メールを送るときは、相手のことを考えることが大切です。
特に確認したいことがある場合は、相手に迷惑をかけないように、誤解のない言葉で表現する必要があります。
確認メールは、自分が思っている以上に相手に与える印象が大きいです。この記事では、確認メールを送るときに大切なポイントや注意点、そのままコピペで使える例文などを紹介します。
丁寧な確認メールを送ることで、相手に良い印象を与え、仕事がスムーズに進むようにしましょう。
確認メールの役割とは？
確認メールの目的とは、簡単に言えば「確認すること」です。具体的には、相手との約束や取引の内容を再度確認し、双方の理解に相違がないようにすることです。
また、相手があなたに依頼したタスクや仕事について、進捗状況を報告するためにも確認メールは重要な役割を果たします。
確認メールを送る際に大切なのは、相手の立場に立った視点を持つことです。相手が何を求めているのか、どのような状況にあるのかを把握し、相手にとってわかりやすい形でメールを作成することが必要となります。。
確認メールの例文
確認メールは「自身が送る確認メール」と「送られてきた確認メールへの返信」の2パターンがあります。
ここでは、その2パターン両方の例文を1つずつ紹介します。
確認メールを送るときの例文
件名：○○の確認について
いつもお世話になっております。△△の〇〇です。
先日、ご依頼いただいた○○について、確認のためメールを差し上げました。
今回は、改めて確認事項をまとめてお送りいたします。ご確認いただき、問題がなければその旨をご返信いただけますようお願い申し上げます。
【確認事項】
・□□の期間はいつからいつまでか
・□□の内容について、詳細は何ですか
・□□に関する手続きはどのように進めればよいですか
以上、確認事項となります。
何かご不明な点やご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
引き続き、宜しくお願い申し上げます。
確認事項を箇条書きにしていることで、どの点を確認してほしいのかを端的に伝えることができます。
相手が時間をかけずに読む必要がないよう丁寧な表現を心がけることで、相手への配慮にもつながるのです。
確認メールへの返信の例文
Re:打ち合わせ日程につきまして
株式会社〇〇
営業部 田中様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。
メールにてお送りいただきました資料を確認させていただきました。再度、社内で検討し〇月〇日にはご連絡させていただきます。
お忙しい中、迅速な対応をしていただき誠にありがとうございました。
今後ともよろしくお願いします。
このメールは、添付された資料を確認したことを相手に伝えるためのものです。
もし相手との関係が親しい場合、「内容を確認しました」という一文だけでも問題ないかもしれませんが、ビジネスメールの最低限のマナーとして丁寧に返すようにしましょう。
相手に伝わる確認メールの書き方
確認メールの役割は、相手が受け取ったメール内容が正しく理解できたかどうかを確認することです。誤解を招かないように、明確に簡潔に伝えることが何よりも大切です。
ここからは相手が理解しやすくなる確認メールの書き方とすぐに使えるフレーズをいくつかご紹介します。
簡潔な文面や箇条書きを活用する
確認メールを送る際には、以下のポイントに注意する必要があります。
- 件名には、何の確認事項なのかを明記
- 件名は【確認】など記号で見やすく
- 本文はやりとり流れとポイントをまとめる
- 箇条書きで見やすくまとめる
- クッション言葉を使用し、丁寧な表現に
相手がすぐに内容を理解できるように、簡潔かつ明確な件名を付けることが大切です。
また、記号を利用して、他のメールと区別する見やすい工夫をしましょう。
本文では、相手とのやりとりの流れや内容を明確に把握し、重要なポイントをまとめて伝えるようにしましょう。相手が理解しやすいように、箇条書きでまとめるのがポイントです。
メールを送る前に相手に失礼のないよう敬語や丁寧な言葉遣いかをチェックしましょう。
すぐに使えるクッション言葉のフレーズ集
クッション言葉を使用することで丁寧な表現になります。確認メールでも使えるフレーズになりますので、以下の例を参考にしてみてください。
- ご確認いただけますでしょうか。
- いかがでしょうか？
- 〜していただけますでしょうか?
