社内でのメール業務を各社員が個別に行っている場合、情報の共有や進捗の把握、対応に関する連携といった面で課題を抱えてしまうケースが珍しくありません。
このような課題の解決策としておすすめなのが、共有メールアドレスの活用です。
当記事では、共有メールアドレスの概要から、メリット・デメリット、設定方法・手順、共有メールアドレスと並行して行いたい施策について解説していきます。
共有メールアドレスについて知りたい方や、これから導入を行いたい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
共有メールアドレスとは
共有メールアドレスとは、その名の通り複数人のメンバーで共有できるメールアドレスのことです。同一のメールアドレスの閲覧・送信・受信等を複数の担当者で行うことができるため、業務効率化・負担の分散・情報の共有の促進などの効果があります。
共有メールアドレスはこのような特性を活かして、会社の代表アドレス・カスタマーサポート（社外問い合わせ対応）のアドレス・社内ヘルプデスク（社内問い合わせ対応）のアドレス等に活用されています。
共有メールアドレスのメリット
共有メールアドレスを導入すれば、メールを活用した業務においてさまざまなメリットを得ることができます。ここでは、共有メールアドレスの主なメリットについて解説します。
対応スピードの向上と効率化
共有メールアドレスを利用する代表的なメリットが、業務効率化と対応スピードの向上です。
社内ヘルプデスク用アドレスなど、共用メールアドレスの対応を特定の担当者のみが行っている場合、その担当者が多忙である場合や離席している場合は、返信を行うことができません。
共有メールアドレスを導入しておけば、複数の担当者によって代表メールアドレスに届いたメールの対応が行えるため、特定の担当者の状況や事情に依存せず迅速で効率的なメール対応を行うことができます。
メール業務の非効率性や対応のレスポンスに課題を抱えている場合は、共有メールアドレスの導入を検討してみるのがおすすめです。
属人化の防止
属人化とは、特定の社員でなければ業務の内容・状況・進捗を把握できない状態のことで、生産性や業務効率の低下を招く大きな原因となります。
社内問い合わせなど特定社員でなくても対応できるものでも、もし各社員が個別のメールアドレスで問い合わせを受け付けて対応してしまっていると、他の社員は対応内容などを把握できず、業務属人化が発生しやすくなります。
共有メールアドレスを利用すれば、複数の担当者がメールの内容・対応状況・進捗を共有できるため、メール業務の属人化解消につながります。必要に応じてカバーやフォローを行うことが可能となります。
知識や情報の共有によるスキル向上
共用メールアドレスを導入すれば、日常的なメール業務を通じて、他の担当者と情報・ナレッジ・ノウハウを自然と共有することができます。情報共有のための仕組みを別途設けたり、スキルアップのための研修や勉強会を実施したりしなくても、担当者全員の対応品質向上につなげられます。
時間や労力をかけず、無理なくメール業務に従事するチームのスキルをベースアップできることも、共有メールアドレスを利用する大きなメリットです。
働き方改革につながる
近年では政府主導で働き方改革が推進されており、企業はテレワーク・リモートワークをはじめとしたさまざまな働き方の導入を行うことが求められています。多様で柔軟な働き方を実現するには、働きやすいIT環境をいかに整備するかが重要なポイントとなります。
共有メールアドレスを導入すれば、在宅・多拠点・時間差勤務など、社員のさまざまな勤務形態においても、複数のメンバーでメールの対応や管理を協業することが可能です。働き方改革に必要となる環境の構築を大きく前進させることができます。
共有メールアドレスのデメリット
共有メールアドレスには多くのメリットがありますが、デメリットとなる側面もあるため、業務利用するのであればデメリット面についても把握しておくことが重要です。
以下に解説していますので、ぜひご参考下さい。
対応漏れや二重対応が発生する可能性がある
共有メールアドレスを利用する場合、複数人でメールの対応や管理を行うため、担当者一人ひとりの当事者意識が薄れて対応漏れが発生したり、他の担当者の対応状況が分からず二重対応を行ったりしてしまう可能性があります。
複数人でメール対応ができることは業務効率の向上に貢献するものの、管理ルールを整備しておかなければ裏目に出てしまう可能性もあるため注意が必要です。
受信したメールに誰が対応するか、対応中のメールのステータスをどのように管理するかなど、ミスが生まれないような仕組みを構築することがポイントとなります。
引き継ぎミスが発生する恐れがある
共有メールアドレスを利用していると、複数メンバーで業務を行っているという安心感から、業務の引き継ぎのミスや漏れが生じる恐れがあります。
例えばある人が対応していたメールについて、別の人に対応を引き継いでもらう場合。メールがすべて共有されているから大丈夫だろうと過信し、引継ぎ時の情報共有をおろそかにすると、思いもよらないミスにつながる可能性があります。
メール共有体制があるからといって引継ぎを簡単に済ませることのないよう注意しましょう。
設定の手間がかかる
共有メールアドレスを利用する場合、最初の設定に手間がかかることもデメリットです。
単にメールアドレスの共有設定を行うだけでなく、共有メールアドレスを利用可能な最適なソフトウェア・サービスの選定、メールの運用体制の構築、業務フローの再考なども検討する必要があります。
さほど負担の大きな作業ではありませんが、企業規模やメールの用途次第では、多くの時間と労力がかかる場合もあります。
共有メールアドレスの設定方法・手順
ここでは、共有メールアドレスの設定方法・設定手順について解説します。これから共有メールアドレスの設定を行おうと考えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
Gmailでの設定方法・手順
Gmailは、ビジネスで利用している企業も多いWebメールサービスです。以下の方法と手順にて、共有メールアドレスを設定することができます。
共同トレイを活用する方法
Googleグループで提供されている共同トレイ機能を活用することで、メールアドレスを共有する方法です。
- Googleグループへアクセス
- 「グループ作成」をクリック
- グループ情報・詳細情報・プライバシー設定等を入力
- 設定したいグループを選択して「グループ設定」をクリック
- 共同トレイ機能を有効化
共同トレイを設定することで、グループアドレスで受信したメールを複数人で共有したり、ステータス管理を行ったりすることが可能となります。
