ビジネスにおいて、メールのやり取りは日常の業務において欠かせないコミュニケーション手段となっています。
メールを使って連絡を取り合うことは、仕事の効率化や円滑なコミュニケーションを図る上で非常に重要な要素となっています。
そんな、「メール」のやりとりをするとき、相手のメールを引用することがありますよね。メールの引用とは、相手のメールの一部分や全文を自分のメールにコピーして貼り付けることです。
メールの引用は、相手に自分がどの部分に返信しているかを明確に伝えるために役立ちますが、一方で失礼にならないか心配になることもあるでしょう。
そこで、この記事では、メールの引用のマナーや効率的な方法をまとめて紹介します。
メール 引用とは？
メール 引用とは、メールの文章中に他の人のメールの一部分を引用することです。
引用することで、該当箇所の内容を明示的に示すことができます。ビジネスのメールでは、引用することによって会話の流れを把握しやすくし、円滑なコミュニケーションを図ることが求められます。
メール 引用の目的
メール 引用の目的は、主に以下のようなものがあります。
- コミュニケーションの明確化
引用することで、相手のメールの特定の部分に対して回答やコメントをする際に、どの部分に対して話しているのかを明確にすることができます。 - 履歴管理
引用することで、過去のやりとりをメールの中で確認することができます。長期的なプロジェクトや議論の場合、引用がなければ過去の内容を思い出すのが難しくなる場合もあります。
メール 引用の基本的なルール
メール 引用の基本的なルールは以下のようになります。
- 引用する部分を明示的に示す
引用する部分を「>」などの記号で囲み、引用元のメールの一部であることを示します。 - 引用箇所にコメントを追加する
引用する際に、コメントや回答を加えることで、相手のメールに対する意見や提案を明確に伝えることができます。 - 引用部分と自身のテキストを明確に区別する
引用部分と自身のテキストを視覚的に区別するために、引用部分を異なるフォントや色で表示することがあります。
その他、メールを引用する際のマナーや効率的な使い方は後述していきます。
メール引用のメリット
メールを引用することで受信側と送信側のお互いのコミュニケーションを円滑にすることができます。
また、メールにはCcやBccなど複数人がメールを見るケースもあります。特に途中からCcに含められた人は過去のやりとりや経緯がわからないことには状況把握ができません。
このようなときにメールが引用されていると理解しやすくなります。その他にも複数のメリットが存在しますので解説していきます。
コミュニケーションの明瞭化
メールでのコミュニケーションでは、相手へ伝えたい内容を明確に伝えることが重要です。
引用を使用することで、特定の部分を強調したり、関連する情報をまとめて提示することができます。これにより、相手に対して自分の意図やポイントを明確に伝えることができます。
情報の整理と整合性の確保
長いメールの場合、相手が返信する際にどの部分に対して返答しているのかが分かりにくくなることがあります。
引用を使用することで、相手のメールの特定の部分に対して返事をすることができます。これにより、やり取りがスムーズに進み、情報の整理と整合性の確保ができます。
メールの効率化
メールでのやり取りは、ビジネスパーソンにとって日常的な作業の一つです。
引用を使用することで、必要な情報を短時間で把握することができます。これにより、メールの読み書きにかかる時間を短縮し、効率的なコミュニケーションを実現することができます。
メール 引用を活用することにより、コミュニケーションの明瞭化や情報の整理、引用元の尊重と信頼関係の構築、メールの効率化といったメリットを享受することができます。
ビジネスパーソンとして、メール 引用を上手に活用して効果的なコミュニケーションを実現しましょう。
ただし、メールの引用を使いすぎることで情報の重複や可読性の低下などのデメリットもでてきます。何でもかんでもメールの引用を使うのではなく、必要なタイミングで必要な箇所だけを引用するようにしましょう。
メール引用の種類
メールの引用には、大きく分けて全文引用と一部引用の2種類があります。
それぞれにメリットがありますが、使い分けることでよりスムーズなコミュニケーションができますので、しっかり理解していきましょう。
全文引用
全文引用とは、過去のメールを下に残し、その上に新規でメールを書くことです。
全文引用のメリットは、相手のメールの内容にすべて履歴が残り、メールが繋がっているため、過去のやりとりを探す必要がなくなります。
ただ、やりとりが多いほど、メール自体が長くなり、逆に遡るのが大変になりますので、人によってはストレスを与える恐れがあります。
一部引用
