メールで年賀状を送るときのマナーと注意点を解説！コピペで使える例文も紹介します

日本人に馴染み深い新年の挨拶といえば「年賀状」です。インターネットがすっかり普及した今、はがきでなくLINEやメールで年賀状を送るようになった方は多いでしょう。この流れは個人の間だけでなく、ビジネスシーンにおいても同様です。

特に近年では環境保護の重要性が一層問われているため、ペーパーレス化の一環としてメールでの年賀状送付を実践している企業が急速に増えています。

そこで本記事では、年賀状をメールで送る際に特有のマナーと注意点について解説します。今年から初めて年賀状メールを送るという方は、ぜひ参考にしてください。

年賀状はメールで送っても大丈夫？

結論からいうと、昨今は年賀状をメールで送ることは昨今、シーンを問わず一般的になりつつあります。紙で送るよりも手軽、サイトのアクセス獲得が期待できるなどメリットが多いのはもちろん、ペーパーレスという時代の動きも、年賀状メール普及の追い風になっています。

しかし、きちんとマナーを守って送らなければ失礼にあたることは、紙の場合と同様です。また、個人情報が漏洩する可能性があるという、メール特有のリスクについても把握しなければなりません。

年賀状をメールで送るメリット

年賀状をメールで送ると、紙の場合と比較して以下のようなメリットがあります、

• 費用を抑えられる
• 作業量が少ない
• 住所を知らなくても送れる

費用を抑えられる

年賀はがきの料金は一枚63円ですが、印刷料金を含めるとさらに費用がかさみ、実際には一通あたり100円以上のコストがかかってくるでしょう。

しかし、メールであれば年賀状を調達するのにかかる費用はゼロに抑えることが可能です。年賀状のデザインテンプレートは今どき無料で利用できるものが多く、しかも様々な種類があるため被りにくくなっています。

作業量が少ない

紙の年賀状は相手ごとに宛先を記入したり、印刷を依頼したりと地道で時間のかかる作業があります。そのため、余裕を持って準備を始めなければ年末の最終営業日までに投函が間に合いません。

一方メールであれば相手のメールアドレスさえ知っていれば送れますし、印刷・投函のような面倒な作業も不要です。もし一斉配信が可能なのであれば、一日もあれば年賀状を送るのには十分でしょう。

住所を知らなくても送れる

紙の年賀状は相手の住所が分からないと送れません。住所が分かっていたとしても相手が引っ越していたり、事務所の移転などで不達になる可能性もあります。しかし、年賀状を送るためだけに住所を聞くというのも少々はばかられますよね。

一方メールなら、相手のメールアドレスさえ知っていれば送れます。住所を聞く必要もありませんし、年賀状を送るような間柄なら正確なメールアドレスを聞くことはごく自然でしょう。

成果獲得に役立てられる

ビジネスシーンでの年賀状メールは儀礼的な意味合いを果たすだけでなく、成果を獲得するために役立てることも可能です。

例えばサイトのURLを貼ってアクセスを獲得する、「新年の挨拶に直接うかがいたい」と称してアポ取りを狙うなどです。ただしあまりに売込み感が出ると相手に失礼なため、アピールはほどほどにするのが良いでしょう。

年賀状をメールで送るときのビジネスマナー

ビジネスシーンでは年賀状メールを送る場合は、下記のような点に注意しましょう。

• 毎年紙で送っている場合は例年通りにするのが無難
• 年賀状メールであることを件名で明記する
• 本文には新年の挨拶を含める
• 年賀状画像は本文に埋め込む
• できれば宛名は個別に切り替える

毎年紙で送っている場合は例年通りにするのが無難

一般的になりつつある年賀状メールですが、毎年紙の年賀状でやり取りしている相手に関しては、例年通りの対応にしておくのが無難です。

もしすべての年賀状を紙からメールに切り替えたい場合、来年だけメールと紙両方で年賀状を送り、再来年以降からメールのみに切り替えることを伝えておけば角が立たないでしょう。

