【例文あり】問い合わせフォームの書き方とポイントを徹底解説

2024年6月21日

Email Rising編集部

ウェブサイトを運営していて、ユーザーからの問い合わせを受け付けたいと思ったときに準備するのがお問い合わせフォームです。

反対に、自身がユーザーやサービスの検討者の場合に、不明点を解決するためにお問い合わせフォームから連絡した経験がある人も多いのではないでしょうか。

お問い合わせフォームは、ビジネスコミュニケーションの重要な要素のひとつです。実際に問い合わせをするときは、目的に合わせた適切な文章の書き方が求められ、メールと同様に基本的なマナーも守るべきです。

お問い合わせフォームの書き方の重要なポイントは以下の4点。

お問い合わせフォームの書き方は、その目的や相手により異なる
メールの基本的なマナーを守り、件名や本文、締めの言葉などは簡潔かつ明瞭にすることが重要
シチュエーションに応じたお問い合わせフォームの書き方を理解しておくことが有効
お問い合わせフォームとメール配信システムの連携は、情報管理の効率化と高品質なコミュニケーションを可能にする

この記事では以上4つのポイントについても深掘りして詳しく解説しています。お問い合わせフォームの書き方をマスターし、状況によった使い分けができるようになりたい人は最後までご覧ください。

また、本記事では「お問い合わせフォームの書き方」を中心にお伝えしています。もし、書き方ではなく「問い合わせ管理の方法やシステム」をお探しの場合は以下の記事を参考にしてください。

関連記事：問い合わせ管理システム13選を厳選比較！

お問い合わせフォームの基本的な書き方

お問い合わせフォームはどんな立場であれ、相手とのコミュニケーションであることに変わりはありません。

自身が問い合わせる立場だからと言って、横柄な態度や相手への配慮に欠けるような文章を記載するのはNGです。

ビジネスメールと同じように、マナーを守った適切な文章でお問い合わせをするようにしましょう。

お問い合わせフォームの目的とは

お問い合わせフォームの目的は、問い合わせを受ける側と問い合わせを行う側によって変わります。

お問い合わせを受ける側の目的

ユーザーからの問い合わせを簡易に行えるようにする
ユーザーの問い合わせ内容を具体的に把握しやすくする

お問い合わせをする側の目的

製品やサービスに関する具体的な質問
サポートやヘルプでの問題解決
製品やサービスのフィードバック

本記事では主に問い合わせを行う側の視点から、その書き方や例文などを詳しくご紹介します。

お問い合わせフォームの書き方のポイント

お問い合わせをして、自分が求めている回答を得るためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。

以下に4.つの重要ポイントを記載します。

件名：明確かつ具体的な件名を書く

お問い合わせの内容が一目で分かるよう、件名には具体的な要件や質問内容を簡潔に記述しましょう。

本文：要点を明確にまとめる

本文では、要件や質問の詳細を明確に伝えることが重要です。以下のポイントに留意しましょう。

簡潔さ：冗長な表現を避け、簡潔で分かりやすい文章にまとめましょう。
具体性：具体的な情報や詳細な状況を提供することで、回答者が的確な回答を返すのに役立ちます。
丁寧さ：丁寧な言葉遣いや敬意をもって書くことで、円滑なコミュニケーションを図りましょう。

製品のモデル番号や購入日、使用中に遭遇した具体的な問題などを明示し、必要な情報を適切に提供することで、お問い合わせ先は早く的確な回答を返すことが可能になります。

返信先の明示：連絡先情報を明確に示す

自分の連絡先情報（メールアドレス、電話番号など）を明示することで、回答者が返信する手段を提供します。必要な場合は、返信先の優先順位や連絡可能な時間帯も記載しましょう。

