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本記事では「両者の名前は聞いたことあるが厳密にどのような点で違いがあるのか分からない」「メール配信システムの導入を考えているがどんな特徴があるのか知りたい」という方に向けて、それぞれの違いを分かりやすく解説しています。
ぜひ、両者の違いを明確にして、メール業務の効率化を図ってみてください
メール配信システムとメールソフトの違い
ざっくりと二つの違いを説明すると、
- 「メールソフトは個人利用で基本1対1のメールのやりとりを目的としたツール」
- 「メール配信システムは、企業や団体での利用を想定した、対大勢のメール配信を想定したツール」
になります。
では、両者の違いについて詳しく解説していきます。
メールソフトとは
メールソフトは、パソコンやスマホでメールの送受信を行う際に使用するソフトのことで「メーラー」とも呼ばれています。
メールソフトはスマホやパソコンなどの端末にソフトをインストールして使用します。
Webメールとの違い
メールソフトとWebメールの違いを知っておくことも重要です。
先ほども説明したようにメールソフトは端末にソフトをインストールする必要があります。一方Webメールは、ソフトを入れる必要がなくブラウザ上で使用できるメールです。
有名なWebメールとして「Gmail」や「Yahoo!メール」がありますが、これらはインターネットが使える環境であれば、どの端末からでもメールの送受信が可能です。
一方メールソフトは設定を行った端末でしか使用することができませんが、オフライン状況下でも過去のメールの確認や、メールの作成を行えるというメリットがあります。
メールソフトとしてWebメールも一括りにされがちですが、こういった違いがあります。
代表的なメールソフト
メールソフトには「Thunderbird」や「eM Client」がありますが、最近はネット環境さえあればどこでも使えて、導入も手軽というメリットからWebメールのシェアが増えています。
これは後ほど紹介する、メール配信システムでも同様で、「クラウド型メール配信サービス」と呼ばれる、インターネットを介して利用するメール配信システムが主流になっています。
メールソフトの主な利用目的は？
メールソフトの主な利用目的は個人でのメールのやりとりです。
受信フォルダの自動振り分けや、送信先のグルーピング機能、他ソフトとのスケジュール連携など便利な機能が揃っています。
これらの機能はWebメールでも同様に使うことができます。どちらが優れているというわけではなく、利用環境や端末の種類、用途によって適切な形態を使えば問題ありません。
メール配信システムとは
次にメール配信システムの特徴を解説します。
メール配信システムは「メールの送受信を行うツール」という意味ではメールソフトと同じですが、対大勢のメール配信やメルマガ配信するためのツールとして、メールソフトとは一線を画す機能を持っています。
大量の一斉送信に特化したシステム
個人利用を目的としたメールソフトでは、一度に何百人もの相手に一斉送信などを行うと、配信遅延や配信エラーを引き起こし、最悪の場合には迷惑メール認定されてしまう恐れがあります。
これは、先述の通りメールソフトが対個人のメールのやりとりを目的としたサービスだからです。
メールの一斉送信を頻繁に行うとサーバーに大きな負荷がかかります。そうなると他のメールの送受信にも悪影響を与えてしまうので制限をかけているのです。
例えば多くの人が使っているGmailでは「1日に500通以上のメールの送信」「500件以上の一斉送信」を行うと最大で24時間メール機能が制限されてしまいます。
一方、メール配信システムは「大量の一斉送信もスムーズに行うための機能」が揃っているので、配信完了までに時間がかかったり、大量の一斉送信をするとエラーが起こるということはありません。
メールの効果分析も可能
メール配信システムを使えば、送ったメールの効果測定をすることができます。
「メールがどれくらい開封されたのか」「本文中のリンクがどれくらいクリックされたのか」などメールの効果を可視化することができます。
メールマーケティングを目的としている場合には、こうしたデータは非常に重要な指標になります。メールソフトでは分からないデータがメール配信システムを使うことで見えてくるのです。
顧客管理もシステム上で行える
メールソフトでもアドレス帳機能は搭載されているかと思いますが、メール配信システムではその顧客データを使って「セグメント配信」を行うことができます。
男性向けの内容のメールであれば自動的に男性読者、女性向けは女性読者にと振り分けてメールを送ることができます。
