体調不良のメールはこれでOK！3つの注意点と例文

2024年4月24日

Email Rising編集部

社会人として、体調不良による急な欠勤は避けられない状況に直面することがあります。しかし、このような場合に上司や同僚に迷惑をかけず、誠実な印象を保つにはどのように対応すべきでしょうか。

そこで、この記事では、上司や同僚に誤解を招かず、丁寧に状況を伝えるためのメールの書き方を具体的な例文と共に解説しています。

本記事を読むことで、どのようにメッセージを構成すれば良いのか、どんな言葉遣いが適切なのか、さらにはメールを送った後に期待できる反応についても理解を深めることができます。

もう体調不良での欠勤メールに頭を悩ませることはありません。コピペでも問題なく、使用できる例もありますので、ぜひ参考にしてみてください。

体調不良は上司へ電話で行うのがマナー

体調不良で仕事を休む際には、まず上司に電話で連絡することが一般的なビジネスマナーとされています。

直接の音声によるコミュニケーションはメールやテキストメッセージよりも緊急性と誠実さを伝えやすく、誤解が生じにくいためです。

特に、突然の体調不良で当日休む場合には、この方法が推奨されます。ただし、近年はチャットツールなども普及しており、テキストでの連絡でも理解してもらえる場合があります。

これは自社や自部署の方針によって変わりますので確認しておきましょう。

メールで欠勤を伝えるのは2日目以降

欠勤連絡の基本が電話の会社であっても、初日に電話で休む旨を伝えた後、もし体調不良が続いて2日目以降も休む必要がある場合は、メールで欠勤を伝えても問題ありません。

このとき、具体的な症状、見込まれる休養期間、これまでの治療状況など、詳細な情報を伝えることで、上司やチームは仕事の調整をしやすくなります。

また、メールは文書として残るため、後で何か問題が生じたときの記録にもなります。

無理して、出勤しない

体調が悪いにも関わらず無理して出勤することは、自分の健康をさらに悪化させるだけでなく、職場にいる他の人々にも感染症などを広めるリスクがあります。

自分の体調を正しく判断し、必要であれば休養を取ることは、責任のある職場環境ではむしろ推奨される行動です。

体調不良が見られる場合には、適切な判断をし、休みましょう。

欠勤メール3つの構成ポイント

欠勤メールを書く際には、相手が一目で状況を理解でき、かつあなたの状況に対する配慮が感じられるように心がけることが大切です。

そのために、メールの各部分には次のようなポイントを記載しましょう。

メールの件名は分かりやすく

件名はメールの「顔」とも言える部分です。この部分には、簡潔にかつ具体的にメールの目的を示しましょう。

例えば、「体調不良による欠勤のお知らせ」とすることで、メールを開いてすぐにあなたが休む理由を理解できますよね。その他にも日付を入れるなど、相手が一目でわかりやすい内容を記載するようにしましょう。

本文で伝えるべき情報

欠勤メールの本文では、自身の体調や具体的な状況、欠勤期間、業務の状況説明が必要です。

具体的には、「昨晩から38度の熱があり、医師に診てもらった結果、〇〇と診断されました。症状が改善しない場合は、引き続き休む可能性があります。現在担当しているプロジェクトは、〇〇さんに引き継ぎました。」のように詳細を述べることで、誠実な印象を与えます。

復帰の見込みや緊急時の連絡方法についても記載しておくと良いでしょう。

メールの結び

メールの結びには、感謝の意を示し、丁寧な印象を残すことが大切です。

例えば、「このような突然の事態となり、ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。一日も早く回復し、通常通りの業務を再開できるよう努めます。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。」のように結びの言葉を添えるのが無難です。

また、自分が復帰した際の連絡、もしくは体調がさらに悪化した場合の対応など、次にどうするかの予定も記載すると良いでしょう。

これにより、あなたが責任感を持って状況を管理していることが伝わります。

実用例文集！シチュエーション別

体調不良で欠勤する場合には、その状況を適切にメールで伝えることが求められます。

ここでは、異なるシチュエーションに応じた実用的なメール例文を紹介しますので、参考にしてください。

単純な欠勤通知から業務引継ぎまで

件名：【勤怠連絡】〇月〇日体調不良による欠勤のご連絡

おはようございます。
〇〇部の〇〇です。

昨夜から高熱が続いており、本日は自宅で療養させていただきます。

本日の業務につきましては、〇〇さんに引継ぎの依頼をしておりますので、何かございましたら〇〇さんまでご連絡をお願いします。

明日以降の出勤については、体調次第となりますが、随時連絡いたします。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

