リモートワークの導入や働き方改革などを背景に、社内ポータルの作成を検討する企業が増えています。「自社でもそろそろ社内ポータルが必要なのでは」と考えている企業も多いのではないでしょうか。
そのようなときにおすすめしたいのがWordPressです。WordPressを使用すると、専門的な知識不要で本格的な社内ポータルを作成できます。
今回は、社内ポータルの概要やWordPressで社内ポータルを作成するメリット、作成手順や注意点などを解説します。社内ポータルにあわせて設置すると便利なツールも紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルとは、「ポータル」が「入口」を意味することからわかるように、社内のさまざまな情報にアクセスする入口の役目を果たすサイトを指します。一般的な企業サイトは社外からのアクセスが想定されていますが、社内ポータルは社内の人間のみの利用が前提となっているのが特徴です。
近年リモートワークが拡大し、あわせて働き方改革が推進されていることから、オフィスにいなくても同じように業務を進められる環境構築が求められるようになりました。従業員がどこにいても必要な情報を手に入れ、オフィスにいるのと同様に業務を進められるよう、社内ポータルを開設する企業が増えているのです。
社内ポータルサイトが持つ主な機能
社内ポータルには一般的に、以下のような機能が備わっています。
- 社内の情報共有
- 業務ツールを集約
- コミュニケーション促進
- 社内問い合わせの経路を一元化
順番に解説します。
社内の情報共有
社内ポータルは、社内に散らばるさまざまな情報を集約して共有する機能があります。
会社の規模が大きく、複数の事業所や部署を有している場合、情報を共有するのには時間と手間がかかります。しかし社内ポータルがあれば、周知したい情報を掲載して各従業員に閲覧を促すだけで、瞬時に情報の共有が可能です。
業務ツールを集約
社内ポータルは、業務マニュアルやファイルなど、業務で使用するツールを集約する機能もあります。業務に使う資料や書類が個々人のデスクトップに保存されていると、ほかの従業員はアクセスできず、業務効率が下がります。
そのため業務に使用するものは、すべて社内ポータルに保存するとルールを決めておくと、従業員は迷うことなく業務を進められるようになります。
コミュニケーション促進
社内ポータルにビジネスチャットやSNS機能を付与することで、社内コミュニケーションの促進も期待できます。
社内ポータルには自身が所属する部署だけではなく、社内のほかの部署の情報も集約されています。互いの業務を理解し、社内ポータルを通じてコミュニケーションを取ることで、部署間の連携を取りやすくなるでしょう。
社内問い合わせの経路を一元化
情シスや総務、経理など、社内問い合わせ対応をおこなっている部署が個別に問い合わせを受けている場合には、社内ポータルで入口を一本化することで効率的に対応できるようになります。
その際には、問い合わせに自動対応するチャットボットを導入すると、問い合わせ対応の負担を減らしつつ、従業員の利便性を向上させることも可能です。チャットボットについては、第6章で詳しくご紹介します。
社内ポータルサイトをWordPressで作るメリット
WordPressは現在世界シェアNo.1の、ホームページを簡単に作れるソフトウェアです。ここでは社内ポータルをWordPressで作成するメリットを解説します。
無料で構築できる
WordPressは、誰でも無料で利用できるオープンソースのソフトウェアです。そのためサイトの構築自体には、コストがかかることはありません。ただしポータルサイトを設置するサーバーやドメインには、一定の費用がかかります。
すでに自社サイトを有しておりサーバーやドメインがある場合には、それらを利用すれば、追加でコストをかけることなく社内ポータルを運用できます。
プログラミングなどの知識が不要
WordPressはCMS（Contents Management System）と呼ばれるコンテンツを管理するシステムなので、PHPやJavaScriptなど、プログラミングの知識不要で社内ポータルを構築できます。
WordPress自体の操作方法を理解すれば、専門知識がある人材がいなくても、社内ポータルを作成できるでしょう。
テーマを使って簡単にデザイン変更できる
WordPressには「テーマ」が用意されていて、好みのテーマを選ぶことで簡単にデザインを変更できます。
WordPressのテーマには、有料のものはもちろん無料のものも多く、なかには「これが無料？」と思うものもあります。もちろん制作会社に自社オリジナルのテーマの作成を依頼することも可能です。
プラグインで機能を追加できる
WordPressでは、プラグインをインストールするだけで簡単にさまざまな機能を追加できるのもメリットです。
たとえば入力フォームを作成できるプラグインを追加しておけば、必要な箇所に自由に入力フォームを設置できます。従業員はいちいちメールを送る必要がなくなるため、利便性が向上します。
WordPressで社内ポータルを作る手順
ここからは、実際にWordPressで社内ポータルを作る手順を順番に説明していきます。
作成目的を明確にする
まずは、社内ポータルを作成する目的を明確にしておきましょう。
社内ポータルの作成目的は「利便性の向上」「情報の一元化」などさまざまです。主目的がなにかによって、なにを、どのように配置するのかや必要な機能かも違ってきます。
各部署から運用責任者を選抜し、社内ポータルをどのように利用したいか、方針を検討しましょう。
要件定義をおこなう
社内ポータルの目的が定まったら、要件定義をおこないます。
各コンテンツをどのように配置し、必要とする機能を実現するためにはなにが必要なのかを細かに決めていきましょう。
とくにセキュリティ環境の構築やアクセス制限の方針や方法については、リスクを回避するために明確に定める必要があります。