送信前の確認：入力内容の再確認

フォームを送信する前に、入力内容を再確認し、誤字や不備がないか確認しましょう。

お問い合わせフォームの書き方のポイントを一言で表すと、「お問い合わせ先への配慮」と言えるでしょう。

お問い合わせフォームの例文

上述したように、問い合わせ内容が具体的であればあるほど、受け取った側は適切な回答を提供しやすくなります。

また、問い合わせの内容だけでなく文章の丁寧さなども重要です。敬語や適切な表現を用いることで、丁寧な印象を与え、相手に好意的に受け取られる可能性が高まるからです。

以下に、製品に関する問い合わせの場合の例文を示しますので参考にしてください。

件名：製品名〇〇についての質問

お世話になっております。
〇〇と申します。突然のご連絡失礼いたします。

製品名〇〇について質問がございます。
（具体的な質問内容）

以上です。
お手数をおかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。

この例文では、問い合わせの目的が一目で分かる件名、具体的な質問内容、丁寧な表現が使用されています。

より具体的な例文に関しては後述します。シチュエーション別に例文をまとめていますので参考にしてください。

お問い合わせフォームからメールを送る時の注意点

お問い合わせフォームからメールを送る時には、以下のような注意点があります。

基本的なメールのマナーを守る
件名は簡潔で分かりやすくする
本文には必要な情報を簡潔に記載する
「締めの言葉」を忘れない

これらの注意点は、お問い合わせ時だけでなく通常のメール送信時にも共通する内容となっています。

それぞれ詳しく解説していきます。

基本的なメールのマナーを守る

お問い合わせをする際はメールと同じようにマナーを守ることが重要です。マナーを守ることは、相手に対する敬意を示し、自分のメッセージを正しく伝える上で不可欠です。

例えば、以下のような要素を含めたメールがマナーを守ったメールと言えます。

敬語などを使った丁寧な言葉遣い
要件を件名に簡潔かつ具体的に記載する
本文の冒頭には宛名と自身の名前を書く
文末の挨拶と署名を記載する

メールのマナーを守ることで、相手は自分のメッセージを理解しやすく、適切に対応することが可能となるだけでなく、自分の要求や質問を明確かつ礼儀正しく伝えることができます。

件名は簡潔で分かりやすくする

件名は、メールの内容を一言で伝える重要な要素です。具体的で分かりやすく、かつ簡潔にすることが重要です。

以下は、適切な件名の例です。

「商談の日程調整に関するお知らせ」
「重要：プロジェクトの進捗報告についての確認依頼」
「社内イベントの参加確認と詳細情報／〇〇部〇〇」

このように、具体的で明確な件名を使用することで、受信者に関心を持ってもらうことができ、メールの重要性や緊急性を伝えることができます。

その他にも、件名を空欄にしたり、簡素すぎる件名は避けるべきでしょう。また、「重要」「緊急」などの表記を過度に利用すると本当に重要なメールとの区別ができなくなるためNGとなります。

メールの件名に関しては以下の記事でさらに詳しく紹介していますので、併せて参考にしてください。

メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？

本文には必要な情報を簡潔に記載する

メールの本文には、自分の要望や問い合わせの具体的な内容を簡潔に書くことが重要です。

例えば、特定の商品についての問い合わせの場合、「◯◯商品について、色の選択肢がどのようなものかを教えていただきたいです」という具体的かつ簡潔な表現が適切です。

その他にも問い合わせメールで使えるフレーズをいくつか紹介します。

商品ABCの仕様や機能について
購入方法や価格について
サービスの利用方法や手順について
サービスの料金体系やプランについて
問題の内容や現象の詳細
問題の発生状況や再現手順
提案や要望の内容や背景
提案の具体的な効果やメリット
問題の内容や発生状況の詳細

これらのフレーズを参考に、問い合わせ内容や目的に合わせて適切な表現を組み合わせてみてください。明確で簡潔な表現を心がけ、相手が把握しやすい情報を提供することが大切です。

そうすることで、問い合わせを受ける側は、内容を理解し適切に対応することが可能となります。

「締めの言葉」を忘れない

締めの言葉は、一連のコミュニケーションを終わらせるための重要な手段であり、その書き方には注意が必要です。

締めの言葉を書く時のポイントは以下の通りです。

相手と状況に合わせて使い分ける
冒頭の言葉とバランスをそろえる
クッション言葉を使用する

例えば、「回答ありがとうございました。私の方からは以上です。お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。」などの表現が適切な締めの言葉となります。

その他にも締めの言葉に使えるフレーズをいくつか紹介します。

締めの言葉のフレーズ

よろしくお願いします。
引き続き、よろしくお願い致します。
何卒よろしくお願いいたします。
今後とも、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
この度は誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。
ご検討いただけますと幸いです。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
心よりお詫び申し上げます。
この度は、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご連絡をお待ちしております。
ご返信いただけますと幸いです。
なお、本メールへの返信はご遠慮ください。
ご確認いただければ、返信には及びません。
末筆ながら、皆様のますますのご健康をお祈りいたしております。
ご自愛くださいますようお祈り申し上げます。

