コミュニケーションはビジネスや人間関係の基本であり、円滑なコミュニケーションは企業の業績・社員の生産性・満足度などさまざまなメリットをもたらします。そのため、近年ではその重要性や必要性が再注目され、多くの企業が社内コミュニケーションの活性化に取り組んでいます。
当記事では、社内コミュニケーションの概要・重要性・活性化のためのアイデア・活性化に成功した事例についてご紹介しています。
社内コミュニケーションに課題を抱えている方や、これから活性化や状況改善に取り組む方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
社内コミュニケーションとは？
コミュニケーションとは、思考・意志・意見といった情報を、音声・文字を用いた言葉で相手に伝えることです。社内コミュニケーションとは、文字通り会社内で交わされるコミュニケーションのことを言います。
具体的には、以下のようなコミュニケーションのあり方があります。
- ミーティング・会議
- 報告・連絡・相談
- 面談
- 雑談
- 社内イベント
- 情報共有
- 教育・指導
業務上のコミュニケーションだけでなく、雑談やイベントといった業務外のコミュニケーションも社内コミュニケーションに含まれます。
社内コミュニケーションの活性化はなぜ重要なのか？
社内コミュニケーションの活性化は、多くの企業が注目している重要な課題です。その理由は、コミュニケーションの活性化は企業活動の推進に大きく影響するためです。
ここでは、社内コミュニケーションが重要である具体的な理由について、一歩踏み込んで解説します。
情報共有の促進
企業活動を円滑に進めるためには、社員同士・上司と部下・部門間・部署間で十分に情報が共有されていることが重要です。情報や意思を伝達する手段である社内コミュニケーションは社内での情報共有の基盤となるものであるため、活性化させることで情報もスムーズに各所へ行き渡り、社内での情報共有を促進することができます。
現代のようなトレンドの変化や環境の変化が激しいビジネスシーンにおいては、情報共有を促進することが企業の競争力や組織力に直結するため、コミュニケーションを活性化させて情報共有の促進を図ることが重要となります。
社員満足度の向上
社内コミュニケーションが活性化すると、業務上の疑問点や問題点を気軽に相談することが可能となり、社内の風通しや雰囲気も良くなるため、社員満足度の向上を図ることもできます。
コミュニケーションが希薄な組織は空気が重たく、社員がリラックスして働くことができないため、精神的な負担やストレスも増加。問題や悩みを解決できずに離職してしまう社員も増える傾向にあります。
このように社員満足度は企業の生産性や人材の定着率に大きく影響するため、近年多くの企業が向上施策に取り組んでいる分野。コミュニケーションと社員満足度は密接な関係にあるため、社員満足度向上の基本的な対策としてもコミュニケーションの活性化は非常に重要です。
生産性の向上
企業活動を推進して業績を上げるには、報告・連絡・相談といった業務上のコミュニケーションがスムーズに行われていることが重要です。社内コミュニケーションが活性化されれば、業務上のコミュニケーションも円滑に執り行われるようになるため、業務も効率的かつスピーディーに推進することが可能となり、企業の生産性向上に繋げることができます。
反対に、コミュニケーションが円滑に行われていないと業務も停滞しがちになるため、企業がビジネスを推進して成長していくためにも、コミュニケーションの活性化には注力する必要があります。
イノベーションの創出
社内コミュニケーションが活性化すれば、社員が気軽に情報や意見を交換することができる雰囲気や風土が醸成されるため、アイデアやイノベーションが生まれる可能性も高めることができます。
近年の競争や変化が激しいビジネスシーンにおいては、他社とは異なるビジネスを展開して競争優位性の発揮や差別化に繋げることが非常に重要です。ビジネスの種となるアイデアやイノベーションを生まれやすくするためにも、社内コミュニケーションを活性化して土壌を作っておくことが重要となります。
社内コミュニケーション活性化につながるアイデア8選
社内コミュニケーションの活性化は、ただ単に社内に周知するだけではなかなか状況は改善されないものです。そのため、実際に何らかの打ち手を講じて積極的な変化を狙っていくのがおすすめとなります。
ここでは、社内コミュニケーション活性化に繋がる実践的なアイデアを8つご紹介します。
社内コミュニケーションツールの導入
社内コミュニケーションの活性化のためにまず検討したいアイデアが、コミュニケーションツールの導入です。近年では、メールや電話に代替してチャットでコミュニケーションを図れるビジネスチャットツールの活用がトレンドとなっており、多くの企業が導入を行っています。
社内コミュニケーションツールを導入することで、以下のような導入効果が期待できます。
