日頃から多くの方が利用されているメールにおいて、大切な文書やファイルを送信する際に用いられる「添付いたします」という表現の正しい使い方と例文を紹介します。
ビジネスメールにおいて、失礼のないメールの書き方を理解し、適切に添付ファイルを扱うことで仕事相手との信頼関係を築いていきましょう。
「添付いたします」の意味と使い方
「添付いたします」とは、メールや文書などで、別のファイルや書類を同封することを伝える表現です。
敬語の一種であり、相手に対する敬意や丁寧さを示すことができます。「添付します」というよりも、より丁寧な言い方として使われます。
例えば、「履歴書を添付いたします」というように使用することが多いです。さらに「添付いたします」と似たような表現に「添付させていただきます」と「添付いたしましたのでご確認ください」があります。
どれも同じ意味になりますので状況に応じて使分けるのが良いでしょう。
「添付いたします」のビジネスメールの例文
それでは、「添付いたします」を使ったビジネスメールの例文を見てみましょう。以下では、1つずつ場面で例文を提示していきます。
仕事の報告書
ビジネスメールでは取引先である相手に対しての報告書です。以下はプロジェクトの報告書の例になります。
件名：〇〇プロジェクトについてのご報告書
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日お話しした〇〇プロジェクトのご報告書を作成いたしましたので、添付いたします。ご確認いただき、ご意見やご指摘がございましたらご連絡ください。
なお、最終報告は来週月曜日までに行いますので、よろしくお願いいたします。
履歴書や職務経歴書
就職・転職活動の際に使う履歴書や職務経歴書も最近では添付して送るケースが増えています。以下、例文になりますのでご確認ください。
件名：〇〇株式会社御中_履歴書・職務経歴書送付の件
株式会社〇〇
採用担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇職の募集に応募させていただきました〇〇と申します。
履歴書と職務経歴書を添付いたしますのでご参照ください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
契約書や提案書
件名：契約書・提案書送付の件
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日はお打ち合わせありがとうございました。貴社と弊社との間で話し合った内容に基づき、契約書と提案書を作成いたしました。それぞれPDFファイルで添付いたしますのでご確認ください。
契約内容や提案内容に問題がなければ、契約書に署名捺印して頂き、返送をお願いできますでしょうか。内容についてご質問やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。
会議資料
件名：〇〇会議の資料をお送りします
各位
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
明日の〇〇会議に向けて資料を作成いたしましたので、添付いたします。資料には今月の業績や課題、来月の計画などがまとめてあります。
会議では、各自の意見や提案を聞かせていただきたいと思いますので、事前に資料に目を通しておいてください。
よろしくお願いいたします。
「添付いたします」類語と言い換え
「添付いたします」という表現は、メールや文書でよく使われるものですが、同じ言い方を繰り返すと単調になってしまいます。
そこで、類語や言い換えを使って、文章を変化させることができます。以下に、「添付いたします」の類語と言い換えを紹介します。
貼付いたします
「添付いたします」とほぼ同じ意味ですが、より具体的にファイルや画像などをメールに貼り付けるというニュアンスがあり、メールの本文に直接見せたい内容がある場合に使えます。
例えば、「ご依頼の資料を貼付いたします。ご確認ください」というように使います。
「貼付いたします」は比較的カジュアルな印象があるので、目上の人や初対面の人には使わない方が良いでしょう。
別添いたします
「添付いたします」と同じく、ファイルや書類などをメールや文書に添えるという意味ですが、よりフォーマルな印象があります。
ビジネスシーンや公的な場で使われることがあります。
例えば、「ご報告書を別添いたします。ご高覧のほどお願い申し上げます」というように使います。「別添いたします」は逆に堅苦しすぎる場合もあるので、親しい人や同僚には使わなくても良いかもしれません。
送付いたします
こちらの表現は「添付いたします」より送る相手に届けるというニュアンスが強くあります。メールだけでなく、郵送や宅配などの方法でも使えます。
例えば、「お申し込みの商品を送付いたします。到着まで今しばらくお待ちください」というように使います。
「添付いたします」を使用する時の注意点
メールで添付ファイルを送るときには、相手に迷惑をかけないように、いくつかのマナーと注意点があります。
ここでは、添付ファイルを送るときに気をつけたい５つのポイントを紹介します。
忘れずにファイルを添付する
添付ファイルを送るときに最も重要なことのひとつが、忘れずにファイルを添付することです。
メール本文で「添付いたします」と書いておきながら、実際にはファイルを添付していないというミスはよくあるものです。
しかし、これでは相手に不信感や不快感を与えてしまいますし、やり取りの時間も無駄になります。メールを送信する前に、必ずファイルが添付されているか確認しましょう。
ファイル名を明示する
添付ファイルの名前をメール本文で明示することも大切です。相手が受け取ったときに、どのファイルが何なのかわかりやすくするためです。
特に、複数のファイルを添付する場合や、ファイル名が自動的に生成される場合は、ファイル名だけでは内容が分からないことが多いです。
そのため、メール本文で「〇〇の資料は『資料１.pdf』に、△△の報告書は『報告書１.docx』に添付いたします」というように、それぞれのファイル名と内容の対応関係を明記しましょう。
ファイルサイズと形式の確認
添付ファイルのサイズと形式も確認しておく必要があります。一般的に、メールで送れるファイルサイズは10MB以下という制限があります。
それ以上の大きさのファイルを送ろうとすると、送信できなかったり、相手が受信できなかったりする可能性が高くなります。
その場合は、ファイルサイズを圧縮したり、オンラインストレージやファイル転送サービスなどを利用したりする方法があります。
