初めてやりとりをする相手へのメールは、顔を知っている相手とのメールのやりとり以上に、失礼がないように文面に注意を払わなくてはなりません。
今回は、「突然のメール失礼します」というフレーズの適切な使い方や例文についてご紹介します。このフレーズは、相手に対して一方的な連絡をする際に使われる表現であり、相手に対する配慮や敬意を示すために重要なポイントとなります。
面識のない相手にメールを送信する際のマナーとも言えるので、メールでのファーストコンタクトで好印象を残し、これからのビジネスを円滑に進められるようにしましょう。
「突然のメール失礼します」を送る時のマナー
まずは面識のない相手に突然メールを送信する際のマナーを解説します。
ここを理解しておかないと、相手にスパムメールと勘違いされ、文章を読んでいただけない可能性があります。スムーズにビジネスを進めるためにも、ポイント抑えたメールの作成を心がけましょう
件名に「突然のメール失礼します」を記載する
メールの件名に「突然のメール失礼します」と明記することで、相手は今後の行動や対応を予測することができます。
もちろん営業メールだと認識され開封されないリスクもあります。そのため、件名は送信相手の状況を考慮し、柔軟に変更することが重要です。
メールの件名に関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？
冒頭で自己紹介をする
どんな相手でも知らない人からのメールは、警戒してしまいます。
そこで、メールでの自己紹介は失礼な印象を避けるために非常に重要です。初対面の相手には、自分の名前と所属を明確に伝えましょう。
これにより、相手は誰からのメールかをすぐに理解することができ、安心感を得ることができます。
目的を明確に記載する
メールのタイトルや挨拶に続いて、メールの目的を明確に記載します。
相手に、なぜそのメールを送信しているのかを理解させることが重要です。この段階で伝えたいことを簡潔に伝えるようにしましょう。
送信前に宛先の確認をする
相手の名前や会社名は必ずチェックしましょう。
間違った名前や情報を使用すると、相手に無礼な印象を与えてしまいます。相手に対する尊重を示すためにも、送信前にチェックするようにしましょう。
返信を促す表現を使う
最後に、メールの終わりに返信を促す表現を使うことで、相手に返信をしやすい状況を作ります。
例えば、「ご確認のほど、お願いいたします」「ご興味ございましたら、以下の日程よりご都合の良い日時をご連絡ください」などのフレーズを使うことで、相手が返信するきっかけを与えることができます。
「突然のメール失礼します」の例文
先ほどメールのマナーについて詳しく説明しました。ここでは、シチュエーション別に「突然のメール失礼します」の例文を紹介していきます。
新規提案のアポイントメール
件名：【お打ち合わせ願い】〇〇様の〇〇の課題を解決します
株式会社〇〇
ご担当者様
突然のメール、失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
この度、貴社のホームページを拝見しご連絡をさせていただきました。
弊社は〇〇を取り扱う人材派遣会社で、貴社の事業に協力できるノウハウ・スキル人材を多く輩出しております。〇〇業界のお客さまには多数導入頂いており、〇〇を最大で〇％改善した実績がございます。
貴社の同業界の企業様の導入事例もございますので、ご興味あればぜひご説明させていただけますでしょうか。ご多忙のところ恐縮ですが、以下のリンクからご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
[日程調整ツールのリンク]
15分程度で貴社の課題に合わせた具体的な解決策をご提案させていただきます。
また、ご質問等がございましたら、お気軽にこのメールにご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
紹介による初回メール
件名：〇〇様よりご紹介頂きました〇〇です
株式会社〇〇
〇〇様
はじめまして。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
株式会社〇〇の〇〇様からご紹介いただきご連絡差し上げました。
この度は、〇〇様が提供されているサービスについて、弊社でも導入を検討しており、ご連絡させていただきました。
突然のメールとなり、ご容赦いただければ幸いです。
もし可能であれば、こちらのメールアドレスにサービスに関する資料を添付いただき、ご返信いただければと思います。
お忙しいことと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
社内の連絡
件名：株式会社〇〇 営業部 〇〇です
△△支社 開発部 〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇営業部の〇〇と申します。
〇〇に関する資料を送付して頂きたくご連絡差し上げました。
〇〇さんが出張のため不在ということで、メールにてご連絡いたしました。突然のメールとなりすみません。お手数ですが、こちらのメールにご返信をいただく形で資料を送付していただけますと幸いです。
お忙しいことと存じますが、よろしくお願いいたします。
突然のメールを送る際の注意点
ビジネスメールのマナーにおいて、タイミングと返信は非常に重要です。
相手のスケジュールを尊重し、適切なタイミングでメールを送ることによって、良好なビジネス関係を築くことができるのです。
相手のスケジュールへの配慮
ビジネスメールを送る際、相手のスケジュールに配慮することが不可欠です。
仕事の中で特に忙しい時間帯や日時を避け、相手がメールを読む時間を考慮してメールを送るようにしましょう。夜間や休日にメールを送る場合は以下の記事を参考にしてみてください。
関連記事：「夜分遅くに失礼します」の正しい使い方とは？【例文あり】
直接的な文体で書くこと
突然のメールである場合、相手は驚くかもしれません。
そのため、メール本文は直接的な文体で書くことが大切です。冗長な言葉や曖昧な表現を避け、的確に伝えるようにしましょう。
また、丁寧な敬語を使用することも大切ですが、相手との関係性や状況に応じて適切な敬語の範囲内でメールを書くことがポイントです。
必要な情報を明記すること
突然のメールである場合、相手は驚くかもしれませんが、それでも的確な情報を伝えることが重要です。
必要な情報を明記し、相手が疑問を持たないように心がけましょう。具体的な日時や場所、連絡先など、必要な情報を伝えることで、相手がスムーズに対応できるようになります。
まとめ
突然のメールは誰にとっても、とても怖いものです。失礼なメールにならないためにも以下のポイントは必ず押さえましょう。
- 冒頭での自己紹介
- 明確な目的の記載
- 送信前に宛先の確認
さらに曖昧な表現を避け、伝えたいことを直接かつ明確に表現しましょう。
メールでは、言葉遣いによっては誤解が生じやすいので、相手の立場や感情を考慮し、誤解を避けるために注意深くメールを作成しましょう。
