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→「ブラストメール」無料版をこちらからお試しいただけます以前は電話で行われることが多かった、学校の連絡網ですが、より確実・スピーディに要件を伝達するために、メールの一斉送信により行われることが多くなりました。
電話を使った連絡網と比較し、メールを使った連絡網は、送りたい相手に一斉にメッセージを送信することができるので、情報伝達にかける労力を抑えることができます。
連絡網を回す際にメール配信システムが使われるようになったのには、労力を軽減できるだけでなく、情報を正確に、同時に伝達できるという背景もあります。
この記事では、学校現場における緊急連絡網などの使用に使われている「メール配信システム」の機能に関して解説しています。
後半では、学校での使用にオススメなメール配信システムに関しても解説をしているので、教育現場での保護者・生徒との連絡環境を完全したいとお考えの方は是非ご覧ください。
メール配信システムとは？？
まずは「メール配信システムがよくわからない」という方のために、メール配信システムの概要から解説をしましょう。
メール配信システムとは、一斉送信に適したサーバーを使い、送信メールの数が多くとも、素早く正確に相手に届けられるサービスです。
また、配信に特化したサーバーで配信するため、迷惑メールに入りづらいメリットがあります。
メール配信システムの機能をもう少し詳しく解説しましょう。
メール配信システムには単に一斉送信するだけでなく、以下のような機能もあります。
- 配信リストを使った一斉送信
- 配信する相手を絞った一斉送信
- 到達率・開封率の把握
- HTMLメールの作成
それぞれについて簡単に説明します。
配信リストを使った一斉送信
メール配信システムの一斉送信は「配信リスト」を使って配信されます。
プライバシーへの配慮が厳しくなっている近年では、保護者や生徒のメールアドレスの管理にも十分注意をしなければなりません。
メーラーを使った一斉送信では、BCCに設定すべきメールをTOに設定してしまい、保護者・生徒のアドレスを流出してしまった事例があります。
メール配信システムを使った一斉送信はメーラーを使った一斉送信とは違い、送信先のアドレスは自動でBCCに設定されるので、情報漏洩の心配はありません。
配信する相手を絞った一斉送信
配信リストの中でも、配信する相手を絞った一斉送信をすることができる「ターゲット配信」機能は「クラス別」や「学年別」の一斉送信を簡単にします。
クラスや学年を選択できるようなメール配信システムを選ぶと便利でしょう。
到達率・開封率の把握
電話の連絡網とは違い、メールを使った一斉送信では、相手が情報を受け取ったかを確認することが難しくなります。
確実に情報を伝達したい連絡網では、致命的な欠陥になりかねません。
メール配信システムでは、「効果測定」と呼ばれる機能を使って、配信したメールに関する以下のような情報を把握することができます。
- 到達率：配信したメールが受信ボックスに届いた割合
- 開封率：受診されたメールが開封された割合
- クリック率：添付しやURLがクリックされた割合
到達率、開封率を確認することで、連絡網が保護者・生徒全員に伝達されたかわかるようになります。
災害時の安否確認や休校情報、行事の延期など、緊急を要する連絡網を回している時は特に心強い機能ですね。
HTMLメールの作成
HTMLメールとは、通常のテキストのみのメールではなく、画像や動画を使い視覚的に情報を共有させることができるメールの形式です。
作成にはHTMLタグやCSSなどの、専門的な知識が必要になりますが、メール配信システムの中には、HTMLメールを直感的に作成することができるエディタ機能を提供しているものもあります。
最近は、学級だよりや学年のお知らせなどを紙媒体ではなく、HTMLメールを使って配信している学校もあるそうです。
ワードやエクセルで作成し、プリントアウトするのではなく、作成したHTMLメールをそのまま一斉送信することができるので、手間を省くことができます。
学校でメール配信システムを使わずに一斉送信をすると……
もし、メール配信システムを使わずに連絡網を回すと、どんなリスクか考えられるのでしょうか。
ここからは、メーラーからの一斉送信で連絡網を回している想定で、起こりうるトラブルについて解説します。
情報漏洩のリスクが高くなる
まず考えられるのが冒頭で解説したような、アドレスの誤設定による情報漏洩です。
このような誤送信は、学校現場を始め、大手企業や公的機関でも発生しています。
ちなみに「教育ネットワーク情報セキュリティ推進委員会」によると、2018年度の学校・公的機関における個人情報流出事故は198件、被害人数は57,628人にもなるそうです。（参考：https://school-security.jp/pdf/2018.pdf?_fsi=WWCIpk4l）
同調査によると、発生した情報漏洩のうち63％は、誤送信を含む学校内に原因がある情報漏洩だそうです。
