ビジネス上のコミュニケーションは、今でもメールが主流です。
しかし、複数人でのメール管理は、情報の共有や対応状況の把握が難しく、時には重要なメッセージの見逃しや対応の遅れにつながることもあります。そこで、効率的なコミュニケーションと業務のスムーズな進行を支援する「メール共有システム」の導入が注目されています。
この記事では、12社のメール共有システムを徹底的に比較し、その機能や選び方について解説します。メール共有システムが提供する「ステータス管理」「対応履歴の確認」「複数チャネルの一元管理」といった主な機能から、具体的な利用シーン別の導入メリット、そして最適なシステムの選び方まで、詳細にわたってご紹介します。
メール対応をもっと楽に、そして効率的にしたい方はぜひ最後までご覧ください。
メール共有システムとは？
メール共有システムは、複数のメンバーやスタッフが一つのメールアカウントから受信するメールを共有、管理できるツールです。
従来、メール対応は個々のメールアカウントで行われてきましたが、これにより情報共有不足による対応漏れが発生しやすくなっていました。
メール共有システムを利用することで、全メンバーがメールの対応状況をリアルタイムで確認できるようになり、効率的なコミュニケーションが実現します。また、顧客からの問い合わせに対する迅速かつ一貫した対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がります。
メール共有システムの主な機能
メール共有システムは、チームでのメール管理を効率化するための複数の機能を提供します。主な機能には、「顧客の対応状況を管理する」機能があり、これにより「未対応、対応中、完了」など、各メールの対応状況を一目で確認することができます。
また、「アドレスごとの対応履歴確認」機能では、過去のやりとりを簡単に参照でき、迅速な対応が可能になります。
「他チャネルの一括管理」機能を利用すれば、メールだけでなく、SNSやチャットなど、複数のコミュニケーションツールを一つのプラットフォームで管理できるようになります。その他にも以下のような機能があるサービスもあります。
- テンプレート機能
- 振り分け機能
- コメント・チャット機能
各サービスの詳細は後述しますので、自社にとって必要な機能を有したサービスを選択するようにしましょう。
顧客の対応状況を管理する
顧客の対応状況やステータスを管理する機能は、メール共有システムの中心的な機能の一つです。この機能により、メールの対応状況を「未対応」「対応中」「完了」などのステータスに分けて管理できます。
これにより、チームメンバー全員がどのメールに対応が必要か、どのメールが既に対応済みかを一目で確認できるため、対応漏れを防ぎつつ作業の効率化が図れます。
また、ステータスに基づいてメールをフィルタリングすることも可能になり、特定の種類のメールに迅速に対応することが容易になります。
アドレスごとの対応履歴
アドレスごとの対応履歴管理は、顧客ごとにこれまでのメールややり取りの履歴を一元的に閲覧できる機能です。
この機能により、新たなメールに対応する際に過去のコミュニケーション内容をすぐに参照できるため、顧客に対して一貫性のある対応を行うことができます。
さらに、顧客ごとのニーズや問題点を把握しやすくなるため、よりパーソナライズされたサービスの提供が可能になります。
他チャネルの一括管理
他チャネルの一括管理機能は、メールだけでなくSNS、チャット、電話など複数のコミュニケーションチャネルからの問い合わせを一つのプラットフォームで管理できる機能です。
このように複数のチャネルを一元管理することで、顧客からの全ての問い合わせに対して迅速かつ一貫した対応を実現できます。
また、チャネルを跨いだ顧客の問い合わせ履歴を一覧できるため、顧客理解を深め、より質の高いサービスを提供することが可能になります。
メール共有システムおすすめ12選
さっそくですが、ここからはおすすめのメール共有システムをご紹介します。
メールディーラー（株式会社ラクス）
メールの管理と共有で最もおすすめしたいのが、株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」です。メールディーラーは、クラウドベースで運用され、15年にわたりその分野で売上No.1かつ8000社以上が導入しており、その柔軟性と実用性で広く認められています。
メールディーラーの特徴は、メールの新着状況や対応状況を一目で把握できる点にあり、複数人でのメール管理をスムーズに行うための機能が様々あります。
例えば、社内での連携を促すチャット機能や、情報共有のためのコメント機能などです。これらは特に、日々の担当者が変わるような環境でも一貫した情報共有を可能にします。メールの優先順位を設定するラベル機能や返信の効率化を図るテンプレート機能もあり、ECサイトからの問い合わせ対応などにも活用できます。
さらに、メールだけでなく電話やチャット、LINEなど、様々なコミュニケーション手段に対応しており、誤送信防止機能も備えています。
「メールディーラー」の料金や機能については、3分で分かる資料から確認できます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話（応対メモ）、チャット、LINE
