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「テレワークを行っているが、ファイルの持ち出しやセキュリティ管理が面倒」
こうした場面で役立つのがオンラインストレージです。インターネットを介してファイルをやり取りする手段のひとつで、場所を問わずファイルが扱える、URL共有だけでファイル連携が完了するなど、オンラインストレージには様々なメリットがあります。
本記事ではそんなオンラインストレージのおすすめサービスや、サービス比較を行うときのチェックポイントを解説しています。
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネット上に存在するストレージ（記憶媒体）を利用してファイルのやり取りを行うサービスです。
ファイル共有がURLを伝えるだけで完結する、外出先やスマホからもファイルが扱えるなど、オンラインストレージを導入することでファイルの取り回しが格段に向上します。
近年ではテレワークの推進により、在宅か出社かに関係なく必要なファイルにアクセスしたいというニーズが爆発的に増え、オンラインストレージは一層普及が進みました。
インターネットを利用する点でセキュリティが気にかかる方もいると思いますが、法人向けオンラインストレージはどれもセキュリティ機能が充実しています。そのため契約書や人事書類といった機密書類の管理も、オンラインストレージで行う企業は少なくありません。
オンラインストレージの利点
オンラインストレージの利点は、主に以下の４つにあります。
- 社内外とのファイル連携が容易になる
- 自社で設備を抱える必要がない
- ファイルを間違って上書きしても元に戻せる
- バックアップ手段のひとつになる
社内外とのファイル連携が容易になる
ファイルのやり取りについて「ファイルをメールで送ろうとしたら重すぎて添付できなかった」「外出中にファイル連携をお願いされたが、USBメモリに入れ忘れてしまった」といった経験をしたことがある人は少なくないでしょう。
こうしたことは、オンラインストレージを利用することで解決します。オンラインストレージならファイルをわざわざUSBメモリに移し替えたり、ノートPCを開いたりせずとも、ファイルを取り扱えるからです。
オンラインストレージなら・・・
- どんなに重いファイルでもURLを伝えるだけでファイル共有が完了する
- スマホ、PC、タブレットなどデバイス関係なくファイルにアクセスできる
- オフィスだけでなく、自宅や外出先からもファイルにアクセスできる
また、オンラインストレージによっては、上長の承認申請やファイルの更新通知といったワークフローの自動化も可能なサービスが存在します。
自社で設備を抱える必要がない
ファイルの管理に自社のファイルサーバーを利用する企業は多いですが、オンラインストレージを利用すれば、そのような自社設備を持たなくても安全にファイルを管理可能です。
セキュリティ上の理由から、自社サーバーでファイルを保存しているケースもあるでしょう。この場合「自社サーバーは外部の脅威から守るツールとして、オンラインストレージは業務の生産性を高めるツールとして」のように使い分ければ、自社の設備を最低限に抑えられます。
ファイルを間違って上書きしても元に戻せる
オンラインストレージに保存されているファイルは、上書きを行っても古いバージョンが保存されます。
ローカルストレージでのファイル管理は「間違って上書きしてしまったが元に戻せない」という機会損失リスクがありますが、オンラインストレージならそのリスクを解消できるのです。
バックアップ手段のひとつになる
機密情報を含むファイルは企業にとって重要な資産です。そのため地震・火災といった自然災害や、外部からのクラッキングといった万が一の事態に備えて、複数のバックアップ手段を持ってリスク分散を図るのが重要といえます。
オンラインストレージはまさに有効なバックアップ手段のひとつです。実際、システム冗長化や複数拠点にデータセンターが存在するなど、よりバックアップ用途に適したサービスも存在します。
オンラインストレージ利用時の注意点
オンラインストレージはメリットばかりでなく、注意すべき点もいくつかあります。それは以下の３点です。
- インターネット環境が必須
- ベンダー側のトラブルで一時的にアクセスできなくなる場合がある
- 情報漏洩リスクを把握しておく
インターネット環境が必須
当然ではありますが、オンラインストレージを利用するにはインターネット環境が必要です。今どきはWifiの電波がどこにいっても飛んでいるため、逆に油断しがちといえます。
田舎や海外への出張時は、あらかじめ重要なファイルを外付けストレージに取り込むなどして対策しましょう。
ベンダー側のトラブルで一時的にアクセスできなくなる場合がある
オンラインストレージは、システムダウンや緊急メンテナンスなどの理由で一時的に使用不可となる場合があります。
サービス停止しても業務が継続できるよう、なにもかもオンラインストレージに保存するのではなく、重要なファイルは常にローカルストレージでも保存するなどして対策しましょう。
情報漏洩リスクを把握しておく
オンラインストレージは正しく利用しなければ、致命的な損害につながる可能性があります。2020年11月末、楽天が営業管理用のクラウドサービスの設定を誤り、膨大な顧客情報が流出したことは記憶に新しいでしょう。
