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→「ブラストメール」無料版をこちらからお試しいただけますビジネスをする上で、メールを使ったコミュニケーションをする場面は多くあります。
メールを使ったやりとりをする相手には、同僚や上司だけでなく、取引先やお客様なども考えられますが、プライベートではなくビジネスでのメールは、礼儀やマナーに則った文面が求められます。
また、ビジネスメールのマナーは送信する相手だけでなく、どんなケースでメールを送信するかによっても異なります。
業務連絡や謝罪、情報共有など、それぞれの場面にあった文面を作成しなければなりません。
ただし「宛名」の記載は、送る相手やケースに関わらず記載すべき、ビジネスメールの基本的なマナーになります。
しかし、ビジネスメール上の宛名に関して、以下の様な疑問を感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
- 一斉送信時に宛名はどのように記載すべきか
- BCCやCCに設定した方の宛名はどのように記載するのか
- 宛名だけ変更して一斉送信する方法はないのか
この記事では、以上の疑問点に関して解説しています。
後半では、宛名のみを変更して同じメールを一斉送信する方法に関しても解説をしているので、ビジネスメールの宛名に関してお悩みの方は是非ご覧ください。
一斉送信時の宛名の記載
1対1のメールのやりとりでは「〇〇株式会社 営業部 部長 〇〇様」と宛名を記載しますが、一斉送信の場合は、ケースによってはこの様な宛名の記載はしない方が良い場合もあります。
ここからは一斉送信の宛先を人数ごとに分け、一般的にビジネスで使われる宛名の記載方法を解説します。
2〜5人程度の一斉送信の宛名
2〜5人程度の一斉送信時は、全員分の宛名を記載しても差し支えありません。
記載するのは「会社名 + 部署（役職） + 氏名」と、通常通りですが、連名で宛名を記載する場合には、役職順に記載するというルールがあります。
重役の方から順に宛名を記載していきましょう。
ただし、自社以外にもメールを送る場合は顧客を優先することを考慮することを忘れてはいけません。
つまり、クライアントにメールを送る際は、自社や共同で業務に当たっている方は役職が上でもクライアントの下に宛名を記載します。
上記の画像であなたがA社の社員だった場合、メールに記載する宛名は以下の順番になります。
- C社 社員
- B社 社長
また、あなたがB社の社員として新しくカスタマーチームに入り、上記画像の全員にメールを一斉送信をする場合の宛名は以下の順番で記載します。
- C社 社員
- A社 社員
- B社 社長
たとえ役職が社長であっても、クライアントの宛名を優先しましょう。
カスタマーチームの中でも自社の役員は、他社の社員よりは下に記載します。つまり、連名で宛名を記載する順番をまとめると以下のようになります。
- クライアント
- クライアント以外の他社の方
- 自社の社員
以上の順分類し、さらに役職順に記載する、と覚えておくとわかりやすいでしょう。
5〜10人程度の一斉送信の宛名
5人以上になると「〇〇株式会社 営業一部 様」などの省略した宛名を使うこともあります。
宛名が増えすぎると本文に入るまでが遠くなってしまい、相手に手間をかけさせてしまう可能性があるためです。
基本的には他社同士の方をまとめることはありませんが、自分も含むビジネスチームへの一斉送信などでは「〇〇プロジェクトチーム」と言った形で宛名をまとめることもあります。
また、連名で宛名を記載する場合に便利な言葉が「各位」です。
「各位」とは「皆様」という意味を持っており、それ自体が敬称としてあつかわれるため、複数の方へ向けた敬称として利用することができます。
ちなみに、よく目にする「お客様各位」は、敬称である様と各位が重なっているため、文法的には正しくない使い方と言えるでしょう。
今回のようなケースでは以下のように使われます。
- 〇〇関係者各位
- ご利用者（メンバー）各位
- 株式会社〇〇営業部各位
10人以上の方に一斉送信する際の宛名
10名以上にメールを送信する場合は、連名での記載にしましょう。
基本的には、ここまで解説したマナーに則って連名の宛名を作成します。
どの場合でもクライアントが一番上で、その下に業務を行っているチームの宛名を記載します。
一斉送信する人数が増えると、BCCやCCなど、宛先の設定ミスや、宛先の入れ忘れが発生しやすくなるので、宛名の記載だけでなく、宛先のチェックも忘れないようにしてください。
BCC・CCを含む一斉送信の宛名
BCC・CCを含むメールを一斉送信する際の宛名の記載方法を解説します。
BCCに設定した人は宛名を記載しない
BCCは、送信者以外にはアドレスの確認ができないようにする設定です。
クライアントへ送るメールで、上司のアドレスをBCCに設定したりしますが、他の受信者に見せないようにする配慮なので、宛名には記載する必要はありません。
少し話しがそれますが、自分がBCCに設定された場合の返信にも注意が必要です。
