メールの署名の書き方とテンプレート17選【コピペOK】

メールの署名は、ビジネスコミュニケーションの中で、自己紹介や信頼性の確保、情報共有など、多くの役割を果たすツールです。

また、ビジネスメールにおいて、署名は「マナー」と言うことができますし、これらの機能を最大限に活用することで、効果的なコミュニケーションを実現することが可能となります。

今回は、そんなメールの署名の作り方やデザインテンプレートなどをお伝えします。署名は利用シーンや相手によって変更することで効果を発揮できます。

自分にあった署名を作成してビジネスで成果をあげれるよう参考にしてみてください。

 メール署名とその重要性

メールの署名は、ビジネスメールの最後に追加することで、自分自身や企業の紹介・ブランディングとなり、受信者との信頼関係を築くことができます。

 メール署名の定義とその役割

メールの署名が果たす役割は様々あります。その中でも、受信者に対してメールの送り主が誰であるか、また何のためにそのメールを送ったのかといった情報を明確に伝えることが重要となります。

署名には以下のような情報を記載すると良いでしょう。

• 会社名
• 自分の名前
• 役職
• メールアドレス
• 電話番号
• 会社のロゴ
• ウェブサイトのリンク　など

これらを含めたメール署名を作成することで、自己紹介と同時に、自分が属する組織やそのブランドイメージを強化することができます。

場合によっては商談の日程調整用のURL等を記載することも有効です。

 メール署名の入れる位置と頻度

メール署名は一般的にメールの最後に入れ、ビジネスメールでは原則として毎回のメールに記載すべきです。

また、ビジネスメールでは、連絡先情報を常に明示することで、いつでも返信や連絡が可能な状態を保つことが求められます。

その他にも、署名は営業活動の機会にすることもできます。セミナーやウェビナーの開催情報を記載しておけば、興味を持った人が参加申し込みをしてくれるかもしれません。

 ビジネスメールでの署名に必要な項目

ビジネスメールの署名には、会社名、自分の名前、役職、メールアドレス、電話番号、会社のロゴ、ウェブサイトのリンクなどを記載することが推奨されています。

これらの情報は、メールの受信者が送信者を正確に認識し、必要な場合にはすぐに連絡を取れるようにするために重要です。

特に、初めてやりとりをする場合やビジネスのやり取りが本格化する前の段階では、署名から得られる情報が相手の第一印象に大きく影響します。

以下、具体的なビジネスメールの署名の例になります。

株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
site ：https://sanple.jp
blog：https://sanple.jp/blog/

あくまで一般的な署名の例になります。自身の状況や送信先によって柔軟に変更することも必要となる場合があるので注意しましょう。

 効果的なメール署名の作り方

 署名作成時の3つの注意点

メールの署名を作成する際には、以下の3点に注意しましょう。

• 表示が全てのデバイスでズレていないか
• 文字化けしていないか
• デザインが過剰な表現になっていないか

メールは様々なメーラーやデバイスで受信されます。受信環境によって表示が異なる点を考慮する必要があります。

表示がズレると良い印象を与えることはできません。また、文字化けは情報伝達の障害となり、過剰なデザインはメールの本文から受信者の注意をそらす可能性があります。

デバイスによる表示のズレを防ぐためには、HTMLよりもテキスト形式の署名を選択する。文字化けを避けるためには、環境依存文字を利用しない。過剰なデザインについては、シンプルで読みやすいデザインを心がけることが大切です。

 ビジネスメールの署名デザインのポイント

ビジネスメールの署名デザインでは、シンプルさと明瞭性が重要です。受信者にとってわかりやすいデザインを心がけ、必要な情報を効果的に伝えるようにしましょう。

署名には様々な情報を記載したくなりますが、その役割と重要度を考えると、名前、役職、会社名、連絡先などの基本情報を中心に据えるのがよいでしょう。

また、フォントサイズや色などを統一し、視覚的な一貫性を保つことも有効です。署名には自社の認知やブランディングにも影響があることを認識しておく必要があります。

 シーン別署名の例と活用法

同一人物にメールを送信する場合でも、送信するメールの内容や状況によって署名を変えると効果的です。

例えば、以下のような状況に合わせた署名は適切と言えるでしょう。

• 社内向けのメール：カジュアルなトーンの署名
• クライアント向けのメール：フォーマルなトーンの署名
• 特定のプロジェクトに関連するメール：プロジェクトの役割や責任を明示する署名

