メール配信システムとは？システム導入するなら必須の機能をまとめました

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メール業務を効率化するツールである「メール配信システム」にはどんな機能があるかご存知でしょうか。

メール配信システムが持つ様々な機能は、メールマーケティングの効果を大きく向上させる手助けをしてくれます。

この記事では、メール配信システムにはどのような機能があるのか、メール配信システムを導入する際に押さえておくべき必須機能について解説します。

メール配信システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、メールの一斉送信に伴う「メールが届かない、誤送信、迷惑メールと判断される」といったトラブルを解決し、メール配信業務を効率化するツールです。

詳しくは後ほど解説しますが、メール配信システムは「大量のメールも迅速に配信する仕組み」や「迷惑メールと判断されないような配信システム」があるので、確実にメールを届けることができます。

他にも配信したメールの結果をデータ化できたり、面倒な配信リストの整備を自動化できたりと、メール配信システムの導入は数多くのメリットがあります。

メール配信システムを導入する目的

メール配信システムは主に以下のような目的で導入されます。

• 大量のメール配信を行う
• メールマーケティングを行う
• メール配信にセキュリティ対策を施す

大量のメール配信を行う

メルマガをはじめとする大量のメール送信に、メーラー（GmailやOutlookなど）が使われる場合があります。しかし、メーラーは一斉送信を行うための設計になっておらず、実際にメルマガ配信などでメーラーを用いると以下のようなデメリットがあります。

上記のようなデメリットを回避しつつ、一度に何万、何十万という大量送信を行うにはメール配信システムの利用が前提となってきます。たとえばメール配信システムのひとつである「ブラストメール」は、毎時280万通ものメール配信を処理できます。

どんなに良いメルマガでも、顧客にメールが届かなければ十分に効果が発揮できません。目安としては、一度に1,000通以上のメール配信を行う予定があるなら（あるいは現在送っているなら）、ぜひメール配信システムを導入するようにしてください。

メールマーケティングを行う

メールマーケティングとは、メール配信によって成果獲得を目指すマーケティング活動のことです。

参考記事：メールマーケティングとは？特徴や実施方法を初心者向けに解説しました

メールマーケティングによってより多くの成果を獲得するには、各メール配信の効果を最大化しなければなりません。そこで必要なのが、メール配信システムに備わる以下のような機能です。

• セグメント配信
  配信先の顧客を任意の条件で絞るメール配信機能。より顧客ニーズに深く刺さるメール配信が行える
• HTMLメールエディタ
  本来は専門知識が必要なHTMLメール作成を、誰でも直感的に取り組めるようにしたメール編集機能
• 効果測定ツール
  「開封率・クリック率・コンバージョン率」といった、メール配信の効果を数値やグラフで表示する機能

これらはどれも、メールマーケティングにおいてほぼ必ず使う機能です。そのため多くの企業が、メールマーケティングの実践を目的としてメール配信システムを導入します。

メール配信システムを使わずにセグメント配信やHTMLメール作成を行うのは、可能といえば可能です。しかし、環境を整えるまでに時間がかかる上、ITに関する様々な専門知識が必要となります。

そのため、メール配信システムを使わずメールマーケティングを実践するのは非現実的といえます。

なお、メール配信システムの機能詳細については後の項で解説するため、そちらもぜひ目を通してください。

メール配信にセキュリティ対策を施す

メール配信時にはドメイン認証（なりすまし対策）や暗号化通信といった、技術的なセキュリティ対策を行う必要があり、これを目的としてメール配信システムが導入されることも少なくありません。

しかしメール配信システムであれば、StartTLSが標準搭載になっていたり、DKIM署名やSPFレコード設定をサポートする機能や手順書が用意されていたりします。要するにメール配信システムを使えば技術的なセキュリティ対策もかんたんに実現できる、ということです。