メールソフトでも、送信先のグループを作るような機能はありますが、いちいち顧客情報を確認し、手作業でアドレスを追加していく必要があります。
こうした作業は配信リストが多ければ多いほど大変です。
メール配信システムでは、登録した顧客情報をもとに年齢や居住地、趣味嗜好などから自動的にターゲットを絞った配信を行えるので、かなりの時短になります。
メール配信システムには、他にもメール業務を効率化する様々な機能があります。詳しくはこちらの記事を参考にしてみてください。
こんな目的ならメール配信システムがおすすめ
メール配信システムとメールソフトにはこのような違いがあります。
個人で利用する分にはメールソフトで十分ですが、大量の一斉送信やメールマーケティングを行うのであればメール配信システムには様々なメリットがあります。
以下に当てはまるような方々はメール配信システムの使用をおすすめします。
メルマガ配信をしたい
顧客に向けて定期的なメルマガ配信を行いたいという場合には「メール配信システム」が便利です。
メールの効果測定やセグメント配信ができることはもちろん、メール配信システムを使えばHTMLメールの作成が可能です。HTMLメールでは、画像を豊富に使った色彩豊かなメールが作成可能で、メールによる視覚的な訴求効果が上がり、リンクのクリック率向上が期待できます。
特に今はスマホを使ってメールの確認をする方がほとんどなので、文章だけのメールは読まれにくくなっています。飲食やファッション分野では特に画像による訴求が効果的です。
メール配信システムを利用すれば、思わずクリックしたくなるようなデザインのメールを作成することができます。
メール配信のセキュリティを向上させたい
メールソフトを使って一斉送信をする際には「BCC」や「CC」といった機能を使うかと思いますが、これらを使った一斉送信は情報漏洩の危険があります。
理由としては「BCCで送るべきメールをCCで送ってしまった」「CCに関係のないアドレスを追加していた」という単純なケアレスミスです。
こうした単純なミスによる情報漏洩が意外にも頻繁に起こっています。
大切なお客様や取引先の情報を流出させてしまうと、企業の信用問題にも発展しかねません。メール配信システムを使えば、こうしたトラブルは未然に防ぐことができます。
メールを確実に届けたい
メールソフトを使った一斉送信を頻繁に行っていると迷惑メール認定されやすく、悪意が無くとも、最悪の場合プロバイダーにブラックリスト認定されメールを受信者に届けられなくなります。
重要な事務連絡や、お客様への登録・決済完了メールなど確実に届けなければいけないメールが、そうした理由により届かないと大変です。
特に、送信先がキャリア（au、docomo、softbank）やフリーメール（GmailやYahoo!メール）の場合には、迷惑メール判定される可能性が高いです。
これは安全なメールのやりとりを確立するために用意されているシステムです。
大量のメールの一斉送信を確実に行うには、暗号化通信や、配信IPアドレスの分散、スパムトラップの回避、有効アドレスの整備ができていなければいけません。
メール配信システムはこういった機能を搭載しているので、メール配信に確実性を求めるのであれば、メール配信システムの利用をおすすめします。
おすすめのメール配信システム
最後に、おすすめのメール配信システムについて簡単に解説します。
メール配信システムには大きく分けてインターネットを介して利用できる「クラウド型」と、PCやサーバーにインストールして利用する「オンプレミス型」の２つがあります。
オンプレミス型はカスタマイズ性は高いですが、導入コストやシステム運用の難しさから、現在は低コストで手軽に使える「クラウド型メール配信システム」が主流です。
また、システムの中には無料で使えるものもありますが、メールソフトと差別化したいのであれば有料システムの導入をおすすめします。
というのも、無料システムの場合はセキュリティや機能に不十分なところが多く、企業や団体のメール配信の基盤として使うには、心許ない部分が多くあります。
せっかくシステムを導入するのであれば、メールソフトではできないような機能が揃ったものが良いかと思います。
まとめ
以上、メール配信システムとメールソフトの違いや両者の特徴について解説しました。
メール配信システムは、大量の一斉送信やメール業務を効率化することに特化した専用ツールです。そのため、個人間でのメールのやりとりをする分にはオーバースペックですが、対大勢に頻繁にメール配信を行うのであれば、非常に有力なツールです。
そうした利用目的であれば、メールソフトではなくメール配信システムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
きっと、メール業務を円滑に行う手助けをしてくれるはずです。
