社内ポータルサイトという言葉を聞いたことがあっても、どのような機能があるのか正確には知らないという方が多いのではないでしょうか。
導入を検討するうえで気になるのが、社内ポータルサイトのメリットや運用のポイントですよね。この記事では、社内ポータルサイトの定義、類似のサービスとの違いから見る機能の特徴、運用するうえで抑えておきたいポイントまでをわかりやすく解説しています。
社内ポータルサイトについて知りたい、運用に失敗したくないという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルサイトとは、自社での情報共有や社内用の機能にアクセスするための入り口となるサイトのことです。
文字通り社内でのみ利用するもので、サイト内には社内のスケジュール管理やコミュニケーションツールなどの機能が搭載されているのが通常です。
社内ポータルサイトは、社内向けの情報共有や連携をスムーズに行うために必要不可欠なものといえるでしょう。
ポータルサイトとの違い
最も大きな違いは、「利用者が誰か」という点です。一般的なポータルサイトは、GoogleやYahoo!のような誰でもアクセスできる検索エンジンのことを指しますので、利用者はインターネット接続できる人ならば「誰でも」ということになります。
一方、社内ポータルサイトはこのような不特定多数での利用は想定していません。その名の通り「その企業に属する人だけ」が利用できるサービスです。
このように利用者が限定されないオープンなものが「ポータルサイト」、利用者を社内に限定した非オープンなものが社内ポータルサイトと呼ばれています。
各種社内情報共有ツールとの違い
社内ポータルサイトと混同されやすい類似サービスもいくつか存在します。それぞれのツールの概要や社内ポータルとの違いについても把握しておきましょう。
- グループウェア
情報共有・ファイル共有・スケジュール管理・タスク管理・チャットなど、チームやグループでの情報共有、コミュニケーション、作業の効率化を図ることができるサービスです。社内ポータルと類似していますが、主に生産性向上や業務効率化を目的としている点に違いがあります。 - 社内SNS
社内専用のコミュニケーションツールとして活用されるSNSです。社内でのコミュニケーションをとることまでが目的とされている点が社内ポータルとの相違点です。 - 社内掲示板
社内で情報共有やコミュニケーションをとるための掲示板です。ジャンルやトピックごとにスレッドを用意して活用します。 - イントラネット
イントラネットとは、社内限定で活用されるネットワーク環境のことです。データ保管・データ共有を主な目的としており、社内ポータルよりは用途が限定される点に違いがあります。
社内ポータルに求められるものの変化
社内ポータルは年々シェアが高まってきている傾向が見られますが、シェアの高まりと同時に社内ポータルに求められるニーズも変化してきています。これから導入を行うのであれば、単に社内での情報共有やコミュニケーションの効率化だけでなく、近年のトレンドを取り入れていくことも重要なポイントとなります。
以下に、社内ポータルに求められているニーズの変化について解説します。
- 多様化する働き方への対応
コロナ過の影響によるテレワークの導入、働き方改革の影響によるさまざまなワークライフスタイルへの対応を行いつつ、これらを踏まえた情報共有やコミュニケーションの活性化が求められている。 - ビジネスで取り扱う情報量の増加・多様化
環境やトレンドの変化が激しい近年のビジネスシーンでは、取り扱う情報量が増加しており、また多種多様な情報を取り扱う必要がある。これらに対応可能な仕組みで社内ポータルの導入と運用を行うことが重要。 - 企業が果たすべき社会的責任の多様化
法令・コンプライアンス遵守にはじまり、SDGs・DX・働き方改革・ホワイト化など、企業が社会から求められる責任が多様化しており、また責任も重くなっている。このような状況への対応も考慮した社内ポータルの運用を行うことが重要。
社内ポータルサイトの機能は？
社内ポータルサイトには、いくつもの便利な機能が搭載されていますが、具体的にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。
ここからは社内ポータルサイトで利用できる機能について、一つ一つ詳しく見ていきましょう。
ナレッジ共有機能