なお、セキュリティ対策を実施しないと、自社のメール配信に対するISPからの評価（レピュテーション）が下がります。その結果としてメール配信が迷惑メールボックスに入ったり、そもそも顧客に届く前にブロックされてしまうのです。

メール配信システムのメリット

ここからはメール配信システムのメリットについて解説していきます。メール配信システムには、主に以下の４つがメリットとして挙げられます。

• 遅延なくメールを届けられる
• 高い到達率を維持できる
• メール配信の効果測定・改善が効率よく行える
• 業務の効率化が見込める

メリットを把握しておくことで、よりメール配信システムの重要性が理解できるでしょう。それでは、各メリットについて詳しく解説します。

遅延なくメールを届けられる

メール配信システムを利用したメール配信は、数万規模の大量配信であれ正確な時間に届くのがメリットです。非常に地味なメリットに思えますが、メール配信システムを使わない一斉配信は時間通りに届かないことが多く、最大では１時間近くも遅延する場合があります。

「イベント開催や新商品の告知といったタイムリーな情報や、重要なお知らせを届けたい」という場面で、１時間の遅れが生む機会損失は未知数です。場合によっては「遅すぎる」というクレームにつながる可能性もあるでしょう。

正確な時間にメールが届くことは、地味に見えて、実はとても重要なメリットなのです。

なお、メール配信システムならどれでも正確な時間に届くわけではありません。特に無料提供されているサービスは遅延が大きいと言われています。

メール配信の正確性を重視するなら、「毎時○○万通」のように配信スピードを公開しているサービスを選ぶようにしましょう。

高い到達率を維持できる

メール配信は100%届くわけではありません。なぜなら、実行されたメール配信は一度、ISPのフィルタリングを経由するためです。ISPが「これはスパムっぽい」と判定されたメール配信は、顧客の元に届かないまま終わってしまいます。

スパムと判定されやすいメールには「ひとつのIP（送信元）から大量配信している」「第三者のなりすましの可能性がある」といった特徴があり、メール配信システムはこうした特徴を回避してメール配信を実行します。

そのためメール配信システムを利用したメール配信はISPのフィルタリングを通過しやすくなり、結果的に到達率が高まりやすくなるのです。

メール配信の効果検証・改善が効率よく行える

多くのメール配信システムには効果測定ツールが備わっており、「メール配信がいつ開封されたか、どれくらい開封されたか」のようなメール配信の効果が数値で確認できます。

そのため「開封率が悪いから、件名と配信日時を見直してみよう」といったように改善ポイントが探りやすくなり、メール配信のPDCAサイクルを回しやすくなります。

業務の効率化が見込める

メール配信システムは、メール配信の業務を効率化する機能も豊富に備わっています。具体的には以下のような機能です。

これらのような機能のおかげで、「メール配信にかかっていた作業時間が1/60になった」というケースも存在します。実際に「配信業務に時間を取られすぎている」と感じているなら、メール配信システムは確実に強い味方となるでしょう。

メール配信システムのデメリット

メール配信に様々なメリットをもたらすメール配信システムですが、デメリットも少なからずあります。それは以下の２点です。

• 費用がかかる
• サービスによっては使いこなすのが難しい

これらのデメリットはサービス次第である程度解消できるのですが、逆にいえば、サービス選びを間違うとそれなりの損失につながる可能性もあります。

ここからは各デメリットについて詳しく解説するため、それぞれ具体的にどういった内容なのか、しっかり理解しておきましょう。

費用がかかる

メール配信システムのデメリットは費用がかかる点です。とはいえ、メール配信システムはサービスによって機能差があると同時に、価格も大きく異なります。

また、メール配信システムの中には、メールマーケティングを行うのに必要な機能がすべて揃っていながら、月額数千円ほどの低価格で始められるものもあります。費用がかかることは確かにデメリットですが、神経質になるほどでもないでしょう。

なお、メール配信システムの料金体系については後ほど詳しく解説します。「メール配信システムを導入するなら費用はできる限り抑えたい」と考えているなら、そちらも必ず参考にしてください。

