情報を複数人に一斉に届けたいとき、どのようにするのが最適な方法でしょうか。
ビジネスの場でも、プライベートでも、BCCを利用した一斉メール配信が一般的で手軽かつ便利な方法となっています。
しかし、そんなBCCにも意外な落とし穴があるのをご存知でしょうか。気軽に使っていたBCCでの一斉メール配信によって大きな問題が発生し企業や個人の信頼を失ってしまう危険性もあります。
この記事では、そんなBCC一斉送信のリスクについて詳しく解説し、その対策方法をご紹介します。
- BCCの使い方
- 一斉送信のリスク
- 効果的な一斉送信方法
BCC以外の一斉送信方法や、それぞれの送信方法の特性についても比較し、目的に合った一斉メール配信方法を選べるように解説します。
最後までご覧ください。
メールの宛先（TO・CC・BCC）の役割と特徴
まずはメールの宛先を入力できる「TO・CC・BCC」について解説。簡単にまとめると以下の内容になります。
- TO：メールの宛先
- CC：メールの内容を共有したい宛先
- BCC：他者からは知られないようメールの内容を共有したい宛先
それぞれ使用時に注意点があるので説明していきます。
TOの意味と使用時の注意点
TOにはメールの宛先を入力します。基本的なメール送信で最も使用される項目となります。
ただし、複数のメール受信者をTOに入れると、受信者全員のメールアドレスが公開され、個人情報の流出など、プライバシー関連の問題を引き起こす可能性があります。
たとえば、会社内の情報共有において全員をTOに入れると、全社員のメールアドレスが他の社員に公開されてしまいます。
TOはメール送信の基本であり、適切な利用法を理解することが大切です。
CCの意味と使用時の注意点
CCは「Carbon Copy」の略で、メールの内容を共有したい宛先を入力します。「主な宛先ではないが情報共有をしたい」というときに利用するとよいでしょう。
しかし、CCもTOと同様に複数のメールアドレスを入力するとプライバシーの問題が生じます。下記で紹介するBCCと似て非なる機能になるので、その違いをしっかりと理解しておきましょう。
たとえば、プロジェクトの進行状況を報告するメールで、直接関与していないが情報を共有したい上司や他の部署の人にCCを送るという状況で活用することができます。
BCCの意味と使用時の注意点
BCCは「Blind Carbon Copy」の略で、他者からは知られないようメールの内容を共有したい宛先を入力します。
TO・CCとは違い、入力したメールアドレスは他者から確認できないため、プライバシー的な問題はありません。
しかし、BCCには様々なリスクが存在します。プライバシーが安全だからといって、BCCでメールの一斉送信をしようとすると危険です。
以下でBCCをでの一斉送信を推奨しない理由を解説していきます。
BCCでの一斉送信が推奨されない理由
BCCでの一斉送信は推奨されていません。それは、下記のようなリスクが存在するからです。
- ブラックリストに載ってしまう
- 個人情報漏洩リスク
- メール送信上限数と配信遅延
- メールの効果を検証しにくい など。
それぞれ詳しく解説します。
ブラックリストに載ってしまう
メールを大量送信するという行為はスパムメールと似ています。
普段から利用しているメーラーで100個以上のメールアドレスに一斉送信すると迷惑メール業者と間違われ、ブラックリストにのってしまう可能性があります。
ブラックリストに登録されてしまうと下記のようなリスクがあります。
- 送信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けれてしまう
- 送ったはずのメールがそもそも届かない
ブラックリストについては下記記事で詳しく解説していますので、気になる方は併せてご確認ください。
関連記事：メール配信のブラックリストとは？解除申請と登録の回避方法を解説
個人情報漏洩リスク
BCCを利用したメール一斉送信では、意図せず個人情報が漏洩する可能性があります。
それはBCCで設定するはずだったメールアドレスを、TOやCC設定してしまうという人的なミスになり、実際にBCCに関連した誤送信は頻繁に発生しています。
480 名のお客様に対し、本来送信先がわからない「BCC」で送信するところを「CC」で誤送信
本来BCC欄にメールアドレスを記載する必要があるところ、TO欄にメールアドレスを記載して送信したことにより、景気ウォッチャー最大194名の個人情報（メールアドレス）が漏えいしました。
従業員は送信先メールアドレスを入力する際、本来「BCC」に入力すべきところを「CC」に入力し送信していたとのこと。
