締切が迫っているのに、まだ応答がない…そんな状況に直面したとき、リマインドメールを送る必要があります。
リマインドメールは、日常のビジネスコミュニケーションにおいて欠かせないツールですが、誤った方法で送ると相手に不快感を与えてしまうこともあります。
相手にプレッシャーを与えたり、不快な気持ちにさせたりすることなくリマインドメールを送ることができれば、相手との良い関係を保ったまま催促することができるでしょう。
ここでは、そんなあなたのために、角が立たない効果的なリマインドメールの書き方を、実際の文例を交えながら解説していきます。この記事を読むことで、どうすれば心地よく相手にメッセージを伝えることができるのか、そのコツをつかむことができるでしょう。
相手に敬意を払いつつも状況の緊急性を伝えることができるため、ビジネスのみならず、日常生活でも役立てることができます。
リマインドメールって何?
リマインドメールとは、予定や約束、締め切りなどを相手に再確認してもらうために送るメールのことです。
特にビジネスの世界では頻繁に利用され、プロジェクトの締切、会議の予定、重要なタスクの完了など、さまざまな場面で活躍します。
ただし、この種のメールは相手にプレッシャーを感じさせることなく、スムーズにコミュニケーションを取るための工夫が求められます。
リマインドメールの役割とは?
リマインドメールの主な役割として、受信者に特定の行動を取らせるためにその行動を相手に思い出させることです。
これには、期限の迫ったタスクの完了、予定されている会議やイベントへの参加、必要な文書や情報の提出なども含まれます。リマインドメールは相手への行動を促進することでプロジェクトの遅延を防ぎ、生産性を向上させる重要な役割を果たします。
また、相手に対する配慮を示すことで、良好な関係を維持しながら必要なアクションを促すことができるのです。
角の立たないリマインドメールにするには？
角の立たないリマインドメールを作成するには、言葉選びが重要です。
相手に対する敬意を表現する言葉を選び、催促が主目的であっても、それを巧みに包み隠すような表現を用いることが求められます。
具体的には、事実の確認をお願いする形式をとるなど、相手に選択肢を与えることが効果的です。
角の立たないリマインドメールのキホン
リマインドメールは、相手にどうしてもやってほしいことをお知らせするためのものです。
しかし、相手に不快感を与えることなく、目的を達成するためのメールを作成するにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。
ここでは、相手に敬意を払いつつ、必要なアクションを促すリマインドメールの作り方について説明します。
一目で分かる件名
リマインドメールの件名は、具体的で分かりやすくすることが肝心です。
例えば、「明日の会議の準備について」という件名は、具体的なアクションと期限が示されているため、受信者の注意を引きやすくなります。
また、【リマインド】【重要】【ご確認のお願い】などを含めることで、相手への行動を促すことができます。
挨拶は必ず入れる
メールの最初の部分は挨拶するのがマナーです。これはリマインドメールであっても同じです。
「お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。」のような一文は必ず入れるようにしましょう。
さらに「お忙しいところ申し訳ございませんが」といったフレーズを用いることで、相手への状況を配慮した上で連絡をしていることを伝えることができます。
このような言葉遣いは、クッション言葉と言われ、メール全体のトーンを柔らかくします。
本文は明確に伝えるために簡潔に
リマインドメールの本文では、要点を簡潔かつ明確に伝えることが大切です。
必要な情報を短い段落にまとめ、ポイントを強調してください。何を、いつまでに、どのようにしてほしいのかを明確に記述することで相手が必要な行動を取りやすくなります。
長々とした説明は避け、受信者がメールの目的をすぐに理解できるようにしましょう。
返信を促す言葉
返信を促す言葉を加えることで、受け手が何をすべきかを明確にし、返信が得やすくなります。そのため、メールの終わりには明確な「次のステップ」を提示しましょう。
例えば、「ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです」といった表現を用いることが効果的です。
はっきりと記載することによって、受信者は何をすべきかを明確に理解し、期待されるアクションを取りやすくなります。
締めの言葉
メールの締めくくりには、受信者への感謝を表す言葉を忘れずに含めましょう。
「ご協力ありがとうございます」や「ご検討いただき、ありがとうございます」「お忙しいところ恐れ入ります」といったフレーズは、相手への感謝を示し、良好な関係を維持するのに役立ちます。
感謝の言葉を添えることで、メールを肯定的な印象で終えることができます。
実践! シーン別リマインドメール例
どのような文面でメールを送れば良いのか、特に状況に応じて悩むことがあります。
この章では、具体的なシーン別にリマインドメールの例文を提案しますので、ぜひ参考にしてみてください。
締め切りが迫ってるとき
件名：【重要】〇〇プロジェクト提出期限のリマインド
お世話になっております。
〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトに関する資料の提出期限が、明後日の〇〇日に迫っております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、期限内の提出をお願いできますでしょうか。資料に関してご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
この度はご協力に心から感謝しております。よろしくお願いいたします。
大事な会議の前日
件名：明日の〇〇についての会議につきまして
