メール配信システムを導入するメリットをまとめました。

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メール業務を効率化する方法として「メール配信システム」の導入があります。

メール配信システムは、メール配信に特化したツールなだけあって「Gmail」や「Outlook」などのメールソフトと比較すると数多くのメリットがあります。

この記事では、メール配信システムを利用することで得られるメリットと、実際にメール配信サービスを選ぶ際に注意すべきポイントについて解説しています。

メール配信システムとは

まずは、メール配信システムとはどのようなものか簡単に説明します。

メール配信システムは、メールを一斉送信した際に発生する「メールが届かない、誤送信が起こる、迷惑メールと判断される」といった問題を解消し「リストの管理、メールの作成・送信業務」を効率化する手助けをしてくれるツールです。

メールの送受信をするGmailやOutlookをはじめとする「メーラー」と違うのは以下のような点です。

大量配信に特化したツール

メール配信システムは大量の一斉送信に特化したツールです。

顧客リストが増えると、一度の送信数が数百件を超えてきます。大量のメール作成や配信を手動で行っていると手間がかかることに加え、宛先間違いや配信エラーでメールが届かないといったミスが起きます。

また、GmailやOutlookといったメーラーは数百件を超えるような一斉送信の利用は想定していないので、一斉送信を頻繁に行っていると配信遅延が起きたり、送信制限がかけられたりします。

例えばGmailであれば「一通のメールを500件以上の宛先に送信」又は「1日に500通以上を超えるメールの送信」を行うと最大で24時間メールの送信ができなくなってしまいます。

顧客リストが増えれば増えるほど、一斉送信にかかる手間も増えます。メール配信サービスはそうした問題を解消するための機能が揃っています。

メール配信に関する分析ができる

GmailやOutlookを使用する場合、送信したメールに関する効果分析を行うことができません。

売上アップ、業績向上を目的としてメルマガ配信や営業メールを行うのであれば、メール配信に関するデータを収集することは必須です。

どれくらいメールが開封されているのか、どんなコピーに顧客は反応しているのか、メール配信を通してデータを集積していくことで、効果的なメールマーケティングを行うことができるでしょう。

メール配信システムについてはこちらの記事でも解説しています。

【初心者向け】メール配信システムとは？安全かつ確実なメール配信を行うための必須ツールについて解説します

メール配信システムを利用するメリット

メール配信システムは、あなたがメール配信に関して抱えているストレス、業務にかける時間を減らしてくれます。

メール配信システムはこういった悩みを解消する手助けをしてくれます。メール配信システムを利用するメリットとして、大きく分けると以下の3点です。

1. メール配信を効率的にできる
2. メール配信の効果を高める
3. セキュリティの向上

それぞれ、細かく解説していきます。

大量のメールを素早く確実に届けることができる

メール配信システムを使えば、大量のメールも素早く届けることができます。

期間限定のお知らせメールや、決済確認メールなど確実に届けなければならないメールが配信遅延してしまったり、届かなかったりすると大変です。

メール配信システムは、大量の一斉送信に特化したツールなので、こうした心配をする必要はありません。

簡単にデザイン性の高いメールが作れる

最近のメール配信では、HTML形式でメールを作成するのが常識となっています。Webページを構成する言語を使ってメールを作成することで、画像を多く使ったデザイン性の高いメールを作ることができます。

文章だけのメールと比較すると、視覚的な訴求がしやすく読みやすいので読者に好まれるでしょう。

このように、リンク先を数多く作ったメールも作成できます。文章のみのリンクと比較するとクリックされやすい傾向にあります。

HTMLメールの作成は専門的な知識が必要になる分、時間がかかりますが、メール配信システムの作成エディタを使えば誰でも簡単にHTML形式のメールを作ることができます。（メール配信システムの種類によってはエディタ機能が無い場合もあります）

更に、HTML形式のメールであればメール配信に関するデータも集めることが可能です。

メール配信の効果が高まる

HTML形式のメール配信を行えば、メールに関するデータを収集・分析をすることができます。

メール配信を行う場合、その先に何かしら目的があるはずです。

メルマガ登録してもらっても、全員がメールを楽しみに読んでいるわけではありません。

まずは到達率を上げメールが全員に届くよう整備する、どんな内容、件名、配信時間、配信頻度だとメールが読まれやすいのか分析、クリック率の高い読者層、クリックされやすいデザインなどのデータを集積・改善していくことが大切です。

こうしたデータを元に、見込みのある読者に確実に刺さるようなメルマガ配信をしていくことで、メール配信の効果を上げていくことができます。

データ分析ができるのはメール配信システムの大きなメリットです。

メール配信のリスト管理が容易になる

膨大な顧客リストをエクセル等で管理するのは、業務効率の低下を招きます。

また顧客を属性分けし、セグメント配信を行うにしても「リストから絞り出し」→「アドレスを手作業で入力」→「それぞれに配信」と非常に手間がかかります。

メール配信システムを使えば、性別や会社、年齢などで自動的にリスト分けした配信ができるのでそのようなストレスからは解放されます。

また、メール配信では、スパム認定の原因となる「無効なアドレス（配信停止、アドレス変更など）」へのメールの送信をしないよう注意しなければなりません。

無効なアドレスが検知されるたびに、リストから削除という作業もリストが増えれば増えるほど大変になり、見落としも起きます。

その点、メール配信システムではツール自体に顧客管理機能があるので、自動的にリストが最新の状態に保たれ、メール配信と顧客管理が一つのシステムで完結します。

個人情報流出を防ぐ

メールの一斉送信を行う際に注意しておかなければならないのが、個人情報の流出やセキュリティ問題です。

セキュリティ問題の中で内的な原因となるのが、BCC、CCを使って一斉送信を行なっている場合です。

2020年1月、会員制リゾート施設を運営するリゾートトラスト株式会社が、メールの誤送信により、会員の情報27763件を流出させてしまうという問題が発生しました。

他にもアドレスの入力ミスという、些細な人的ミスから大きな問題に発展した例がいくつもあります。個人情報の流出というのは、企業の信頼を失いかねない大問題につながります。