ナレッジ機能とは、社内に周知しておくべき決定事項を始めとして、さまざまな情報をスムーズに共有できる機能です。
社内ポータルサイトの中で共有することによるメリットとして、一度に多数の人に対して簡単に情報を伝達できる点があります。わざわざ口頭で伝える手間や、一人ひとりにメール送信をするといった必要がなくなるからです。
過去の共有されたナレッジが社内ポータルサイト内に蓄積されていくことで、共有される側にとっても検索しやすく、目当ての情報を簡単に探せるようになるでしょう。
Q&A機能
社内ポータルサイトにはQ&A機能が搭載されており、サイト内で質問・回答を集約することが可能です。Q&A機能を活用することで、利用者全員が疑問点・不明点をいつでも解決できるため、業務効率の向上・ミスや抜け漏れの低減・コミュニケーションコストの削減といったさまざまなメリットを得ることができます。
Q&A機能は社内ポータルサイトでのナレッジ・ノウハウ共有機能やコミュニケーション機能とも親和性が高く、ポータル内で併用することで相乗効果を発揮して業務効率化に大きく寄与してくれます。
コミュニケーション機能
個人間、または複数人でのグループで円滑にコミュニケーションができるようになります。
チャット形式という慣れ親しんだ方法で、気軽にやりとりができるようになるため、自然と活発なコミュニケーションが生まれることが期待できるでしょう。
わざわざ口頭やメールで伝えるまでもないと思うような些細な話題や小さな気付きも、社内ポータルサイトのコミュニケーション機能を使うことで積極的に共有していく姿勢を身に着けていくこともできます。
申請機能
書類を使っていた申請も、社内ポータルサイトならペーパーレスで簡単に申請できるようになります。
経費や休暇の申請や社内稟議など、自社で必要なワークフローに合った申請機能を活用することで、申請から承認までをスムーズに進めることができるようになります。
申請結果や過去の履歴も社内ポータルサイト内で一元管理できるようになるため、効率的に事務処理を進められるようになるでしょう。
ストレージ機能
ストレージ機能を利用することで、これまで紙で手渡していた資料や、メール添付で送信していた書類も、データを電子化することにより社内ポータルサイト内で一括共有できるようになります。
時には、ファイルサイズが大きすぎてメールでは送信できない大容量のデータや動画データを共有したい場合もあるでしょう。そのような時でも社内ポータルサイトであれば簡単にアップロードできて、共有相手にもファイルの保管場所をチャットで知らせるだけで誰でも簡単にファイルにアクセスできるようになります。
データの送受信や検索の手間が減り、誰でも必要なデータにアクセスしやすい環境を整えられるでしょう。
スケジュール管理機能
業務スケジュールの管理機能を使えば、口頭やチャットで確認しなくても、いつでも社内の人の予定を瞬時に把握できるようになります。
複数人でのアポイントや会議のスケジュール調整の際に、あらかじめ社内ポータルサイトで関係者のスケジュールを確認しておけば、円滑に日時の調整ができるようになるでしょう。
レポート機能
社内ポータルサイトには、蓄積したデータを集計したりグラフを作成したりといったレポート機能も搭載されています。自動でデータをまとめることができるため、営業資料・プレゼン資料・報告書等も素早くスムーズに作成することができます。
情報の蓄積・共有だけでなくアウトプットにも優れていることは、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットと言えるでしょう。
勤怠管理機能
社内ポータルサイトには、社員の出退勤・残業・有給といった勤怠管理機能も備わっています。社員は社内ポータルサイト上で勤怠の申請・連絡を完結することが可能となり、管理側である人事部も同様にオンライン上で勤怠管理を完結することが可能です。
社内ポータルサイトで勤怠管理を行うことで、タイムカード・管理ツール・申請書等を別途用意する必要が無くなるため、勤怠を申請する社員も管理側である人事部も手間と時間を削減することができます。
また、集計機能や入力支援機能といった便利な機能も搭載されているため、人事部の業務負荷を軽減することも可能です。
プロジェクト管理機能
プロジェクト管理機能とは、社内で進行しているプロジェクトの状況把握・進捗管理・情報共有等を社内ポータル上で一元管理できる機能です。
