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→「ブラストメール」無料版をこちらからお試しいただけますCCやBCCを使ったメールの一斉送信は到達率の低下や情報漏洩の危険があることをご存知でしょうか。何気なく使っている一斉送信機能ですが、会社や教育・公的機関が使うには不十分です。
今回は、大量のメールを一斉送信する機会が多い場合に絶対に使っていただきたい「メール配信システム」についてまとめました。
初心者の方向けに「メール配信システムとはどのようなものなのか？」「メール配信システムを使って何ができるのか？」のついて解説しています。
メール配信システムとは？
メール配信システムとは、メールの一斉送信に伴う「メールが届かない、誤送信、迷惑メールと判断される」といった問題を解消し「リストの管理、メールの作成・送信業務」を効率化するツールです。
一斉送信するだけなら、普段使用しているGmailやOutlookなどのメーラーでも良いのではないかと思う方もいるかもしれません。
しかし、一般的なメーラーは1対1の送信を想定して設計されており、大量の一斉送信には適していません。
特に、送信先がキャリア（au、docomo、softbank）やフリーメール（GmailやYahoo!メール）の場合には、一斉送信がスパム・迷惑メール判定されやすく、届かない可能性が高くなります。
大量のメールの一斉送信を行うには、暗号化通信や、配信IPアドレスの分散、スパムトラップの回避、有効アドレスの整備ができていなければいけません。
メール配信システムはこういった機能を搭載しているので、確実にメールを届けることができます。
メールの効果測定が可能
メール配信システムは、メールに関する様々なデータを収集できます。
メールの開封率やリンクのクリック率などメール配信の効果を分析するためのデータが簡単に見れます。これらのデータを分析し、メールの内容や配信先を改善していくことで、メール配信の効果を高めることができます。
効果測定が可能なのは、メール配信システムから送るメールが「HTML形式」をとっているからです。
HTMLメールの作成は「HTMLタグ」や「CSS」に関する知識が必要です。こういった知識がない場合、かなり難易度が高くなりますが、メール配信システムの中には、HTML形式のメールを手軽に作ることができる作成エディタを搭載しているものもあります。
通常のメールを作るのと同じような感覚で、メールの作成ができるので初心者の方でも簡単にHTML形式のメールを作ることができます。
デザイン性の高いメールが作れる
HTML形式では、メールや文字の色や大きさを変えたり、画像やリンクをたくさん挿入したデザイン性の高いメールを作成できます。
特に最近はスマホを使ってメールを見る人がほとんどで、長い文章のメールはスマホでは読む気にならずそのまま離脱されてしまい、クリック率が大幅に下がります。
メルマガからの注文や申込み、ブログへの流入を狙っている場合はスマホへの最適化を意識したメルマガを作りましょう。
上記は「Uber Eats」のメルマガの例ですが、読みやすく、メール内のリンクも思わずクリックしたくなるようなデザインになっています。
文章だけのメールよりも、魅力的な画像や見やすいレイアウトにすることで、メールを使った売上も上がることが期待できます。
もしデザインに自信がなければ、HTMLメールのテンプレートを活用しましょう。そのままでも使えるオシャレなテンプレートも沢山あります。
メールの到達率が高い
先ほども少し説明した通り、メール配信システムを利用することでメールを確実に届けることができます。
メールの到達率を下げないためには以下のような点に注意が必要です。
- 送信ドメイン認証（なりすましメール対策）ができているか
- 同一IPからの大量配信を避ける
- 無効なアドレスへのメール配信を避ける
- スパムトラップを避ける
- 読者に「迷惑メール報告」されないようなメール配信をする
読者に迷惑メール報告されないようなメール配信をするには、配信頻度やメールの内容が重要になりますが、それ以外の項目は、配信環境を整えることで対策できます。
メール配信システムは、こうした項目に関する対策を整えることができるツールです。
情報漏洩のリスクを減らす
メーラーからの一斉送信は、BCCを使うことが多いのではないでしょうか。
他の受信者のアドレスを知られることなく、メールの一斉送信ができる便利な機能ですが、BCC機能を使った一斉送信は、到達率の低下を招くだけでなく、情報漏洩のリスクを孕んでいます。
こちらはメールの誤送信によって、718名のメールアドレスが流出してしまったトラブルの一例です。