ここでご紹介したものはほんの一部です。個人情報漏洩の問題はかなりの頻度で起きており、最悪の場合は賠償金の支払いが発生することもあります。
メールを一斉送信する場合は、十分に注意してください。
メール送信上限数と配信遅延
メールサービスによっては一度に送信できるメールの上限数が決まっています。
そのため、BCCを使用して大量のメールを一斉に送信しようとすると、送信制限に引っかかり送信できないケースや配信遅延が発生する可能性があります。
たとえば、Gmailの場合は「24時間で送信できるメールは2,000通まで」などの制限があります。
参考：Google Workspace における Gmail の送信制限
また、大量のメールを一斉送信すると送信側のメールサーバーに大きく負荷がかかり配信遅延の原因となります。日中に送ったメールが真夜中に届いてしまったなんてこともあり得ますのでご注意ください。
メールの効果を検証しにくい
BCCでメールを一斉送信すると、開封率やクリック率などのメールマーケティングにおける重要な指標を測定することができません。
メルマガを活用して成果をあげたい・売上をあげたい場合は、効果測定を行いPDCAを回すことが必須と言っても過言ではありません。
メール配信システムを活用して、HTMLメールでの配信を行うことで効果的なメールマーケティングを実践しましょう。
関連記事：メールマーケティングとは？特徴や実施方法を初心者向けに解説しました
受信者が悪い印象を抱く可能性がある
BCCで一斉送信されたメールは、パーソナライズされていないため、受信者に悪印象を与える可能性があります。受信者がメールの内容に興味を持つようにするためには、個々の受信者に合わせたメッセージが有効です。
- 名前や会社名の差し込み
- 属性ごとに分けたグループ配信
多くのメール配信システムではこれらが実現できます。メールを一斉配信をする場合はメール配信システムの利用を検討するとよいでしょう。
詳細は下記で解説します。
BCC以外での一斉送信方法
BCC以外での一斉送信方法として一般的なのはメール配信システムの活用です。その他、マーケティングオートメーションツールの活用なども考えられます。
これらのツールとBCCでは下記の点で大きく違いがあります。
- メール配信スピード
- 迷惑メール判定リスク
- メール到達率
どれもメール配信をするうえで大切な指標となります。ここまで紹介したようにBCCでのメール一斉配信はリスクが大きく、100件以上の宛先への送信には向いていません。
大量送信をする場合はメール配信システムなどのツールを利用しましょう。
メール配信システムの活用
メール配信システムを使用すると、安全に一斉にメールを送信することができます。
- 配信リストの管理
- 配信スケジュールの設定
- 開封率やクリック率などの分析 など
システムにもよりますが、様々な機能を有しています。これらを活用することで、メールマーケティングの効果を高めることが可能です。
また、メール配信システムは比較的安価で利用することができ、費用対効果が高いと言われています。
たとえば、13年連続シェア1位の「ブラストメール」であれば、月額4,000円から利用することができます。まだ利用をしたことがない人は無料お試しなどを活用してメール配信システムの便利さを実感してみてください。
マーケティングオートメーションツールの利用
マーケティングオートメーションツールを使用すると、顧客情報に基づいたパーソナライズされたメールを自動で送信することができます。
メール配信システムよりも機能が豊富で実現できることは多いです。
その分、費用が高く使いこなすのも難しいです。導入したものの、結局使いこなせないまま解約したという企業も多いので導入には慎重になりましょう。
マーケティングの中級者・上級者であれば、導入を検討してみるのも良いと思います。
BCCによる一斉配信のまとめ
BCCでの一斉送信には、様々なリスクが存在します。
- ブラックリストに載ってしまう
- 個人情報漏洩リスク
- メール送信上限数と配信遅延
- メールの効果を検証しにくい など。
これらを避けるためには、メール配信システムやMAツールの利用が有効です。
また、その他にもツールを使うことで、メールの配信スピードや迷惑メール判定リスク、メール到達率なども改善することができます。
メールを確実に届け、メールマーケティングによって成果や売上につなげるためにも、まずはメール配信システムを活用しましょう。
おすすめのメール配信システムは下記記事で紹介していますので、興味があればぜひ参考にしてみてください。