社内ポータル上にプロジェクトの情報を集約して管理することができるため、関係者間での共有漏れも無くスムーズにプロジェクトを進行することが可能となります。
プロジェクト別に管理を行うことも可能であるため、複数のプロジェクトを並行して立ち上げた場合においてもスムーズな管理・進行が可能です。
掲示板機能
掲示板機能とは、社内ポータル上で利用できる社内用の掲示板機能のことです。社内ポータルに参加しているメンバーであれば誰でも書き込みが可能で、テーマ・ジャンルごとにスレッドを分けることも可能。業務上のナレッジ・ノウハウ・質疑応答を行う場として手軽に活用することができます。
社内報・お知らせを掲示するなど、リアルタイムで全社的な情報共有・情報周知を図りたい場合にもおすすめの機能となります。
他社サービスとの連携機能
社内ポータルサイトには、社内SNS・チャット・業務系ASPといった外部サービスとの連携機能が搭載されており、連携を行うことで社内ポータルサイト内に情報を蓄積・共有することができます。
社内ポータルサイトは単体でも有用性・利便性があるものですが、自社で使用している外部サービスを必要に応じて連携することで更に有用性・利便性を高めることが可能です。
ナレッジ・ノウハウの蓄積・共有・活用を促進することができるため、社内ポータルサイト導入時には外部連携も積極的に検討しましょう。
社内ポータル導入が向いているケース
社内ポータルはどのような場合に導入効果を発揮するのでしょうか。ここでは、社内ポータル導入が向いているケースについて解説します。
従業員数の多いケース
社内ポータルの導入が推奨される代表的なケースが、従業員数が多い企業です。一般的に従業員数が多ければ多いほど、情報共有やコミュニケーションの難易度は高まり、効率性の低下や齟齬が生じる可能性も高くなるためです。
社内ポータルを導入すれば、業務に必要な情報やコミュニケーションを集約することが可能となるため、人数に関わらず同じプラットフォーム上でスムーズに情報共有や業務連絡を行うことが可能です。部署を跨いだ横断的な情報共有やコミュニケーションも活性化させることができるため、企業全体の生産性や業務効率は大幅に向上します。
企業規模が大きく情報共有やコミュニケーションの課題を抱えている場合には、社内ポータルの導入を検討すべきでしょう。
単純な社内問い合わせが多いケース
問い合わせ担当部署に多くの問い合わせが寄せられており、そのうち単純な問い合わせが占める割合が多い場合や同じような問い合わせが繰り返される場合には、担当部署は大きな負担を抱えることとなります。このようなケースにおいても、社内ポータルの導入は非常におすすめです。
社内ポータルを導入すれば、業務に必要なあらゆる情報を集約することが可能であるため、社員は問題や疑問を自己解決できるようになります。ポータル上で社員同士で情報交換を行ったり、対応部署もコミュニケーション機能を活用してスムーズに対応を行ったりも可能となります。
自発的な問題解決により社内問い合わせの件数を削減したい場合には、社内ポータルが効果的です。
テレワークを導入しているケース
テレワークの導入においては、できるだけ多くの業務をオンラインで完結できるように体制構築を行うことが重要なポイントとなります。
社内ポータルは、業務に必要な情報・資料・コミュニケーションなどが集約されているため、テレワーク環境の構築には最適です。社内ポータルを導入することで、社員全員が社内ポータル上で情報共有・業務連絡・共同作業を行うことが可能となります。
テレワーク環境の構築に最適なソリューションをお探しの方は、ぜひ社内ポータルを検討してみることをおすすめします。
従業員のスキルや知識に差があるケース
企業が生産性を向上させるためには、社員間の知識やスキルの差を無くし、できるだけ多くの社員が等しく高いパフォーマンスを発揮できるようにすることが重要です。特定の社員のみ活躍しているような状況だと、業務が人に依存したり一部の社員の負荷が高まったりといった属人化の問題が生じるため、全体的な生産性が低下してしまうためです。このようなケースにおいても、社内ポータルの導入が有用性を発揮します。
社内ポータルを導入すれば、業務上のナレッジやノウハウをスムーズに共有することが可能となるため、優秀な社員のナレッジやノウハウを誰もが利用できるようになります。他の社員がこれらのナレッジやノウハウを参考にすることで、知識やスキルの差を埋めて組織全体のパフォーマンスを底上げすることができます。
