ビジネスにおいて「アポイントメール」は、非常に重要なメールのひとつです。アポイントメントメールの内容ひとつで営業の成果が変わると言っても過言ではありません。
実際にアポイントメールを送っていても、全然反応がなく思うような結果に繋がっていないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は効果的なアポイントメールの例文も紹介しています。アポイントメールの例文と、効果を出すためのポイントを理解してぜひ新規開拓の成果アップのための参考にしてみてください。
アポイントメールの成功のためのコツ
アポイントメールの効果的な作成には、3つの重要なコツがあります。まずは、アポメールの成功のための基本を説明します。
顧客のメリットを記載する
アポイントメールの件名・本文において、顧客にとってのメリットを明示的に記載しましょう。
自分がどうしたいかばかりを記載するのではなく。顧客がなぜアポイントを取るべきか、それによって何が得られるのかを明確に伝えるだけでも返答率は変わってきます。
メリットを強調することで、顧客はアポイントを取りたいと思うでしょう。
件名・本文ともに要件を簡潔に記す
アポイントメールの件名と本文は、どちらも簡潔かつ明確に記載しましょう。
冗長な説明や情報を避け、要件を的確に伝えることで、読み手の離脱率を下げることにもつながります。多くのメールの中から読まれるためにも、簡潔な情報の方が受け入れやすいのです。
複数の日程を提示する
アポイントメールには、複数の提案日程を提示することが有効です。
顧客が都合の良い日時を選びやすくなり、複数の選択肢を提供することで、アポイントの確率を高めることができます。これらのコツを実践することで、アポメールの成功率を向上させることができます。
次に、異なるケースに応じたアポイントメールの例文について説明します。
日程調整ツールを活用する
アポイントメールは、相手の時間を尊重しつつ、自分の提案を明確に伝えることが重要です。
日程調整ツールを使えば、メールで行き来する手間を省き、リンク一つで複数の候補日を提示できます。
受け取った相手は、都合の良い日時をクリック一つで選択可能です。これにより、アポイントの成立率が飛躍的に上がります。さらに、お互いのカレンダーが同期されるため、ダブルブッキングのリスクも減少し、スムーズなコミュニケーションが実現します。
アポイントメールに日程調整ツールを組み込むことで、スムーズなアポイント設定をすることができ、お互いの時間を節約することができます。
【ケース別】アポイントメールの例文
アポイントメールの成功に向けて、取引実績のある既存顧客と取引実績のない新規顧客向けに異なるアプローチが必要です。
以下では、それぞれのケースに応じた具体的なアポイントメールの例文を紹介します。
新規顧客向けのアポイントメール
受け取った側が何のメールか直ちに理解でき、かつ日程調整の行動を促すような設計が必要です。
また、リンクを使用して日程調整の手間を省くことで、忙しい新規顧客に対しても親切かつ効率的な印象を与えることができます。
件名：〇〇様の〇〇の課題を解決します
株式会社〇〇
〇〇様
株式会社〇〇の〇〇と申します。
突然のご連絡失礼致します。
この度、貴社のホームページを拝見しご連絡をさせていただきました。
弊社は〇〇を取り扱う人材派遣会社で、貴社の事業に協力できるノウハウ・スキル人材を多く輩出しております。〇〇業界のお客さまには多数導入頂いており、〇〇を最大で〇％改善した実績がございます。
貴社の同業界の企業様の導入事例もございますので、ご興味あればぜひご説明させてください。ご多忙のところ恐縮ですが、以下のリンクからご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
[日程調整ツールのリンク]
15分程度で貴社の課題に合わせた具体的な解決策をご提案させていただきます。
また、ご質問等がございましたら、お気軽にこのメールにご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文では、新規顧客に対して丁寧な挨拶と相手の課題解決を示唆するメッセージが伝えられ、アポイントの提案も明確に提示されています。
既存顧客向けのアポイントメール
件名：〇〇の新サービスのご案内
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、先日お伺いいたしました貴社の〇〇という課題について、弊社のサービスによって解決の支援ができるのではないかと思い、ご連絡をさせていただきました。
こちらのサービスをご活用いただくことで、貴社の人材コストを〇〇%削減できる効果が期待できます。
また、弊社が提供するサービスは多数の企業様に導入いただいており、課題の解決に役立てていただいた実績がございます。
もしよろしければ、一度お話をする機会をいただきたく、候補の中から30分、ご都合のつく日程をご教示いただけますでしょうか。
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【候補日】
・10月26日（金曜日）10:00～12:00
・10月30日（火曜日）12:00～15:00
・10月31日（水曜日）14:00～18:00
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もし可能な日程がない場合は、11月3日以降でご都合のつく日時をご教示いただけますと幸いです。何かご質問やご要望がございましたら、どうぞお知らせください。