このように、メールの目的や受信者により、適切な情報やトーンが異なることがあります。そのため、シーンに応じて署名を変更することで、より適切なコミュニケーションが可能となります。

 署名に含めるべきではない情報

署名にはたくさんの情報を記載できますが、適切でない情報は控えるべきです。特に微視ネスメールにおいては信頼やブランドが重要になりますので慎重になりましよう。

例えば、以下のような内容は署名に含めるべきではありません。

• 個人的な趣味や信念
• 政治的な思想や差別的な内容
• 非公開の連絡先情報
• 社内のジョーク
• 業界固有の略語

すべての受信者が理解できるわけではなく、受け取り方によってはトラブルに発展するリスクがあります。

 ブランディングに効果的な署名の活用法

メールの署名は、自身や企業のブランディングに効果的に利用できます。

署名はメールの一部として頻繁に表示され、受信者に対して一貫したメッセージを伝えることができます。上手く活用することで、ブランドイメージを強化し顧客に対する信頼を高めるのに役立ちます。

例えば、以下のような内容は署名に含めても問題ありません。

• 会社のロゴ
• 企業のミッション
• スローガン

その他にも、新製品の発売やキャンペーンの宣伝やセミナー・ウェビナーの開催情報など、特定の情報を強調することも可能です。

 メールの署名デザイン例

 ビジネスメール署名デザイン1：基本的なレイアウト

基本的なビジネスメール署名デザインは、シンプルなものにしましょう。

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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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基本的なレイアウトを採用することで、必要な情報を明確に伝え、読者の注意を重要な要素に集中させることができます。

 ビジネスメール署名デザイン2：業界特性を活かしたデザイン

業界の特性を反映した署名デザインは、企業のブランドイメージを強化することができます。

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Googleパートナー認定代理店
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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薬機法管理者資格認定保有
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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特定の業界や業種に特有の要素や資格の保有情報などを署名に記載することで、その業界のプロフェッショナルであることを表現できます。

 ビジネスメール署名デザイン3：個性を活かしたデザイン

個性を活かした署名デザインは、他者との差別化や独自性を強調するのに有効です。

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╋┿╋┿╋　株式会社サンプル
╋┿╋┿　　営業部 部長
╋┿╋　　　山田 太郎
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営業部 部長
山田 太郎
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営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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また、デザインだけでなく署名の内容を個性的にすることも可能です。個性的な署名には、個人の趣味や特技、好きな引用句などを記載すると良いでしょう。

ただし、社外向けのビジネスメールでの利用はあまりおすすめしません。社内向けのメールやプライベートでのみ利用するのが無難です。

 ビジネスメール署名デザイン4：ロゴを取り入れたデザイン

ロゴを取り入れた署名デザインは、ブランド認知度を高めるのに有効です。HTMLメールを活用することでロゴなどの画像を挿入することが可能となります。

 ビジネスメール署名デザイン5：SNS連携のデザイン

SNS連携をすることで受信者があなたのSNSプロフィールに直接アクセスできるようになります。

定期的に情報発信をしているアカウントやフォロワーを集めたいSNSなどは積極的に活用するようにしましょう。

近年では「メールかSNSどっちが良いのか？」といった議論も多くされています。

SNSは有益情報の発信で興味を持ってもらいファン化を促進させ、メールはファン化している人のからの購入を促すなど棲み分けが可能です。

どちらかではなくどちらも利用し、上手に使い分けることで最大の成果を生み出しましょう。

 ビジネスメール署名デザイン6：お知らせを含む署名

署名をお知らせや集客に活用するのも有効です。どんなメールにも署名は記載されていますので、自然にアピールが可能となります。

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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp

●休業日の案内
8月15日〜17日はお盆休みのため休業いたします。
期間中にいただいたメールは、8月18日以降に返信いたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp

●無料セミナーのご案内
メルマガ配信「基本のき」セミナー
日程：2023年6月8日(木)11:00～12:00
参加URL：https://sanple.jp/seminar
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 ビジネスメール署名デザイン7：キャッチフレーズを活用したデザイン