管理部門の負担が大きいケース
総務・経理・人事・労務・情シスといった管理部門は、自部門の業務を行いながら並行して問い合わせ対応を行っている場合が多く、業務負荷が高まっているケースが多く見られます。このようなケースにおいても社内ポータルの導入が推奨されます。
社内ポータルを導入し、管理部門に寄せられる問い合わせのFAQやマニュアルをポータル上で閲覧できるよう整備すれば、社員は疑問を自己解決できるようになり、管理部門の業務負荷の大幅な低減が可能となります。各管理部門は有人でなければ対応できない問い合わせのみに集中することができ、各管理部門本来の業務に注力することが可能となります。
社内ポータル導入が向いていないケース
社内ポータルは多くの企業に利用されていますが、全てのケースにおいて有用性を発揮できるわけではありません。なかには、導入が向いていないケースもあるため、導入判断を行う際には把握しておくことが重要です。
ここでは、社内ポータル導入が向いていないケースについて解説します。
部署や支社が細分化され、それぞれ異なるポータルサイトを使用しているケース
企業規模が大きく支社・部署・部門が枝分かれしており、随所で既にポータルサイト・グループウェア・イントラネット等を活用しているケースでは、新たに社内ポータルを導入するメリットは少ないと言えるでしょう。
なぜなら、社内ポータルと同等の役割を果たす仕組みが各所で既に十分な有用性を発揮している可能性が高いため、新しい仕組みを導入しても大きな変化は見込めないためです。逆に、各所の情報やコミュニケーションを社内ポータルで無理に統合しようとすると、無理が生じて逆にパフォーマンスが低下してしまう可能性もあります。
各所で活用している情報共有・コミュニケーションの仕組みが上手く機能していないのであれば、社内ポータルへの代替を検討してみるのも良いでしょう。
情報を更新することが少ないケース
情報共有やコミュニケーションを行う機会が少なく、情報を更新する頻度も低いケースでは、社内ポータルを導入する必要性はあまりないと言えるでしょう。社内ポータルを導入するメリットよりも、導入や運用にかかるコストや労力の方が上回ってしまうためです。
コミュニケーションを活性化したい場合やFAQのみ活性化したい場合など、目的や用途が限定的であるケースにおいては、多機能で幅広い範囲をカバーできる社内ポータルではなく、ビジネスチャットや社内FAQ等を導入するという選択肢がおすすめです。
社内ポータルサイトの導入事例
これから社内ポータルサイトの導入を行う方は、実際の事例を参考にすることで、多くの学びや気づきを得られるためおすすめです。ここでは、社内ポータルサイトの実際の導入事例をご紹介します。
総務省
課題：既存ポータルサイトの情報量の増大による管理困難
解決策：Desknet’s NEOによる情報一元化・管理運用の効率化
総務省では、近年省内で扱う情報量の増大から既存のポータルサイトでは一元管理を行うことができず、豊富な情報を有効活用することや効率的な業務を行うことが難しくなっていました。このような状況を解決するために、従来使用していた旧システムをdesknet’s NEOへ移行して、できるだけシステム移行の違和感を回避しつつ新しい社内ポータルサイトを再構築しました。
desknet’s NEOの機能を上手く活用することで、無駄なリソースを省きつつ全職員が共有すべき省内情報、部局内情報、システム情報から諸手続きまでをポータル上に一元化。分かりやすくデザイン性にも優れたUIを採用して、利便性や操作性も重視した再構築を行いました。
新ポータルサイトのリリース後は、情報共有や情報発信が効率化され、省内に存在する膨大な情報を業務に有効活用できる状況が実現しました。
SBSホールディングス株式会社
課題：コーポレートガバナンスを強化したい
解決策：グループ内の各子会社で別々に利用しているグループウェアを共通化
SBSホールディングス株式会社は、国内外の連携子会社22社で物流事業を展開するグループ企業です。これまでは各子会社で別々にグループウェアを利用していましたが、情報共有・コーポレートガバナンスを強化するために、AWSをシステム基盤とした共通グループウェアとしてサイボウズガルーンを導入。自社オリジナルのSIPSと呼ばれる社内ポータルサイトを構築しました。