また、緊急の連絡等ございましたら、〇〇までご連絡ください。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

リモートワーク中の体調不良の伝え方

件名：【勤怠連絡】〇月〇日体調不良による欠勤のご連絡

お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。

在宅勤務中ですが、本日は体調不良のため作業が難しい状況です。

必要なファイルや情報はクラウド上に保存しておりますので、適宜アクセスして頂ければと思います。

復帰の見込みは明日以降となりそうです。状況に変化があれば、すぐにご報告いたします。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

復帰の伝え方

件名：[復帰のご連絡] 〇月〇日から業務再開します

お世話になっております。
〇〇部の〇〇です。

先日は体調不良でお休みをいただき、ありがとうございました。

皆様には大変ご迷惑をおかけしました。

医師の診断のもと、〇〇日より業務に復帰予定です。休業中は〇〇さんに業務をサポートしていただき、大変感謝しております。

改めて、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

「体調不良メール」の返信例

体調不良のメールを受け取った際の返信は、送り手に対する配慮を示すようにしましょう。

ここでは、返信時に守りたいエチケットと、具体的な状況に応じた返信の例文を紹介します。

返信のマナー

返信時の心がけとして、体調不良のメールを受け取ったら早めに返信して相手にあなたの支持があることを示しましょう。

同情と理解を表す言葉を加え、相手が早く回復することを願う旨を記載しましょう。もし可能なら、具体的なサポートや業務の手伝いを申し出るのもいいでしょう。

推奨される文言は、「お大事にしてください」や「心よりお見舞い申し上げます」、そして「何か手伝えることがあれば遠慮なく言ってください」といった、相手への配慮と助けの意志を示す言葉を含めるとよいでしょう。

同僚からの体調不良メールに対する返信例

件名：Re: 体調不良による本日の欠勤の連絡

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。
ご連絡ありがとうございます。

回復が最優先ですので、十分な休養を取って無理をせずしっかりと休んでください。

〇〇さんの業務についてはこちらでサポートしますので、どうぞご安心ください。

どうぞお大事になさってください。

上司からの体調不良メールに対する返信例

件名：Re: 体調不良による欠勤のお知らせ

〇〇さん
本日欠勤の旨、承知しました。

ご自身の健康が最優先ですので、無理をされずしっかりと休養を取ってください。

業務はこちらでしっかり行いますので、ご心配なさらず。〇〇さんの回復をみんな一同、心よりお待ちしております。

お大事になさってください。

取引相手よる日程調節の返信例

取引先からは、相手に心配させないように体調不良のメールを送ることは多くありませんが、当日の打ち合わせの欠勤や依頼していた仕事の返答延長等といった形で欠勤メールが届くこともあります。

そのため、日程の再調整などの次につながる返信を心がけましょう。

件名：Re: 当日の日程調節につきまして

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

本日の打ち合わせのリスケの件、承知いたしました。

会議の再調整に関しては、復帰されてから〇〇様のご都合が良い日程を教えていただければと思います。

どうぞお大事になさってください。

体調不良メールを送る際の疑問点

体調不良メールをいつ送るべきですか？: 体調が悪いと感じたら、可能な限り早く送るべきです。業務時間前や、始業直後にメールを送ることで、チームや上司がその日の業務計画を調整するのに役立ちます。
メールの件名には何を書けばいいですか？: 件名は具体的かつ簡潔に。「体調不良による欠勤のお知らせ」や「本日の欠勤連絡」など、受け取る人が一目で内容を理解できるようにしましょう。
メールにはどのような情報を含めるべきですか？: 自分の名前と所属、体調不良であること、休む期間の見込み、その日の予定されていた業務や必要な引き継ぎ事項、連絡が必要な場合の方法を含めましょう。
上司へ直接電話をするべきですか？: 企業文化や状況にもよりますが、可能であれば体調不良を理由に欠勤する最初の日は、メールの前または後に電話連絡を入れることが望ましいです。
復帰のメールは必要ですか？: 状況にもよりますが送るのが望ましいです。体調が回復し、仕事に復帰する際は簡単なメールを送り、復帰することを知らせましょう。これは周囲との良好なコミュニケーションで大切になってきます。