キャッチフレーズを活用したメール署名デザインは、企業のブランドイメージを強化し、受信者に強い印象を与えることができます。

─────お客様の成功こそ我々の成功──────
株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp
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株式会社サンプル
営業部 部長
山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
mail：taro.yamada@sample.com
URL：https://sanple.jp

初心を忘れず技術で未来を創る
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インターネットの普及によって様々な情報を手軽に取得できるようになりました。だからこそ、”誰(どの企業)から買うか”が重視されています。

企業としての姿勢やビジョンを共有して顧客から選んでもらえるよう署名を活用しましょう。

 ビジネスメール署名デザイン8：連絡先を強調したデザイン

連絡先を強調したメール署名デザインは、受信者が連絡先情報を迅速に見つけることを可能にし、コミュニケーションをスムーズにします。

 ビジネスメール署名デザイン9：名刺風デザイン

名刺風のメール署名デザインは、シンプルでありながらフォーマルに個性を表現できます。

メールはどうしても文章でのコミュニケーションになるため、相手との距離感を縮めるのが難しいです。上記サンプルのように画像を差し込むだけで堅いイメージがなくなり、親近感を持ってもらうことができるでしょう。

 ビジネスメール署名デザイン10：イラストを用いたデザイン

イラストを用いたメール署名デザインは、インパクトが強く受信者に大きな印象を残すことができます。

自社サイトや自社のサービスでキャラクターなどを採用している場合は署名にも活用してみてください。

 メール署名の設定方法

利用率が高いOutlookとGmailでの署名の設定方法を解説、さらに画像を挿入できるHTMLメールについても紹介します。

 Outlookの署名設定方法

Outlookでは、「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」の順に操作を行うことで、メール署名の設定や編集が可能です。

Microsoft Outlookはビジネスで広く使用されているメールソフトであり、署名の自動挿入機能を提供しています。

自動挿入の設定を行っていれば、メールを新規作成した際に署名が自動で記載されます。

 Gmailの署名設定方法

Gmailでは、「設定」→「全般」→「署名」の順に操作を行うことで、メール署名の設定や編集が可能です。

Gmailは個人利用からビジネス利用まで広く使用されているメールソフトです。Gmailでも署名の自動挿入機能を提供しています。

画像やSNSアイコンを挿入する場合はHTMLメール

ここまで紹介した署名の中に、画像ﾔSNSアイコンなどを含んだ署名もいくつかあります。これらはHTMLメールを利用することで初めて実現可能となります。

上記で紹介したOutlookやGmailなどの通常のメーラーでは基本的にテキストのみとなります。HTMLメールを使うためにはメール配信システムを利用すると良いでしょう。

メールの一斉配信にも活用できるので、メルマガ配信やメールマーケティングを実施したい場合にも便利に活用できます。

おすすめのメール配信システムは下記記事で紹介していますので併せてご確認ください。

メール配信システムおすすめ30選を徹底比較

 メール署名に関するよくある質問

メール署名に必要な情報は何ですか？

メール署名には、あなた自身またはあなたの組織に関する情報が必要です。ビジネスメールでは一般的に、会社名、名前、役職、連絡先情報などが含まれます。

効果的なメール署名の作り方について教えてください。

シンプルで見やすいデザインを意識しましょう。また、「社内向け」「社外向け」「既存顧客向け」など、シーン別に署名を用意することで、適切なコミュニケーションが可能です。

画像付きの署名はどうすれば作成できますか？

HTMLメールで作成しましょう。HTMLメールエディタが標準装備されているメール配信システムであれば、専門知識不要でおしゃれなメールが作成できます。

 まとめ：効果的なメール署名の作り方とは

効果的なメールの署名を作るためには、読みやすさ、適切な情報の提供、そして独自性を持つデザインが必要となります。

メールの署名は、受信者に向けての自己紹介の場であり、同時に情報提供の場でもあります。そのため、署名に適切な情報を記載しないと受信者からの信頼を損なう可能性があります。

また、デザインはブランドの一部とも言えるため、ブランディングとしての活用や独自性を持つことで印象的になり記憶に残りやすくなります。

メール作成のとき、署名は疎かになりがちですが、集客の観点からも意外と重要なポイントです。今回紹介したテンプレートを参考にしていただき、効果的な署名を作成しましょう。