グループ内の約350拠点、2,500人以上の社員がSIPSを利用することで、利便性の向上だけでなく情報伝達の心理的障壁も取り払われ、情報共有の活性化や効率化、迅速化を実現。これまでよりも的確かつスピーディーに情報の伝達を行うことが可能となった成果を受け、現在では物流ドライバーも含めた5,500人体制での情報共有を目指しています。
京都信用金庫
課題：店舗数が多く、コミュニケーションが各店舗内に限定されがち
解決策：全社的なコミュニケーションインフラとして社内ポータルを導入
京都信用金庫は、京都府を中心に展開する地域密着型のサービスを展開する企業です。企業内で90以上の店舗を有しており、2,000人以上の社員が勤務していましたが、店舗内にコミュニケーションが限定されがちという課題を抱えていました。
社内でのコミュニケーションの活性化・円滑化を目指すため、コミュニケーションインフラとして社内ポータル「TUNAG」の導入を開始しました。
若手職員や支店長という規模のスモールスタートから始め、社内ポータルの機能を利用してさまざまなコミュニケーション促進のための制度を設定。カジュアルにコミュニケーションを交わせる場を作ることをコンセプトに徐々に利用範囲の拡大しました。
社内での社員同士のコミュニケーションが活性化され、エンゲージメントも向上。年間を通じて離職者が発生しないなど大きな効果が見られ、会社説明会等でも企業価値をアピールするポイントとなっています。
出典：京都信用金庫が描く組織の形。日本一コミュニケーションゆたかな会社を目指して。 | 導入事例 | 情報共有・社内SNS – TUNAG
株式会社池田模範堂
課題：社内業務の効率化・視覚化
解決策：全社的なコミュニケーション基盤としてグループウェアを活用
池田模範堂は、かゆみ・虫刺され薬を一貫して提供する老舗企業。コミュニケーション活性化・情報共有・業務効率化のため、15年以上に渡ってサイボウズ・ガルーンを全社的に活用。特に、社内ポータルの活用方法に注力しており、以下のように目的・用途に応じた多数の社内ポータルをガルーンで作成して運用。
- 全従業員にアカウントを発行して社内コミュニケーションを活性化
- 部署別に業務用ポータルを作成して必要な情報を集約
- 社内広報用のポータルも作成して部署や社員を紹介
- 社内手続きMAPを作成してワークフローの効率化
現在では連携製品であるAI-FAQボットの試験運用も行っており、社内問い合わせの効率化も検討。ポータルをベースとしたDX化推進にも取り組んでいく姿勢です。
サトレストランシステムズ株式会社
課題：既存のグループウェアをより拡張性の高いものへと刷新したい
解決策：サイボウズ・ガルーンを全社規模で導入してシステム基盤を強化
サトレストランシステムズは、和食をコンセプトとした複数種類の店舗を展開する企業。既存グループウェアのOS・ブラウザ・端末等がWindowsに限定されており、将来を見据えてシステム基盤の強化を検討。既存のグループウェア・情報系システムをより強固なものへと刷新するため、全社規模でサイボウズ・ガルーンの導入を進めました。
ガルーンの導入後は、既存システムには無かった以下のような要件を実現。
- マルチデバイスへの対応
- 柔軟なシステム連携
- 情報発信の電子化
- 情報共有の効率化
- 業務効率化
既存のグループウェアの使用感・操作感を残しつつ設計を行い、より強固なシステム基盤を構築。実際のユーザーからも高い評価を得ています。
株式会社東横イン
課題：オンプレミスの情報基盤をクラウドへ刷新したい
解決策：Office365へ移行して情報基盤を構築
国内外で多数のビジネスホテルチェーンを展開する東横インでは、情報基盤としてオンプレミス型の国産製品を使用していたが、業務効率化と可視化を目的にクラウドベースの情報基盤を検討。Office365ベースのクラウド製品へのシステム移行を行い、情報基盤の刷新を実施しました。
社内ポータルとしてはOffice365のSharePoint Onlineを活用しますが、カスタマイズが難しいことから導入と導入後のサポートをアウトソーシング。任せきりにするのではなく社内でも検討を行いながら、国内外270店舗を繋ぐ情報基盤・コミュニケーション基盤として活用を行っています。
PR TIMES「株式会社東横インが、業務の“効率化”と“見える化”を目指して「社内ポータル」を InSite で構築」
社内ポータルのメリットを活かした活用事例
社内ポータルは、アイディア次第ではさまざまなシーン・用途でパフォーマンスを発揮することができます。これから導入を検討しているのであれば、社内ポータルの活用方法について引き出しを増やしておくことがおすすめ。
ここでは、社内ポータルのメリットを活かした活用例についてご紹介します。
情報共有を活性化して問い合わせ対応を削減
社内ポータルには、ファイル共有、タスク管理、スケジュール管理、チャットなど、社内の情報やコミュニケーションを一ヶ所に集約できる機能が充実しています。
これらの機能を活用して情報共有の利便化・活性化を測れば、社員は質問や疑問の自己解決が可能となり、不要な問い合わせ対応を削減できることが大きなメリットです。問い合わせ件数削減を強化したいのであれば、FAQ機能や掲示板機能も駆使することでより大きな成果を得ることも可能です。
社内問い合わせ対応の件数の多さは、企業全体の生産性や業務効率を低下させるなど、さまざまな問題の原因となります。この問題をスムーズに解決することは、社内ポータルを導入する大きなメリットとなります。
情報の一元管理で組織全体の連携アップ
社内ポータルを導入すれば、組織内のあらゆる情報をポータル上に集約して一元管理することができるため、コミュニケーションや情報共有を活性化して組織内の連携性・連帯性を強化できることも大きなメリットです。
業務に必要な情報があればポータル上ですぐに取得することが可能となり、ポータル上で必要な情報を参照しながらコミュニケーションを図ったりといったことも可能となるため、メンバー間・部署間での連携も大幅に向上させることができます。時間のロスや重複、抜け漏れを防ぎ、社内での情報共有・情報伝達・共同作業の質も向上させることが可能です。
現代の企業においては、情報をいかに有効活用するかが重要となるため、社内ポータルでそれを実現できることは大きなメリットとなります。
迅速な社内コミュニケーションで業務スピード向上
社内ポータルを導入すれば、業務に必要な情報がポータル上に集約されると同時に、ポータル上でコミュニケーションも行うことができるため、情報の周知、ワークフロー、意思決定、トラブル解決等に要する時間を大幅に短縮することができます。その結果、企業活動において欠かせない情報共有・情報伝達・業務推進のスピードを向上させられることが大きなメリットです。無駄な時間や手順が省かれることで余力が生まれ、業務品質の向上も期待できます。
社内ポータルを自社の業務体制に合わせて構築すれば、企業全体の大幅な生産性向上・業務効率化を実現することができるでしょう。
ペーパーレス化でコスト削減・テレワーク推進も
社内ポータルを導入すれば、オンライン上での情報共有やコミュニケーションを行うことができるため、ペーパーレス化ならびに紙の業務に要していたコストの削減を図ることが可能です。また、テレワーク環境下でもオフィスで仕事を行うのと変わらない環境を実現することができます。
ペーパーレスや業務環境の構築は、企業がテレワークを推進するうえでの大きな障壁であり課題です。近年では多くの企業がテレワーク環境を実現する必要性に迫られているため、社内ポータルに業務に必要な環境を集約できることは、非常に大きなメリットと言えるでしょう。
社内ポータルサイトの導入方法とは？
社内ポータルサイトを導入するには、主に以下3種類の方法があります。
- 無料ツール
Googleサイトなど無料のサービスを活用して社内ポータルを導入する方法。有料版には劣るがある程度の機能を有した社内ポータルの構築が可能。 - パッケージツール
社内ポータル構築を目的としたパッケージツールを導入する方法。コストは必要となりますが、さまざまな製品がリリースされており、機能も充実しているのがメリット。 - スクラッチ開発
導入時にコスト・時間は最も多く必要となるが、スクラッチ開発を行えば自社が求める社内ポータルを自由に構築することが可能。自前のシステムとなるため、導入後の月額費用は不要。
社内ポータルサイトを導入するときのポイント
これまで社内ポータルサイトの機能やメリットを見てきましたが、実際に導入する際に気をつけるべきポイントにはどのような点があるのでしょうか。
運用責任者を決める
社内ポータルサイトが効果を発揮するためには、目指すべきゴール（理想の状態）の設定を行い、必要な機能・コンテンツの充足を行ったり繰り返し改善を重ねたりといったことが重要となってきます。