社会的問題にまで発展するような事案を防ぐためにも、誤送信の恐れがあるメーラーを使った一斉送信は避けたいものです。
メールが開封されたかわからない
メーラーからの一斉送信は、効果測定機能が使えないため、連絡網として一斉送信したメールが受信ボックスに届いているか、全員が開封したかを確認することができません。
そのため、メールが届いていない人がいることに気がつかないまま、連絡網として利用してしまう可能性もあります。
生徒の家庭と学校を繋ぐ大事な連絡が届いていなかった……なんてことがないように、効果測定機能があるメール配信システムを利用しましょう。
学校でおすすめのメール配信システム5選
ここからは、実際にあるメール配信システムの中でも、学校現場での利用におすすめのものを5つご紹介します。
ブラストメール
ブラストメールは、早稲田大学、京都大学をはじめとする教育機関や、様々な企業、官公庁にまで幅広くサービスを提供しているメール配信システムです。保育園・幼稚園・小学校・中学校の連絡網としての利用実績もあります。
- BCCの自動設定
- ターゲット配信
- 効果測定
- HTMLメールエディタ
などの機能があり、シンプルかつ汎用性が高いシステムになっているので、様々な業種における一斉送信業務で活用されているようです。
最安のプランでは登録できるアドレス数が5,000件で4,000円/月と、これまでにご紹介してきたメール配信システムの中でも比較的リーズナブルです。
シンプルかつ、実績のある会社のシステムを使いたい場合などはオススメです。ITシステムに詳しくない担当者様でも使えるように分かりやすい画面デザインになっており、かつ困った時のサポート対応も充実しています。
7日の無料体験期間があるので、気になった方は利用してみましょう。
マチコミ
マチコミは、幼稚園・保育園から大学まで、幅広い教育機関に利用されているメール配信システムです。
一斉送信だけでなくファイルの添付、イベントへの出席などを管理することができます。
無料版には広告が入っており、5,280円/月（100名まで）の有料版を利用することで、リサーチメールや広告表示をなくすことができます。
ご紹介してきた機能の中では、HTMLメールのエディタ機能はマチコミでは提供していません。
給食の献立や、遠足でいきたいところなどをメールで調査することができる「アンケート機能」があるのが特徴です。
スクールメールサービス
スクールメールサービスは、生徒1人あたり250円/月で利用することができる、ICカード型登下校メールシステムを提供しています。
登下校メールシステムとは、登下校の際にカードリーダにICカードをかざすことで、登録した端末にお知らせメールが届く見守りサービスです。
上記のサービスを導入することで、付属として一斉送信機能がついたメール配信システムを無料で利用することができます。
一斉送信と、ターゲット配信、既読の確認をする機能のみのシンプルなツールのようですが、登下校メールシステムを導入しようとお考えの方には嬉しい特典ですね。
eメッセージ
一斉送信や受信確認などの基本的な機能に加え、気象データ地震情報自動配信機能、J-ALERT自動配信機能のような災害時に役立つ機能を提供しているのが特徴です。
災害時の連絡網としての利用を想定している場合は、1カ月間の無料体験期間を通じて、使用感をチェックしてみると良いのではないでしょうか。
期間終了後は、本登録をするか選択することができます。
利用料金は33,000円/年（最低利用期間12カ月）となっており、初期費用に10,000円がかかる「eメッセージPro2シンプル」が、スタンダードなようです。
39メール
39メールは一斉送信を含む基本的な機能に加えて、HTML形式のメールを配信することができる「デコメール機能」を提供しています。
学校での利用を想定した「学校有料コース」は、年間10,000円（税別）で利用することができ、39メールが提供している全ての機能が使用できます。
費用をできるだけ抑えたい場合にオススメです。
お試し期間は90日間と長めに設定されているのも嬉しいですね。
まとめ
学校から発信される連絡網には、以下のような要件を満たしている必要があります。
- プライバシーへの配慮
- 確実性
- 内容の正確性
- 即時性
緊急の時に使われる連絡網だからこそ、このような条件を満たした媒体を使用しなければなりません。
以前は電話を使って行われることが多かった連絡網ですが、最近では、メールの一斉送信によって情報を共有する学校も増えてきました。
ただし、メーラーを使用しての一斉送信は、誤送信のリスクや到達率の問題などを考慮すると、おすすめの方法とは言えません。
社会問題に発展しないよう、メーラーからの一斉送信で考えられるリスクを軽減した、メール配信システムを利用し連絡網を一斉送信するようにしましょう。
後半にご紹介したメール配信システムは、学校現場でも使われており、全て無料の体験期間を設けています。
気になったメール配信システムを見つけたら、是非お試し登録してみましょう。
