ビジネスシーンでは、今まで会ったことがない人や初めての方に向けてビジネスメールを送ることは多々あります。
本記事では、初対面のビジネス相手にメールを送る際の好印象な書き方と具体的な例文を分かりやすく解説します。この一通のメールが、信頼という貴重な橋を築く出発点になるのです。
相手に響く文章をどのように作成すれば良いのか、初めてのコンタクトでのスムーズな対応を可能にするコツを紹介します。
社外向け・社内向けメールの挨拶
初めての相手に送るメールでは、社内・社外での挨拶には定型文があります。それぞれのシーンで使える文章やフレーズを紹介します。
社外向けは「お世話になります」からはじめる
社外向けメールの挨拶は、相手に敬意を表すとともに、自分の立場や目的を伝えることが重要です。
一般的には、「お世話になります」「お世話になっております」から始めるのが無難です。例えば、以下のような例があります。
- お世話になります。株式会社ABCの山田太郎と申します。先日お電話でお話しした件について、メールでご連絡いたします。
- お世話になります。株式会社XYZの佐藤花子と申します。弊社製品のご購入ありがとうございます。本日発送いたしましたので、到着までしばらくお待ちください。
- お世話になります。大学Aの鈴木一郎と申します。先日お送りした論文の査読結果をお知らせいたします。
「お世話になります」は、相手が自分に何かしてくれたことや、今後してくれることに感謝する気持ちを表します。
また、初めてのメールでは自分が何者であるか、何のためにメールを送っているかを簡潔に述べることで、相手に不快感や不信感を与えません。メールもコミュニケーションの一つであることに変わりはありません。
メールだからといって適当な対応をするのは避けましょう。
社内向けは「初めまして」から初めてもOK
社内向けメールの挨拶は、社外向けよりもカジュアルになることが多いです。
しかし、それでも相手に敬意を持って接することは忘れてはいけません。特に、初めてメールを送る場合や久しぶりに連絡する場合は、自己紹介や挨拶をしっかりと行うことが必要です。
初めてメールを送る場合は、「初めまして」から始めることができます。「初めまして」は、相手と初対面であることを伝えるとともに、自分がどこの部署や役職であるか、どんな仕事や役割を担っているかを明示することで、相手に印象づける効果があります。
久しぶりの場合は「ご無沙汰しております」
初めてではないけれど継続的な繋がりはなく、久しぶりに連絡する場合は「ご無沙汰しております」を使いましょう。
「ご無沙汰しております」は、相手との連絡が途絶えていたことを謝罪するとともに、最後に会ったり話したりした時期を振り返ることで、相手との関係を再確認することができます。
初対面の相手に送るビジネスメールのポイント
ビジネスにおいてファーストインプレッションはとても重要です。もちろん、メールにおいても同じで、最初に好印象を与えることができればその後も良好な関係を築きやすくなります。
ここでは、初対面の相手に送るビジネスメールのポイントを３つ紹介します。
礼儀正しい挨拶
挨拶はビジネスでもプライベートであっても、他人とのコミュニケーションで最も大事な要素の一つとなります。
ビジネスメールの最初と最後には、必ず礼儀正しい挨拶を入れるのがマナーです。相手の名前や肩書きを正しく記載し、敬語を使って丁寧に表現しましょう。
例えば、「山田太郎様 株式会社ABC 営業部 佐藤花子と申します。」や、「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。」などです。
挨拶は相手に敬意を示すだけでなく、自分の役職や所属、連絡の目的を伝える役割もあります。
シンプルな文章構成
ビジネスメールでは相手に伝えたい内容をわかりやすく伝えることが大切です。文字量が多くなるときは、箇条書きや改行を入れると視認性がよくなります。
送信前に誤字脱字がないか確認し、「失礼な内容が含まれていないか」「読みやすい文章になっているか」を確認しましょう。
また、必要以上に長く書くと、読み手に負担がかかります。返信を後回しにされるリスクなどもあるため注意しましょう。
次の章では、シンプルで分かりやすい文章の書き方を説明していきます。
件名は開封しやすいように工夫する
ビジネスメールの件名は、相手が一目で「どのような内容のメールか判断できる」内容にしましょう。メールの件名はメールを開くかどうかの判断基準になります。
以下の３つのポイントを守ることで開封率は上がりやすくなります。
- 目的や要件を明確にする
- 緊急度や重要度を示す
- 文字数は20字以内にする
これらのポイントを守ることで、相手に興味を持ってもらいやすく開封率もあがります。反対に、件名が曖昧だとメールが開かれない可能性が高くなります。
また、メルマガの件名も同様です。メルマガの場合は他にも開封率を上げるための秘訣が複数あります。以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：メルマガタイトル作りのポイントを解説【開封率を上げる秘訣】