BCCに設定されたメールに直接返信をしてしまうと、送信者がわざわざBCCに設定したのに、他の受信者に自分がBCCに含まれていたことを知らせてしまいます。
もしどうしても返信をしたい場合は、新しくメールを作成しましょう。
CCに設定した人は「（）」などで宛名を記載する
CCは「このメールに直接関係はありませんが、念のため情報を共有します」という方に割り振られる宛先です。
他の受信者からもアドレスを確認される設定なので、ビジネスメールでは、TOに設定した方の宛名を記載した後に「（）」の中に記載することが多いです。
- （CC：弊社営業部 〇〇部長）
- （CC：〇〇株式会社 営業部 〇〇様）
このように記載することで、宛名に記載した相手にも、念のために情報共有をしておきますという意図が伝わりやすくなるでしょう。
宛名だけを変更して一斉送信をするには……？
ビジネスメールの中でも、展示会の案内や自社のサービスを紹介するメールの一斉送信などでは、相手の宛名を記載しメールを送信するのがかなりの手間になる場合があります。
宛名の部分だけ変更して、同じ文面をBCCで送信できたら楽なのに……と考える方も多いでしょう。
同じ文面のメールで宛名だけ変更して一斉送信をする方法は「宛名差し込み」と呼ばれており、OutlookやGmailでも利用することができます。
しかし、いずれの場合もエクセルなどを使ったメーリングリストの設定などが必要になるため、実際に一斉送信をするまでには時間がかかります。
また、ビジネスチームなどではない会社同士に向けた一斉送信は、毎年、誤送信による情報漏洩が報告されているため、あまりオススメできません。
一斉送信による情報漏洩の多くはBCCに設定すべき宛先を、CCやTOに設定することで発生していますが、これはOutlookやGmailを使っている以上防ぐことが難しいものでもあります。
そのため、多くの企業ではこのようなケースでメールを一斉送信する場合、メール配信システムを利用し、宛名差し込み機能を使いつつ、宛先の設定ミスを防いでいます。
メール配信システムには、宛名差し込みだけでなく、メールマーケティングに利用できる機能もあるので、集客に利用することもできます。
ここからは、メールの一斉送信でメール配信システムを利用することによって得られるメリットに関して解説をします。
宛名差し込み機能がある
メール配信システムには、メールの本文中に相手の宛名を差し込むことができる「宛名差し込み機能」があります。
OutlookやGmailのようにメーリングリストをエクセルでまとめるなどの作業は不要で、設定したアドレスごとに、自動で宛名が設定されるため、手作業で宛名を記載する必要がありません。
多くのメール配信システムで利用できる宛名差し込み機能ですが、無料のメール配信システムなどでは利用することができない場合もあるので注意しましょう。
メール配信システムからの一斉送信は自動的にBCCに設定される
メール配信システムを利用した一斉送信は全てBCCに設定されるため、相手のアドレスをTOやCCに設定するなどの誤送信を防ぐことができます。
個人情報の保護に敏感な近年では、メールアドレスの流出は会社の信用問題にまで発展する事案です。
配信リストの管理も含めて、個人情報の保護には細心の注意を払いましょう。
グループ送信ができる
メール配信システムでは、メーリングリストの情報をもとに「女性のみ」「都内在住社のみ」といったグループを限定した配信を行うことができます。
メーリングリストに設定しておけば「〇〇プロジェクトチーム」や「〇〇株式会社 営業部 〇〇様」といった宛名を自動差し込みした上で、グループ配信することも可能でしょう。
メール配信システムではこれらの工程をボタン一つで行うことができるため、宛先をBCCに設定し、それぞれの宛名を役職順に記載する、といった手間を簡略化することができます。
先述の通り、セキュリティ面においても、メール配信システムを利用しない場合と比較して安全な一斉送信を行うことができるでしょう。
まとめ
ビジネスメールで一斉送信をする場合は、宛名を記載することがマナーです。
ただし、宛名が多すぎると本文が見にくくなってしまうため、目安として5名以上に一斉送信をする場合は連名での記載も考慮しましょう。
また、一斉送信を利用する際は宛名の記載だけでなく、宛先への配慮も忘れてはいけません。
業務上の情報交換などでは、メールの主体となる相手をTOに、念のため確認をしておいて欲しい相手をBCCやCCに設定しましょう。
サービスの利用者など、多くのお客様に対してメールを一斉送信する場合は、TOやCCに宛先を設定してしまうと、受信者のアドレスが公開されてしまうため、情報漏洩が起こってしまいます。
そこで、メールの一斉送信業務が多い企業では、宛名を自動で差し込み、情報漏洩を防止することができるメール配信システムを利用しています。
ビジネスメールでは宛名の記載も大事ですが、お客様を含めてビジネスで関わっている方の個人情報に配慮するのが大前提のマナーです。
もし、一斉送信の業務が多いのであれば、宛名の記載などの手間を簡略化しつつ、セキュリティも強化することができるメール配信システムの利用を検討してみてはいかがでしょう。