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
今回の例文では具体的な日程を提示しました、もちろん日程調整ツールで代替しても問題ありません。
アポイントメール後に送るメールの例文
アポイントの返信が来ても安心してはいけません。アポイントから成約に繋げるためにも、アポイント後のメールにも手を抜かずに、作成していきましょう。
以下に、アポイントメール後に送るべきメールの具体的な例文を紹介します。
日程を再調整する連絡
件名：【株式会社〇〇】お打ち合わせ日程調整のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇でございます。
先日予定して頂いたお打ち合わせですが、大変申し訳ございません、急遽別件が入ってしまい、当日お伺いが出来なくなってしまいました。
つきましては、下記日程より再度調整をお願いできますでしょうか。
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【候補日】
・11月26日（金曜日）10:00～12:00
・11月30日（火曜日）12:00～15:00
・12月01日（水曜日）14:00～18:00
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お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い致します。
アポイント前日のリマインド
アポイントメントの前日にリマインダーメールを送ることは、予定の確認とミスの防止に役立ちます。
件名：【株式会社〇〇】明日のお打ち合わせのご確認
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇でございます。
お打ち合わせの前日となりましたので、確認のためご連絡をさせていただきました。
<日時>
12月3日（火曜日）14：30〜
<場所>
〇〇
当日、お会いできることを楽しみにしております。何かご質問やご要望がございましたら、ご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
アポイント後のお礼
アポイントメントが終了したら、訪問後のお礼メールを送ることで信頼関係を築くことができます。
件名：【株式会社〇〇】本日のお礼
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇でございます。
本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
貴社の現状や今後の展望などについてお伺いでき大変勉強になりました。また、勝手ながら今後弊社がどのようにご支援させていただけるかイメージすることができました。
さて、お打ち合わせ時にご依頼いただいておりました、サービスの紹介資料をお送りいたします。添付にてご確認ください。
本日ご質問をいただきました〇〇につきましては、担当部署に確認し、3日以内にご回答させていただきます。その他ご不明点等がございましたら、お気軽にご連絡をいただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
アポイントの日程調整メールはメール配信システムを活用する
営業メールやメルマガなどでアポイントの日程調整を行いたい場合は一斉メール配信をするとよいでしょう。
また、その場合はメール配信システムの活用が必須と言っても過言ではありません。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
日程調整ツール×メール配信システム
日程調整においては、メールに候補日を記載するのではなく、簡単に日程調整ができるツールが活用されています。
ツールによっては表示されている日程を選択するだけで日程の調整ができるだけでなく、オンラインMTGのURLの発行やカレンダーとの連携もできます。
特に大量のリストに一斉配信する場合は日程をメールに記載してしまうと、日程被りが発生してしまう可能性があります。
日程調整はこのような日程被りを防ぐことができますし、日程調整が圧倒的に楽になりますので、ぜひご活用ください。
おすすめの日程調整ツール：VIVIT LINK
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
日程調整ツールと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
アポイントメールの効果的な方法について、メリットや成功の秘訣を紹介しました。
成功のポイントは、顧客へのメリット明示、簡潔な件名・本文、複数の提案日程提示です。
さらに、新規顧客向けと既存顧客向けの具体的な例文も紹介していますので、ぜひ活用してください。
アポイントが取れた後も重要ですので、その後のメール例文もあります。
さらに効率的なアポイントメールを作成する方法として、配信リストの管理と効果測定のフィードバックを行うことです。
blastmail（ブラストメール）などのメール配信システムを使ってアポイントメールを一斉送信することで、効率的かつ効果的にアポイント率を上げることもできます。
今なら無料トライアルを実施していますので、ぜひ使ってみてくださいね。