初めて送る相手へのメールの書き方
メールを送るときには、相手に伝えたいことを分かりやすく書くことが大切です。
特に、初めて送る相手へのメールでは、自分が誰なのか、何のためにメールを送っているのか、どういう返事を期待しているのかなどを明確に伝える必要があります。
そこで、初めて送る相手へのメールの書き方について、以下のポイントを紹介します。
件名に社名や名前を記載する
件名はメールの最初に目に入る部分です。相手がメールを開くかどうかも、件名によって変わります。
初めて送る相手へのメールでは、自分が誰なのかを件名に入れることで、相手に興味を持ってもらうとともに、信頼感を与えることができます。
宛名を入れる
人は自分の名前に反応しやすいです。
宛名に自分の名前が入っていることで目に留まるだけでなく、自分宛のメールだと認識し開封されやすくなります。
また、宛名には敬称をつけ忘れないようにしましょう。例えば、「山本様」や「鈴木先生」など。敬称がないと失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
書き出しはあいさつ・自己紹介
書き出しはメールにおいて重要な要素のひとつです。書き出しでは、まずあいさつをして、相手に良い印象を与えましょう。
次に、自己紹介をして、自分が誰なのか、どこで何をしているのかなどを簡潔に伝えます。これによって、相手は自分との関係性やメールの目的を把握できます。
例えば、「こんにちは。株式会社ABCでサポート担当をしている山田太郎と申します。」や「お世話になっております。〇〇大学の佐藤花子です。」など。
結びの挨拶
結びでは、相手への感謝や期待を伝えるようにしましょう。これによって、相手は返信しやすくなります。
例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。」や「今後ともよろしくお願い致します。」などです。
最後には署名
署名はメールの一番下に書きます。
メールの署名が果たす役割は様々あります。その中でも、受信者に対してメールの送り主が誰であるか、また何のためにそのメールを送ったのかといった情報を明確に伝えることが重要となります。
署名には以下のような情報を記載すると良いでしょう。
- 会社名
- 自分の名前
- 役職
- メールアドレス
- 電話番号
- 会社のロゴ
- ウェブサイトのリンク など
これらを含めたメール署名を作成することで、自己紹介と同時に、自分が属する組織やそのブランドイメージを強化することができます。
場合によっては商談の日程調整用のURL等を記載することも有効です。メールの署名に関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：メールの署名の書き方とテンプレート17選【コピペOK】
ビジネスシーン別のメール例文集
ここでは、6つのビジネスシーンにおけるメール例文をご紹介します。それぞれのシーンでは、実際のメール例文を提示します。
また、メール例文はすべて敬語で書かれていますが、相手や状況によっては丁寧語や普通体を使うこともあります。
担当者変更
件名：担当者変更のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□と申します。
この度、弊社の組織改編に伴い貴社の担当を変更をさせていただくこととなりましたのでご連絡差し上げました。突然のご連絡で大変恐縮ではございますが、今後は私□□が担当させていただきます。
氏名：山田太郎
役職：チームリーダー
メールアドレス：yamada@xxx.com
電話番号：03-1234-5678
引き続きよろしくお願いいたします。
ただし、このように担当変更の連絡を新担当が突然メールで送るのは相手との関係が薄い場合に限ります。
普段からお付き合いのある相手やお客様に対してはより丁寧に担当変更を進めましょう。担当変更メールの詳しい書き方は以下の記事を参考にしてください。
関連記事：【例文あり】担当変更メールの書き方とポイントを徹底解説！
見積り依頼
件名：見積り依頼
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見し、◇◇サービスに興味を持ちご連絡いたしました。恐れ入りますが、以下の内容で見積りをお願いできますでしょうか。
・サービス名：◇◇サービス
・利用期間：2024年1月～12月
・利用人数：10人
・利用目的：業務効率化
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
着任挨拶
件名：着任のご挨拶
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度、貴社とのお取引を担当させていただくことになりました。
