ビジネスコミュニケーションや、商品・サービスのマーケティングに欠かせない「メール」ですが、使い方を誤ると重大なアクシデントにつながります。その最たる例が個人情報の漏洩です。
特に区役所・市役所や官公庁などのような、デジタル化の遅れが見られる公的機関において、下記のようなBCC設定ミスによる情報漏洩が絶えません。
- 個人情報（メールアドレス）の漏えい｜東京都
- 佐那河内村がメアド流出 「BCC」と「TO」間違え – 徳島ニュース
- デジタル庁、宛先ミスでメール誤送信 「再発防止に努める」としながら2度目の失敗 – ITmedia NEWS
メールの誤送信により起こり得る事故は、個人情報の漏洩の他にもあります。たとえば「メールアドレスのコピペを誤り、本来とは違う宛先に機密情報を送ってしまった」「添付ファイルを暗号化せずに送信してしまった」などの事故です。
誤送信対策ツールはそうした事故を未然に防げる、便利なツールです。メール運用におけるセキュリティリスクを低減できると同時に、セルフチェック・Wチェックといった負担の大きい業務が削減可能なため、オペレーションの効率化も期待できます。
今回は誤送信対策ツールの機能やメリット、そしておすすめのサービスなどについて詳しく解説します。メール誤送信による事故を防ぎたいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
誤送信対策ツールとは？
誤送信対策ツールとは、BCCの設定ミスや宛先の取り違えといった、メールの誤送信を未然に防止するためのツールです。
誤送信対策ツールを導入すれば、メール運用上のセキュリティを向上するだけでなく、送信前のセルフチェックやWチェックといったメール業務の負担も軽減できます。
また、ビジネスのやり取りやメルマガなど、メールに様々な用途があるように、誤送信対策ツールにも用途に応じた様々なサービスが存在します。誤送信対策ツールを導入する際は、どのようなメールの誤送信を防ぎたいかをハッキリさせてからサービス選びを行いましょう。
そもそもメールの誤送信とは？
メールの誤送信とは、メールの宛先や文章、添付ファイルなどが本来あるべき姿とは異なる状態で送信されてしまうことです。
代表的な誤送信のひとつとしてBCCの設定ミスが挙げられますが、本文の誤字脱字やファイル添付忘れなどといった些細なミスも、広い意味で誤送信の一種といえるでしょう。
本記事では数ある誤送信の中でも、特に重大な事故につながりうるものを下記の通りピックアップして解説します。
- 宛先を間違える
- BCCに設定すべきアドレスをCCやTOに設定してしまう
- 暗号化すべきファイルを暗号化せずに添付する
宛先を間違える
メールの誤送信でもっともシンプルなものといえば「宛先のミス」でしょう。ビジネスかプライベートかに関係なく、メールをよく利用する人なら誰しも、一度は宛先を間違えた経験があるのではないでしょうか？
ただし、ビジネスの場面において、宛先のミスは重大なアクシデントにつながりえます。なぜなら、ビジネスメールでは機密情報を含むやり取りを行うことがあるためです。ある機密情報を、まったく関係のない企業に送信してしまったとなれば、致命的な損失につながる可能性もあります。
また、宛先のミスはほんの些細な取り違えによって起こります。顧客や取引先のアドレスをスプレッドシートなどで管理している組織は少なくありませんが、この場合、見るべきセルの行がひとつでもズレていたら、送信先も間違えてしまうことになります。
BCCに設定すべき宛先をCCやTOに設定してしまう
メールには、宛先（メールアドレス）の入力欄が３つあります。それはTO、CC、BCCの３種類です。
- TO
主な送信先となるメールアドレスを設定する欄。TOに設定されたメールアドレスは受信者全員に表示される - CC
主な送信先ではない（例えば情報共有のみしたい相手など）メールアドレスを設定する欄。TOと同様、CCに設定されたメールアドレスは受信者全員に表示される - BCC
一斉配信先となる複数の取引先や顧客のメールアドレスを設定する欄。TO・CCと異なり、BCCに設定されたメールアドレスは受信者に対して非表示となる
