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→「ブラストメール」無料版をこちらからお試しいただけますメール配信時のアドレス設定といえば、通常の設定としてよく使われるTO以外にも、CCやBCCなどがあります。
BCCは、受信者同士にメールアドレスを公開されないという特徴から、一斉送信によく使われています。
業務でBCCを使った一斉送信をする場面といえば、どんな時を思い浮かべるでしょう。
- プロジェクトメンバーへの進捗報告
- 展示会などイベントの案内
- メールマガジンの配布
上記のような業務では、受信者同士のアドレスを公開せずに大量配信ができるBCCは、とても便利に感じることでしょう。
しかし、BCCを使った一斉送信が一般的だったのは随分昔なのはご存知でしょうか。
BCCは上記のような機能が便利な反面、ヒューマンエラーによる誤送信が多く、情報漏洩の事例がいくつも報告されています。
この記事では、 BCCを使う前に知っておくべきリスクや、リスクを少しでも軽減する方法に関して解説しています。
また、bccに代わるツールとして多くの企業が一斉送信に使っている「メール配信システム」に関しても説明しています。
BCCを使った一斉送信をしている方は是非ご覧ください。
BCCを使った一斉送信のリスク
BCCを使って発生するリスクやデメリットを4つ解説します。
誤送信による情報漏洩
BCCを使った一斉送信で、一番問題になりやすいのが誤送信です。
誤送信はBCCに設定すべき宛先を、CCやTOに設定してしまうことで発生します。
企業によってはダブルチェックなどを義務付けて、配信業務を行っているところもありますが、人が行うチェックなので、残念ながら完璧とはいえません。
「メールと企業リスク」によると、BCCのつもりで誤送信を起こしてしまった事例は、2020年1月〜2020年9月だけでも26例も報告されているようです。
個人のプライバシーに敏感な昨今では、個人情報の流出は大きな問題として取り上げられることが多くなってます。
総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」では、情報漏洩を起こした企業を取り上げ、個人情報を取り扱う企業への注意喚起として開示されています。
個人情報の取り扱いがずさんな企業は、社会的な信用も得られにくく、業績への影響も考えられるでしょう。
場合によっては、損害賠償を求められることもあることを覚えておきましょう。
ブラックリストに載ることもある
メーラーのBCC設定を使った大量配信を続けていると、ブラックリストと呼ばれる迷惑メールを配信している業者をまとめたたリストに記載される可能性があります。
ブラックリストに登録された送信元のIPアドレスは、受信者のメールボックスには届かなくなります。
一斉送信だけでなく、通常のメールすらも届かなくなるので、ブラックリストへの登録は、ビジネスに大きな影響を与えてしまう可能性があります。
ブラックリストを管理しているのは、以下のような企業です。
また、Gmailのような大手メールキャリアも独自にブラックリストを作成しているとも言われています。
なぜ、メーラーからの一斉送信をすると、ブラックリストに記載されやすくなるのかというと、それにはこんな理由があります。
- 無効のメールアドレスに何度もメールを送っている
- スパムトラップに対して何度もメールを送信した
- 単一のIPアドレスから大量配信をしている
これらは、IPレピュテーション（IPアドレスの評価）の整備をすることで改善されます。
例えば、配信リストを小まめに更新することや、IPアドレスを分散させることなどが該当します。
どれも技術的には可能ですが、作業量を考えると簡単なことではありません。
そのため、多くの企業ではメール配信システムを利用し、メール配信業務にかかる負担を軽減しています。
配信が遅くなる
大量のメール配信は、サーバーに大きな負担をかけます。
その結果、一斉送信をしたメールサーバーは、通常のメール配信ですら遅延を起こすほどの負荷を強いられてしまいます。
通常のメール業務すら届かなくなってしまうと、取引先への連絡などにも影響を及ぼしかねません。
また、一斉送信したメールも遅延に伴って順番に配信されるため、お昼に配信したメールが夜中に届くこともあります。
そもそもGmailやOutlookなどのメーラーは、メールの大量配信を前提に作られたサービスではないことを覚えておきましょう。