- メールや電話よりも効率的でスピーディーなコミュニケーションが可能となる
- 対面の心理的障壁が取り払われ、コミュニケーションの活性化が期待できる
- ファイルの添付やタスク管理も可能であるため、業務効率が向上
- 目的・用途に合わせてチャンネルを設置して、TPOに合わせたコミュニケーションを実現
- 過去のメッセージを検索して要件や内容をいつでも確認できる
- テレワーク環境下でも円滑なコミュニケーションが可能
社内コミュニケーションツールの導入のみでも、コミュニケーション活性化への大きな効果を得ることができるため、優先的に検討することをおすすめします。
Web会議環境の整備
日常的なコミュニケーションの効率化や活性化にはコミュニケーションツールの導入が効果的ですが、企業活動において欠かせない会議やミーティングに関しては、Web会議ツールを導入してオンラインでいつでも会議やミーティングを開催できる環境を整備するのがおすすめです。
Web会議環境を整備すれば、時間や場所に関わらずいつでも会議やミーティングを開催することが可能となるため、重要なディスカッションや意思決定を効率化してスピーディーにビジネスを推進することができます。
テレワーク環境下でもオフィスと変わらないパフォーマンスを発揮できるため、会議やミーティングの頻度が高い企業は必ず導入することをおすすめします。
オフィスレイアウトの見直し
オフィスレイアウトは、コミュニケーションの取りやすさ・機会創出・頻度などに大きな影響を与えます。パーテーションで仕切られていて社員同士が顔を合わせる機会が少なければ、コミュニケーションも自ずと限定的となるでしょう。
もし環境要因でコミュニケーションが阻害されているのであれば、大胆なオフィスレイアウトの見直しを行ってみるのもコミュニケーションを活性化するのに効果的な方法となります。
グループアドレスやフリーアドレスといったパーテーションを取り払って自由に席を選択できるオフィスレイアウトであれば、社員同士の目線が合う機会も増えて人の流動性も高まるため、コミュニケーションの大幅な活性化が期待できます。
カフェスペースやリラックススペースの導入
社内でのコミュニケーションは、オフィスや現場といった業務上のコミュニケーションを交わす場所だけでなく、休憩場所となるスペースでも交わされます。業務とは関係ないスペースのコミュニケーションは軽視されがちですが、気軽に物事を相談して社員同士の交流を深めたり、雑談を交わして心身のリフレッシュを図ったりするのにも重要です。リラックスしたコミュニケーションから思わぬビジネスアイデアが誕生することも珍しくありません。
そのため、カフェスペース・リラックススペースを設けるなど、業務外でのコミュニケーションが活性化する場所を提供することも効果的な取り組みとなります。
社内報の導入
社内報とは、社内広報のために配布される冊子やWEＢページなどのことです。社内報を導入することで、企業や経営陣が発信する情報・ビジョン・現在の状況などを社内全体に発信することができるため、共通の話題を提供することでコミュニケーションの活性化に役立てることができます。
現在ではオンライン上で社内報を配布できるWebやアプリでの社内報も普及しており。広報からの一方的な情報発信だけでなく双方向コミュニケーションの手段としても注目されています。
また、社内報はメール配信システムを使って配信するのが一般的です。BCCでの配信には誤送信やメールが届かないなどのリスクが存在します。
おすすめのメール配信システムはシンプルで低価格のブラストメールです。シェア1位のサービスなので安心してご利用いただけます。
無料お試しも可能なのでまずはトライアルしてみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！
社内SNSの導入
社内SNSとは、FacebookやTwitterのような一般的なSNSとは異なり、社内限定というクローズドな環境で利用するSNSのことです。一般的なSNSと同様に手軽にコミュニケーションを行う機能が搭載されており、情報共有・タスク管理・スケジュール管理といった業務支援機能も充実しているため、社内での情報共有・コミュニケーションの活性化に役立てることができます。
業務上のコミュニケーションだけでなく社員同士の交流にも活用することができるため、社内コミュニケーション全般を活性化したい場合には非常におすすめです。
社内イベントの開催
親睦会・懇親会・飲み会・バーベキュー・社員旅行・レクリエーションといった社内イベントは、普段交流することのない社員同士や部署同士の親睦を深めるのに効果的な方法です。
日常の業務から離れて行われるため、上下関係をはじめとした社内のしがらみから解放されて、気軽に会話を交わしたり距離を縮めたりすることが可能。イベントを通じた交流から社内での円滑な連携や連帯が生まれるケースもあります。
