Googleサイトで作成した社内ポータルサイトの活用事例8選

2023年9月21日

テレワークの拡大や働き方改革、DXの推進などを背景に、社員が社外から自由にアクセスできる「社内ポータルサイト」の作成を検討している企業も多いのではないでしょうか。

今回は、そのような企業の担当者に向けて、Googleが提供するGoogle Site（以下「Googleサイト」）を紹介します。Googleサイトは、スプレッドシートやドキュメントなどのGoogleのツールとシームレスに連携できる社内ポータルサイトを、わずかなステップで簡単に構築できるシステムです。

この記事では、Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットを、活用事例を中心に解説します。ポータルサイトと併用するのがおすすめのツールも紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

Googleサイトとは？

Googleサイトは、Googleが提供しているホームページを作成するためのツールです。

通常ホームページを作るには、HTMLやWordPressなど専門知識が必要になります。しかしGoogleサイトはそういった専門的な知識が不要で、初心者でもホームページを作成できるのが特徴です。

テンプレートを活用し、必要なコンテンツをドラッグするだけで簡単に機能性の高いサイトを構築できます。「社内にIT人材がいない」「予算をかけずにサイトを構築したい」といった企業に、Googleサイトはおすすめです。

Googleサイトで社内ポータルが作れる

Googleサイトは、社内ポータルの作成にも適しています。Googleサイトで社内ポータルを作ることに、どのようなメリットがあるのかを解説します。

社内ポータルとは？

社内ポータルの「ポータル」が「入口」を意味するとおり、社内ポータルは自社が保有するさまざまな情報にアクセスする入口となるサイトを指します。一般的なWebサイトとは異なり、社内の人間だけが閲覧・利用するのが社内ポータルの特徴です。

共有される情報は、社員のスケジュールや業務マニュアル、業務に必要な各種資料などさまざまです。社内ポータルは、社内の情報の伝達や共有をスムーズにし、業務を円滑に進める役目を果たします。

Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットとは？

Googleサイトで社内ポータルを作成するのには、さまざまなメリットがあります。主なメリットを挙げてみましょう。

どこからでもアクセスできるのでテレワークを推進できる
Googleドキュメントやスプレッドシートとシームレスに連携できる
社内に散らばる情報を一元管理できる
情報共有がスムーズになり漏れがなくなる
社内問い合わせを減らせる
他部署との連携が取りやすくなる
ペーパーレス化を進められる

従来社内ポータルは、自社サーバーに置かれて社外からのアクセスはできないのが一般的でした。セキュリティの問題が大きいとされていましたが、リモートワークの拡大やセキュリティ性の向上により、今ではクラウド上に開設するのが一般的です。そういった意味でも、Googleサイトは社内ポータル作成に適しています。

さらにGoogleサイトであれば、Googleドキュメントやスプレッドシートとシームレスに連携できます。Googleサイトで社内ポータルを構築すれば、同じオフィス内にいなくても、必要な情報を引き出しながら、同じファイルを開いて協働できるようになるのです。

Googleサイトで作成した社内ポータルの活用事例8選

ここからは、Googleサイトで作成した社内ポータルが、どのように活用されているのか事例を紹介していきます。自社でどのように活用するのかを考えながら、読み進めてみてくださいね。

社員へのお知らせ掲載

社内ポータルは社員全員が利用するものであるため、社員へのお知らせを周知するのには最適です。

トップページに「お知らせ」のコーナーを設置して、「年末調整書類提出期限は〇日まで」「人事異動のお知らせ」など、所属部署にかかわらず社員全員が把握すべき情報を掲載すると、必要な情報を漏れなく迅速に共有できます。

各種ツールへの導線

社内ポータルのトップページに、社内で日常的に利用しているチャットツールやカレンダー、勤怠管理アプリ、名刺共有ツールなどへのリンクを配置しておくのもアイデアです。

導線がよくなるので、ツールやアプリを使うために別のウインドウを開いたり、アプリを立ち上げるために下層ページにアクセスしたりする必要がなくなります。ちょっとした手間が削減されるだけで、業務効率の向上につながります。

ナレッジスペースとしての活用

Googleサイトで作成した社内ポータルは、ナレッジベースとしても活用できます。ナレッジベースとは、社内に散らばっている情報やノウハウなど1箇所に集約し、自社の資産として活かすことです。

ナレッジベースは部署ごと、クライアント別など、目的に応じて分類・整理するとさらに使いやすくなります。社内ポータルにナレッジベースを構築すれば、なにか新しいことに取り組むときや課題解決するときに、過去の事例を踏襲してよりよい結果を出せるようになるのです。