メールの委任設定を行う方法
共有したいメールアドレスに他のユーザーのアクセスを許可することで、メールアドレス共有を実現する方法です。
- 共有したいメールアドレスのアカウントにて、設定（歯車マーク）をクリックして設定画面を開く
- 「アカウントとインポート」タブから、「別のアカウントを追加」をクリック
- アクセスを付与するユーザーのメールアドレスを入力
- 「メールを送信してアクセスを許可」をクリック
- アクセスを付与するユーザーが承認用リンクを確認すれば共有が完了
アクセス権を付与されたユーザーは、共有されたメールアドレスに対して閲覧・送受信等の各種操作を行うことが可能となります。
outlookでの設定方法・手順
続いて、Microsoftのメールソフトウェアであるoutlookで共有メールアドレスを設定する方法です。
設定したい方は、以下の手順に沿って操作を行ってください。
- 管理者権限でログイン
- 「チームとグループ」＞「共有メールボックス」の順に選択
- 「共有メールボックスの追加」を選択して「変更を保存」をクリック
- 「メンバーの追加」からメールアドレスを共有するメンバーを選択して追加
- 「ユーザー」＞「アクティブユーザー」の順に選択してプロパティを開く
- メールタブより「メールボックスへのアクセス許可の管理」を選択
- 「編集」＞「アクセス許可を追加する」を選択、「追加」をクリック
以上でoutlookでの共有メールアドレスの設定は完了です。共有メンバーに追加されたユーザーは、共有メールボックスの内容を見ることができ、返信なども行えます。
複数人でメールアドレスを共有する方法
複数人でメールアドレスを共有する方法はいくつかあります。
自社にとって最適な方法を選択できるように以下では、一般的な3つの方法についてご紹介いたします。
メーリングリストの利用
よく使われているメール共有手法のひとつが「メーリングリスト」です。
メーリングリストとは、特定のトピックや興味に関する情報を共有するために、電子メールを使って一連の購読者に情報を配信するシステムです。メーリングリストは、登録したメンバーが一つのメールアドレスにメールを送信すると、そのメールがリストに登録されている全員に自動的に転送されるように設定されています。
以前は社外に情報発信をする手段として使われることもありましたが、現在は個人情報漏洩の観点などからほとんど使われていることはありません。一方で社内向けの全体連絡やメールの共有にはまだ使われているケースもあります。
Webメールの活用
Webメールとは、インターネットブラウザを通じてアクセスし、電子メールの送受信ができるサービスのことです。Gmail、Yahoo!メール、Outlook.comなどが代表的な例です。
GmailとOutlookの例を上述しましたが、Webメールを使うことでメールの共有が可能となります。
メール共有システムの導入
メール共有システムとは、組織内やグループ内でメールを効率的に共有し、管理するためのシステムやサービスのことを指します。
このようなシステムは、チームメンバー間で情報を共有するために役立ち、プロジェクトの進行状況の追跡、顧客からの問い合わせへの迅速な対応、または内部コミュニケーションの効率化を目的としています。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」
ビジネス上で最も使われているコミュニケーションツールの1つがメールです。
チャットツールやSNSが台頭してきた昨今でも、まだまだメールは使われ続けています。ただし、メールをチームや複数人で管理していると以下のような問題が発生します。
- メールの返信漏れが発生している
- メールの二重対応が発生している
- 必要なメールがなかなか見つからない
また、アカウントの共同利用をしていなかったとしても個人でメールアドレスを保有しており、顧客とのやりとりを個人アドレスだけで行っている場合は、急な欠勤や長期休暇の際に顧客対応ができなくなってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、複数人でのメール管理に特化したメール共有システム「メールディーラー」です。
チーム全員のメールを対応状態やどのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるだけでなく、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメール管理や問い合わせ対応でお困りの方におすすめです。
CCやBCCでの共有はNG？
CC（Carbon Copy）やBCC（Blind Carbon Copy）でのメール共有は、特定の状況や目的においては便利で効果的な方法ですが、チームや組織内での情報共有や管理にはいくつかの問題点があります。そのため、CCやBCCによる共有はあまり推奨できません。
例えば以下のようなリスクが存在します。
- 誤送信による情報漏洩
- ブラックリストに載ってしまう
- メール配信が遅くなる
- 迷惑メールに振り分けられてしまう
- 効果測定機能がない など
CCやBCCが全ての状況でNGというわけではありませんが、情報共有やコミュニケーションの効率化、プライバシー保護の観点から、より適切なツールや方法の検討が求められます。
その代わりとなるのが、メールの一斉送信やメルマガ配信に使われるメール配信システムです。メール配信システムは、大量のメールを自動で送信したり、配信管理を行ったりすることができます。
以下でおすすめのシステムを紹介します。
おすすめのメール配信システム「ブラストメール」
メール一斉送信・メルマガ配信に最もおすすめのメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
宛名の差し込み機能はもちろん、セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
共有メールアドレスの概要・メリット・設定方法・ポイントについて解説してきました。共有メールアドレスは、同一のメールアドレスを複数の担当者でシェアすることができる便利な仕組みです。メール対応業務や管理の効率化をはじめとしたさまざまなメリットを得られるため、担当者個別のメールアドレス運用において課題を抱えている場合には、ぜひ導入してみることをおすすめします。
共有メールアドレスの導入を考えている方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な業務や管理の体制を検討してみて下さい。