サービスによっては使いこなすのが難しい

メール配信システムの機能はサービスによってまちまちです。必要最低限の機能に絞られたサービスもあれば、多機能で複雑な使い方ができるサービスもあります。

そして多機能なメール配信システムでありがちなのが、「機能が多すぎて軌道に乗るまで時間がかかる」「担当者の他に使いこなせる人がいない」といった問題です。いくら多機能でも、使いこなせなくては本末転倒ですね。

もしメール配信システムを初めて導入するなら、こうしたデメリットを最小限にするためにも、使いやすさ重視のシンプルなサービスを中心に選定を進めるのがおすすめです。

メール配信システムの機能

それでは、具体的にメール配信システムの持つ機能について解説します。

メール配信システムはサービスによって搭載している機能が異なります。ここで紹介する機能は、メール配信システムを導入する上では最低限欲しい機能です。

メール配信システムの導入を考えている方は、以下の機能を搭載しているかどうかも検討材料にしてみてください。

• 大量の一斉送信
• HTMLメールの作成
• 効果測定
• セグメント配信
• 迷惑メール対策
• 空メール登録

大量の一斉送信

メール配信システムが持つ機能としてまず挙げられるのは、大量のメールも迅速に配信できる、一斉送信機能です。

「一斉送信ならばGmailやOutlookでもできるのでは？ 」

そう感じる方もいるかもしれませんが、これらメーラーは大量の一斉送信を処理する機能は持っていないので、メールが送信されるまでに時間がかかったり、配信エラーになってしまいます。

また、こうしたメーラーでの一斉送信は「BCC機能」を使って行うかと思いますが、この方法での一斉送信は情報漏洩のリスクを孕んでいます。

例えば、こちらの事例では 「BCC」で送るべきメールを「ToまたはCC」で送ってしまった、というケアレスミスにより137社の着信先、176名のメールアドレスの流出を招きました。

メール誤送信による情報漏えい、霞ヶ関官庁でも続発

こうした初歩的なミスによる情報漏洩は、意外にも数多く発生しており、情報管理への意識の低さから会社の信用問題にまで発展しかねません。

メール配信システムを使えば、こうした人的なミスは未然に防ぐことができます。

HTMLメールの作成

HTMLメールとは、文字だけで構成される一般的なメールとは違い、本文中に画像や動画、カラフルなイラストなどを使い、視覚的な訴求が可能なメール形式のことです。

このようなメールもHTMLメールだと作成することができ、画像や動画の中にリンクを埋め込むこともできます。

最近はスマホを使ってメールを確認する人がほとんどですが、長文のメールはスマホでは読む気にならず、あまり好まれません。文章だけのメールは、それだけで離脱率の低下に繋がります。

HTMLメールのイメージは、小さなウェブサイトをメールの中に埋め込むような感じです。こうしたメールの作成には専門的な知識が必要ですが、メール配信システムにはHTMLメールを初心者でも簡単に作成できるエディタが搭載されているものもあります。

特に、ToC向けのメルマガ配信を行いたいと考えているのであれば、HTMLメールはクリック率のアップに効果的なので、ぜひとも取り入れたい機能になります。

効果測定

メール配信システムには、配信したメールの効果を測定し、データ化する機能があります。代表的な測定項目としては以下のようなものがあります。

• 到達率…配信されたメールが受信者に届いた割合
• 開封率…配信されたメールが開封された割合（読まれた割合）
• クリック率…本文中のリンクがクリックされた割合

企業や教育機関の連絡用のメール配信システムとして導入を考えているのであれば、到達率は非常に大切な指標になります。重要な連絡メールが全員に行き届いているか、配信リストが常に整備され最新の状態になっているか、到達率を見ればすぐにわかります。

メルマガ配信などを行う場合でも、到達率は当然重要です。それに加え、開封率やクリック率が分かれば「どのようなキーワードに読者が興味を持っているのか」「どのようなリンクの配置をすればクリック率が高まるのか」を分析し、より良いメール作成に役立てることができます。