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
明日、〇〇時から〇〇にて会議を開催いたしますので、リマインドさせていただきます。
会議のアジェンダは添付の通りです。事前にご一読いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
アポイントメントを確認
件名：〇〇日のアポイントメント確認のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
来週の〇〇日に予定しておりますアポイントメントについて、確認のご連絡を差し上げます。
アポイントの詳細は下記の通りです。
・日時：〇月〇日〇時～
・場所：〇〇ビル3階 (東京都〇〇区～～～～)
・内容：新サービスの概要説明など
以上になります。
スケジュールに変更がないかご確認いただき、何かご不明点等ございましたらお知らせください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
忘れがちな資料提出を催促する
件名：〇〇資料の提出リマインド
〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
以前お願いした〇〇資料の提出期限が〇〇日（金）となっております。
まだ提出されていないようでしたら、期限内のご提出をお願いできますでしょうか。資料作成に関するお手伝いが必要であれば、遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
もっと効果的に！リマインドメールの上級テクニック
リマインドメールは、ただの通知以上の価値を持ちます。
これを使いこなすことで、ビジネス関係を深め、必要なアクションを促すことが可能です。ここではリマインドメールをより効果的にするための上級テクニックを紹介します。
相手ごとに使い分ける！パーソナライズの魔法
リマインドメールを送る際には、受取人の名前や以前のやり取りに言及するなど、パーソナライズすることが非常に効果的です。
人は自分に直接話しかけられていると感じたとき、より注意深く内容を読む傾向があります。
例えば、「前回のミーティングで話した〇〇の件ですが、…」や「先日は貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。その上で、…」のように、個人に合わせた内容にすることで、メールに対する反応率を高めることができます。
無視されない！効果的なフォロー
残念ながら、リマインドメールは無視されがちです。
相手にプレッシャーを与えないためにも、初回のメールに返信がない場合は、軽いトーンで再度リマインドすることが大切になります。
このとき、受取人が忙しい可能性があることを理解し、柔軟な対応を示しましょう。
「忙しい中恐れ入りますが、…」や「もし見落としていましたら、再度ご確認いただけますと幸いです」といった表現を使うと良いでしょう。
また、返信のしやすさを考慮し、簡単な返信で済むように短い文章や選択肢を少なくすることも効果的です。
手間いらず、自動化でラクラク管理
リマインドメールの作成と送信は、時間がかかる作業の一つです。
メルマガなどの多くの人にリマインドが必要な場合、このプロセスを自動化することで、大幅に時間を節約できます。
メール配信サービスを使用することで、特定の条件を満たしたときに自動でリマインドメールを送信することが可能になります。
例えば、キャンペーンセールの締切日が近づいたら自動的にリマインドメールを送る、といった設定が可能です。この方法を取り入れることで、一貫性を持ってリマインドを行いつつ、他の作業に集中することができます。
おすすめのメール配信サービスは以下の記事を参考にしてみてください。
リマインドメールの返信のやり方
ここでは、効果的なリマインドメールの返信方法について、具体的な方法を例文を用いて説明します。
早めに返信を
リマインドメールを受け取ったら、可能な限り迅速に返信しましょう。送信者があなたの反応を待っている可能性が高いためです。
返信に時間がかかりすぎると、プロジェクトの遅延やさらに重要な通信の遅れにつながることがあります。
感謝を伝える
リマインドメールに返信する際は、送信者があなたに再度連絡を取ってくれたことへの感謝の意を示すことが大切です。
例えば、「リマインドいただき、ありがとうございます。」や「貴重なご指摘ありがとうございます。」といったフレーズを使用することで、あなたの感謝の気持ちを伝えることができます。
遅れたときの対処法
もしリマインドメールに返信するのが遅れてしまった場合、その事実を認め、謝罪しましょう。
さらに、今後どのように対処するかを明確に示すと良いでしょう。
例えば、「返信が遅れてしまい、申し訳ございません。今後は…」といった具体的な対策を記載することで、信頼回復に努めることができます。
また、返信が遅れた理由がある場合は、簡潔に説明すると、相手も状況を理解しやすくなります。
まとめ
リマインドメールは、単なる通知以上の役割があります。
締切前の重要なタスクや会議の確認、忘れがちな資料の提出など、さまざまなシチュエーションで活躍し、プロジェクトのスムーズな進行を支える鍵となります。
その書き方一つで、相手との良好な関係を維持しつつ、必要な行動を促すことができます。
適切に使用すれば、リマインドメールはビジネスのみならず、日常生活でのコミュニケーションにも大きな価値をもたらします。
相手への思いやりを込めたリマインドメールは、信頼関係を築き、生産性の向上にもつながります。
メルマガや多数のリマインドメール送信には、メール配信サービスの利用が便利です。配信管理や効果分析が簡単にでき、自動化機能で個別された言葉で配信することも可能です。
メール配信サービスを検討する際には、使いやすさやコストを考慮し、ニーズに合ったサービスを選びましょう。
