定にあたっては、情報の作成・情報の管理・情報の活用に至るまで、誰もが迷わず安全に情報共有を行えるような内容で策定しておくことがポイントです。
目的の周知
社内での情報共有を活性化して実際の成果に繋げるには、目的の周知を行うことが重要となります。「どのような理由で」「どのような目的のために」「どのような状態を目指すのか」といった具体的な目的があることで、社員の情報共有に対するモチベーションも高まり、また意義を見いだすことで実際の行動へと落とし込むことができるためです。
目的も無く漠然と情報共有を行っても到達すべきゴールも分からず行動に移す意義も見いだせないため、具体的な目標の設定を行い継続的な周知を行うことがポイントとなります。
適切な情報共有ツールを活用する
現代において効率的な情報共有を実現するには、情報共有ツールの活用はマストです。ツールは毎日のように情報の作成・共有・参照を行うのに活用するものであるため、僅かな機能・性能・利便性が情報共有の効率性に大きく影響してきます。そのため、以下のようなツールのなかから、徹底的に自社の目的・用途・環境に適した適切なツールを活用することが重要なポイントとなります。
- ビジネスチャット
コミュニケーションと情報共有を同時に実現したい場合におすすめ。 - ナレッジマネジメントツール
全社的な情報共有を行いたい場合や詳細な情報を取り扱いたい場合におすすめ。 - チャットボット
スピーディーに情報を参照したい場合や利便性を重視したい場合におすすめ。 - FAQツール
情報をたくさん蓄積したい場合や現時点で共有する情報が不足している場合におすすめ。 - メール配信システム
社員数が多い場合や特定のチャットツールなどの社内の規制で利用禁止とされている場合などにおすすめ。他のツールと組み合わせて使うのも良い。
自社が求める要件を満たした複数のツールの比較検討を行い、導入候補となったツールは実際にトライアルを実施して、最適なツールの導入を行うようにしましょう。
まとめ
社内での情報共有の重要性やポイントから、実際の事例までをご紹介してきました。
社内での情報共有の方法や体制は当然ながら企業によって異なるため、自社に適したスタイルを模索することが重要なポイント。実際に成功した事例を数多く参考にすれば、先人から多くの学びやヒントを得ることができるため、自社で情報共有を実施する際に役立てることができます。
これから社内の情報共有の推進や活性化を実現したい方は、ぜひ当記事も参考にして、最適な情報共有の方法や体制を検討してみて下さい。
また、チームでタスクを共有するためのツールは他にも多数あります。以下の記事ではおすすめのタスク共有ツール6つ紹介していますので、自社にあったタスク共有サービスをお探しの方はぜひ参考にしてみてください。