- 料金：要問い合わせ
公式サイト：https://www.maildealer.jp/
Tayori（株式会社PR TIMES）
株式会社PR TIMESが提供している「Tayori」は、業界や職種問わず60,000アカウントが導入しているカスタマーサポートツールです。
フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャットの4つの機能が使えます。テンプレートを使って簡単にフォームを作成できたり、豊富なテンプレートからアンケート作成が可能だったりします。さらに、自社ホームページにチャットサポートを導入できるチャット機能があります。
気軽に使えて無料で試せることが特徴で、特にコストをかけずに問い合わせ管理ツールを導入したい企業や個人商店、少人数のWebサービス、ベンチャー企業など幅広いユーザーに利用されています。
料金プランはプロフェッショナルプランが月額9,400円で利用可能ユーザー数10人、スタータープランが月額3,800円で利用可能ユーザー数3人、フリープランは無料で利用可能ユーザー数1人となっており、チームの規模やニーズに応じて選ぶことができます。また、11人以上を登録する場合は、月額25,400円のエンタープライズプランの利用が可能です。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話、Web会議
- 料金：無料で登録可能、スタータープランが月額3,800円〜
公式サイト：https://tayori.com/
Re:lation（株式会社インゲージ）
株式会社インゲージが提供する「Re:lation」は、メールや電話だけでなく、LINEやTwitter（X）などのSNSとも連携できるシステムです。外部システムとの連携数で業界No.1を誇り、グッドデザイン賞を受賞するほどのデザイン性も持っています。
CRMやCTI、EC向けサービス、チャットツールなど様々な外部システムとのAPI連携が可能で、これにより顧客管理システムとの連携を実現しています。
メールの共有や管理をより効率的にする機能の他に、新人教育や状況分析に特化した機能もあり、スマホアプリでの利用も可能です。料金プランは、ライトプランからプレミアムプランまであり、初期費用と月額費用が異なりますが、永年無料のフリープランや20日間の無料トライアルも提供されています。
また、キャリアメールアドレスオプションによって、キャリアメールへのメール送信が可能になり、PCメールからの受信拒否設定によるエラーを防げます。さらに、システム障害が発生しても、システムの稼働状況をリアルタイムで確認できるため、安心してサービスを利用することができます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話（応対メモ）、X（旧Twitter）、ChatPlus等
- 料金：【ライトプラン】初期費用：15,000円〜、月額費用：12,800円〜
公式サイト：https://ingage.jp/relation/
問いマネ（クロスセル株式会社）
クロスセル株式会社が提供する「問いマネ」は、2,500社以上が導入しているビジネス向けのクラウド型メール共有ソフトです。特にネットショップ運営企業に人気があり、実際に利用者の半数以上がネット通販企業です。
問いマネは、重複返信や対応漏れを防ぐ機能、ステータス管理、担当者の割り当て、メールテンプレートの使用、メールの自動振り分けなど、メール管理に必要な基本的な機能を全て備えています。また、楽天市場でショップを運営するユーザーにも対応しており、「楽天あんしんメルアドサービス」との連携も可能です。
料金プランは、10IDを利用できるスタンダードサーバープランが月額2,840円からとなっており、初期費用は10,000円です。さらに、10ユーザーで月額3,124円（1人あたり312円）という低価格で利用できるため、コストパフォーマンスが非常に高いと評価されています。
オプション機能も300円から追加できるなど、柔軟な対応が魅力です。SSL対応のメールフォーム設置も可能で、12カ月契約すると1カ月分の料金が無料になる特典や、最初の7日間の無料試用期間があります。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール
- 料金：【スタンダードサーバープランで10IDの場合】月額2,840円～、初期費用10,000円
公式サイト：https://www.otoiawase.jp/
WEBCAS mailcenter（株式会社WOW WORLD）
「WEBCAS mailcenter」は株式会社WOW WORLDが提供するメール共有システムで導入実績9,000社以上を誇るWEBCASシリーズの一部です。
このシステムはメールの共有や管理、返信などを効率的に行うための機能が豊富に備わっており、オペレーター数千人規模の大きなコンタクトセンターでも利用できるほどの性能を持っています。
対応漏れや重複対応を防ぐステータス表示、過去の履歴確認、テンプレート機能、承認フロー機能など、メール共有に役立つ基本的な機能に加えて、レポート機能や顧客データベースとの連携、ECサイトの問い合わせメールとの連携機能も備えています。