実態は「BCCを使って送信すべきところを宛先にアドレスを入力してしまった」という人為的なケアレスミスです。メールアドレスとはいえ、個人情報ですのでこのような問題が起きると企業の信用問題に発展しかねません。
メール配信システムを使えば、このようなミスは起こりません。
メール業務に関する作業効率が上がる
メール配信サービスを利用することで大きく変わるのは、なんといっても作業効率です。
配信リストの管理、エラーアドレスの検知・リストの自動更新、宛名の自動差し込み、配信停止の自動受付など、メール配信システムを使うことで短縮できる作業が多く出てきます。
さらに、メール配信の分析も細く行うことができるので、作業を楽にしてくれることはもちろん、より効果的なメールマーケティングを行うための頼もしいツールとなるでしょう。
「メール配信システム メリット」の記事へリンク
メール配信システムの利用形態
次に、メール配信システムはどのような種類があるのか解説します。
メール配信システムはクラウド型とオンプレミス型の二種類に大別されます。
クラウド型
クラウド型のメール配信システムは、アカウントの発行から、メール作成・配信、リスト管理まで全てWEB上で完結します。
クラウド型は、利用期間に応じて料金を支払うサブスクリプション方式であることがほとんどです。料金プランも豊富に用意されており、自社の予算や配信リスト数に合わせて選ぶことができます。後々、最適なプランに変更したり、追加のオプションを付けるなど、柔軟な対応が可能です。
ネット環境さえあれば、すぐに導入することができ、メール配信環境の整備や自社サーバーの購入、メンテナンス費用を必要としないので、後述するオンプレミス型のメール配信サービスと比べてコストをかけずに運用することができます。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社サーバーやPCにツールをインストールして利用する形式のメール配信サービスです。
基本的に買い切りの形式になるので、月額料金はかかりませんが、導入に関して初期費用は高くなります。
クラウド型は、柔軟にプランやオプションの変更が可能と説明しましたが、あくまでも各社が元々用意しているものから選択する形になります。オンプレミス型の場合は、全て自社管理になるのでより自由なカスタマイズができます。
ただ、全て自社管理ということは、メール配信環境の整備に専門的な知識のあるスタッフが必要です。トラブルが起こった時にも自社で対応しなければなりません。
こうしたハードルの高さから現在は、安価で手軽に導入できるクラウド型のメール配信システムが主流になっています。
メール配信システムのタイプ
システムのタイプは「大量送信」が得意なタイプと「セグメント配信」が得意なタイプに分かれます。
それぞれの特徴について簡単に説明します。
大量送信型
その名の通り大量送信が得意なタイプで、災害連絡や企業の営業メール、社内・教育機関での連絡用として用いられることが多いです。
これらの連絡は「多くの人に」「迅速に」「同じタイミング」でメールが届くことが重要です。目的がこうした場合には大量配信が得意なタイプのメール配信サービスを選びましょう。
セグメント型
セグメントとは集団やまとまりを区切った区分という意味を持ち、セグメント型のメール配信サービスは、送信先の性別や年齢、趣味、在住地域などを細かく設定しターゲット毎に効果的なメール配信を行うことができます。
マーケティング施策を行うにも適しているので、ECサイトをはじめとした、toCのビジネスにて使われることが多いです。
大量送信、セグメント配信の両方に対応しているメール配信システムも多いですが「大量配信が得意」「細かなターゲティングが売り」といった感じで各社それぞれで特徴があるので、自分の目的にあったものを選ぶようにしましょう。
まとめ
以上、メール配信システムとは何なのか、どんなことができるのかについて解説してきました。
メール配信システムはメール配信に特化したツールなので、大量のメールの一斉送信を可能にします。さらに、リスト管理・更新、HTMLメールの作成、効果の分析、エラーアドレスの検知をはじめ、煩わしいメール業務を効率化できる機能が揃っています。
また、メール配信システムを選ぶ際には、自分の目的に合っているかどうかを大切にしましょう。見込み客を集めて、成約への足掛かりとしてメール配信を行うという目的であれば、細かなセグメント配信や分析が行えるメール配信システムがおすすめです。
逆に社内や学校でのお知らせ用としての利用を目的としている場合には、大量のメールも迅速に届けることができ「配信結果が一目で分かる」「届かない場合はエラーアドレスや原因すぐに分かる」そんなサービスが良いでしょう。
メール配信システムは非常に便利なツールです。ぜひ自分に合ったメール配信システムを探してみてくださいね。