年賀状メールであることが件名でうかがえるようにする

メールの件名は要件を端的に説明する内容が求められますが、それは年賀状においても同様です。年賀状メールの件名は「あけましておめでとうございます」「新年のご挨拶」といった内容にして、年賀状メールであることがひと目でうかがえる内容にしましょう。

また、文章の前か後ろに社名と担当者名を入れておけば誰からの連絡か分かりやすくなり、より親切です。

年賀状画像は本文に挿入する

メールで年賀状の画像を送る際は、メールを開封しただけで見られるよう、画像を本文の中に挿入しましょう。ファイル添付だとダウンロードしないと見られないため、相手に面倒をかけるどころか、気付かれないまま終わってしまいます。

本文には新年の挨拶を含める

画像もそうですが、年賀状で欠かせないのはやはり新年の挨拶です。年賀状画像のあとにはきちんと新年の挨拶や抱負などを書いておかないと、年賀状メールは締まりません。

紙で送る場合と気をつけるべきことは変わりませんが、初めてメールで年始の挨拶を送る場合は、その理由について触れておくと誠実さが伝わって良いでしょう。以下、例文です。

謹んで新年のお慶びを申し上げます。

昨年は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

なお、弊社は環境保護への取り組みとして、
本年より年賀状の送付をメールに切り替えさせていただきました。

何卒ご容赦ください。

重要な関係にある顧客・取引先には個別で送る

年賀状は本来個別で送るものです。そのため、重要な関係にある顧客や取引先宛の年賀状の宛名を「お客様各位」などとまとめてしまうと、年賀状としては失礼にあたります。

そのため、可重要な関係にある顧客・取引先には年賀状メールを個別で送りましょう。そうすれば宛先ごとに新年の挨拶を切り替えることもでき、より誠実なイメージが伝えられます。

もし一斉配信で年賀状を送るのであれば、メール配信システムの差込み機能を使うなどして、宛名部分が相手によって自動で切り替わるようにしましょう。

年賀状メールを一斉配信する際の注意点

年賀状メールを一斉配信する際は、紙とは違った部分で注意が必要です。ここからは年賀状メールの注意点を詳しく解説するため、必ず把握しておきましょう。

宛先の設定ミスで個人情報が漏洩するリスクがある

年賀状メールを一斉配信する際に確実に気をつけたいのが、個人情報の漏洩リスクです。

年賀状メールをGmailやOutlookなどのメーラーで送る際、基本的にはBCC欄に宛先をセットすることになります。しかし、これを間違ってTOもしくはCC欄にセットしてしまうと、すべてのメールアドレスが相手に知られてしまうのです。

友人・知人の間柄であればさほど大きな問題にはならないかもしれませんが、ビジネスシーンにおいては、訴訟などの致命的な問題に発展する可能性があります。些細な入力ミスで起こりえるトラブルなため、必ず第三者による二重チェックを挟むようにしましょう。

BCCでの一斉配信のリスクについては以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説

宛先があまりに多いと全員には届かない可能性がある

メーラーは大量の一斉配信を処理できる仕組みにはなっていません。そのため、例えば一度に100件を超えるような一斉配信をメーラーで処理すると、一部の宛先には届かないことがあるのです。

具体的には、メーラーで実行された一斉配信は宛先全体のうち約25%には届かないといわれています。宛先が100件なら25件には届かないということですから、これはかなり大きい数字といえるでしょう。

これを防ぐには個別で年賀状メールを作成するか、一斉配信するにしても一通あたり10件程度までにするといった対策が考えられます。

その他にも年賀メールを送るときの注意点やポイントはあります。以下の記事でさらに詳しく解説されていたので気になる人は併せてご確認ください。

関連記事：年賀状メールの書き方・送り方からテンプレートやマナーまで完全解説！一斉配信をする４つのポイントも紹介します

【コピペOK】ビジネスシーンにおける年賀状メールの例文

会社の同僚や直属の上司・部下など、親しい間柄ではさほど形式を気にしなくて大丈夫ですが、顧客や取引先宛に年賀状メールを送る際は、一定の形式に沿った文章にしましょう。下記に例文を示すため、ぜひ参考にしてください。

