大量のメールを送る場合には、一斉送信機能が役立ちます。
普段、メールを一斉送信する際に何気なく「一斉送信にて失礼いたします」と送っているかもしれませんが、一斉送信メールを送る際には、メールの内容や表現に注意を払う必要があります。
受信者一人一人に対して個別のメッセージを送るわけではないため、一斉送信メールが冷たい印象を与えてしまう可能性もあります。そのため、受け取った人が不快にならないよう丁寧な文章のメールを作成し、配信することが重要です。
そこで、本記事では相手に不快感を与えない一斉送信メールの例文を5つご紹介します。
一斉送信メールの作成に悩んでいる方や、メールでの効果的なコミュニケーションを求めている方にとって、参考になれれば幸いです。
メールを一斉送信する際の2つの注意点
一斉送信メールは大勢の受信者に同じ内容を送信する際に便利なツールですが、その効果的な作成方法と注意点を知らないと、誤解や混乱を引き起こす可能性があります。
ここでは、一斉送信メールの作成における2つの重要な要素、「送信相手の宛名を記載する」ことと「BCC一斉送信のリスク」について詳しく解説します。
送信相手の宛名の正しい記載方法
複数の人にメールを送る場合には「各位」を使用しましょう。
- 営業部各位
- 利用者各位
- プロジェクト関係者各位
以上のように記載するのが一般的です。
また、お客様各位と表記される方がいますが、各位自体が敬称になりますので、お客様各位は重複した表現になりますので適切ではありません。
送信先が同じ会社の場合は、最初に会社名を記載し、その後に名前、役職の順に記載します。送信先が別部署も含まれていた場合は、部署ごとに分け、部署ごとの役職順に名前を記載しましょう。
BCCでのメール一斉送信はリスクが大きい
一斉送信メールを配信する上で、注意すべきポイントの一つがBCCを使った一斉送信です。
BCC一斉送信は、受信者全員のメールアドレスを表示せずに一斉送信する方法ですが、誤用や不適切な使用方法により以下のようなリスクが発生することがあります。
- 受信者のメールアドレスの漏洩
- メール送信上限がある
- 迷惑メールだと判断される
BCC一斉送信では、受信者同士のメールアドレスが相互に表示されないため、個人情報の漏洩を防ぐことができます。
ただし、誤ってToに複数のメールアドレスを追加してしまうと、メールアドレスが受信者全員に公開されてしまい個人情報が漏洩してしまう可能性があるため注意が必要です。
また、一般的なメーラーは、1回で送れるメール送信数に上限があるため、多くの宛先に送信する場合、複数回に分けてメールを送る手間が発生します。
さらに、BCCでの一斉送信の場合、大量にメールを配信する行為自体がスパムメールと間違われてしまい、送り先の迷惑フォルダに振り分けられる可能性もあります。
これらのBCCでの一斉送信のリスクを無くすためにも、一斉送信に特化したメール配信システムを導入することをおすすめします。
BCCの一斉配信については以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。
BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
「一斉送信にて失礼いたします」のケース別例文
一斉送信メールを送る際、適切な挨拶表現を使うことで受信者に対して好印象を与えることができます。
ここでは、異なる受信者に対して使える挨拶表現を含んだ一斉送信メールの例文をご紹介します。以下の5つの例文を参考にし、失礼のない一斉送信メールを作成しましょう。
例文１：社外の方向けて
件名: 新商品「〇〇」に関するご連絡
株式会社〇〇 システム開発部 〇〇様
（cc.弊社 〇〇）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。一斉送信にて失礼いたします。
この度は、新商品の開発において大変ご尽力いただき、誠に感謝申し上げます。
進捗報告・今後の流れについて説明を兼ねまして、打ち合わせをさせていただきたいと存じます。
つきましては、以下の候補日の中からご都合が良い日にちを選んでいただき、返信いただけますと幸いです。
① 〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
② 〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
③ 〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までに返信をいただけますようお願い申し上げます。
開発関係者の皆様にご協力いただきながら、長くお客様から愛される商品を目指し、開発を続けたいと思います。
今後とも、よろしくお願いいたします。
例文２：社外の方に向けて
件名： 会社移転のお知らせ
取引先各位
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。一斉送信にて失礼します。
この度弊社は〇月〇日より、下記の場所に移転することとなりました。
つきましては、お手数ですがご登録の変更をお願い申し上げます。
今後とも株式会社〇〇をよろしくお願いいたします。