- 恐れ入りますが
- 恐縮ですが
- お手数おかけしますが
- お手間を取らせてしまいますが
- 可能であれば
- ご迷惑でなければ
- ご都合がよろしければ
- 差し支えなければ
上記の言葉を依頼する際に使用すると、直接的にお願いするよりも柔らかい表現になります。
場合によっては、確認メールは「失礼」だと思われてしまう可能性があります。クッション言葉を活用して、相手への配慮を示し適切なコミュニケーションが図れるよう心がけましょう。
確認メールの返信率をアップさせる方法
ここでは、返信率向上や返信促進につながる確認メールの注意点を紹介します。具体的には以下の3点です。
- メール内容は簡潔にする
- 送信タイミングを気を付ける
- 返信の期限を決める
それぞれ詳しく解説します。
メール内容は簡潔にする
メール返信率を上げるためには、相手にとってわかりやすく簡潔な文章を心がけましょう。
長文や冗長な表現は相手にとって負担となるため、必要最低限の情報を明確に伝えることが重要です。
また、相手にとって重要な情報や要求事項には、箇条書きや強調表現を使うなど、視覚的にもわかりやすく伝えることが大切になってきます。
送信タイミングを気を付ける
返信遅延を避けるためには、相手の都合を考慮した適切なタイミングで送ることが重要です。
例えば、相手が忙しい時期や休暇中に送ると、見落とされたり返信が遅れる可能性が高くなります。そのため、相手のスケジュールや状況に合わせて、適切なタイミングで送信することが重要です。
また、確認メールを夜分遅くに送るのは避けましょう。どうしても夜分にメールを送る必要がある場合は「確認は明日で結構です」や「ご返信は不要です」などの一文を沿えるのが一般的です。
その他にも夜分遅くにメールを送る場合のマナーなどは以下の記事で解説していますので参考にしてください。
返信の期限を決める
効率的に相手とのコミュニケーションを取るためには、返信待ちの確認メールのテクニックを身につけることも大切です。
例えば、相手に確認メールを送った後に、「期限を設けて返信を促す」「返信が遅れた場合は追加で連絡する旨を伝える」など、相手が忘れてしまったり返信が遅れてしまうリスクを軽減する方法があります。
その他にも以下の内容を含めることで返信率は高められます。
- 緊急性
- 重要性
- 返信することのメリット
上長の名前を使うことや相手の上長をCCに含めることもテクニックとして活用できます。ぜひ参考にしてみてください。
確認メールへの返信を行う際のポイント
自身が確認メールを受け取る場合もあるかと思います。そんなときは以下の内容に気を付けて返信するとよいでしょう。
- スピード対応
- 件名は変更しない
- 感謝の気持ちを伝える
それぞれ詳しく解説します。
スピード対応
メールの返信はできるだけ早く対応するようにしましょう。
メールの返信が遅れることによって、先方に迷惑がかかる恐れがあります。できるだけ早く返信することで、相手に対する信頼と尊重を示すことができます。
もしも、返信が遅れる場合は、返信日の目安を先に送信することで先方に誠実な対応ができます。
件名は変更しない
確認メールへの返信では、件名を変更しないようにしましょう。
確認メールの件名は、相手が特定の目的で送信したものですので、そのまま返信することで返信の内容が明確に伝わります。
件名を変更してしまうと、相手がメールを見落とす可能性や混乱を招く可能性があります。
例えば、確認メールの件名が「資料の確認依頼」となっている場合、返信メールの件名も「Re: 資料の確認依頼」となります。これによって相手は、メールが関連していることをすぐに認識できます。
感謝の気持ちを伝える
相手が手間をかけて確認や連絡をしてくれたことに対して、お礼の言葉を述べることで、良好な関係を築くことができます。返信の冒頭で、相手への感謝の意を述べるとよいでしょう。
例えば、「お忙しい中、資料の確認ありがとうございます」といった1つだけでも感謝の言葉があると、相手の印象が良くなります。
さらに、返信の結びにも感謝の気持ちを再度伝えましょう。
確認メールでの件名や締めの言葉の選び方にも注意
メールの件名にも気を配りましょう。相手の目を引くタイトルを付け、相手にメールを開く前に件名で内容が分かるようにしましょう。
例えば、「○○の件について最終確認」という具体的なタイトルなどが分かりやすくて良い件名です。確認メールは、伝えたいことを明確にするだけではなく、相手との共通認識を持つことが重要です。
メールの最後には、相手に対する感謝の気持ちや、次回の約束などを伝えましょう。
挨拶や締めの言葉、署名欄やサインオフの仕方、送信タイミングなど、細かな部分にも気を配ることで、相手と円滑にコミュニケーションを取ることができます。
まとめ
確認メールを送るときは、相手のことを考えて誤解のない表現を心がけましょう。相手に与える印象は重要です。
確認メールは相手との約束や取引内容の確認や進捗報告に役立ちます。以下のようなポイントを押さえて的確な確認メールを送れるようになりましょう。
- 確認事項を箇条書きにして簡潔に伝える
- 簡潔で明確な件名と丁寧な言葉遣いを使う
- 送信タイミングにも配慮する
確認メールの返信率を上げるためには、簡潔な文面と適切なタイミングが重要です。返信期限を設けたり、挨拶や締めの言葉を選んだりすることも大切です。
細かな部分にも気を配り、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
また、営業シーンなどでは確認メールを一斉送信するシーンがあるかと思います。BCCを使ったメール一斉配信には情報漏洩などのリスクがあるため、一般的にはメール配信システムが利用されています。
一斉配信について興味をお持ちの方は、以下の記事でおすすめのメール配信システムを紹介していますので、参考にしてください。