また、ファイル形式も問題になることがあります。例えば、ワードやエクセルなどのオフィスソフトで作成したファイルは、バージョンや環境によって開けなかったり、レイアウトが崩れたりすることがあります。
そのような場合は、PDF形式などで保存してから送ることでトラブルを防ぐことができます。
セキュリティ対策
添付ファイルのセキュリティ対策も重要です。ウイルスやマルウェアなどの感染や流出を防ぐためには、以下のような対策が必要になってきます。
- 自分のパソコンやスマホにセキュリティソフトをインストールしておく
- 添付ファイルを送る前にウイルスチェックを行う
- 機密性の高いファイルはパスワードをかけるか、暗号化する
- 不審なメールや添付ファイルは開かない
これらの対策は、自分だけでなく、相手の安全も守ることにつながります。
受信確認をする
添付ファイルを送った後には、相手が受信できたかどうかを確認することもマナーです。
メールの受信設定やセキュリティ設定によっては、添付ファイルがブロックされたり、迷惑メールフォルダに入ったりすることがあります。
その場合、相手はメールや添付ファイルに気づかないままになってしまう可能性があります。
そのようなトラブルを避けるためには、メール本文の最後に「添付ファイルが開けるかご確認ください」と一言添えたり、電話や別のメールアドレスで連絡したりすることが効果的です。
相手が受信できたことを確認したら、「受信できました」という返事をもらうようにしましょう。
添付ファイルのよくある問題と対策
「添付いたします」はメールに添付ファイルをつける時に使用します。添付ファイルはメールやオンラインでのやりとりに欠かせないツールですが、時にはトラブルの原因にもなります。
そこで、以下のような問題に遭遇したときの対策をご紹介します。
ファイルが壊れて開けない
ファイルの送信中に通信エラーが発生したり、ファイル形式が受信側と互換性がなかったりすることで起こることがあります。
対策としては、送信側に再送してもらうか、ファイル形式を変換してもらうか、別の方法で送ってもらうかのいずれかです。
また、ファイルを圧縮することで通信エラーのリスクを減らすこともできます。
パスワードが分からない
パスワード付きのファイルを受け取った場合、パスワードを知らないと開くことができません。
送信側がパスワードを伝え忘れたり、受信側がパスワードを紛失したりすることで起こることがあります。
対策としては、送信側にパスワードを確認するか、パスワードなしのファイルを送ってもらうかのいずれかです。また、パスワードは安全な方法で伝えるようにしましょう。
文字化けしてしまう
文字化けは、ファイルの文字コードが受信側と一致しないことで起こる現象です。
文字コードは、文字をコンピューターが認識できるように変換する規則のことで、日本語では主にShift-JISやUTF-8などが使われます。
対策としては、送信側に文字コードを確認してもらうか、受信側で文字コードを変更するかのいずれかです。また、文字コードは可能な限り統一するようにしましょう。
誤ったファイルを送付してしまう
誤ったファイルを送ってしまった場合、受信側に迷惑をかけるだけでなく、自身や会社の信用も失う可能性があります。
この問題は、送信前にファイル名や内容を確認しなかったり、間違えて別のファイルを添付したりすることで起こることがあります。
対策としては、送信後にすぐに謝罪して正しいファイルを送るか、受信側に誤ったファイルを削除してもらうかのいずれかです。また、送信前に必ずファイル名や内容をチェックするようにしましょう。
サイズが大きすぎて読み込みに時間がかかる
サイズが大きすぎるファイルを受け取った場合、読み込みに時間がかかったり、メールボックスの容量を圧迫したりすることがあります。
対策としては、送信側はファイルを圧縮したり、オンラインストレージなどにアップロードしてリンクを送ったりすることでファイルサイズを減らすことができます。
受信側はメールボックスの容量を定期的に確認して不要なメールを削除することで空き容量を確保することができます。
情報漏洩のリスク
情報漏洩は、添付ファイルに含まれる機密情報が第三者に知られてしまうことです。送信側が添付ファイルの内容や宛先を確認しなかったり、受信側が添付ファイルを不適切に扱ったりすることで起こることがあります。
対策としては、送信側は添付ファイルにパスワードをかけたり、暗号化したりすることで情報の保護を強化することができます。
「添付いたします」の返信例
ここでは「添付いたします」に対して、どのように返信すれば良いかを紹介していきます。
「添付いたします」の返信例をいくつか紹介します。
添付ファイルを確認した場合
「添付いたします」というメールを受け取ったら、まずは添付ファイルを開いて内容を確認しましょう。その後、以下のような返信を送ります。
お世話になっております。
〇〇です。
添付ファイルを確認いたしました。ご共有ありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
添付ファイルを確認できなかった場合
「添付いたします」というメールを受け取ったが、添付ファイルが開けなかったり、見つからなかったりした場合は、以下のような返信を送ります。
お世話になっております。
〇〇です。
お送りいただきましたメールに添付ファイルがありませんでした。お手数をおかけしますが、再送をお願いできますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
添付ファイルを確認する時間がなかった場合
「添付いたします」というメールを受け取ったが、すぐに添付ファイルを確認する時間がなかった場合は、以下のような返信を送ります。
お世話になっております。
〇〇です。
添付ファイルをお送りいただきありがとうございます。現在、外出中のため本日中には確認してご連絡させていただきます。
恐れ入りますが、少々お待ちいただけますでしょうか。何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
「添付いたします」とは、ファイルや文書をメールに添える際の敬語表現です。より丁寧な「添付させていただきます」や、すでに添付したことを伝える「添付しましたのでご確認ください」などの表現もあります。
また、メールでファイルを送る際のマナーやトラブル回避のためのポイントもありますので、上手くビジネス上で使っていきましょう。