【移転先】
〒123-4567
東京都〇〇
TEL：03-0000-0000
例文３：お客様に向けて
件名：メンテナンスのお知らせ
〇〇利用者各位
一斉送信にて失礼いたします。
平素より「〇〇」をご利用いただきありがとうございます。
システムのアップデートに伴うメンテナンスを以下の日程で行うことになりましたこと報告いたします。
【メンテナンス日時】
2022年5月1日 00:00 ~ 2022年5月2日9:00
サービスをご利用くださっている皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、ご理解・ご協力をお願い申し上げます。
例文４：社内の方向けて
件名：〇〇に関するご案内
総務部
〇〇様
〇〇様
営業部
〇〇様
〇〇様
お疲れ様です。人事部の〇〇です。
一斉送信にて失礼致します。
今期から始まりました〇〇の件に関してご連絡差し上げます。
添付されているファイル内に詳細をまとめていますので、各自目を通していただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
例文５：社内の方向けて
件名：社内イベントのご案内
営業部各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
一斉送信にて失礼いたします。
このたび、弊社主催の社内イベントについてご案内いたします。
以下の日程でイベントを開催いたしますので、ぜひご参加いただければ幸いです。
・日程：〇月〇日（曜日）
・時間：15:00〜17:00
・場所：〇〇ルーム
社内交流を深める絶好の機会となっておりますので、ぜひお時間を作ってご参加ください。
イベントの詳細については、別途お知らせいたします。
ご参加を心よりお待ちしております。
一斉メールを送る時のビジネスマナー
一斉送信メールを作成する際には、ビジネスマナーに留意することが重要です。
ここからは、一斉送信メールのビジネスマナーに関する3つの注意点と実践方法について詳しく解説します。
件名でメール内容が分かるようにする
一斉送信メールの件名は、受信者がメール内容を簡潔に把握できるようにする必要があります。
具体的な件名を使用することで、受信者はメールを開く前に内容を把握しやすくなります。
以下は、適切な件名の例です。
- 「会議の日程調整に関するお知らせ」
- 「重要：プロジェクトの進捗報告についての確認依頼」
- 「社内イベントの参加確認と詳細情報」
具体的で明確な件名を使用することで、受信者の関心を引きつけ、メールの重要性や緊急性を伝えることができます。
宛名は役職順に記載
一斉送信メールの宛名は、受信者の上位役職者から順に記載することが望ましいです。役職順に宛名を記載することで、受信者に対して尊重や敬意を示すことができます。
宛名を役職順に記載することで、受信者が自身の位置づけを認識しやすくなり、メールに対する関心と重要性を高めることができます。
しかし、クライアントや取引先にも一斉送信する場合は、役職に関係なく「社外→社内」の順に宛名を記載するようにしましょう。
適切な敬語と表現を使う
一斉送信メールでは適切な敬語と表現を使用することが重要です。
メールの内容が受信者に明確に伝わり、誤解や不快感を引き起こさないようにするためには以下のポイントに留意しましょう。
- 簡潔で明確なメール内容
- 敬意を示す言葉遣い
- 無用な感情表現を避ける
適切な敬語と表現を使用することで、受信者との良好な関係を築き、メールの効果を最大限に引き出すことができます。
メールを一斉送信するなら「メール配信システム」を使う
大量のメールを一斉送信する場合は、メール配信システムを活用しましょう。
上述したように、BCCを使って一斉メール配信をする場合は、個人情報漏洩などのリスクがあります。その際に誤った設定にしてしまうとお客様の情報の流出につながる恐れがあります。
数件の宛先に一斉送信をする場合はBCCでの配信でも問題ありませんが、100件以上の宛先への一斉送信をする場合はメール配信システムの利用は必須と言っても過言ではありません。
大量の一斉配信におすすめしたいのが、14年連続シェアNo.1のメール配信システム「ブラストメール」です。
迷惑メールに判断されないような技術的な対策がされているだけでなく、シンプルな操作性が多くの企業から支持を得ています。
ブラストメールは無料のお試しが可能となっていますので、興味のある方はまずトライアルを試してみるとよいでしょう。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！
「一斉送信にて失礼いたします」のまとめ
一斉送信のメールでは、冒頭にクライアントや取引会社名、社内役職順に名前を記載することや簡潔で分かりやすい内容にすることがマナーです。
また、情報漏洩へのリスクにも備えましょう。BCCでの一斉送信などを使って、一度でも情報漏洩してしまうと、企業の信用を損なう可能性もあります。
そのリスクを無くすためにもメール配信サービスがあります。おすすめのメール配信システムは以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