参考記事：楽天に不正アクセス、最大148万件以上の情報流出の恐れ 営業管理用SaaSの設定にミス
オンラインストレージもクラウドサービスの一種であるため、管理や設定を誤れば同様の事態が起きる可能性があります。こうしたトラブルを未然に防ぐためにも、ファイルの公開設定やユーザーの権限設定の管理は日頃から徹底し、必要に応じてメンバーへの啓蒙活動も行いましょう。
また、二段階認証の徹底やIPアドレス制限といったセキュリティ機能をきちんと活用することも、オンラインストレージでは重要です。
法人向けオンラインストレージの比較ポイント
法人向けオンラインストレージを比較する際は、以下のようなポイントに注目することでサービス選定がスムーズになります。
- 容量
- 料金
- 機能
- セキュリティ性
容量
オンラインストレージの容量は、料金プランによって1GB～無制限と大幅に変動します。動画やプロジェクトファイルといった重いファイルを多数取り扱うなら、3TBなどの大容量か、容量無制限プランのあるサービスを中心に比較するようにしましょう。
一方、重いファイルをあまり取り扱う予定がなければ、おそらく100GB程度でも事足ります。1GBなどの極端に容量の少ないプランを避けるようにすれば大丈夫です。
料金
オンラインストレージはサービスによって料金体系が異なりますが、大きく分けると「ユーザー数で変動するタイプ」か「容量で変動するタイプ」の２種類があります。
費用をできる限り抑えてオンラインストレージを導入するには、料金体系に注目してサービス選定しましょう。
- 重いファイルや、膨大な書類を保存する見込みである
大容量、もしくは容量無制限のプランがあるサービスを中心に比較する - ユーザー数が多くなる見込みである
ユーザー数無制限のプランがある、もしくはユーザーあたりの課金額が安価なサービスを中心に比較する - 小規模な組織や特定部門に対してのみ導入する
ユーザー課金のプランがある、もしくは容量控えめのプランがあるサービスを比較する
機能
オンラインストレージはアクセス権限の設定やURL共有など、基本機能はどれも共通しています。そのため、どのサービスを選んでもオンラインストレージのメリットは得られると考えて良いでしょう。
しかし、より自社と相性のよいサービスを選定するためにも、やはりサービス毎の特徴や機能は比較すべきです。
例えば、社内Wiki機能や、ワークフロー自動化といった生産性アップが期待できる機能があるサービスを利用すれば、ファイルのやり取りだけでなく、コラボレーション全体の効率化も図れます。
また、CRM・SFAやMAといった外部ツールを利用しているなら、そうしたツールとの連携が得意なサービスを選定することでも生産性の向上が期待できます。
セキュリティ性
機密書類を保存する予定がある、BYOD（社員の私物を業務PC・スマホに流用すること）でテレワークを実施しているなどの場合、セキュリティ性を重視してサービスを比較しましょう。
セキュリティが強いオンラインストレージには、IPアドレスでのアクセス制限や認証端末の管理など、外部からのアクセスからファイルを守る機能が備わっています。
法人向けオンラインストレージのおすすめ12選
ここからは、法人向けオンラインストレージを12社紹介します。サービス比較にぜひ役立ててください。
- Google Workspace
- OneDrive for Business
- Dropbox Business
- Box
- セキュアSAMBA
- NotePM
- DirectCloud-BOX
- Fleekdrive
- Smooth Fileクラウド
- Bizストレージ ファイルシェア
- KDDI ファイルストレージ
- PrimeDrive
Google Workspace
| プラン名 | 月額料金 | 容量 |
| Business Starter | 680円 / 1ユーザー | 30GB / 1ユーザー |
| Business Standard | 1,360円 / 1ユーザー | 2TB / 1ユーザー |
| Business Plus | 2,040円 / 1ユーザー | 5TB / 1ユーザー |
| Enterprise | 要問い合わせ | 必要に応じて増やせる |
Google Workspaceは大手ITベンダーのGoogle社が提供するグループウェアです。スプレッドシートやドキュメントといったオフィススイート、ビジネスチャット、共有カレンダーなど、オンラインストレージ以外にも様々なビジネスツールが使えます。
肝心のオンラインストレージはというと、３種類の定額プラン＋エンタープライズプランというシンプルなプラン構成となっています。Business Standard以上のプランでは2TB以上もの大容量ストレージが、月額1,360円からの低価格で利用可能です。
もっとも下位のプランは30GBと容量控えめですが、上位プランと機能差はほとんどありません。14日間の無料トライアルが利用可能なため、気になる場合は試してみましょう。
OneDrive for Business
| プラン名 | 月額料金（※ 決済は年ごと） | 容量 |
| OneDrive for Business (Plan 1) | 540円 / 1ユーザー | 1TB / 1ユーザー |