WordPress、テーマ、各種プラグインの導入
要件が定まったら、WordPressとテーマをインストールして設定していきます。機能を追加するときには、プラグインを選んでインストールします。
外部に制作を委託する場合は、この段階から依頼するとコストを抑えられます。
運用スタート、保守
社内ポータルが完成したら、リリースして運用テストを実施します。
実際に従業員に使用してもらったうえで、使い勝手や不具合の有無をチェックしましょう。大きな問題がなければ、あとは運用・保守を続けます。
WordPressで社内ポータルを作る場合の注意点
WordPressで社内ポータルを作成するときには、以下の2点に注意が必要です。
使いやすいデザインにする
社外に向けて公開する自社サイトと異なり、社内ポータルは社内の人間が日常的に使用するサイトとなります。
社内にはデジタルを得意とする若い世代ばかりではなく、年配者もいます。せっかく社内ポータルを作っても、「使いにくい」と敬遠されて使ってもらえなければ意味がありません。そのため社内ポータルは、見た目の美しさよりも「誰にでも使いやすい」サイトにすることが大切です。
セキュリティ対策を万全にする
社内ポータルを作成するときには、セキュリティ対策を万全にすることが重要です。
従来の社内ポータルは、外部から遮断された社内LANのみで運用されるのが一般的でした。しかしこれからの社内ポータルは、リモートワークや働き方改革の実現に向け、外部からもアクセスすることが前提となります。
社内ポータルには機密情報が多く含まれるため、アクセス制限をかけサイト自体にSSLを設定するのはもちろん、管理画面に画像認証を追加するプラグインを利用するなど、セキュリティ性の向上に努めましょう。
社内ポータルサイトにおすすめの「チャットボット」とは
社内ポータルを開設するときに、あわせて導入をおすすめしたいツールのひとつに「チャットボット」があります。
チャットボットとは、従業員がチャットウィンドウに表示された選択肢を選んだり、自由にテキストを入力したりすることで、必要な情報をチャット形式で入手できる「自動応答システム」を指します。
チャットボットには2種類あり、それぞれ特徴が異なります。
- シナリオ型
あらかじめ設定されたシナリオに沿って分岐し、回答へと導くタイプ。一問一答形式の質問への対応が得意。 - AI型
自由に入力された質問の内容をAIが解釈し、必要な回答を返すタイプ。一問一答形式はもちろん、より複雑・高度な質問への回答にも対応できる。質問と回答の情報を蓄積・分析し、回答精度が向上していくのが特徴。
続いて、チャットボットを導入することで得られる効果を紹介します。
チャットボットを社内ポータルサイトに導入する効果
従業員の質問に自動で回答してくれるチャットボットを社内ポータルに導入すると、以下のような効果を得られます。
- 問い合わせへの一次対応をチャットボットに任せられる
- 人が対応する問い合わせ数を減らし、担当者の負担を軽減できる
- 24時間365日、社内問い合わせに対応できるようになる
- 業務効率が向上する
社内問い合わせに対応している情シスや総務部などは、日中は問い合わせ対応業務に追われて自身の業務に集中できないケースが少なくありません。
そのようなときにチャットボットを導入すると、「有給の申請方法」「住所変更の手続き」といった誰が答えても同じ内容の質問に対しては、チャットボットに回答を任せられるようになります。担当者が直接対応しなければならない問い合わせが減り、負担を軽減できることがメリットです。
問い合わせ対応の時間が減れば、問い合わせ対応をしている部署は自分たちのコア業務に集中できるようになります。問い合わせる側も、必要なときに時間を気にせず必要な情報を引き出せるので、結果的に双方の業務効率が向上するのです。
社内ポータルサイトとあわせて活用！メール配信システム
社内ポータルサイトを作っただけでは、社員から閲覧されることはありません。社内への積極的な発信が必須となります。
そこで活用できるのが「メール配信システム」なのです。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
社内ポータルサイト×メール配信システム
メールアドレスであれば社員全員が保有している企業も多いでしょう。社内のコミュニケーションにチャットツールなども流行っていますが、そもそもチャットツールを登録するのにメールアドレスが必要だったりします。
また、メール配信システムには様々種類がありますが、この場合は一斉メール配信に特化した安価なメール配信システムが良いでしょう。社内ポータルサイトの内容や新しい情報を一斉配信するのに最適です。
もちろんBCCを使った配信なども可能ですが、BCCの一斉配信には「誤送信」や「スパムメールと間違われてメールが届かない」などのリスクが存在します。
社内ポータルサイトとメール配信システムを組み合わせることで最大限の効果を発揮できます。そこでご紹介したいのが13年連続導入シェア1位の「ブラストメール」です。
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
社内ポータルと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは13年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
リモートワークや働き方改革を実現するには、社内ポータルは欠かせません。社内ポータルサイトの制作は外注に頼らなくても、WordPressを利用すれば内製も可能です。
また、社内ポータル作成時には、あわせてチャットボットやメール配信システムなどを導入すると利便性をさらに向上できます。
自社の目的に応じた、使いやすい社内ポータルを作成しましょう。