料金プランはクラウドサービス版が月額5,000円から、初期費用30,000円からで、パッケージ導入版も選択可能です。WEBCASシリーズの他の製品との連携も可能で、メール配信や顧客情報を一元管理することができます。
クラウドサービス版はインターネット経由で利用する月額課金のサービスで、パッケージ導入版は自社環境にシステムを導入するタイプです。どちらのタイプもユーザー数は無制限で、セキュリティ対策としての権限設定機能もあります。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール
- 料金：月額5,000円～、初期費用30,000円
公式サイト：https://www.webcas.jp/mailcenter/
メールワイズ（サイボウズ株式会社）
サイボウズ株式会社が提供している「メールワイズ」は、業界を問わず約13,000社が導入しているメール共有システムです。
1ユーザーあたりの月額料金が500円〜という手頃な価格設定で、メールの管理を大幅に効率化するさまざまな機能を提供しています。メールの一斉送信、ステータスに基づく管理、テンプレートによる文面の標準化、コメント機能を備えており、これらはメール対応をスムーズに行うことができます。
さらに、メールだけでなく電話や訪問履歴も一つの画面で管理できるので、外出先からでもスマートフォンアプリを通じて上長の承認を得ることも可能です。サイボウズの「kintone」と連携することにより、顧客情報とメール対応履歴を一元的に管理することが可能です。
料金プランにはスタンダードプラン、プレミアムコース、クラウド版があり、どれも月額500円からスタートです。最低契約期間は1カ月で、初期費用は無料、2人以上での利用が可能です。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話、訪問記録
- 料金：1つのIDに付き月額500円〜
公式サイト：https://mailwise.cybozu.co.jp/
mi-Mail（未創システム株式会社）
未創システム株式会社が提供する「mi-Mail」は、業界最大クラスの1,000万件のメール保存容量を持つメール共有システムです。
自社内のサーバーで管理するオンプレミス型にも対応しており、見やすいデザインで快適な操作性を実現しています。メールや電話に加えて、FAXにも対応可能です。メールの一斉配信やFAQ機能など、標準的なメール対応機能に加えて豊富な機能を提供していますが、モバイル対応はありません。
料金プランには、クラウド/SaaSのスタンダードプランがあり、初期費用は24,800円、月額費用は9,800円からで、最大5アカウントまで設定できます。仮想サーバー（専用サーバー）プランでは、初期費用50,000円、月額費用66,800円からで、最大99アカウントまで設定可能です。また、20日間の無料トライアルや無料デモンストレーションの提供もあります。
「mi-Mail」は、ドラッグ＆ドロップで画面の項目を自由に並び替えるカスタマイズ性、ステータス管理、対応期限の設定、重複対応を防ぐポップアップ表示、担当者の自動振り分け機能など、使いやすさにこだわった点が特徴です。また、関連メールや顧客情報の自動紐づけにより、問い合わせを案件単位で管理することができます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話、FAX
- 料金：月額9,800円～、初期費用24,800円
公式サイト：https://www.mi-mail.net/
yaritori（Onebox株式会社）
「yaritori」はOnebox社が提供する顧客対応プラットフォームで、主に製造業を中心に100〜300名規模の部門で利用されています。
このシステムは、ステータス管理や二重対応ロック、テンプレート管理などの基本機能に加え、チャット機能を通じた難しいメールのやり取りや取引先情報の自動蓄積、製造業特有の注文処理を効率化する機能が豊富に備わっています。
特に注目すべきは、GPT-4に対応したメール生成機能で、返信文の作成や丁寧語への書き換えが容易にできる点です。
料金プランは月額980円からで、初期費用は不要です。シンプルなデザインで使いやすく、SlackやChatworkとの連携、モバイル対応もあります。ライトプランからエンタープライズプランまで複数のプランがあり、14日間の無料お試し期間も提供されています。
企業は自社の規模や運用に合わせた料金プランを選択でき、メール対応の効率化を図ることができます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール
- 料金：1つのIDに付き月額980円〜
公式サイト：https://yaritori.jp/
Grp Mail（キー・ポイント株式会社）
キー・ポイント株式会社が提供する「Grp Mail」は、18年間にわたって安定したサービスを提供してきたメール共有システムです。シンプルな操作画面で、直観的に操作が可能であり、1アドレス月額2,200円から利用できます。