業務外の社内コミュニケーションは、従業員満足度の向上や社員同士の繋がりの強化など、多くのメリットを得ることができるため、これらを強化したいのであれば積極的に実施していくことをおすすめします。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングとは、上司と部下がマンツーマンでミーティングを行うことです。普段よりも深いレベルのコミュニケーションを交わすことができるため、上司と部下の信頼関係の構築やコミュニケーションの活性化につながります。普段の業務に取り組む際にも、信頼関係に基づいた高いレベルのコミュニケーションを交わすことで、パフォーマンスや成果の向上を期待することができるでしょう。
上下関係のしがらみから上司と部下のコミュニケーションを深めるのは難しいケースが多いため、このような状況を解決する手段として1on1ミーティングは非常に有効です。
社内コミュニケーション活性化アイデアを実践した事例を紹介！
社内コミュニケーションの活性化を図りたいのであれば、理論や理屈を学ぶだけでなく、実際にアイデアを実践した事例を参考にしてみると、より多くの学びや気づきを得ることができます。
ここでは、社内コミュニケーション活性化アイデアを実践した企業の事例をご紹介します。
株式会社サイバーエージェントの事例
株式会社サイバーエージェントは、メディア事業・インターネット広告事業・ゲーム事業等を展開する国内を代表する成長企業。同社では、人事評価の納得度が低い部署があるという課題を抱えており、突然退職者が現れて周囲を驚かせる「びっくり退職」が発生していました。
原因をリサーチしたところ、人事評価の納得度が低い部署では、納得度が高い部署と比べて上司と部下との対話が少ないという事実が発覚。課題解決のため月に一度上司と部下が1on1ミーティングを行う「月イチ面談」を実施しました。
月イチ面談では、先月・今月・中長期という3つのテーマについて対話を行い、上司と部下のコミュニケーションや信頼関係を強化。面談を導入した結果、上司と部下双方から「安心できる」という意見があがっており、実際に人事評価の納得度も改善してびっくり退職も大幅に激減。コミュニケーション活性化により人材の課題を解決することに成功しました。
ディップ株式会社の事例
ディップ株式会社は、国内最大級の求人情報サービス等を運営するなど、人材サービスとDXを組み合わせた事業を展開している企業。新型コロナウイルス流行の初期から、いち早くテレワークの導入を行って先手を打つなど、環境の変化に合わせて積極的に新しい取り組みを行っている企業となります。
同社では、コミュニケーションや情報共有の活性化の観点から、大勢の社員を集めて開催する社員総会を重視していましたが、コロナ過により開催が困難という課題に直面。そこで、テレワーク導入の延長上として、アーティストのLIVE映像に着想を得て、オンラインで社員総会を実施することを企画。オンラインでもリアルな社員と遜色のないコミュニケーションを図れるように、VTRの活用・プレゼンテーションの実施・双方向コミュニケーションのコーナーの設置等の工夫を行い、会場の確保と映像による参加をミックスすることで、総勢2,000名以上が参加する大規模な社員総会を6時間に渡って開催しました。
株式会社TSUTAYA STORESの事例
株式会社TSUTAYA STORESは、TSUTAYAグループの一員として、全国に展開するTSUTAYA店舗の企画運営を行う企業。本部・エリア長・全国の店舗スタッフまで全社的なコミュニケーションを活性化するために、Web会議・テレビ会議ツールであるV-CUBEミーティングを導入。
ツール導入により、会議のために出張や移動を行う時間や労力の削減・店舗間会議開催の実現・スタッフ間のコミュニケーションの活性化など、さまざまな導入効果を獲得。
特にコミュニケーション活性化によるメリットは非常に大きく、情報の共有により全体の契約率・契約数がアップしたり、質の高い議論を交わしたりといった、企業全体の生産性向上に繋がる成果を得ることができています。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化する重要性から、活性化を図るためのアイデアまでをご紹介してきました。コミュニケーションは、円滑な企業活動を行ううえでの基盤となる性質を持つため、生産性の向上・業務効率化・従業員満足度の向上を実現したいのであれば、コミュニケーションの活性化には優先的かつ積極的に取り組むことがおすすめです。現状で社内コミュニケーションの課題や問題を抱えているのであれば、解決に成功した企業の事例を数多く参考にしてみることもポイントとなります。
社内コミュニケーションの活性化を実現したい方は、ぜひ当記事でご紹介したアイデアや事例も参考にして、自社に最適な方法を検討してみて下さい。