漠然と運用していたのではなかなか成果に結びつかないため、社内ポータルサイトを運用する際には明確な運用・管理責任者を決めておくことがポイントです。責任者がサイトのパフォーマンスに責任を持ちリーダーシップを発揮することで、社内ポータルサイトの有用性・効果性を着実かつスムーズに向上させていくことができます。
社内ポータルの構築目的を明確にする
社内ポータルを導入する際は、導入・構築の目的を明確化しておくことが非常に重要です。どのような業務上の課題があるのか、社内ポータルでどのような課題を解決したいのか、どのような状況を実現したいのかを明確化しておくことで、有用性・効果性の高い社内ポータルを構築することができます。
反対に、目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、何にどのように活用して良いかが分からない社内ポータルができあがってしまい、業務に役立てることも難しくなってしまいます。
社内ポータルは情報共有や業務効率の向上により業務上の課題を解決するために導入するものであるため、パフォーマンスを発揮するためにも目的の明確化は必ず行っておきましょう。
要件定義を行う
社内ポータルは多くの従業員が日常的に情報共有や共同作業に利用するサイトであるため、有用性を発揮できるようにするためにも、事前に厳密な要件定義を行うことが重要です。
要件定義とは、システムやWebサイトを開発する前に、依頼者からの要求をまとめて必要な機能・性能や開発の方針を決定する作業のことです。要件定義をいかに高精度で行うかに社内ポータルの完成度が大きく左右されるため、理想的なサイトを構築するためにも十分な時間と労力を割いて要件定義を実施しておく必要があります。
見切り発車で構築を進めた社内ポータルは有用性を発揮できず、仕様変更や改善で余計な時間と手間がかかるため、スムーズに自社が求める社内ポータルを構築するためにも、要件定義には注力しておきましょう。
社内ポータルサイトは一つにまとめる
社内ポータルサイトを部署・プロジェクトごとに別々に導入するケースが見られますが、情報が分散して利便性が損なわれますし、管理・運用の労力やコストも増すためおすすめできません。
社内ポータルサイトの最大のメリットは、あらゆる情報を集約して一元管理できる点にあります。サイト内で部署・プロジェクトごとに情報を切り分けて利用する機能も搭載されているため、社内ポータルサイトを導入する際には一つにまとめるようにしましょう。
UIを重視する
社内ポータルサイトは社内の誰もが利用するものです。操作性や使い勝手が悪かったり目的の情報が得られなかったりすると徐々に利用されなくなってしまうため、自社の状況を加味したUIを設計することが重要となります。
メニュー構成・見やすさ・分かりやすさ・使いやすさ・検索性といった各項目について、ITリテラシーの高低に関わらず社内の利用者誰もがスムーズに扱えるUIを設計することがポイントです。
いくら役立つ情報を多数蓄積・共有していても、分かりにくく使いにくい社内ポータルサイトは利用を敬遠されてしまいがちになります。このような事態を避けて社内ポータルサイトの利用促進・パフォーマンスの発揮を図るためにも、UIの設計には徹底的にこだわることをおすすめします。
投稿方法やルールを周知する
社内ポータルを立ち上げても、社員に活用方法やルールの周知を行わないと、運用はまず上手くいきません。各社員が自由な方法で利用してしまうと、情報の投稿や活用において統制が取れず、スムーズな情報共有や共同作業を行うことができないためです。情報の不適切な取り扱いや流出といったインシデントが起こるリスクもあります。
そのため、社内ポータル導入の際には、投稿方法・運用ルール・情報セキュリティについて利用対象となる社員全員にレクチャーを行い、周知徹底することが重要となります。適切で効率的な社内ポータル運用により生産性を向上するためにも、必ず実施しておきましょう。
必要な情報を見つけやすくする
毎日の業務で社内メンバー誰もが利用する社内ポータルは、情報や機能を充実させるだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられるように操作性・利便性・検索性を高めておくことも重要です。
サイト内の導線やカテゴライズを工夫して操作性に優れたUIを設計することはもちろん、サイト内検索ツールやチャットボットの設置を行い、より手軽に素早く情報を見つけられるようにしておくことがポイントとなります。
