ビジネスの現場では、異動・退職・休職などにより、担当変更がつきものです。
そして、担当変更により、少なからず相手に不安を持たせてしまいます。その不安を軽減するためにも、今後の業務を引き継ぎ、後任者に安心して任せられることを伝えることが重要になってきます。
担当変更のメールは、自分の仕事の区切りをつけるだけでなく、後任者への紹介や引き継ぎの状況などを伝えることで、関係者の信頼や安心感を高める効果があります。
そこで、本記事では、担当変更の際にメールを利用する際のポイントや注意点を前任者・後任者別に解説します。
担当変更のメールのポイント
担当変更のメールとは、自分が担当していた業務やプロジェクトを他の人に引き継ぐときに、お客様や取引先に知らせるメールです。
担当変更のメールを書くときに気をつけるべきポイントを解説していきます。
担当変更メールを送るタイミング
担当変更を伝える時はあらかじめ会社が決めている場合があるので、一度上司に相談しましょう。
担当変更は早く知らせた方がいいかと思いがちですが、現在進行中のプロジェクトなど業務に支障をきたす可能性があります。お客様にとって「担当が勝手にいきなり変わってしまった」と思われないようにタイミングを見定めることが重要です。
ただし、遅くとも担当変更の前日までには送るようにしましょう。
担当変更の理由や背景を伝える
担当変更の理由や背景を明確に伝えましょう。
担当変更が突然や不本意なものだと感じさせないようにしなければなりません。詳細を伝える必要はありませんが、異動・退職なのかを相手に伝えるようにしましょう。
また、後任者が決まっている場合は後任者の紹介も忘れずに行ってください。
後任者の名前や役職、連絡先などを明記し、簡潔に紹介することで、関係者に後任者への信頼や期待を持たせることができます。
さらに後任者の経歴や人柄などの情報を入れると、今後の後任者の対応もスムーズになります。
一斉送信ではなく、個別で送る
担当変更のメールは、一斉送信ではなく、個別で送ることがおすすめです。
一斉送信では、関係者それぞれに対する配慮や感謝が伝わりにくくなります。個別で送ることで、関係者とのコミュニケーションを深めることができます。
個別で送ることで、関係者の立場や関係性に応じて、メールの内容や文体を変えることも可能です。できるだけ、1人1人に感謝を伝えるためにも個別で送りましょう。
ただし、あまり関係性が深くない相手に対しては一斉送信でも問題ありません
前任者が担当変更メールを送り、後任者は挨拶メールを送る
担当変更メールは、基本的には前任者から送りその後、後任者から挨拶メールをが送ることが一般的です。
担当変更メールを突然後任者が送るのではなく、前任者が送ることで自分が担当していた業務やプロジェクトに対する責任感を示すことができます。
ただし、前任者が送れない事情がある場合や相手との関係性が強くない場合は、後任者が送ることもあります。
前任者からの担当変更メールの例文とポイント
担当変更は前任者から連絡するケースと後任者から連絡するケースの2パターンあります。ここでは、前任者から担当変更メールを送るときの例文とポイントをご紹介します。
件名：担当変更のご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
突然のご連絡で恐縮ですが、〇月〇日をもって部署異動することになり、貴社の担当を変更させていただくこととなりました。これまで2年間、貴社とのお取引を担当させていただき、大変勉強になりました。
今後は弊社の〇〇が担当となります。〇〇は業界知識と経験も豊富なのでご安心ください
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。後日あらためまして、後任の〇〇からご連絡いたします。
また、引継ぎに関してはすでに滞りなく完了しております。私は部署は変わりますが、何かありましたらご連絡いただいても問題ございません。
長らくお世話になり、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
担当変更の理由・日付・後任者の紹介・お礼を述べる
担当変更メールには、以下の点を記載するようにしましょう。
- 変更の理由
- 担当がいつから変わるか
- 後任者の情報や連絡先
- お礼の言葉
以下に簡単な例文もご紹介します。
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
突然のお知らせとなりますが、私が8月末で退職することとなりましたので、〇月〇日より貴社の担当が弊社△△に変更となります。
△△の連絡先
・電話番号：〇〇
・メールアドレス：〇〇
いつも温かくサポートしていただき、ありがとうございました。心より感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
こちらの例文は比較的関係性が薄い相手や、ほとんど取引はないけど担当はしていたというような相手に送る例文になります。
担当変更メールは送る相手との関係性や状況によっても送るべき内容が異なるため注意しましょう。
文章に感謝の気持ちを込める
感謝の言葉は、良好な人間関係を維持するために不可欠です。自身は担当が変わるものの会社としての取引は継続します。立つ鳥跡を濁さないように意識しましょう。
- 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
- 長い間のご愛顧、誠にありがとうございました。
- 大変お世話になり、心より感謝しております。
担当変更の理由に合わせて内容を記載する
担当変更は様々な理由によって起こり得ます。
理由を述べないと相手も不安になりますし、担当変更の理由によっては、受け手が疑問に思う可能性があるため、それに対する説明が必要です。
- 部署を異動し、新たな業務に専念することとなりました。
- 新たな道を歩むこととなり、〇〇日をもって退職することになりました。
後任者からの担当変更挨拶メールの例文とポイント
次に前任者から担当変更メールを送るときの例文とポイントをご紹介します。
件名：担当変更のご挨拶／〇〇株式会社〇〇
〇〇様
初めまして。
〇〇株式会社 営業部の〇〇と申します。
先日、弊社の△△からご連絡差し上げた通り、〇月〇日より、私〇〇が貴社を担当させていただくこととなりました。近日中にご挨拶に伺い、お打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。
また、引継ぎはすでに完了しておりますので、何かございましたら私宛にご連絡いただけますでしょうか。
メールでのご挨拶となり失礼いたしました。貴社のご期待に沿えるように、精一杯努めてまいります。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
件名は分かりやすく書く
担当変更メールの件名は「担当者変更のお知らせ」など、内容が一目で分かるようにすることが重要です。
近年はメルマガやメールマーケティングなどの拡大により、受信BOXには日々たくさんのメールが届いています。メールの件名で明確に担当変更の旨を伝えないと開封されずトラブルに繋がる可能性もあります。
- 担当者変更のお知らせ
- 担当変更のご挨拶／〇〇株式会社〇〇
- 【担当変更のご連絡】〇〇株式会社 〇〇
ビジネスメールの基本を守る
「第一印象が9割」という本があるように、第一印象はビジネスにおいて非常に重要です。
言葉遣いや表現はビジネスシーンに適したものを使用し、ビジネスメールの基本をおさえておかなければ、相手に不安感を与えてしまう可能性があるため注意しましょう。
- いつもお世話になっております。
- 初めまして。〇〇株式会社の〇〇と申します。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- 本来ならば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となり
自己紹介で安心感を与える
今後の取引相手がどんな人か分からなければ相手も不安に感じます。簡単でいいので自身がどんな人間か、どんな経歴があるかなどを記載し自己開示をしましょう。
ただし、長文で記載すると相手もしんどく読まれない可能性も高くなるので注意が必要です。
- 以前は××部門での業務に従事しており、今回は□□業務を担当させていただきます。
- 入社5年でずっと営業を担当しており知識と経験は豊富だと自負しております。
一斉メールの場合はメール配信システムを利用
担当変更のメールは１通ずつ配信することが望ましいですが、あまり関係性が濃くないお客様に担当変更をメールに送る際には一斉メールを使用することもあります。
一斉送信する際は、スムーズかつ安全に配信するために、メール配信システムの利用がおすすめです。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
BCC一斉送信のリスク
BCCでの一斉送信は推奨されていません。それは、下記のようなリスクが存在するからです。
- 個人情報の漏洩
- ブラックリストに載ってしまう
- メール送信上限数と配信遅延
- メールの効果を検証しにくい
その中でも特に個人情報漏洩のリスクはとても重要です。BCCで一斉送信する予定のメールの宛先を誤ってTOやCCに設定してしまい個人情報漏洩になってしまうケースは頻発しています。
その他にもBCC一斉送信には大きなリスクが潜んでいるので、より詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
日程調整ツールと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
担当者変更のメールは、お世話になった方への感謝の気持ちや今後の関係を大切に伝える場でもあります。
日頃の自分の心情を丁寧に表現し、変更の理由や新しい担当者の情報を詳しくお伝えすることで、相手の安心感を得ることができます。
変更のお知らせをした後は、できる限り前任者と後任者が面談し、円滑な業務引き継ぎを行いましょう。今後のお客様との信頼関係を考慮しながら、感謝の気持ちを伝えるメールを心がけてください。
通常は前任者が連絡を取るのが良いですが、難しい場合でも後任者が早急に連絡をし、信頼を築いていきましょう。
また、メールの一斉送信数があまり多くない場合はまず無料のメール配信システムを検討してみてもよいでしょう。以下の記事でおすすめのシステムを紹介していますので併せてご確認ください。
関連記事：無料で使えるメール配信システム12選！