一部引用とは、相手のメールの一部分だけを自分のメールに引用することです。メリットとして、相手のメールの重要なポイントだけを抽出できます。
全文引用よりも、文面を短くすることが可能で、読みやすくなります。
また、一部引用をすることで相手に自分がどの部分に注目しているかを明確に伝えることができます。
デメリットとして、引用部分を謝ると的外れな返信になってしまったり、重要な部分に返答をし忘れたりすることがあります。
引用を使用する際のマナー
メールのやりとりで、相手の文章を引用することはよくあります。
しかし、引用の仕方によっては、相手に失礼に感じられたり、意図が伝わらなかったりすることもあります。ここでは、メールの引用を使用する際のマナーや効率的な方法をまとめて紹介します。
不等号をつける
メールの引用には、半角の「>」をつけるのが一般的です。他にも「＠」や「■」に設定することも可能ですが、使う機会はほとんどありません。
不等号があることで、どこからが引用かが明確になります。
また、不等号は引用した文章の先頭にだけつけるのではなく、改行ごとにつけるようにしましょう。そうすることで、引用部分が見やすくなります。
元の件名のままで「Re.」を残す
メールの返信では、元の件名のままで「Re.」（Reply）を残しましょう。「Re.」は、返信であることを示す印になります。
件名を変えてしまうと、メールの流れが追いにくくなったり、スレッドが切れたりする可能性があります。
件名に内容が反映されていると、相手も読みやすくなりますので、件名はそのままにしましょう。
メールの件名の書き方については以下の記事で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
関連記事：メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？
相手の文章は変更しない
メールの引用では、相手の文章を変更してはいけません。相手の文章を勝手に修正したり、削除したりすることは、非常に失礼です。
もし、引用したい部分が長すぎる場合は、「以下略」という表現を使って省略することができます。
ただし、省略する場合は、相手の意図や内容が伝わるように注意してください。
効率的なメール引用の使い方と例
2種類の引用について解説してきましたが、効率的にメールを返信するなら、一部引用を活用するようにしましょう。
一部引用は簡潔で、必要な箇所のみを抜粋することができます。以下の例のように質問に対して、回答が把握しやすいため誤解なく伝えることができます。
一部引用の例
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
先日いただいた確認事項に関して、以下インラインにて失礼させていただきます。
>>先日お送りした新商品に関して、改良点はございますでしょうか。
こちらを昨日確認し、いくつかご相談したい点がございます。可能であれば直接お伝えしたいので、来週のお打ち合わせの際に少々お時間を頂戴できれば幸いです。
>>次回の打ち合わせは、来週の〇月〇日大阪支店でよろしいでしょうか。
左様でございます。
来週の〇月〇日、弊社大阪支店では問題ございません。ご足労をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
全文引用の例
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
新サービスの打ち合わせの日程調整をしていただき、誠にありがとうございました。
いただいた日程・場所で問題ございません。
こちらもいただいた内容について確認を取り、当日回答できればと存じます。
では、引き続き何卒よろしくお願いいたします。
(署名)
>>△△株式会社
>>△△ △△様
>>お世話になっております。
>>〇〇株式会社の〇〇です。
>>新サービスの打ち合わせに関しまして、以下の日程・場所でいかがでしょうか。
>>開催場所：〇〇
>>開催日時
>>〇月〇日 （水）13：00～15：00
>>難しい場合、可能な日程をお伺いできますと幸いです。
>>ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
メールの引用には全文引用と一部引用の2つの方法があり、用途によって使い分けることができます。全文引用は誤解を避けるために便利ですが、文章が長くなるデメリットがあります。
一方、一部引用は必要な部分だけを引用し、質問への回答などに適していますので、効率よくメールを返信する際に上手く活用しましょう。
また、ビジネスで引用を使う際は、相手に一言添えることがマナーです。
引用の設定はメールソフトによって異なり、引用が分かるように「>」を表示するようにしましょう。引用を活用することで、ビジネスメールを読みやすく、内容を理解しやすくすることができます。
