ビジネスにおいて、不在通知メールはとても重要です。
メールのやり取りにおいて、相手からの返信が遅く、何も連絡がない状況は、ストレスを生む原因となります。
特に休暇や出張中など、連絡が取れない期間においては、不在通知メールを適切に設定することで、信頼性を維持し、業務効率を高めることにつながります。
不在通知メールでの便利な自動返信機能と今回紹介する例文を参考にしてみてください。
不在通知メールは自動返信機能を活用しよう！
不在通知メールを送るときには、自動返信機能を使うと便利です。
自動返信機能とは、メールソフトやウェブメールに備わっている機能であり、あらかじめ設定した条件に合致するメールに対して、自動的に返信する機能です。
自動返信機能を使えば、不在期間中に届くすべてのメールに対して、一括で不在通知メールを送ることができるため効率的であり、メールの対応漏れを防ぐのに有効です。
また、自動返信機能では、不在期間の開始日と終了日を指定することもできるので、不在期間が終わったら自動的に返信を停止することも可能です。
不在通知メールで気を付けるべきポイント
不在通知は自動返信機能で相手に伝えることができますが、以下の4つのポイントが漏れてしまうと不親切なメールになってしまいますので注意しましょう。
- 不在理由を明確に記載する
- 情報は簡潔に伝える
- 長期なら、不在期間を明記
- もしもの緊急連絡先を記載
それぞれ詳しく解説します。
不在理由を明確に記載する
不在通知メールを送る際には、なぜ自分が不在になるのか、その理由を明確に伝えましょう。
理由が曖昧だと、相手は自分のメールが重要視されていないと感じたり、不信感を抱いたりする可能性があります。
例えば、「用事があるため」という理由では、その用事が何なのか、どれくらい重要なのか、どれくらい時間がかかるのかなどが分かりません。
相手に不信感を与えないためにも、「出張のため」「研修のため」「長期休暇のため」などの具体的な理由を伝えましょう。
情報は簡潔に伝える
不在通知メールを送る際には、必要な情報だけを簡潔に伝えることが望ましいです。
情報が多すぎると、相手は読むのに時間がかかったり、重要な点が埋もれたりする恐れがあります。
例えば、「研修の内容やスケジュールや場所や参加者や講師など」という情報は、相手にとって必要ではない場合がほとんどです。
そのため、「終日研修のため、10時から18時まで不在にしております」のような簡潔な情報提供を心がけましょう。
長期なら、不在期間を明記
自分が不在になる期間を明記することで、相手への安心材料になります。
特に長期の不在の場合は、期間を明記しないと、相手は自分のメールに対する返信や対応の見込みが立たなくなります。
例えば、「休暇のため」という理由だけでは、その休暇が何日間なのか、いつからいつまでなのかが分かりません。
そのため、「休暇のため、◯月◯日から◯月◯日まで不在となります」という期間を明記するのが適切です。
もしもの緊急連絡先を記載
ビジネスでは自分が不在中にも、相手から重要な連絡や問い合わせが来る可能性はあります。
そのため、もしもの緊急事態に備えて、代わりに連絡できる人や方法を記載しましょう。
相手が困らないように、自分以外の担当の連絡先や緊急の電話番号・メールアドレスを記載することが理想的です。
例えば、「緊急の場合は、上長の山田太郎（電話番号：〇〇、メール：◯◯）までご連絡ください」というように記載することで、相手に安心感を与えることができます。
【ケース別】不在通知メール例文5選
不在通知でのメールテンプレをよく使うケースで5つ紹介します。英語での表記も続けて、まとめていますのでぜひ活用してください。
休暇
件名：〇月〇日までは休暇のため不在にしております
このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、〇月〇日から〇月〇日まで休暇のため、メールの返信ができません。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
お急ぎの場合は、メールアドレス：〇〇宛にご連絡ください。
ご連絡いただいた内容は休暇明けに順次対応いたします。ご迷惑おかけして申し訳ございませんが、ご理解とご協力をお願いいたします。
Thank you for reaching out to us.
We sincerely apologize, but I will be on vacation from MM/DD to MM/DD, and during this time, I will be unable to respond to emails.
I apologize for any inconvenience this may cause.
If you have an urgent matter, please contact Mr./Ms. Mr./Ms. XX (email address: XX@example.com)
I will respond promptly upon my return from vacation.
Your understanding and cooperation are greatly appreciated.
出張
件名：〇月〇日までは出張のため不在にしております
このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日から〇月〇日まで出張のため不在にしております。
次回の出社は〇日〇時を予定しております。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。お急ぎの用件でしたら、電話（番号：000-0000-0000）にご連絡ください。
ご不便をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
This email has been sent as an automatic reply.
Thank you for your email.
I am currently out of the office on a business trip from MM/DD to MM/DD.
I will be back in the office on DD. I apologize for any inconvenience this may cause.
If you have an urgent matter, please contact me by phone at 000-0000-0000.
I apologize for any inconvenience and thank you for your understanding.
営業時間外
件名：お問い合わせありがとうございます。
この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
申し訳ございませんが、本日の営業時間は9:00〜18:00となっております。
お問い合わせいただいた内容については、翌営業日13時までに回答いたします。恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいませ。
なお緊急の場合は以下の連絡先までお電話ください。
緊急連絡先：000-0000-0000
Thank you very much for your inquiry.
We apologize for any inconvenience, but our business hours today are from 9:00 AM to 6:00 PM.
Regarding the inquiry you’ve made, we will respond by the next business day by 1:00 PM. We kindly ask for your patience in the meantime.
In case of an emergency, please contact us at the following number:
Emergency Contact: 000-0000-0000
不在だがメール確認可能
件名：〇月〇日までは返信が遅くなります
ご連絡ありがとうございます。
本日は終日不在にしておりますが、メールは確認できます。（ただし、返信に時間がかかる場合がありますので、ご了承ください。）
至急の用件でしたら、電話（番号：000-0000-0000）にご連絡ください。
ご迷惑おかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
Thank you for your email.
I am away from the office, but I can check my email.
However, please understand that it may take some time to reply.
If you have an urgent matter, please call me at 000-0000-0000.
I apologize for any inconvenience and thank you for your cooperation.
社内向け
件名：〇月〇日まで休暇のため不在にしております
社内の皆様へ
お疲れ様です。
〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただいております。
その間はメールのチェックができませんので、何かありましたら〇〇さん（内線：1111）に確認をお願いします。
休暇中にいただいたご連絡に関しては、休暇明けに順次対応いたしますので、ご協力をお願いいたします。
To all staff
Thank you for your hard work. I will be on vacation from MM/DD to MM/DD.
I will not be able to check my email during this time, so if you have anything, please contact Mr./Ms. XX (extension: 1111).
I will check and respond to your email after my vacation.
Thank you for your cooperation.
まとめ
不在通知メールは、自分の不在を相手に伝えるだけでなく、相手の気持ちや立場に配慮することも大切です。
たとえ休暇や出張などの理由があったとしても、相手からの信頼を失うことは避けたいものです。
そこで、自動返信メール機能は非常に役立ちます。
お客様の立場に立って考え、不在の理由、期間、業務再開の予定を詳細に記載することで、お客様に安心感を提供できます。
さらに、緊急時の対応策も提示することで、より丁寧で信頼性のある対応ができます。今回紹介した例文を活用して、相手に適切な不在通知メールを送るようにしましょう。
