【社会人の常識】ビジネスメール返信7つのマナーと具体的な例文集

ビジネスにおいて必要不可欠な連絡手段であるメール。就職後に初めて本格的にメールに触れるという人もいるのではないでしょうか。

ビジネスメールにはマナーや型があるため、経験が少ない人は「難しい」という印象を持っているかもしれません。しかし、ビジネスメールはポイントを押さえればそう難しくはないものです。

この記事ではビジネスメールの返信における7つのマナーと、実際に返信する際に使える文例を詳しく解説します。

メール返信の7つのマナー

ビジネスメールの返信における基礎的なマナーを守れていないと、相手に不快な印象を与える恐れがあります。社内外どちらに向けたメールでも、マナーを意識して送るよう心がけましょう。

メール返信において守るべきマナーは以下の7つです。

• 基本的には必ず返信する
• CCやBCCで受け取った場合は返信しなくてよい
• 可能な限り早めに返信する
• 件名を変更しない
• 最初のメールでは必ず署名をつける
• 要件を簡潔にまとめる
• 誤字脱字に注意する

それぞれ詳しく解説していきます。

基本的には必ず返信する

社外からのメールだけでなく、社内から受信したメールに対しても必ず返信しましょう。重要なのは内容を確認・把握したうえで、確実に受け取ったと相手に知らせることです。

自身がメールを読んだことや、時間を割いてメールを送信してくれたことに対する感謝の気持ちを伝える姿勢が大切となります。

CCやBCCで受け取った場合は返信しなくてよい

前項で「必ず返信する」としましたが、例外もあります。CCやBCCなど、たくさんの人に知らせたい内容である一斉送信のメールに対しては、基本的には返信する必要はありません。もちろん、返信を求める内容の場合には必ず返信しましょう。

なお、CC（カーボンコピー）とBCC（ブラインドカーボンコピー）は、メールの内容を全ての送信先に共有したい時に使用されます。CCの時は受信者のメールアドレスも共有されますが、BCCには含まれません。

関連記事：メールの「Cc」の意味や書き方を徹底解説！ToやBccとの違いとは？

可能な限り早めに返信する

ビジネスメールの場合、基本的に当日中に返信するのが理想です。しかし、外出や休暇などの理由で難しいこともあるため、内容を確認してから24時間以内には返信するようにしましょう。

どうしても返信に時間を要する場合は、返信が遅くなる旨をメールで送信すると相手にとっても安心です。その際、遅れる理由、いつ頃返信できるかを書き添えておくと丁寧な印象を与えられます。

また、長期休暇などで数日返信ができない場合は自動返信してくれる不在通知メールを設定すると良いでしょう。

不在通知メールの注意点と書き方は以下の記事で例文を交えて詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：【例文有り】不在通知メールの注意点と書き方を5パターンご紹介

件名を変更しない

ビジネスメールの場合、件名は変更しないよう注意しましょう。理由としては、大きく分けると3つ挙げられます。

1つ目は、「Re：」と付いていることによって返信メールであることが一目で理解できる点です。件名を変えると新規メールとして相手に届きますが、そうなると他の「急ぎではない報告・連絡・相談」「メールマガジン」「迷惑メール」などの中に埋もれるおそれがあります。その結果、対応の優先度が下がったり相手がメールを見落としたりする原因となってしまいます。

その他にもビジネスメールではNGな件名の書き方があります。以下の記事で詳しく解説していますので併せてご確認ください。

関連記事：メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？

2つ目は、「ツリー構造の崩れ」です。例として以下をご覧ください。

適切なツリー構造

ビジネス研修のお知らせ ∟Re:ビジネス研修のお知らせ

崩れたツリー構造

ビジネス研修のお知らせ ∟情報を共有いただきありがとうございます。

前者の場合、送信したメールについての返信であることが一目で理解できますが、後者の場合は関連性のあるメールかどうか一瞬では理解できず、対応が遅れる恐れがあります。

3つ目は、「効率と丁寧さのどちらを取るか」という問題についてです。相手を敬う気持ちに基づき都度件名を変えたくなる気持ちはわかりますが、回数が重なっていけば、時間のロスにつながってしまいます。相手の立場やメールのやり取り頻度にもよりますが、必要以上に件名を変更する必要はありません。

最初のメールでは必ず署名をつける

最初の返信には、必ず自分の署名を付けましょう。相手が自分に連絡するために必要な情報を全て入れます。

以下に例を挙げてみました。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社 ○○
営業部 山田 太郎

〒○○
東京都○○区町○‐○‐○

TEL：○○
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

以上のように、所属や住所、連絡先などをわかりやすくまとめます。

所属している組織によっては署名のテンプレートが用意されている場合もあるため、初めてメールを送信する際は上司に確認してみましょう。

メールの署名の書き方に関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：メールの署名の書き方とテンプレート17選【コピペOK】