このように、TO・CCとBCCでは「受信者にメールアドレスが表示されるか否か」という点でまったく異なる振る舞いを見せます。そのため、BCCにすべきメールアドレスがTOやCCに設定されてしまうと、個人情報の漏洩につながるのです。
しかし、どの欄にメールアドレスを設定するかは人間の手作業にかかってきます。つまり、マウスポインタの位置が少しでもズレていたり、ボタンを見間違ったりするだけで、BCCに設定すべきメールアドレスが簡単にTOやCCに設定されてしまう、というわけです。
誤送信対策ツールを利用せずにメールを使っている人は、TO・CCとBCCの使い分けに細心の注意を払いましょう。
暗号化すべきファイルを暗号化せずに添付する
添付ファイルの暗号化はすべての場面で必要というわけではありませんが、それゆえに「暗号化すべきファイルを暗号化し忘れた」というヒューマンエラーは起こりえます。
万が一自社のメールを傍受されてしまった場合、暗号化されていないファイルの中身は第三者に筒抜けです。誤送信対策ツール抜きで、機密情報や個人情報を高いレベルで保護したければ、ファイル添付を例外なく暗号化するなど、運用ルールの工夫が必要となるでしょう。
誤送信対策の種類
誤送信対策のアプローチとしては、大きく分けて「運用ルールを厳しくする」ことと「誤送信対策ツールを導入する」ことのふたつがあります。それぞれどのような対策なのか、具体的に解説していきます。
運用ルールを厳格にする
誤送信対策のひとつとして真っ先に挙げられるのが、メールの運用ルールを厳格にすることです。具体的な運用ルールとしては以下のようなものが挙げられます。
- 送信前のチェックリストを作成し、活用する
- 他のスタッフによるWチェックを実施する
- 添付ファイルは例外なく暗号化する
- 添付は利用せず、ファイル共有にはクラウドを用いる
しかし、運用ルールによる対策には一定の限界があります。ルールが多すぎたり厳しすぎたりすれば業務の効率は落ちますし、メールのチェックを人の手に頼る以上、ヒューマンエラーをゼロにはできないためです。
セキュリティを向上させたいが業務効率も高くしたい、特定のプロセスを機械に任せてヒューマンエラーを根本から防ぎたい、という場合には後述の「誤送信対策ツールを導入する」対策も同時に行いましょう。
誤送信対策ツールを導入する
誤送信対策ツールを利用すれば、メール送信におけるプロセスの一部が自動化され、ヒューマンエラーを根本から防ぐことが可能です。具体的には下記のようなことが実現できます。
- 一斉配信であればすべての宛先を強制的にBCCへ設定する
- メール送信実績のない宛先へメールを送ろうとする際にアラートを発する
- 添付ファイルの暗号化を自動で行う など
このように、誤送信対策ツールを利用すれば重大な事故を予防できます。誤送信対策ツールの機能についてはこのあと詳しく解説するため、そちらもあわせて参考にしてください。
誤送信対策ツールの代表的な機能
誤送信対策ツールの代表的な機能としては以下の６つが挙げられます。
- 強制BCC
- メール送信先に関するアラート・送信制限
- 送信拒否
- 承認機能
- Wチェック・セルフチェックの促進機能
どの機能も誤送信を防ぐのに非常に便利です。各機能について、一つひとつ詳しく解説していきます。
強制BCC
強制BCC機能とは、TOやCCに一定数のメールアドレスが設定された場合、自動で強制的にBCCにセットする機能です。本機能によって、「一斉配信のBCC設定ミスで個人情報や取引情報が漏洩してしまった」というような事故を大きく減らすことが可能です。
メール送信先に関するアラート・送信制限
多くの誤送信対策ツールには、一定の条件を満たす宛先に対してメール送信を行う際にアラートを発したり、そもそも送信を禁止できる機能を備えます。一定の条件というのは、例えば以下のようなものを指します。
- 過去にメールを送った実績がない宛先
- メールアドレスがフリーメールサービス（@gmail.com や @yahoo.co.jp など）のもの
- ツールに設定できる任意のキーワードが宛先のメールアドレスに含まれている
本機能を活用すれば宛先の設定ミスを大幅に減らせることが期待できます。
送信拒否
送信拒否とは、時間帯やあらかじめ設定したキーワードといった条件に応じて、送信ボタンが押された場合でも送信を拒否する機能です。