このシステムには、「タグ機能」によるメールの分類分けや、送受信メールの一連管理が可能な機能、グループ毎のユーザ権限設定など、メール対応を効率化するための便利な機能が備わっています。
また、タブレットでアクセスした際には専用画面が表示されるため、タブレット使用が多い企業にも適しています。料金プランは、ベーシックプランが月額2,000円からで、5ユーザー+1アドレスが含まれており、初期費用は20,000円からです。
さらに、30日間の無料トライアルも提供されています。メールの情報流出防止機能や、送信前の二重チェック、禁止キーワード機能など、誤送信を防ぐための機能も充実しています。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール
- 料金：【ベーシックプラン】月額2,000円〜
公式サイト：https://www.key-p.com/grpmail/
NI Collabo 360（株式会社NIコンサルティング）
「NI Collabo 360」は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアで、社内の様々な情報を一つの画面にまとめて表示できます。これは、スケジュールや文書の共有、経費精算、プロジェクト管理など、企業内でのコミュニケーションや情報共有をスムーズにするためのツールです。
このシステムには36種類の機能があり、それらを自由にカスタマイズして独自にポータル画面をカスタマイズすることが可能です。特に、電子化された各種申請書類や決済が必要な業務を処理できるワークフロー機能は、専用のソフトウェアと同等の高機能を備えています。
利用を検討している方のために、NI Collabo 360は全機能を体験できる無料トライアルを用意しています。料金プランは、クラウド版が初期費用55,000円から、月額360円/IDで利用開始できます。また、一括購入のライセンス版もあり、無料期間を利用して機能を試すことができます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、FAX、電話
- 料金：買取10ユーザー58,000円～、クラウド月額360円/名
公式サイト：https://www.ni-ware.com/
Zendesk for Service（株式会社Zendesk）
株式会社Zendeskが提供する「Zendesk for Service」は、全世界で20万社が導入しているカスタマーサポートシステムです。このシステムは、メール、電話、チャット、LINE、Twitterなど多様なチャネルからの問い合わせを一元管理できる機能を持っています。
カスタマーサポート業務を効率化するために、サポートチケット管理機能、ヘルプセンター機能、Webチャット・メッセージ機能などが豊富に備わっています。その中には、FAQの構築やリアルタイムでのオンライン接客が可能です。
料金プランはベーシックプランからエンタープライズプランまであり、エージェント1人あたり月額55ドルから115ドルで、年払いのオプションがあります。また、メールシステムのみのプランもあり、月額19ドルから利用することができます。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話、チャット、LINE、Twitter（X)等
- 料金：Zendesk Suiteプラン月額55ドル〜
公式サイト：https://www.zendesk.co.jp/service/
Freshdesk Support Desk（Freshworks株式会社）
Freshworks株式会社が提供する「Freshdesk Support Desk」は、全世界で15万社以上の企業に導入されている問い合わせ一元管理システムです。
このシステムは、顧客からの問い合わせを「チケット」として扱い、効率的に管理することができます。特に、CSSカスタマイズ機能を搭載しているため、操作画面を自社のニーズに合わせてカスタマイズすることが可能です。
機能面では、自動チケット割当機能やチケットの更新・管理機能など、カスタマーサポート業務を自動化し、効率化するための便利な機能が多数備わっています。さらに、メール、電話、Instagram、Twitter（X）、Facebookなど、多様な外部システムにも対応しており、幅広いチャネルからの問い合わせに効果的に対応することができます。
料金プランは、Growthプランが月額15ドルから、Proプランが49ドル、Enterpriseプランが79ドルで、エージェント1人あたり月額での年払いが基本です。
また、フリープランや無料トライアル期間もあるので、試しに使用するのも検討してみてください。
- お試し無料期間あり
- 対応チャネル：メール、電話、チャット、LINE、Twitter（X)等
- 料金：無料で登録可能、Growthプランが月額15ドル〜
公式サイト：https://www.freshworks.com/jp/freshdesk/
メール共有システムの選び方とポイント
メール共有システムを選ぶ際は、以下の5つのポイントを比較検討することが重要です。
- 機能の豊富さ
- 操作性や連携性の高さ