情報の見つけやすさは、業務効率の向上だけでなく社内ポータルの利用率向上にも重要であるため、ぜひ意識しておきましょう。
最新情報への更新を欠かさない
社内ポータルサイトは情報が集約されており利便性が高い反面、誤った情報や古い情報が掲載されている場合の影響範囲も大きく、リスクとなって返ってきます。そのため、社内ポータルサイトを運用するにあたっては、常に情報を更新して情報鮮度を保つことや、情報の整理整頓・取捨選択を行うことが非常に重要です。
情報の更新・チェックは失念したり疎かになったりしやすい性質を持つため、情報更新・情報チェックをスケジューリングするなど、常に情報鮮度・情報の質を良好に保てるような仕組みを社内でセットしておきましょう。
テンプレートを活用する
社内ポータルサイトでは既存の情報を共有するだけでなく、利用者が次々に役立つ情報を投稿して、サイト内の情報を充実させていくことが重要となります。しかし、情報を共有したいけれども投稿方法が分からず、良い情報があるのに投稿されないというケースが発生する場合もあります。
そこで重要となるのが、投稿用テンプレートの活用です。利用者はテンプレートで示された項目を埋めるだけで、迷わずスムーズに投稿できるようになるため、不慣れな人でもスムーズに投稿を行えるようになります。
利用者のITリテラシーはさまざまであるため、上記のテンプレートのように情報の投稿・共有・活用のハードルを下げて利用を促進する仕組みを構築することも、社内ポータルサイト運用上の重要なポイントです。
セキュリティ対策を徹底する
これまでご説明してきたとおり、社内ポータルサイトのポイントは「一元管理」できることです。つまり、社外秘のデータも含め、さまざまな情報が社内ポータルサイトに蓄積されていくことになります。
大切なデータを守るためにも、社内ポータルサイトにおけるセキュリティ対策の徹底は非常に重要です。システムのログインURLやログイン時のアカウント情報などが外部に漏洩することがないように、適切な対策を講じるようにしましょう。
社内ポータルサイトとあわせて活用！「ブラストメール」
これまでご紹介してきた社内ポータルサイトと、あわせて活用できるメール配信システム「ブラストメール」をご紹介します。
ブラストメールとは？
ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムです。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、ChatGPTを使ったメール配信システムをしてみたい方におすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！
社内ポータルサイト×ブラストメール？
社内ポータルサイトを作っただけでは、社員から閲覧されることはありません。社内への積極的な発信が必須となります。
そこで活用できるのが「ブラストメール」なのです。
メールアドレスであれば社員全員が保有している企業も多いでしょう。社内のコミュニケーションにチャットツールなども流行っていますが、そもそもチャットツールを登録するのにメールアドレスが必要だったりします。
また、ブラストメールは一斉メール配信に特化した安価なメール配信システムなので社内ポータルサイトの内容や新しい情報を一斉配信するのに最適です。
もちろんBCCを使った配信なども可能ですが、BCCの一斉配信には「誤送信」や「スパムメールと間違われてメールが届かない」などのリスクが存在します。
社内ポータルサイトとブラストメールを組み合わせることで最大限の効果を発揮できます。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
まとめ
社内ポータルサイトは、従来のグループウェアや社内SNSなどの役割を含む、総合的な社内の情報共有やコミュニケーションのためのツールといえます。
分散しがちな情報を社内ポータルという一つの決まった場所で共有して集約し、蓄積したデータを有効活用することで、より社内における連携がスムーズになるでしょう。利便性が高くなることはもちろん、社内のコミュニケーションツールとして果たす役割も大きく、社内の円滑なやりとりも期待できます。
社内の膨大な情報の一元管理や、情報共有の方法に課題を抱えているケースでは、社内ポータルサイトの導入が業務効率化の第一歩になるかもしれません。