この機能を利用することで深夜や休日のメール送信を防止したり、送信先のメールサービスで迷惑メール判定されやすい単語をNGワードとして設定できます。
承認機能
承認機能とは、自分の上司などのような第三者による承認が降りたメールのみ送信が実行される機能のことです。承認機能を活用すれば、添付ファイルのミスや誤字脱字を減らせることが期待できます。
セルフチェックの促進機能
一部の誤送信対策ツールには、あらかじめ用意したチェックリストにすべてチェックを入れてからでないと、送信を実行できない機能が備わっています。
送信するメールごとにチェック項目をクリアする必要があるため、エクセルや紙などで別途チェックリストを管理するよりも、意義のあるチェックリスト運用ができるでしょう。
添付ファイルの暗号化
誤送信対策ツールには、添付ファイルをパスワードが必要なZIPに自動変換（暗号化）してくれる機能が備わっています。社内ポリシーとして添付ファイルは必ず暗号化しなければならない、といったルールがある場合、本機能が非常に役立つでしょう。
なお、ZIPを開くためのパスワードは、メールではなく電話やチャットといった別の手段で伝えるようにしましょう。ZIPとパスワードの両方をメールで送ってしまったら、メール送信を傍受できる第三者はかんたんにZIPとパスワードの両方を知ることが可能だからです（PPAP）。
誤送信対策ツールを選ぶときのポイント
誤送信対策ツールには様々な種類があるため、一定の基準を持って選定にあたると効率が良いでしょう。具体的には、下記のようなポイントを押さえておくのがおすすめです。
- どのようなメールの誤送信を防げるか
- ビジネスのやり取り向けか、メールマーケティング向けかなど
- 自社のメール運用に則した機能を備えるか
- 無料トライアルはできるか
どのようなメールの誤送信を防げるか
一口に誤送信対策をしたいといっても、ビジネス上のやり取りにおける誤送信を防ぎたいのか、もしくはメルマガの誤送信を防ぎたいのかなど、用途によって導入すべきツールの種類は変わってきます。
特に後者、すなわちメルマガのようなマーケティングメールの誤送信対策を行いたいとなれば、誤送信対策ツールというより「メール配信システム」や「マーケティングオートメーション（MA）」といったツールの導入がおすすめとなります。
社内で利用しているメールサービスに対応しているか
誤送信対策ツールを新しく導入する際に気をつけたいのが、導入を検討しているツールが社内ですでに使っているメールサービス（例えばGmailやOutlookなど）に対応しているかどうかです。
社内で使っているメールサービスに対応しているツールを選ぶことで、それまでのメールの使い勝手を大きく変えることなく誤送信対策を行うことができます。
自社のメール運用に則した機能を備えるか
誤送信対策ツールに限らず、新しいツールを導入する際に念頭に置くべきことは、自社にマッチした機能が存在するかどうかです。
メールの運用方法は組織によって差があります。組織によっては、すべてのメールでダブルチェックが必要だったり、添付ファイルは暗号化が必要だったりするかもしれません。そうした場合は、チェックリスト機能や承認機能、ファイルの暗号化機能が備わっているツールを選ぶべきといえます。
また、海外との取引が多い、または海外にも支社があるといったような企業なら、メールで英語や中国語を使うことが当たり前でしょう。この場合は多言語対応しているツールを選ぶのもひとつのポイントです。
無料トライアルはできるか
誤送信対策ツールを全社的に利用する予定なのであれば、無料トライアルができるツールに絞って選定するのがおすすめです。なぜなら、無料トライアルを利用すれば、そのツールが現場で使いやすいかどうかをより確実に推し量ることが可能なためです。
ビジネス向け：誤送信対策ツールのおすすめ３選
ここからは誤送信対策ツールのおすすめサービスを紹介していきましょう。まずは取引先や顧客とメールでコミュニケーションを取る際に役立つ、ビジネス向け誤送信対策ツールを３つ紹介します。
- メールディーラー
- Active! gate
- safeAttach
- m-FILTER MailAdviser
メールディーラー
| 公式サイト | メールディーラー |