- メール誤送信対策
- 充実したサポート体制
- 強固なセキュリティ対策
それぞれ詳しく解説します。
機能の豊富さ
システムが提供する多様な機能が、業務の要件を満たしているかどうか。必要な作業を効率的に、かつ総合的にサポートするための機能が組み込まれていることが重要です。
これには、自動化ツール、カスタマイズ可能なワークフロー、レポーティング機能などが含まれます。自社の用途に合わせたカスタマイズが可能かどうかも事前に確認しておくとよいでしょう。
操作性や連携性の高さ
メール共有システムは多くの人が使うことが想定されるため、誰でも使いやすいインターフェースと直感的な操作性が求められます。
また、他のビジネスツールやシステムとのスムーズな連携が可能であることも、日々の業務の効率化には不可欠です。この連携性により、データの一貫性を保ちながら、業務プロセスをより流動的にすることができます。
メール誤送信対策
誤った宛先へのメール送信や、不適切な情報の送信を未然に防ぐための機能です。これには、送信前の最終確認画面の表示、宛先の自動検証、機密情報の警告表示など、ユーザーが誤送信を防ぐためのサポート機能が含まれます。
現代では情報漏洩は大きなリスクがあります。特に機密情報や個人情報の流出は企業の信頼を大きく損なうだけでなく、損害賠償を請求される可能性もあります。
メール誤送信の対策をしっかりとできるサービスを選ぶことは利用企業として義務と言っても過言ではありません。
充実したサポート体制
導入から運用、トラブルシューティングに至るまで、迅速かつ的確なサポートが提供されることは非常に重要です。オンラインでのヘルプセンター、電話やチャットによる即時サポート、マニュアル資料や動画の提供などが含まれます。
メール共有システムは様々な機能があるぶん操作が複雑なことも多いです。サポート体制の充実度は、システムの導入成功率と利用者満足度を大きく向上させます。
強固なセキュリティ対策
データ保護のための高度なセキュリティ対策もサービスを選ぶうえで重要な要素となります。。これには、データ暗号化、アクセス権限の管理、定期的なセキュリティ更新とパッチ適用、侵入検知システムなどが必要です。
特に、メールで機密情報を扱う場合は、セキュリティ違反やデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるために、システムのセキュリティ対策は極めて重要です。
メール共有システムの導入により実現できることとメリット
メール共有システムの導入により実現できることは多岐にわたり、ビジネスの効率化や顧客満足度の向上など、数多くのメリットがあります。
問い合わせ管理における作業効率とサービス品質の改善
顧客からの各種問い合わせに関して、どの段階にあるかをクリアにすることで、業務の流れをスムーズにし、提供するサービスの質を高めます。
チームが問い合わせの各ステータスを瞬時に確認できるようにすることで、作業の重複や対応漏れを避け、迅速かつ効果的な対応を促進します。
また、メール以外にも電話やSNS、チャットなど複数のコミュニケーション手段からの問い合わせを一つのプラットフォームで管理することで作業の効率を上げることができます。
オンラインサイトの注文管理と迅速な対応
一般的な問い合わせに対しては返信テンプレートを使用し、素早い対応を実現できます。
加えて、問い合わせの差出人に基づいて自動で担当者を割り当てる機能や、特定のキーワードに基づいて自動的にラベルを付けて適切な部署へ振り分けることで、問い合わせの処理をより効率的に行うことができます。
過去の対応履歴を容易に参照できることで、全員が均等なサービス品質を保ち、業務の依存度を低減します。
営業支援による業務効率化と管理プロセスの最適化
営業チームが使用する情報を一箇所にまとめることで、メールやExcelファイルへの依存をなくし、情報共有をより効率的に行います。
この中央集約されたシステムを通じて、営業プロセスを透明化し、チーム間でのスムーズなコミュニケーションを実現します。これにより、営業活動を一層効率的に進めることが可能になります。
また、メール送信プロセスに承認ステップを設け、「承認リクエストを受け取ると、即座にSlackで通知が行くよう設定し、承認漏れを防ぐ」「送信したメールは一定期間内であればキャンセル可能とする」など、誤送信のリスクを軽減することも可能となります。
まとめ
本記事では、メール共有システムの重要性と、その導入によって実現できる多様な利点について掘り下げました。
メール共有システムは、透明性の向上、対応漏れの防止、作業効率の向上、一貫した顧客対応、そして多チャネル対応の一元化など、ビジネス運営における核心的な課題に対する解決策を提供します。
そのメリットとしては、チーム内のコミュニケーションの効率化、顧客サービスの質の向上、業務プロセスの標準化、リモートワークの支援、リスク管理の強化などが挙げられます。これらのメリットは、組織がより迅速に、かつ効果的に顧客のニーズに応えることを可能にし、最終的にはビジネスの成長と顧客満足度の向上を促進します。
もしどのツールを使えばよいか迷った場合は、メール共有管理システム売上シェア15年連続No.1のメールディーラーに問い合わせてみるのがいいでしょう。