セグメント配信

メール配信システムには、リストに登録されている、性別、年齢、興味関心、地域などで自動的に配信先を振り分ける「セグメント配信機能」があります。

メール配信の反応率を高めるためには、それぞれの読者のニーズに合わせたメールを送ることが重要です。極端な例ですが、ファッション関係のメルマガの場合、女性向けの服やキャンペーンを紹介するメールを、男性読者に送ってもほとんど効果は無いでしょう。

また、読者の年齢によっても反応されやすいメールの内容は変わるかもしれません。

これらの振り分けを手動で行うのは非常に手間ですが、メール配信システムを使えば登録している情報から自動的に宛先をグループ化してメール配信を行うことができます。

迷惑メール対策

GmailやOutlook等のメーラーから頻繁に大量のメールを送っていると、受信者側のサーバーに「スパムメール認定」されてしまい、自動的に迷惑メールボックスに振り分けられてしまう危険があります。

その点、メール配信システムには「送信ドメイン認証（なりすましメールを防止）」や「複数IPからの分散配信」をはじめとした「迷惑メール対策」が施されています。

迷惑メール認定されてしまうと、送ったメールが自動的に迷惑メールボックスに分類されてしまうので、重要なメールが読者の目に届かない、というトラブルに繋がり、到達率の低下を招きます。

空メール登録

空メール登録とは、用意したメールアドレスに空メールを送信するだけで会員登録を完了させられるというシステムです。

この機能があれば、ユーザーにとっては面倒なメールアドレスの入力という作業を省略でき、配信者側としてはアドレスの入力ミスによるトラブルを防ぐことができます。

メルマガ登録への経路がスムーズになるので、あると非常に便利な機能の一つです。

メール配信システムを選ぶ際の注意点

メール配信システムの持つ代表的な機能を解説しました。

メール配信システムを選ぶ際には、これまでに紹介したような機能を搭載しているかチェックしましょう。

とはいえ、こうした基本的な機能は有料のメール配信システムであれば使えることがほとんどです。ここからは、メール配信システムを選ぶ際に、さらに注目すべきポイントについて解説します。

メール配信の提供形態

メール配信システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」という2つの形態があります。

クラウド型とは、インターネットを介してツールを使う形のシステムで、オンプレミス型はサーバーやソフトを自分でインストールして使用します。

オンプレミス型メール配信システムは、自社の環境に合わせて自在なカスタマイズが可能ですが、導入までのハードルの高さや、維持・管理が大変というデメリットがあります。

そういった点から最近は、低コストでメール配信システムを手軽に導入できる、クラウド型メール配信システムが主流となっています。配信上限数や登録可能アドレス数によってプランを選べるので、無駄なコストもかかりません。

クラウド型メール配信システムについてはこちらをご覧ください。

クラウド型メール配信システムの特徴やメリットとは？ オンプレミス型との違いをまとめました

料金プラン

メール配信システムの料金体系は基本的に「初期費用 + 月額費用」という形になっており、月額費用は登録可能なメールアドレスの件数や追加オプションによって変動します。

例として、下記表はメール配信システムの「ブラストメール」と「Cuenote FC」の料金プランを比較したものです。

ブラストメール	Cuenote FC
月額：4,000円 登録アドレス数上限：5,000件	月額：10,000円 登録アドレス数上限：5,000件
月額：8,000円 登録アドレス数上限：10,000件	月額：20,000円 登録アドレス数上限：10,000件
月額：20,000円 登録アドレス数上限：30,000件	月額：50,000円 登録アドレス数上限：30,000件
月額：30,000円 登録アドレス数上限：50,000件	月額：70,000円 登録アドレス数上限：50,000件