| 料金 | 要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
| 主な機能 | 宛名チェック機能 / 申請・承認機能 / ステータス管理機能 / 担当者振り分け機能 など |
メール共有システム「メールディーラー」には、チーム全員のメールを対応状態やどのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるだけでなく、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
そして、誤送信を防げる「宛名チェック機能」や「申請・承認機能」送信を防げる「宛名チェック機能」や「申請・承認機能」なども機能としてあるため、誤送信の防止に最適なツールとなります。
昨今、個人情報の取扱いなど非常に厳しくなっており、もし個人情報が漏洩してしまうと企業としての信頼は大きく落ちてしまうでしょう。
メールの誤送信を防ぎたい人はもちろん、複数人でのメール管理や問い合わせ対応でお困りの方におすすめです。
Active! gate
| 公式サイト | Active! gate |
| 料金 | 495,000円 / 100ユーザーから |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 | 送信メールの一時保留 / 添付ファイルの暗号化・URL化 / 強制BCC / 送信拒否 / 承認機能 |
「Active! gate」は株式会社クオリティアが提供している誤送信対策ツールです。基本的にはオンプレミス向けに提供されているサービスですが、GmailやOutlookといったクラウドのメールサービスで利用できる「Active! gate SS」も同社で提供されています。
機能としては、強制BCCや承認機能、ファイルの暗号化など一通り揃っています。提供開始から20年以上が経った老舗サービスであり、信頼のおける誤送信対策ツールといえるでしょう。
safeAttach
| 公式サイト | safeAttach |
| 料金 | 月額100～400円 / 1ユーザー（最低10ユーザーから） |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 | 送信メールの一時保留 / 添付ファイルの暗号化・URL化 / 強制BCC/ 送信拒否 / 承認機能 / パスワード経路変更 |
「safeAttach」はクロス・ヘッド株式会社が提供する誤送信対策ツールです。添付ファイルをダウンロードURL化する機能が備わっており、メール運用の「脱PPAP」を実現できます。
ディスクサイズ拡張やDKIM認証、ドメインの追加、クラウドサービスとの連携といったオプションも豊富に提供されているため、自社に合った運用がしやすいでしょう。
m-FILTER MailAdviser
| 公式サイト | m-FILTER MailAdviser |
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 | チェックリスト機能 / 添付ファイルの暗号化 / 承認機能 |
「m-FILTER MailAdviser」はデジタルアーツ株式会社が提供する誤送信対策ツールです。m-FILTER MailAdviser最大の特徴は、セルフチェックの促進に特化した誤送信対策ツールであることです。強制BCCや一時保留といった、他のツールでよくある機能はありません。
非常に尖ったコンセプトのツールですが、機械の力だけではどうしても防ぎきれないミスを高いレベルで予防するなら、本ツールがおすすめといえるでしょう。
大量配信向け：誤送信対策ツール（メール配信システム）のおすすめ３選
メルマガのような定期的に行われる大量配信の誤送信対策を行いたい場合は、誤送信対策ツールではなくメール配信システムを導入しましょう。
メール配信システムを利用したメール送信は、そもそもTOやCCといった設定自体が不要なため、BCC設定ミスによる情報漏洩リスクは100%防ぐことが可能です。
メール配信システムのおすすめは下記の３つとなります。低価格だったり、機能が豊富だったりとそれぞれ異なる特徴を持つため、自社の状況にあったものを選びましょう。