| OneDrive for Business (Plan 2) | 1,090円 / 1ユーザー | 無制限（ユーザーが４名以下の場合は制限あり。詳細は公式サイト参照） |
| Microsoft 365 Business Basic | 540円 / 1ユーザー | 1TB / 1ユーザー |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,360円 / 1ユーザー | 1TB / 1ユーザー（豊富なオフィススイートが利用可能になる） |
OneDrive for Businessは「Windows」でお馴染みのMicrosoft社が提供するオンラインストレージです。オンラインストレージだけのプランもありますが、同社が提供するオフィススイート「Microsoft 365」にもOneDriveが含まれます。
「Microsoft 365 Business Basic」はオンラインストレージのみの「Plan 1」と同価格でありながら、WordやExcelといった定番のオフィスアプリが利用可能です。そのため「Plan 1」を選ぶくらいなら、「Microsoft 365 Business Basic」のほうが確実にお得ですね。
OneDriveの特徴はWindowsデバイスとの親和性を前提に設計されている点です。WindowsでOneDriveを使えば、まるでローカルストレージを操るかのような感覚でオンラインストレージを利用できます。
Dropbox Business
| プラン名 | 料金 | 容量 |
| Standard | 月払い：1,500円 / 1ユーザー
年払い：月々1,250円 / 1ユーザー | 5TB / 1ユーザー |
| Advanced | 月払い：2,400円 / 1ユーザー
年払い：月々2,000円 / 1ユーザー | 必要に応じて増やせる |
| Enterprise | 要問い合わせ | 必要に応じて増やせる |
Dropbox Businessは、個人向けオンラインストレージとしても人気なDropboxの法人向けサービスです。もっとも下位のプランでも5TBもの大容量ストレージが利用でき、上位のプランではさらに大容量のオンラインストレージが利用可能になります。
オンラインストレージ機能に特化しているだけあって、デバイスの性質に根ざした分かりやすいUIと、複数のレイヤーにわたる高度なセキュリティが特徴です。無料トライアルは30日間と、使い勝手を確認するには十分な期間となっています。
Box
| プラン名 | 料金 | 容量 |
| Starter（10ユーザーまで） | 月払い：550円 / 1ユーザー
年払い：522.5円 / 1ユーザー | 100GB |
| Business | 月払い：1,800円 / 1ユーザー
年払い：1,710円 / 1ユーザー | 無制限 |
| Business Plus | 月払い：3,000円 / 1ユーザー 年払い：2,850円 / 1ユーザー | 無制限 |
| Enterprise | 月額4,200円 / 1ユーザー（※ 決済は年ごと） | 無制限 |
Boxは高いセキュリティ性とワークフローの効率化が強みのオンラインストレージです。Business以上のプランからは容量が無制限となり、ファイル数やサイズなどを一切気にせずオンラインストレージが利用できます。
また、Microsoft 365やGoogle Workspace、そしてSlackなど、全部で1,500以上もの外部ツールと連携可能で、ビジネスにおける様々な場面で大幅な生産性向上が期待できます。
セキュアSAMBA
| プラン名 | 料金 | 容量 |
| フリープラン | 0円 | 5GB |
| ライトプラン | 月額費用：15,000円
初期費用：15,000円 | 100GB |
| ビジネスプラン | 月額費用：35,000円
初期費用：35,000円 | 500GB |
| カスタマイズ | 要問い合わせ | 無制限 |
セキュアSAMBAはChatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する、法人向けオンラインストレージです。Chatworkといえば、国内ではSlackやTeamsと並ぶ市場シェア率を持つビジネスチャットで、Chatworkの品質や使いやすさを知っている企業なら、セキュアSAMBAにもすぐ馴染めるかもしれません。
セキュアSAMBAの特徴は、IPアドレスによるアクセス制限、認証端末以外からのログイン制限といった、様々なセキュリティ機能が標準搭載されていることです。
上位サービスの「セキュアSAMBApro」ではローカルデバイスでのファイル保存禁止や、セキュアSAMBAproに未登録のアプリケーションは利用不可となる制御機能など、さらに強固なセキュリティ機能が備わります。
NotePM
プラン名月額料金容量ユーザー数プラン 84,800円80GB8人までプラン 159,000円150GB15人までプラン 2515,000円250GB25人までプラン 5030,000円500GB50人までプラン 10060,000円1TB100人まで
NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供する、ナレッジ共有（社内Wiki）ツールです。オンラインストレージとして見ると他のサービスより容量が控えめですが、NotePMの真価は社内Wiki機能が充実していることです。