貴社との関係をより一層強化し、〇〇事業の発展に貢献してまいりたいと考えておりますので、何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
営業・アポイント
件名：アポイントのお願い
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほどはお電話でご対応いただき、ありがとうございました。弊社サービス〇〇にご興味を持っていただき、大変嬉しく思っております。
さて、改めて〇〇サービスについて、詳しくご説明させていただきたく存じます。貴社に伺って直接お話しできればと考えておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
以下の日程でお伺いできますので、ご検討いただけますと幸いです。
・2024年1月10日（月）10:00～12:00
・2024年1月11日（火）13:00～15:00
・2024年1月12日（水）16:00～18:00
ご返信をお待ちしております。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
その他、営業メールに関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：【アポ率が上がる】営業メール5つのコツと例文・注意点をご紹介
紹介後の挨拶メール
件名：〇〇様からご紹介いただいた〇〇です
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
このたびは、株式会社〇〇の〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡差し上げました。貴重なご縁をいただき誠にありがとうございます。
さっそくではありますが、今後の協業をどのように進めていくか一度オンラインでお話しさせていただけますでしょうか。
候補の日程をお送りしますのでご都合が良い日程を教えていただけますと幸いです。
・2024年1月10日（月）10:00～12:00
・2024年1月11日（火）13:00～15:00
・2024年1月12日（水）16:00～18:00
今後ともよろしくお願いいたします。
初めてメールを送るときのマナーや注意点
初めて送る相手に対してはいつも以上に丁寧で正確な言い方を心がける必要があります。以下のポイントを押さえて、メールマナーを守りましょう。
誤字脱字には気をつける
メールに誤字脱字があると、相手に不信感や不快感を与える可能性があるだけでなく、内容が伝わりにくくなることもあります。
メールを送る前には必ず内容を確認しましょう。
正しい敬語を使用する
初めて送る相手には、敬語を使用するのがマナーです。
敬語には尊敬語、丁寧語、謙譲語などがありますが、それぞれの使い分けやニュアンスに注意しましょう。特に謙譲語は自分の行為や立場を低く見せる言い方なので、相手の行為に対して使うと失礼になります。
機種依存文字は使用しない
機種依存文字とは、特定の機種や環境でしか表示できない文字のことです。例えば、「①」「㈱」「Ⅲ」などが該当します。これらの文字を使うと、相手のメールソフトや端末によっては文字化けしてしまうことがあります。
その場合、内容が正しく伝わらないだけでなく、印象も悪くなります。機種依存文字は使用せず、代わりに「1」「(株)」「3」などの一般的な文字に置き換えましょう。
メールの使いまわしはNG
初めて送る相手にメールを送るときは、その相手に合わせてメールを作成することが大切です。
過去に送ったメールやテンプレートをそのまま使いまわすと、相手に不適切な内容や表現が含まれている可能性があります。特に相手の名前を間違えると信用を大きく損なうリスクがあります。
また、件名や宛名、挨拶文なども適切に変更することを忘れないようにしましょう。
要点をまとめているかチェックする
メールは簡潔で分かりやすい文章で書くことが理想的です。
初めて送る相手にメールを送るときは、自分の目的や要求、提案などを明確に伝えることが重要です。メールの冒頭でそのメールの目的や背景を説明し、本文では具体的かつ具体的な内容を述べましょう。
最後に締めくくりとして、次のアクションや期限、連絡先などを記載することも忘れないよう注意が必要です。
まとめ
初めての相手へのビジネスメールでは、好印象を与える書き方が重要になってきます。
まず、礼儀正しい挨拶を入れ、相手の名前や肩書を正確に記載し、敬語を使うことがマナーです。文章はシンプルに構成し、伝えたい内容をわかりやすくするように努めましょう。
また、件名は目的や要件を明確にし、簡潔にすることが大切です。
メールの終わりには、要点をまとめ、反応が欲しいことや感謝の気持ちを伝えることで、相手にポジティブな印象を与えます。これらのポイントを押さえることで、信頼関係の構築に繋がるメールを作ることができます。