要件を簡潔にまとめる

ビジネスメールを返信する際には、読みやすさに重点をおいて文章を考えます。

結論を先に書いたり、伝える内容が複数ある場合には箇条書きにしたりなど、主要な点が簡潔に相手に伝わるよう意識し、不要な内容はできるだけ省きましょう。

また、PREP法を意識すると比較的わかりやすい文章が書けます。

PREP法は結論から伝える文章構成で、伝えたい内容について、以下の順番で文章を作成します。

Point（結論）
Reason（根拠）
Example（具体例）
Point（再度結論）

この構成に沿ってメールを作成するだけで、誰でも70点以上の文章が作成できます。

PREP法は普通のメールだけでなく、メルマガやメールマーケティングでも活用できるので身に着けておいて損はないでしょう。

関連記事：【初心者必見】メルマガ作り方の基本と実践テクニック

また、回りくどい表現や改行のない見づらい文章、過度な敬語の使用や漢字の多用など、受信者が「硬すぎる」と感じるような書き方も避けるべきです。メールの主旨が伝わりづらい書き方では、受信者の集中が低下してしまう恐れがあるうえに、送信者側の負担も大きくなることが想定されます。

最低限のマナーと、相手によって書き方を変える必要性はありますが、マナーにばかり気を取られてメール送信に時間を要していては他の業務に支障を与えかねません。双方にとって効率の良いやり取りとなるように、メールの作成に際しては簡潔さを大事にしましょう。

誤字脱字に注意する

ビジネスメールでは特に誤字脱字に注意しましょう。誤字脱字があると、だらしない印象を与え、信用を得られない恐れもあります。

誤字脱字を起こしやすい箇所として、「宛名」「日付」「数量や金額」が代表的です。「宛名」を間違えば相手の心象を悪くし、「日付」を誤れば重要な会議や取引において混乱を招き、ます。「数量や金額」を間違えば、自社他社の片方あるいは双方に大きな損害を出す結果となるかもしれません。

誤字脱字対策としては、以下の4つを実践すると良いでしょう。

• 声に出しながら入力する
• 時間をおいてから確認する
• 複数人で確認する
• チェックする時間を取る

ただし、人員不足や他の業務に追われている場合は難しいでしょう。個人完結させるのであれば、「よく使う名称・語彙は単語登録しておく」「文末から確認してみる」「校正ソフト・サービスを利用する」といった手段が効果的です。

メール返信の際の注意点

続いて、ビジネスメールを返信する際に特に気を付けたいポイントを5つ紹介します。このポイントを押さえて、丁寧でスマートなビジネスメールを作成しましょう。

送信前に必ず見直す

ビジネスメールは当日中に返信するのが理想的ですが、送信前には焦らずしっかりと見直しを行います。特に相手の会社名や部署名、名前に間違いはないか必ず確認しましょう。これらを間違えていると失礼な印象を与え、信用を失いかねません。

また、自身の署名の内容に不備がないか、件名や本文に誤字脱字はないかなども併せて確認します。

「Re:」は1つだけ残す

使用しているメールシステムによりますが、やり取りを重ねるうちにRe:が何個も付いてしまった場合、Re:は一つだけ残して残りは削除しましょう。Re:の表示で件名が埋まってしまい、どんな件名であるか見えなくなってしまうと相手も自分も対応しづらくなってしまうためです。

また、どれくらいやり取りをしているか記録を残したい場合などは、「Re（５）:」などのように回数を書き添えても問題ありません。

言葉づかいに気を付ける

ビジネスメールでは、相手の立場や状況によって言葉遣いに気を配ることも大切です。特に敬語の誤用に気を付け、正しい表現を意識します。

間違えやすい表記をまとめました。以下を参考に返信内容を考えてみましょう。

返信不要でも返信した方が良い場合がある

「返信は不要です」と記載がある場合でも、相手の立場によっては返信をした方がいい場合があります。取引先や上司からのメールには一言でも返信した方が丁寧な印象を持たれるでしょう。

「返信は不要です＝返信してはいけない」というわけではなく、相手を煩わせまいと気遣った表現なのです。

提案を断る場合は表現に注意する

相手からの提案を断る場合の表現には注意が必要です。「できません」「無理です」と直接的な表現をするのではなく、「恐れ入りますが」「せっかくですが」といったようにクッション言葉を活用しましょう。断る理由については簡潔かつ明確に伝えます。