- blastmail
- 配配メール
- Cuenote FC
ブラストメール（blastmail）
| 公式サイト | blastmail（ブラストメール） |
| 料金 | 月額4,000円から |
| 無料トライアル | あり（申込みはこちら） |
| 主な機能 | セグメント配信 / HTMLエディタ / 効果測定 / 迷惑メール対策（DKIM）/ API |
blastmailは14年連続で顧客導入数シェアNo.1のメール配信システムで、使いやすさと価格の安さが市場から高い評価を受けているサービスです。
blastmailは月額4,000円という業界最安クラスの価格で導入できながら、セグメント配信や効果測定、そしてHTMLエディタといったメールマーケティングに欠かせない機能をバランスよく備えています。そのため、配信リストの規模が小さい企業であっても、費用対効果の高い運用が可能です。
料金プランはLightプラン（月額 4,000円 〜）、Standardプラン（月額 8,000円 〜）、Proプラン（月額 30,000円 〜）の３種類があり、特におすすめなのは迷惑メール対策機能が標準搭載されるStandardプランです。
現在、ブラストメールは７日間無料トライアルを提供しているため、使い勝手が気になる方は今すぐ無料トライアルを申し込みましょう。
配配メール
| 公式サイト | 配配メール |
| 料金 | 要問合せ（問い合わせはこちら） |
| 無料トライアル | あり（申込みはこちら） |
| 主な機能 | セグメント配信 / ステップメール / メモリー配信 / HTMLエディタ / 効果測定 / 迷惑メール対策 / API / マルチパート配信 / 多言語配信 / ABテスト |
配配メールは非常に豊富な機能を備えるメール配信システムです。具体的にはシナリオ配信やステップメール、ABテスト、過去の開封データをもとに送信時間を決定するメモリー配信など、とにかく「メールマーケティングならこれひとつで完璧」といえるほどのサービスとなっています。
すでに他のメール配信システムを利用しているが、機能に不満があるという場合は、配配メールを検討するのがおすすめです。
具体的な料金は公開されておらず、配配メールに問い合わせることで自社に合ったサービス内容・料金を提案してもらえる形となっています。料金表の請求は下記から行えるため、料金が気になる方は今すぐ問い合わせてみましょう。
Cuenote FC
| 公式サイト | Cuenote FC |
| 料金 | 月額5,000円から |
| 無料トライアル | あり |
| 主な機能 | セグメント配信 / シナリオメール配信 / HTMLエディタ / 効果測定 / 迷惑メール対策 / API / マルチパート配信 / 多言語配信 / ABテスト |
Cuenote FCは機能と価格のバランスが優れたメール配信システムです。マルチパート配信、多言語配信、ABテストといった機能も備えていながら月額5,000円からという価格設定は、非常にコスパが高いといえます。
CuenoteFCとは？公式サイトや口コミをまとめてご紹介します！ – Email Rising
Cuenote FCにはメールリレーサーバーサービスの「SR-S」やアンケートシステムの「Survey」など関連サービスが複数存在し、それらと組み合わせることでより高度な活用が可能になります。
メール誤送信対策ツールまとめ
メール誤送信対策ツールは強制BCC、添付ファイル暗号化、そして送信拒否やアラートといった機能により、機密・顧客情報の漏洩を防止できるツールです。
Wチェックや添付ファイルのZIP化・パスワード設定といった業務を省略することが可能なため、セキュリティ向上のみならず、スタッフの業務効率アップも見込めます。
なお、誤送信対策ツールを導入すれば、メールの誤送信対策は完了というわけではありません。「ファイル添付ではなくクラウドを利用する」「重要なメールは上長をCCやBCCに設定する」といった一定の運用ルールを設けることも、重要な誤送信対策です。
運用ルールの策定と誤送信対策ツールの導入、両者をバランスよく活用し、セキュリティと効率を高いレベルで両立したメール運用を行いましょう。