日報、議事録、マニュアル、営業ノウハウなど、NotePMは組織における様々な情報管理・共有に適しています。適用範囲も広く、規模は中小企業から大企業まで、業種は医療機関や保育園など、様々な規模・業種の組織がNotePMを活用しています。
料金体系はユーザー数に応じて変わる仕組みで、全プランで全機能が使えるようになっています。
DirectCloud-BOX
| プラン名 | 月額料金 | 容量 |
| スタンダード | 30,000円 | 500GB |
| アドバンスド | 50,000円 | 1TB |
| ビジネス | 90,000円 | 3TB |
| プレミアム | 180,000円 | 10TB |
| エンタープライズ | 300,000円 | 30TB |
DirectCloud-BOXは株式会社ダイレクトクラウドが提供する法人向けオンラインストレージです。
ストレージは理論上99.999999999％の耐久性を持つAmazon S3（Amazonが提供するクラウドサービス）を採用しており、データ破損や20世代までのバックアップなど、万が一の事態に強い安全性が特徴といえます。
料金体系は容量と連動する形となっており、ユーザーが増えても容量に余裕がある場合は追加費用が発生しません。
Fleekdrive
| プラン名 | 月額料金（決済は年ごと） | 容量 |
| Team | 500円 / 1ユーザー | 10GB / 1ユーザー |
| Business | 1,500円 / 1ユーザー | 200GB / 1ユーザー |
| Enterprise | 4,000円 / 1ユーザー | 無制限 |
Fleekdriveは株式会社Fleekdriveが提供する法人向けオンラインストレージです。世界で190カ国もの企業から導入された実績があり、国内ではアンリツ株式会社やベネッセコーポレーションといった大手企業の導入事例が多数存在します。
ファイルの更新通知や上長承認によって顧客へのメール送信が自動で行われるなど、独自のワークフロー効率化機能が充実しています。また、エンタープライズプランはユーザー・容量ともに無制限でオンラインストレージが利用可能になります。
Smooth Fileクラウド
| 容量プラン | 料金 |
| 5GBプラン | 初期費用：55,000円
月額費用：27,500円 |
| 10GBプラン | 初期費用：55,000円
月額費用：38,500円 |
| 50GBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：66,000円 |
| 150GBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：82,500円 |
| 250GBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：110,000円 |
| 500GBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：137,500円 |
| 1TBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：209,000円 |
| 2TBプラン | 初期費用：110,000円
月額費用：280,500円 |
Smooth Fileクラウドは株式会社プロットが提供する法人向けオンラインストレージです。2003年にサービスが開始され、現在では大手ゼネコンを含む建設業、製造業・印刷業、そして地方自治体を中心に導入実績が豊富です。
高い信頼性と安全性が特徴で、総務省「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認証を受けている他、第三者機関によるセキュリティ脆弱性診断を実施しています。
また、同サービスの派生版として「Smooth File ネットワーク分離モデル」があります。こちらはオンラインストレージのメリットを活かしつつ、自社ファイルを外部の脅威から隔離できるようになります。
Bizストレージ ファイルシェア
| 容量プラン | 料金（※ Web申込みの場合、初期費用は無料） | ユーザー数 |
| 1GByte | 初期費用：22,000円
月額費用：16,500円 | 1,000人まで |
| 2GByte | 初期費用：22,000円
月額費用：28,600円 | 2,000人まで |
| 10GByte | 初期費用：22,000円
月額費用：71,500円 | 10,000人まで |
| 100GByte | 初期費用：22,000円
月額費用：104,500円 | 10,000人まで |
| 500GByte | 初期費用：22,000円
月額費用：165,000円 | 10,000人まで |
| 1TByte | 初期費用：22,000円
月額費用：220,000円 | 10,000人まで |
Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供する法人向けオンラインストレージです。
