お見舞いメールはビジネスにおいて、相手への気遣いや思いやりを表現する大切な手段であり、相手が困難な状況にいるときに、今までの感謝を届ける方法の1つでもあります。
また、状況によっては相手が喜んでくれることで、ビジネスでも信頼関係を構築することもできます。
この記事では、お見舞いメールの作成時の注意点・相手が喜ぶお見舞いメールの例文を紹介します。
お見舞いメール作成上の5つの注意点
お見舞いメールを作成する際は気遣いが大切になります。以下の5つの点に気をつけて、お見舞いメールを作成しましょう。
相手の症状や状況についての配慮
お見舞いメールを書くとき、相手の症状や状況について聞いたり、詳細を尋ねたりしてはいけません。
人によっては言いたくない場合もありますし、詮索することで相手を傷つけてしまう可能性もあります。相手がそれについて話したい場合は自分から話しますので、相手の回復状況・症状を聞かないようにしましょう。
忌み言葉の避ける
病気や困難に関連する忌み言葉やネガティブな言葉を使わないようにしましょう。例えば、「死」や「病」を連想させる言葉である以下の表現を避けるようにした方がいいです。
弱る、悪い、衰える、終わる、枯れる、4、9など。
また、繰り返しを連想させる言葉もマナー的にNGなので、使わないように気をつけましょう。
長引く、続く、繰り返し、重ね重ね、ますます、再び、追って、追伸など。
仕事の話は避ける
ビジネス上での関係であっても、お見舞いメールにおいては仕事に関する詳細な話題を避けましょう。お見舞いメールでは、相手が療養に専念できるようにするべきで、仕事の話はできる限りしない方がいいのです。
もし、仕事の話をする場合は、相手の心配事を取り除くように伝えましょう。
相手にプレッシャーを与えない
「頑張ってください」などの言葉は、なるべく使用を避けるようにしましょう。励ますつもりで使っても、相手にプレッシャーを与えてしまうこともあります。
相手にプレッシャーをかけないように「回復したら、ご飯を食べに行きましょう」など、相手の回復を願うものにしましょう。
返信不要だと伝える
相手に返信が必要でないことを明確に伝えてしましょう。
「お返事は不要です」という一文をメールの締めくくりに加えれば、相手は返信のプレッシャーを感じずにすみます。メールには、返信が必要な質問などは入れないようにするのもポイントです。
お見舞いメールのポイント
次にお見舞いメールを送るときのポイントもご紹介します。お見舞いメールを送る際には、相手の気持ちを考えた丁寧な文面を心がけることが大切です。
心からの思いを伝え、具体的な応援の言葉を添えることで、相手に心の支えを与えることができます。
また、文章の長さやメールのタイミングにも気を配りましょう。返信があった場合には、早急に対応し、相手の近況や回復具合についても気遣う言葉を添えましょう。
心からの思いを伝える
相手の状況に対して心からの思いを伝えることが重要です。
具体的な病状や怪我の状況に触れ、相手の辛さや苦しみを理解していることを示すことで、相手に心の支えを与えることができます。
具体的な応援の言葉を添える
相手の励ましや応援の言葉をメールに添えましょう。
具体的な言葉を使うことで、相手が励まされるだけでなく、自分の気持ちも伝えることができます。相手が回復することを願っていることを忘れずに伝えましょう。
文章の長さに気をつける
お見舞いメールは相手の気持ちを考え、長すぎず短すぎず、適切な長さで書くことが大切です。
相手は状態が悪いかもしれないので、長文だと読むのがつらくなります。簡潔に伝えることで相手の負担を軽減しましょう。
メールのタイミングを考える
お見舞いメールのタイミングも重要です。
状況によっては、手術や治療後に送るのが適切な場合もあります。相手の状態や進行具合を考慮し、適切なタイミングでメールを送りましょう。
返信があった場合の対応
相手からの返信があった場合には、早急に返信するよう心がけましょう。
相手が気にかけてくれたことに対して感謝の気持ちを示し、相手の近況や回復具合についても気遣う言葉を添えましょう。
お見舞いメール例文集
お見舞いメールを書く際、具体的な例文テンプレートを活用すれば、文章に迷うことなく失礼ではないメールを送ることができます。
以下では、状況・相手別に合わせた具体的な例文を紹介します。
病気や体調不良の場合
件名：謹んでお見舞い申し上げます
〇〇様
突然のご連絡をいただいて、驚いています。
どうぞご自身の健康を最優先に、無理をなさらず休養してください。
なお、ご確認いただけましたら、ご返信には及びません。
心からお見舞い申し上げます。
災害の場合
件名：地震被害につきまして
〇〇様
お聞きしましたところによると、〇〇の被害が大変な状況にあるようで、とても心配しております。
大きな地震でしたが、幸い怪我人等は報告されていないようで安心しましたが、〇〇さんもご無事でしたら何よりです。
落ち着きましたらご一報ください。
取引先へのお見舞いメール
件名：心よりお見舞い申し上げます
株式会社〇〇
〇〇様
平素は大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
突然のご連絡を受け、驚きと同時にお見舞いを申し上げます。
ご健康を最優先にし、休養をしっかり取ってください。
当案件は〇〇様に引き継いでおります。
ご心配のことと存じますが、今はご無理をなさらず、ご静養に専念なさってください。
なお、ご確認いただけましたら、ご返信には及びません。
1日でも早い回復を、心よりお祈り申しあげております。
上司へのお見舞いメール
件名：お見舞い申し上げます
〇〇課長
お疲れ様です。
突然の入院で大変驚いております。
心よりお見舞い申し上げます。
業務など気掛かりな点が多いと存じますが、部署一同で頑張りますので、ご無理をなさらず、お身体の回復に専念してください。
また、返信はお気になさらないでください。
今は焦らずご静養いただき、ご自愛ください。
同僚へのお見舞いメール
件名：お見舞い申し上げます
〇〇さん
突然のことで驚きました。
心よりお見舞いを申し上げます。
お身体が思わしくないとのこと、とてもお辛いことだと思います。
何よりも健康が大切ですから無理をなさらず休養してください。
また体調が回復しましたら、一緒に食事でも行きましょう。
返信はお気になさらず、お身体ご自愛ください。
一斉配信にはメール配信システムを活用する
大量のメールを一斉に送りたい場合は、メール配信システムを活用しましょう。例えば、特定のグループに対して一斉にお見舞いメールを送るときなどに使えます。
メール配信システムとは
メール配信システムとは大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
メール一斉配信やメルマガ配信に最もおすすめのメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
予約配信の機能はもちろん、セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
この記事では、お見舞いメールを書く際の基本的なマナーや留意点について詳しく説明しました。
お見舞いメールは、相手の心情や状況を思いやりを持って、心温まるメッセージを伝えることが肝要です。
ビジネスでお世話になっている相手にお見舞いメールを送る場合、相手の立場を尊重し、業務に関連する内容を慎重に選ぶべきです。
ただし、無理に仕事の話題を避ける必要はなく、相手にとってのサポートや理解を示す言葉を大切にしましょう。
体調が良くなるための励ましや応援が相手にとって力になることでしょう。