このように登録アドレス数上限が増えるほど、価格も上がっていきます。しかし両サービスを比較してみると、メールアドレス数上限は同じでも価格に差がありますね。

価格差の理由はシステムの機能によるものです。ブラストメールはメール配信に必要な機能を押さえつつ、使い勝手の良さを重視したシンプルなサービスであるため低価格ですが、Cuenote FCはより多機能で複雑なメール配信が行えるため、高めの値段設定となっています。

このため、料金の安さだけでサービスを選ぶのではなく、機能面でどのような差があるかもきちんと見比べましょう。そうすることで、安さを重視し過ぎてやりたいことが実現できない、または使わない機能が多いのに高い料金を支払い続ける、といった事態を避けられます。

そしてもう一点、料金プランを見る際は登録アドレス数上限の細かさにも着目してみましょう。たとえば先ほど例にあげたブラストメールは、実際には下記の通り12種類の料金プランが存在します。

登録アドレス数上限	月額費用
5,000件	4,000円
10,000件	8,000円
20,000件	15,000円
30,000件	20,000円
50,000件	30,000円
50,001件以上の大規模配信	料金表

一方Cuenote FCは上記で紹介した５つ以外に３つのプラン（アドレス数上限が10万件、15万件、無制限）があり、計８種類のプランがあります。

どういうことかいうと、例えば登録予定のメールアドレス数が7,000件の場合、ブラストメールなら7,000件プランの契約で良いのに対し、Cuenote FCは１万件プランの契約が必要、ということです。

つまり、料金プランの登録アドレス数上限が細かく区切られているほど、より適正コストでメール配信システムが利用

できるわけです。

特に自社の顧客リストの件数が１万件以下で、小～中程度の配信規模になる場合は、料金プランの細かさにも注意してサービスを選びましょう。

到達率やセキュリティ

メール配信においては、どんなに良いコンテンツを作っても相手に届かなければ意味がありません。

大量にメールを一斉送信をするという目的で使用するのであれば、メールの到達率の良いシステムを選ぶようにしましょう。

具体的には送信ドメイン認証であるDKIM署名や、相手の受信環境に応じてHTMLメールとテキストメールを自動的に切り替えることのできる、マルチパート配信機能などがあると、到達率が上がりやすくなります。

また、メール配信システムを選ぶ際には導入事例が充実しているかもポイントです。

導入事例や利用者の声が少ないシステムは、セキュリティ対策や機能に不安が残ります。

メール配信システムを選ぶ際には、HPに掲載されている実績も参考にしてみましょう。

サポート体制

メール配信システムは無料と有料のシステムがあります。

「とりあえずお試しで」という場合には無料でも良いかもしれませんが、本格的にシステムの導入を考えているのであれば有料のシステムを強くおすすめします。

機能面や使いやすさの差は当然ですが、無料のシステムはサポートが充実していないものが多く見られます。メール配信システムの導入を考えているということは、個人利用ではなく、企業としてのメール配信の基盤となるツールを探している方が多いのではないでしょうか。

そうした利用目的の場合、メールが送受信できない等のトラブルがあった際に、迅速に対応できるようなサポート体制があるか無いかでは大違いです。

有料のシステムでも料金や機能面など各社で色があります。

「色々ありすぎて、どのメール配信システムを選べば良いか分からない」という場合には、評価の高いメール配信システムを厳選し比較したこちらの記事をご参考ください。

《2021年》定番のメール配信システムおすすめ16選！無料から有料まで徹底比較しました

まとめ

以上、メール配信システムの機能について解説しました。

メールの一斉送信を頻繁に行ったり、メルマガの配信を行うのであれば、メール配信システムは非常に便利なツールです。一斉送信機能だけでなく、効果測定やHTMLメール作成機能等を使えば、メール配信の効果さらに高めていくことができるはずです。

メール配信システムを導入する際には、欲しい機能が使えるかどうか確認するだけでなく、サポートやセキュリティ体制が万全かチェックすることも重要です。

ぜひ、メール配信業務を効率化するための豊富な機能を備えたメール配信システムを使ってみてくださいね！