件名：新年のご挨拶（○○株式会社 鈴木一郎）

株式会社△△
マーケティング部
山田太郎様

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
昨年は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

弊社では本年も一層のサービス向上に努め、皆様に満足をご提供できるよう、業務に励んで参ります。
本年も変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

以上、誠に恐縮ではございますが、
年始の挨拶とさせていただきます。

なお、新年は1月4日より通常営業に戻ります。ご用命がありましたら、お気軽にご連絡ください。

【署名】

紙からメールへ切り替えた場合は、下記例文のように挨拶の最後に付け加えておくとよいでしょう。

件名：新年のご挨拶（○○株式会社 鈴木一郎）

株式会社△△
マーケティング部
山田太郎様

謹んで新年のお慶びを申し上げます。
昨年は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

弊社では本年も一層のサービス向上に努め、皆様に満足をご提供できるよう、業務に励んで参ります。

どうぞ、変わらぬご愛顧を持って、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

なお、弊社は環境保護への取り組みとして、本年より年賀状の送付をメールに切り替えさせていただきました。
何卒ご容赦ください。

以上、誠に恐縮ではございますが、年始の挨拶とさせていただきます。

【署名】

なお、年賀状には「忌み言葉」といって、書いてはいけない単語や言葉遣いがあります。要するにNGワードです。「去年」など、思わず使ってしまいそうになる単語も忌み言葉に含まれるため、事前に把握しておきましょう。

年賀メールの一斉送信におすすめのメール配信システム

年賀状メールを一斉送信する配信する場合は、メール配信システムを使うのがおすすめです。メール配信システムとは大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。

メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や一斉メール配信等に活用されています。

また、メール配信システムを導入すれば、メール配信の効果測定が行えたりセグメント配信が行えたりと様々なメリットを得られます。

年賀メールにおすすめの機能

年賀メールを一斉配信するときに必要な機能は以下の5つです。

• HTMLエディタ
• 差込み機能
• ターゲット配信
• テンプレート
• 迷惑メール対策

特にHTMLエディタとテンプレートは必須と言えます。せっかくメールで送るのであればデザイン性が高く印象の良いメールを送るべきです。

例えば、ブラストメールのテンプレートには以下のようなデザインがあります。

その他にも、差込み機能を使うことで面倒な宛名書きは不要となります。

この機能では、件名や本文に名前・会社名、顧客後に一言コメントなどの差込みが可能です。1通ごとに宛名を書き換える必要はないため、複数の宛先でも効率よく特別感のある一斉メールが送れます。

シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムです。

ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。

・HTMLメール作成エディタはドラッグアンドドロップで簡単
・シンプルで簡単なサービスなので誰でも始めやすい
・テンプレートは30種以上と豊富：年賀メールのテンプレートも多数

その他にも上記で紹介した5つの機能はすべて利用することができ、さらにセグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。

シンプルかつ安いので、簡単かつ迅速にHTMLメールを配信したい方におすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！

最後に：ビジネスではメールで年賀状を送るのが一般的になりつつある

年賀状をメールで送ることは、紙と比べて「コスト削減になる」「作業がラク」などのメリットがあります。ペーパーレス化の流れも相まって年賀状メールは急速に普及しており、一定のマナーと注意点さえ抑えておけば失礼に当たることはありません。

こうしてまとめてみると一斉配信のデメリットが目立ちますが、これを解消するには、メール配信システムを利用するのがおすすめです。メール配信システムなら大量配信でも高い到達率を維持でき、BCC設定ミスによる情報漏洩の心配は皆無です。

一般消費者や多数の顧客宛に年賀状メールを送るのであれば、メール配信システムをぜひ活用しましょう。

なお、13年連続で顧客導入数No.1の人気メール配信システム「blastmail」が、2023年の年賀状メールに使えるオリジナルテンプレートを公開中です。無料お試しに申し込めば使えるため、下記リンクから今のうちに申し込んでおきましょう。

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