効果測定機能がない
メールマガジンやメールマーケティングなどの集客を行っている場合は、効果測定ができないのはかなりまずい状況です。
効果測定機能とは、配信したメールの到達率や開封率、クリック率を調査する機能です。
メール集客の効果は、これらの指標をチェックすることで初めて把握することができます。
もし、効果測定ができないと、メルマガに添付したURLはどれだけクリックされたのかだけでなく、そもそも正常にメールボックスに届いているのかすらもわかりません。
これらの数値が把握できないのは、メーラーのBCCを使った一斉送信で集客する際の大きなデメリットと言えるでしょう。
メール配信システムとメーラーのBCCの違い
メーラーのBCCを使った一斉送信で考えられる、リスクやデメリットについてまとめておきましょう。
こうしてまとめてみると、メーラーのBCCを使ったメール配信は、情報漏洩の可能性があるだけでなく、業務に支障をきたすリスクも背負わなければいけないことがわかります。
多くの企業では、このようなリスクを避けるためにメール配信システムを利用しています。
ここからは、メール配信システムを利用することで、上記のようなリスクをどのように軽減することができるのか見てみましょう。
全てのメールがBCCに自動で設定される
メール配信システムから配信するメールは、自動的にBCCに設定されるため、宛先をTOにしてしまうことによる情報漏洩のリスクは無くなります。
また「ターゲット配信」という機能があるメール配信システムを選ぶことで、配信リストの中でも条件にマッチした人にだけメールを送信することができます。
また、あらかじめ条件を設定しておけば、条件にマッチした宛先を自動で配信リストに追加してくれるので、メーラーのようにグループを作成する必要もありません。
ターゲット配信は、メールマガジンなどの集客でも必須とも言える機能なので、
IPレピュテーションをきれいに保てる
メール配信システムの多くはIPアドレスの分散やエラーとなったメールアドレスを配信リストから自動削除する機能を提供するなどして、レピュテーションの整備をしています。
そのため、メーラーから大量配信を続けていた場合と比較し、ブラックリストに登録されるリスクがグッと軽減されます。
配信遅延を起こさない
メール配信システムは、大量のメールを一斉に送信することを前提に作られているサービスです。
そのため何千ものメールを同時に、しかも遅延なく配信することができます。
先述の通り配信遅延は、通常のメール業務にまで影響を及ぼす可能性があります。
何通くらいから「大量配信」になるのだろう？と疑問に思っている方もいるでしょう。
そもそも、無料で利用することができるメーラーには送信上限が設けられており、Gmailでは1日に500件を超える宛先にメールを送信することができないようになっています。
そのためGmailやOutlookなどのメーラーでは、100を超えるアドレスにメールを配信する場合は、大量配信と考えて良いでしょう。
それを超える配信をする場合は、メール配信システムの利用を検討しましょう。
効果測定が可能
メール配信システムには効果測定機能を提供しているものがあります。
配信したメールの到達率や開封率、クリック率を知ることができるので、コンテンツの改善にも役立ちます。
どんな点を意識すれば、集客に役立つコンテンツを作ることができるのか、具体的な数字を見ながら集客の会議を練ってみるのもいいでしょう。
まとめ
Gmailなどのメーラーは無料で使うことができる一方で、大量配信に特化したサービスではないため注意が必要です。
メーラーのBCCから行う一斉送信は、誤送信のリスクだけでなく、通常のメール配信にも影響を及ぼしてしまうことを覚えておきましょう。
メーラーを使った一斉送信で考慮しなければならないリスクを回避するために、多くの企業ではメール配信サービスを利用しています。
メール配信システムには無料のものもありますが、効果測定機能やIPレピュテーションを整備する仕組みがより整っているのは有料のサービスです。
有料とはいえ、多くのメール配信システムが無料体験期間を設けているので、そこで使用感をチェックすると、現在使っているメーラとの違いがよくわかると思います。
以下の記事では、メーラーとメール配信サービスの機能を比較し、自社にあったメーラーを選ぶ際に見るべきポイントを解説しています。
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