ビジネスメールやビジネスでの問い合わせにおいては、締めの言葉ひとつで印象が大きく変わります。

適切な締めの言葉をより具体的に知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

関連記事：ビジネスメールで使えるの締めの言葉9選【ケース別で紹介】

シチュエーション別の問い合わせフォームの書き方と例文

お問い合わせフォームはシチュエーションによって書き方を変える必要があります。

ここでは以下の内容について詳細を解説します。

就活のお問い合わせフォームの書き方と例文
商品やサービスに関するお問い合わせフォームの書き方と例文
営業の際のお問い合わせフォームの書き方と例文

就活のお問い合わせフォームの書き方と例文

就職活動でのお問い合わせフォームは、丁寧さを心掛けることが重要です。

また、友人・知人などへ連絡するときと同じ感覚で連絡してはいけません。一般的なビジネスマナーを理解した上で問い合わせをするようにしましょう。

以下、問い合わせの例文を紹介します。

件名: 説明会の服装についての確認

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の、鈴木太郎と申します。

この度は〇月〇日に開催される貴社の説明会に参加するにあたり、服装について確認したくご連絡差し上げました。

ご案内には服装に関する記載はありませんでしたが、服装の指定はございますでしょうか？

もし指定がない場合は、スーツでの参加を予定しております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

——————————————————
鈴木太郎（すずきたろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————

また、問い合わせ先が連絡しやすいように文末にはメールの署名を活用するとよいでしょう。

メールの署名の書き方やテンプレートについては以下の記事で紹介していますので、参考にしてください。

関連記事：メールの署名の書き方とテンプレート17選【コピペOK】

商品やサービスに関するお問い合わせフォームの書き方と例文

商品やサービスに関するお問い合わせフォームでは、具体的な質問を簡潔に書くことが求められます。

具体的かつ簡潔な表現での問い合わせは、問題解決のスピードを上げる手助けになるでしょう。

以下、例文をご紹介します。

件名: 〇〇について利用方法と料金の確認

〇〇株式会社
〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の鈴木太郎と申します。

この度は貴社サービスの〇〇について教えていただきたくご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、以下の内容をご確認いただけますでしょうか。

・サービスの詳細な内容や利用方法について
・料金プランやオプションの選択肢について
・サービスの利用可能な地域や制限事項について

また、サービスの詳細や料金プランなどがまとめて記載されている資料などございましたら、お送りいただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

——————————————————
株式会社〇〇
鈴木太郎（すずきたろう）
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————

また、必要に応じて、お問い合わせの目的を記載したり、内容に合わせて修正や追加を行う必要があります。

営業の際のお問い合わせフォームの書き方と例文

営業の際のお問い合わせフォームは、提案の価値を明確に伝え、相手のニーズに焦点を当てることが重要です。

また、問い合わせフォーム営業の返信率を高めるコツは以下の通りです。

問い合わせをした理由を記載する
顧客のメリットや具体的な価値を記載する
次のアクションを明記する

一般的に問い合わせフォームから送る営業メールは返信が来ないことも多いです。また、内容によってはトラブルに発展してしまう可能性もあります。

以下、営業の際のお問い合わせフォーム例文をご紹介します。

株式会社〇〇
ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の鈴木太郎と申します。

貴社のホームページを拝見したところ、〇〇というサービスに関して弊社の〇〇との相性が良く、貴社のさらなる事業発展に貢献できるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

具体的には下記のような課題を解決させていただいた実績がございます。
・〇〇を解決し、売上150％UPに貢献
・〇〇を解決し、受注率10％UPを実現
・〇〇を解決すべく共催セミナーで100名の集客を達成

また、これまで〇〇件以上の企業様に導入いただいており、おかげ様で導入シェアは業界で1位をいただいております。

もし貴社でも同様の課題をお持ちであれば、直接ご説明させていただきたく存じます。以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

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【日程の候補】
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（〇曜日）　〇：〇〇～〇：〇〇
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もし可能な日程がない場合は、ご希望の日時をご教示いただけますと幸いです。当日は他社様の導入事例なども具体的にお話しできればと思います。

お忙しいところ恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします。