Outlookでメールを一斉送信する3つの方法【リスク・注意点・代替案も解説】

メールを一斉送信するときに真っ先に思いつく方法がメーラーのBCC機能を使った一斉配信です。

今回はメーラーの中でも人気な「Outlook」を活用したメールの一斉送信方法をご紹介します。ただし、メーラーでの一斉配信は下記の様なリスクも存在します。

• 複数の宛先への送信エラー
• 個人情報漏洩のリスクや関連する法律
• 大量送信によるトラブル　など

この記事では、そんなOutlookを使った一斉送信をスムーズに行うための方法と、注意点を詳しく解説します。

また、Outlookでの一斉送信だけでなく、より効率的なメール配信を可能にするメール配信システムの活用法についても触れています。

メールの一斉送信について理解を深め、トラブルなく効果的な配信ができるようにしましょう。

関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
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Outlookによる一斉送信の基本知識とは配信方法

Outlookでは複数の宛先を選択して一斉にメールを送信することが可能です。

しかし、メールには「TO」「CC」「BCC」の３つの宛先選択方法があり、これらを理解しておかないと、トラブルに発展する可能性があります。

• TO：送信先のメールアドレスを入力
• CC：メール共有相手のメールアドレスを入力
• BCC：メールの内容をこっそり共有する場合に利用

「TO」「CC」「BCC」の違いについては、こちらの記事で分かりやすく解説されていたので必要であれば、あわせて確認してください。

BCCで一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方をメールのプロが解説します

複数の宛先を選択して一斉送信する方法

Outlookでは、宛先を複数選択して一斉送信することができます。作業としてはとても簡単ですが、手作業で行うため手間と時間はかかります。

具体的には以下2つの方法で実施可能。

• メールアドレスを【;】セミコロンで区切って入力する
• 宛先を複数選択肢して一括メール送信を行う

例えば、社内で全社員に向けてのお知らせメールを送る際などに活用することができます。一方で、メルマガ配信のように社外向けに大量のメールを送るときは注意が必要です。

グループを作成して一斉送信する手順

Outlookでは、グループを作成して一斉送信することが可能です。

例えば、社内の特定部署や特定の役職者、研修参加グループなど。特定のメンバーに対して何度も一斉送信をする場合はグループを作成することで効率的にメールを配信することができます。

グループ作成の設定手順は次の通りです。

1. 「連絡先」から「個人用の連絡先」で、保存するフォルダを選択
2. リボンの「新しい連絡先グループ」を選択
3. グループの名前を設定する
4. 「メンバーの追加」をクリックして登録したい連絡先を追加
5. 保存して閉じる

グループを作成した後は、グループ名を宛先に入力するだけで、そのグループに属する全員に一斉送信することができます。もちろん、グループのメンバーを追加・削除することも可能です。

このように、グループを作成することで、社内の特定部署やプロジェクトチームへの連絡などがスムーズになります。頻繁に一斉送信する相手が決まっている場合は、グループを作成し効率化を図りましょう。

Excelを利用した一斉送信の方法

Excelのデータを利用して一斉送信することも可能です。OutlookはMicrosoft Officeの一部であるため、Excelとの連携がスムーズにできます。

Excelのデータを使って一斉送信する場合、メールアドレスが記載された一覧表を作成し、それをOutlookにインポートすることで一斉送信を行うことができます。

具体的な手順は下記の通りです。

1. Excel内のメールアドレスをコピー
2. 新規ブックで行列を入れ替えて貼り付けを行う
3. CSV（カンマ区切り）で名前を付けて保存
4. 保存したCSVファイルをメモ帳で開く
5. メモ帳のメールアドレスをすべてコピー
6. メールの宛先欄に貼り付ける

※Outlookに直接インポートも可能

すでに大量のメールアドレスがExcel内で管理されている場合は、Excelを利用した一斉送信方法が効率的です。

Excelを使った一斉送信の方法は下記記事にて、画像付きで詳しく解説しています。さらに詳しく知りたい場合はあわせてご覧ください。

関連記事：Excelでまとめているアドレスに一斉送信をする方法。たった4つの手順で超簡単！

Outlookで一斉送信する際の注意点と対策

Outlookでのメール一斉送信には様々な注意点があります。守らないといけない法律や、企業の信用問題に関わることも多いです。ここで紹介する内容としては以下の通り。

• CCやBCCのアドレス入力ミスは絶対にNG
• 大量メール送信時の注意点と対処法
• BCCがメール一斉配信に向かない5つの理由
• 「特定電子メール法」に関連する一斉送信の注意事項

それぞれ詳しく解説していきます。

CCやBCCのアドレス入力ミスは絶対にNG

OutlookなどのメーラーでのCCやBCCのアドレス入力ミスは絶対に避けるようにしてください。アドレスの入力を誤ると下記のような問題が発生するリスクがあります。

• メールが送信すべき相手に届かない
• メールが間違った宛先に送信される

また、BCCを使用すると、他の宛先から見えないように送信することができますが、誤ってCCに入力してしまうと、他の受信者からも見えてしまいます。

宛先を間違えることも誤ってCCで大量のアドレスを他者から見えるように配信することも、個人情報漏洩になります。

2022年に改正個人情報保護法が施行されたこともあり、昨今では個人情報の取扱いも厳しくなっています。個人情報漏洩や機密情報の漏洩は企業としての信用を大きく落としてしまう可能性があるため、十分注意しましょう。

BCCでのメール一斉配信のリスクや実際に情報漏洩をしてしまった例などは下記記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説

大量メール送信時の注意点と対処法

大量のメールを一斉送信する場合、一部のメールが届かない可能性があります。

また、多くのメールサーバーは、一定時間内に同一の送信元から大量のメールが届くと、スパムと判断してそれ以上のメールを受け付けない仕組みを持っています。

そのような背景から、Outlookでは以下の制限があり、その数を超えると送信制限がかかります。

• 一通あたりの受信者は500名まで
• 1日あたり送信できるのは5000通まで

会員数が多いメルマガなどで大量のメールを一度に送信する場合は、送信頻度や時間帯などを調整し、送信をスムーズに行えるように対策を講じる必要があります。

ただし、そのような調整を行うのは手間がかかりますし、一斉送信によるリスクがなくなる訳ではありません。

メルマガなど、大量のメールアドレス宛にメールを配信する場合は、後述するメール配信システムなどの利用を検討するのがよいでしょう。

BCCがメール一斉配信に向かない5つの理由

Outlookに限らず、メーラーのBCCを使った一斉配信はおすすめしません。

上述した、個人情報漏洩や大量送信ができない場合があるといったリスクに加えて下記のような問題も存在します。

• ブラックリストに載ってしまう
• 配信遅延になる
• メルマガの効果測定ができない

それぞれの詳しい解説は下記動画で分かりやすくまとめられています。気になる方はあわせてご覧ください。

「特定電子メール法」に関連する一斉送信の注意事項

広告宣伝を目的とした一斉送信は、「特定電子メール法」にも気をつけましょう。

例えば、企業が新商品の宣伝を目的として一斉送信メールを送る場合やウェビナーの集客目的などでメルマガを一斉配信する場合などでも、法律遵守が必要となります。

具体的には下記3点を遵守しましょう。

• メール配信前にオプトイン（同意）を得る
• メール内にオプトアウト（配信停止）の導線を設置
• メール送信者の表示義務を守る

また、違反すると罰則が課される可能性があります。メールの一斉送信やメルマガ配信等を行う場合は注意してください。

特定電子メール法が適用される範囲など、詳しくは下記記事が参考になるでしょう。

「特定電子メール法」とは？違法にならないためのポイントを理解しましょう！

メール配信システムの活用とその効果

おすすめのメール配信システムをご紹介

大量のメールを一斉送信する場合は、専用のメール配信システムを利用するのが良いでしょう。

Outlookなどのメーラーでの一斉配信には様々なリスクがあることを紹介しましたが、メール配信システムを使うことで、それら全てのリスクを解消することができます。

また、投資対効果が高いのもメール配信システムの特徴です。例えば、14年連続シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」であれば、月額4,000円から利用可能です。

無料お試しで操作性の確認などもできるので、まずはトライアルしてみるのが良いでしょう。

リスクを回避しつつ成果につなげることができるメール配信システムは利用しない理由がありません。下記記事にておすすめのメール配信システムを紹介していますので、まだ導入していない人は参考にしてください。

メール配信システムおすすめ30選を徹底比較

Outlookとメール配信システムの使い分けについて

Outlookとメール配信システムはそれぞれ異なる特性と利便性を持つため、具体的な状況や目的によって使い分けることが有効です。

• Outlook：個別メールや少数の特定のリストに対しての配信
• メール配信システム：大量のメールを一斉配信、メルマガ

また、グループ配信機能や差し込み機能などを活用した、セグメンテーションやパーソナライゼーションが必要な場合、配信結果を分析したい場合などもメール配信システムが有効です。

参考までに日本で最も導入されているブラストメールの詳細記事を紹介します。メール配信システムでどんなことを実現できるか、実際にどんな機能があるかなどを把握できるかと思います。

【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー！

まとめ

最後に本記事の要点を簡単にまとめます。

• CCやBCCのアドレス入力ミスは大きな問題を引き起こす可能性がある。
• 大量メール送信時には、「特定電子メール法」の遵守が必要。
• メール配信システムの利用は一斉送信の安全化＆効率化を実現する。

 Outlookを使った一斉送信の基本は、選択した宛先へのメール送信、グループの作成、Excelを利用した方法があります。

しかし、一斉送信時には注意が必要です。CCやBCCのアドレス入力ミスは個人情報漏洩など、大きな問題を引き起こす可能性があるからです。

上述の各項目で説明したように、正確な操作や適切な配信によって送信エラーや情報漏洩のリスクを減らすことができるものの、リスクは必ずつきまといます。

そのため、大量のメールを一斉送信をする場合は、メール配信システムを利用して、効果的かつスムーズな一斉送信を行うのが良いでしょう。

配信するメールの量や状況に応じて、 Outlookでのメール配信とメール配信システムを使いわける事も可能です。

個人情報漏洩などの問題が関わってくる大量のメール配信やメルマガは、1度のミスが企業の信用を大きく落としかねません。罰則や罰金などもあり得ます。

無理せず慎重に、そして適切なツールを活用し、安全かつ成果が出るメール配信を実現しましょう。