大容量ファイルの手軽な連携やアクセス権限の設定といった基本機能はもちろんのこと、ディザスタリカバリやシステム冗長化といった、災害時にもストレージにアクセスできる安定性の高さが特徴です。
他サービスと比べると容量に対して料金は高めですが、NTTのグループ会社が提供するオンラインストレージということで、安心感を持って利用できます。
KDDI ファイルストレージ
| 容量プラン | 月額料金 | 容量 | ユーザー数 |
| ID単位コース | 330円 / 1ユーザー | 10GB / 1ユーザー | – |
| 10GBプラン | 76,780円 | – | 300人まで |
| 100GBプラン | 198,000円 | – | 1,000人まで |
| 1TBプラン | 660,000円 | – | 5,000人まで |
KDDI ファイルストレージはKDDI株式会社が提供する法人向けオンラインストレージです。料金体系はID単位のプランと、容量で価格が変わるプランの２種類が用意されており、より自社の目的に沿った形でオンラインストレージを導入できるのが特徴です。
他、IPアドレスのアクセス制限やウイルスチェックといったセキュリティ機能、そしてメガバイト単位での容量の割り当てなど、オンラインストレージとしての機能も十分に揃っています。
PrimeDrive
| 容量プラン（全プラン１万ユーザーまで） | 料金（税抜） |
| 1GB | 初期費用：30,000円
月額費用：12,000円 |
| 10GB | 初期費用：30,000円
月額費用：69,800円 |
| 100GB | 初期費用：30,000円
月額費用：180,000円 |
| 200GB以上 | 初期費用：30,000円
月額費用：個別見積り |
PrimeDriveはソフトバンク株式会社が提供する法人向けオンラインストレージです。ユーザーのアクセス権限管理やファイルバージョンの巻き戻しといったオンラインストレージの基本機能を備えつつ、誰でも扱いやすいシンプルな操作画面が特徴です。
また、PCだけでなく、iPad・iPhone・Androidなど幅広いデバイスに対応しており、外出先でのファイル連携がスムーズに行えます。
おすすめオンラインストレージの比較表
ここまでに紹介した各サービスの料金・容量・ユーザー数を表でまとめました。
| サービス名 | 料金 | 容量・ユーザー数 |
| Google Workspace | 680～2,040円 / 1ユーザー
※ Enterpriseプランの価格は要問い合わせｒ | 30GB～5TB / 1ユーザー |
| OneDrive for Business | 540～1,360円 / 1ユーザー | 1TB～無制限 / 1ユーザー |
| Dropbox Business | 1,500～2,000円 / 1ユーザー
※ Enterpriseプランの価格は要問い合わせ | 5TB～必要に応じて増量 / 1ユーザー |
| Box | 月額550～4,200円 / 1ユーザー | 100GB～無制限 / 1ユーザー |
| セキュアSAMBA | 月額費用：15,000～35,000円
初期費用：15,000～35,000円 ※ 容量無制限プランの価格は要問い合わせ | 容量：5GB～無制限
ユーザー数：無制限 |
| NotePM | 月額4,800～600,000円 | 容量：80GB～1TB
ユーザー数：8人以内～1,000人以内 （1,000人超での利用は要問い合わせ） |
| DirectCloud-BOX | 月額30,000～300,000円 | 容量：500GB～30TB
ユーザー数：無制限 |
| Fleekdrive | 月額500～4,000円 / 1ユーザー | 10GB～無制限 / 1ユーザー |
| Smooth Fileクラウド | 初期費用：55,000円
月額費用：27,500～280,500円 | 容量：5GB～2TB
ユーザー数：無制限 |
| Bizストレージ ファイルシェア | 初期費用：22,000円
月額費用：16,500～220,000円 | 容量：1GB～1TB
ユーザー数：1,000人以内～10,000人以内 |
| KDDI ファイルストレージ（ID単位プラン） | 月額330円 / 1ユーザー | 10GB / 1ユーザー |
| KDDI ファイルストレージ（容量単位プラン） | 月額76,780～660,000円 | 容量：10GB～1TB以上
ユーザー数：300人以内～5,000人以内 |
| PrimeDrive | 初期費用：30,000円
月額費用：12,000～180,000円（200GB以上は個別見積もり） | 容量：1GB～200GB以上
ユーザー数：１万ユーザーまで |
オンラインストレージの比較まとめ
オンラインストレージのどのサービスも基本機能は共通していますが、料金・容量の幅はまったく異なります。
そのため「すぐに容量やユーザー数がカツカツになってしまった」「必要以上に大容量なプランを契約してしまった」といった失敗のないよう、サービス比較時に必ず容量と料金のバランスをチェックしてからサービスを決めてください。
また、基本機能は共通するとはいえ、各サービスは何かしらの目的・用途に特化している場合が大半です。必要に応じて業務効率の向上に特化したサービスや、セキュリティ性に重点を置いたサービスなど、機能性にも着目してサービス選定を進めましょう。