メール配信システムを使えば、このような人為的なミスを未然に防ぐことができるというメリットがあります。

スパム認定のリスクを防ぐ

大量のメールを頻繁に一斉送信していると、迷惑メール業者だと認定されメールが届かなくなるというトラブルが発生する可能性があります。

「迷惑メールフォルダに振り分けられる」「メール到達率が低い」「配信が遅延している」といった原因で、配信元のIPアドレスの評価が下がると、各プロバイダや携帯キャリアは、評価の低い配信元からのメールを受信しないように設定します。

また、メール配信システムを利用する場合、メールの認証が必要になります。

自社の名前やそれらしいアドレスで「なりすましメール」を作り、詐欺の手口として利用している悪徳業者も存在します。

メール配信システムを利用することで、なりすましをされる危険が減り、メールの信頼度を上げ、ひいては企業の信頼を守ることにも繋がります。

失敗しないメール配信システムの選び方

メール配信システムは、メルマガ配信やメール業務を円滑に行う手助けをしてくれる数多くのメリットがあります。

大量のメール配信を行う場合には、メール配信システムを使わないという手はないでしょう。

ただ、メール配信システムもたくさんの種類があります。初めてメール配信サービスを導入するという方のためにこれだけは抑えていれば「失敗しない」メール配信システムの選び方をお伝えします。

欲しい機能があるか

メール配信システムの基本的な機能は以下のようなものがあります。

• HTMLメール作成エディタ
• マルチパート配信
• ターゲット配信
• 効果測定
• 迷惑メール対策
• ステップメール
• A/Bテスト機能
• 空メール登録

自身のメール配信の目的に合わせて必要な機能があるか確認しましょう。

中でもHTMLメール作成エディタ、効果測定、迷惑メール対策機能などはメール配信システムを導入するのであれば最低限、使えるか確認しておきましょう。

とはいえ、代表的なメール配信システムはほとんどの場合上記の機能は実装されているので、あとは目的と予算、サービスの質で選択していくことになります。

メール配信システムの種類

メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類あります。

オンプレミス型は社内パソコンやサーバーにツールをインストールして使用する形式、
クラウド型は、アカウントの発行やメール配信、効果測定などが全てWeb上で完結する形式です。

オンプレミス型の場合、ソフトを機能させるために充分なスペックを持ったPCやネットワーク環境が必要です。導入の手軽さやサービスの使いやすさといメリットから、現在はクラウド型のメール配信システムが主流になっています。

配信上限と料金

先ほど紹介したオンプレミス型のメール配信システムは買い切り形式であることが多いのに対して、現在主流となっているクラウド型のメール配信システムの料金は「機能の数」と「アドレス数」によって月額料金制の形がほとんどです。

毎月使用料がかかりますが、アドレス数がそこまで必要ない場合にはかなり安価な値段から始めることができます。

同じ機能でも登録可能なアドレス数によって料金が変わっていくということがあるので、リストの数と相談してプランを決定しましょう。リストが増える予定がある場合にはある程度余裕を持ったプランを選択することをおすすめします。

セキュリティ

メール配信システムを利用するのであれば、セキュリティに関する機能が高いものを選びましょう。

選ぶ際の指標としては、

• 送信元アドレス認証の機能があるか
• 送信メールの暗号化機能
• 官公庁や大企業が使用しているか
• プライバシーマークを取得しているか

これらがあるかどうかを基準にすると間違いないはずです。

配信パフォーマンスは充分か

結局のところ、メール配信システムを選ぶ上では大量のメールをきっちりと配信できる能力があるかどうかが大切です。

メルマガや一斉送信の数が多くなればなるほど、システムには負担がかかることになります。配信完了までに時間がかかると、大切な情報の伝達が遅れたり、セール情報を時間通りに配信できないというトラブルに繋がります。

ほとんどのメール配信システムでは、基本的に一斉送信に関するスペックは充分ですが、一回のメール配信が数千件を超えるようであれば、配信パフォーマンスもチェックしておきましょう。

まとめ

以上、メール配信システムの機能やメリット、選ぶ際のポイントについて解説しました。

メール配信システムは、メール業務に関する、準備・配信・分析・管理といった項目を効率化してくれるとても優秀なツールです。

大量のメールを一斉送信する機会が多いという方は、導入すればメール業務にかけるかなりの時間を短縮することができるでしょう。

実際にメール配信システムを選ぶ際には先ほど紹介したポイントに注意してみてください。

こちらの記事では数多くあるメール配信システムの機能や料金を比較しまとめています。

いろいろありすぎて、どれが良いのか分からないという方は是非参考にしてみてください。ぜひ自身にピッタリなメール配信システムを選んで業務を効率化してみてくださいね。