営業ポータルサイトとしての活用

顧客対応するために外出が多い営業部なら、Googleサイトで営業ポータルサイトを作るのもおすすめです。営業部だけが利用できるポータルサイトがあれば、営業に必要な情報だけを集約して活用できるようになります。

たとえばトップページには目標売上の達成率を掲載して日々更新すれば、すべての営業部員が日々数字を意識して業務に取り組めるようになるでしょう。社内ポータルに営業日報を送れるようにしておけば、外回りした社員はオフィスに帰る必要がなくなり、利便性も高まります。

ファイルの一元管理

Googleサイトで作った社内ポータルに、プロジェクトごとのページを作成すれば、必要なファイルを一元管理できるようになるのもメリットです。

ファイルが個々のPCのデスクトップやサーバーに保存されていると、社員は必要な情報にスムーズにアクセスできず不便です。しかしプロジェクトごとのページにファイルを集約しておけば、迷うことなく必要な情報を取り出せます。Googleドキュメントやスプレッドシートを利用すると、そのまま共同作業ができるので、業務効率も上がります。

テレワーク時の情報共有

Googleサイトで作成した社内ポータルは、インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能です。そのためテレワークが必要になったときでも、スムーズに業務を進められます。

新型コロナウィルス感染症拡大の影響で、多くの企業がテレワークを導入しましたが、さまざまな理由で見送った企業もあるでしょう。しかし今後同様のことが起こらないとは限りません。どんなときでも事業を継続できるよう備えておくことは、企業のリスク管理になります。Googleサイトによる社内ポータルの開設は、その第一歩となるでしょう。

チャットボットを使った社内問い合わせ対応

Googleサイトで作った社内ポータルにチャットボットを設置すると、さらに利便性が向上します。チャットボットとは、チャットウインドウに入力された質問に、ロボットがチャット形式で回答する自動応答システムを指します。

情シスや総務、経理などのバックオフィス部門には、日々社内から多くの問い合わせが寄せられます。なかにはマニュアルや就業規則を見ればわかるような質問も多く、業務が圧迫されるわりに徒労感を感じることも多いのではないでしょうか。

そのようなときに社内ポータルにチャットボットを設置すると、質問への一次対応を任せられるようになります。簡単な質問にチャットボットが回答すれば、バックオフィス部門は人が対応しなければならない問い合わせにだけ応じればよくなるのがメリットです。担当者の負担が減りコア業務だけに集中できれば、業務効率の向上につながります。

Googleサイトによる社内ポータル運営のポイントとは？

ここからは、Googleサイトでポータルサイトを作成し、運用するために押さえておきたいポイントを3つ解説します。

運用体制を固める

ポータルサイトは作成して終わりではなく、継続的に運用していくことが大切です。そのためまずは、ポータルサイトをだれが、どのように運用していくのか、体制を固める必要があります。

社内に「ポータルサイト事務局」を立ち上げ、人事や広報、営業、情シスなど、各部署からメンバーを集めましょう。そのうえでポータルサイトの基本的な運用方針を固め、どのようなコンテンツが必要か検討を進めます。

見やすく使いやすいデザイン

社内ポータルは、凝ったおしゃれなサイトにする必要はなく、見やすく使いやすいことを最優先にデザインを考えましょう。

社内ポータルは若い社員だけではなく、年配の社員も利用します。そのためどこになにがあるのかがわかりやすい、文字がハッキリと読みやすいなど、だれでも簡単に使えることが重要です。

自社のコーポレートカラーを中心にデザインすれば、見やすくスッキリしていながら、自社らしい社内ポータルになるでしょう。

セキュリティを万全に

Googleサイトで社内ポータルを作成するときには、セキュリティ対策も入念に検討する必要があります。Google自体のセキュリティは高いものの、サイトの公開や共有の範囲を決めるのは、社内ポータルの運用者です。社内ポータルを社内の人間だけがアクセスできるようにしたい場合には、管理画面から限定公開の設定が必要です。

万一社内の重要な情報が外部の漏れると、自社に致命的な打撃を与える可能性があります。アクセス権限の変更ができる人を限定し、情報漏えいリスクは最低限に抑えましょう。

社内問い合わせに対応している総務や情シスなどのバックオフィス部門は、ほかにも多くの業務を抱えています。しかし社内問い合わせ対応に追われてしまい、自身の業務をこなせず悩んでいることも少なくありません。

チャットボットを社内ポータルに導入すれば、問い合わせを担当している社員の負荷を減らせるのはもちろん、必要な情報をいつでも引き出せるほかの社員のES（Employee Satisfaction＝従業員満足度）も向上するのです。