関連記事：「お忙しいところ恐れ入りますが」の正しい使い方を解説！例文や注意点、言い換え表現も紹介します

返信メールの基本の書き方

ビジネスメールには定型があり、型に当てはめることで誰にでも読みやすくなります。

ここでは、返信メールの基本の書き方を見てみましょう。

ビジネスメールの定型を守って書く

ビジネスメールには決まった書き方があります。基本的には「挨拶・名乗り・本文・結び」の構成です。各項目の注意すべき点をまとめました。

宛名には敬称を付ける

企業名や団体名は正式名称を記載し、個人名の後には「様」を付けましょう。

相手が役職者の場合、名前の前に役職名を入れたり、「様」のかわりに役職名を入れたりすることもあります。

挨拶文を入れる

社内外問わず、最初に挨拶と自分が誰であるかを名乗ります。送る相手が誰かによっても表現が異なるため、以下を参考にしましょう。

用件は簡潔に

長いメールは読みにくいうえに、用件を理解するまでに時間がかかります。伝えたい内容は箇条書きを活用するなど、できるだけ簡潔にまとめて読みやすいよう配慮しましょう。

ただし、簡潔にしようとするあまり、必要な内容まで省いてしまわないよう注意が必要です。しっかり伝えたい内容が全て記載できているか、相手が内容を把握するうえで必要な情報を書けているかを確認しましょう。

文末には結びの言葉や締めの言葉を入れる

文末には必ず結びや締めの言葉を入れましょう。以下、例文になります。

引用「>」を活用する

メールを返信する場合、受信したメールの本文を引用して返答をすることで、やり取りがスムーズになります。「＞」記号を文頭に入力すると引用表示が可能です。

引用には、受信したメール全文を下部に表示する「全文引用」と、受信したメールの一部を本文内に残したうえで本文を記載する「部分引用」の2種類があります。全部引用は、過去のメール履歴全文を確認できる手法ですが、やり取りを重ねていくとメール全体が長くなってしまい、情報を確認するのに時間がかかります。

部分引用は、書き手としては効率が良く、読み手としても一目で要件が理解できるため使い勝手の良い手法です。しかし、相手によっては淡白さ（冷たい）という印象を抱いたり、引用部分を誤ると意味がわからない内容になったりする恐れがあるため、文脈が理解できるように作成しましょう。

ビジネスに適切な言葉遣いを選ぶ

ビジネスメールにおいて、絵文字や顔文字などのカジュアルな表現は基本的に使用しません。また、敬称や敬語の使い方には細心の注意を払いましょう。

例えば、「○○各位様」「○○部長様」「○○会社御中」「御社」「お願い致します」などは全て誤りとされています。「各位」で「みなさま」という意味なので様付けは不要で、「○○部長○○様」「○○会社○○部御中」が適切です。

また、「御社」は口語表現にあたるため「貴社」に修正し、「お願い致します」は「お願いいたします」という風に平仮名をまじえて使用するのが一般的です。「ご覧になられる」のような二重敬語、「させていただく」などのへりくだりすぎた表現も基本的にはNGとなります。

【ケース別】返信メールの例文

では、実際にメールを返信する際にはどのような内容にすれば良いのでしょうか。ケース別に例文を紹介します。

取引先への返信

取引先に返信をする際には、社内の人とやり取りをする時よりも丁寧な表現を心がけましょう。

○○株式会社
A係長

平素より大変お世話になっております。
株式会社●●のBです。

急な連絡にもかかわらず、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。

（本文）

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

上司への返信

上司にメールを返信する際に最も意識すべきなのは「簡潔であること」です。受信したメールの内容を理解した旨を伝え、認識が間違っていないかを確認できる内容にします。

A課長
お疲れ様です。メールを拝読いたしました。

次回の会議までに以下の資料を用意いたします。
・●●の予算一覧
・△△の工程表
・□□の契約書

その他に必要な資料などがありましたらご教示ください。
よろしくお願いいたします。

B（送信者名）

日程調整に対する返信

日程調整のメールでは、対応可能な日程を相手にわかりやすく提示することが重要です。日程が複数ある場合は箇条書きを活用しましょう。

○○株式会社
A様

いつもお世話になっております。
株式会社●●のBと申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

希望日程を以下のとおり送付いたします。
・第1希望　10月2日（□曜日）　13:00〜14:00
・第2希望　10月16日（×曜日）　10:00〜11:00

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

日程変更を依頼する返信

一度日程を調整しても、どうしても変更が必要になる場合があります。その際はきちんとお詫びの気持ちを伝え、簡潔に再調整の依頼をしましょう。

○○株式会社　
○○部　A様

いつも大変お世話になっております。
株式会社●●のBです。

先日、ご調整いただきました打ち合わせの件でご連絡申し上げます。

大変恐縮ながら同日に出張の必要が生じましたため、再度日程の調整をご検討いただければ幸いです。以下の日程で再度ご検討いただくことは可能でしょうか。

・10月10日（□曜日）13時～
・10月12日（×曜日）15時～

上記日程が難しい場合、A様のご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。急なお願いとなり大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

日程の再調整では、理由を相手が納得できるように説明します。確実に問題のない日程を提示し、さらに調整が必要になる事態を避けましょう。

お礼を伝える返信

お礼はもちろん、受信したメールに対する自分の理解を確認するメールでもあります。認識の誤りをなくすためにも、確認すべき内容を簡潔に記載しておくと安心です。

○○株式会社
○○課　A様

いつもお世話になっております。
株式会社●のBと申します。

この度はCプロジェクト説明会の日程のご返信をいただき、ありがとうございました。

日時：10月5日（×曜日）午後2時～
場所：◇◇

以上について確認いたしました。

当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。

お忙しい中ご連絡をいただき感謝いたします。まずはメールにてお礼申し上げます。

（署名）

提案を断る返信

せっかくいただいた提案を断るメールは、書き方が難しいものです。相手に提案してくれたことへの感謝を示しつつ、相手に提案が不採用であるという事実がはっきりと伝わる内容にしましょう。

○○株式会社
〇〇課　A様

いつもお世話になっております。
株式会社●●のBです。

この度は、Cプロジェクトに対しご提案をいただき、誠にありがとうございました。

A様のご提案に対し社内で協議を重ねましたが、条件が合わず、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただく運びとなりました。

この度はご提案をいただき、心より感謝申し上げます。また機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。

（署名）

お詫びの返信

お詫びを伝える際には内容は簡潔にします。謝罪すべきポイントと、原因や詳細を報告するポイントをしっかり区別して伝えることが重要です。

A様

平素は、誠にお世話になっております。
株式会社●●のBと申します。

この度は、弊社製品「△△」の件でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。

原因を調査したところ、××に不具合が見つかりました。
故障した製品は早急に新しいものと交換対応させていただきます。

（本文）

以後、このようなことがないよう、再度弊社マニュアルを徹底し、再発防止に努める所存です。

メールでのご連絡となってしまい、大変恐縮ではありますが、取り急ぎお詫びのご連絡を申し上げます。

（署名）

退職・担当者変更に対する返信

退職の報告メールには、一緒に対応した案件などについて一言添えると親しみを感じてもらえます。相手への感謝だけでなく、新しい職場での活躍や健康を願う内容も添えると良いでしょう。

○○株式会社
〇〇部　A様

平素よりお世話になっております。
株式会社●●のBです。

お忙しい中、ご異動に関してご連絡をいただき誠にありがとうございました。A様にCのプロジェクトをご担当いただき、学びが多くとても充実した時間を過ごすことができました。

一緒にお仕事をできたことに感謝いたしております。

A様が異動されるのは残念でなりませんが、今後は後任のD様にお力添えいただき励んでまいります。

新しい職場でのA様のご活躍を祈っております。またご縁がありましたら何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

訃報に対する返信

訃報を受けた場合の返信では、冒頭の挨拶は不要です。簡潔にお悔やみの言葉を述べます。亡くなった理由などについては、尋ねないのがマナーです。

A課長
〇〇課のCです。

この度はD様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみを申し上げます。何かできることがありましたらご遠慮なくお知らせください。

謹んでご冥福をお祈り申し上げます。

（署名）

一斉送信するときは「メール配信システム」

ビジネスシーンでは挨拶メールなを一斉配信するケースが多々あります。

しかし、Bccでのメール送信には個人情報漏洩などのリスクがあります。このような場合はBccを使うのではなくメール配信システムを活用しましょう。

メール配信システムとは

メール配信システムとは大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。

メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。

メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。

また、サービスによっては宛名の差し込みが可能ですので、一斉送信であっても一人ひとり宛名を書いてメールを送信することができます。

シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用

メール一斉送信に最もおすすめのメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。

ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。

宛名の差し込み機能はもちろん、セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。

シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー

まとめ

ビジネスメールは「あいさつ・名乗り・本文・結び」の構成でできています。返信する際は、読み手への配慮を忘れず、思いやりのある文面にすることが大切です。

また、メールの返信には、相手に「受信した内容を理解した」と伝える大切な役割があります。はじめのうちは定型文を使い、慣れてきたらアレンジするなどして対応してみましょう。