【アポ率が上がる】営業メール5つのコツと例文・注意点をご紹介

2024年6月21日

Email Rising編集部

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営業メールを何通送っても成果が出ず、どのように書けばいいのか分からない人も多いかと思います。

ビジネスパーソンであれば、1日に受信するメールは少なくても10件程度あるでしょう。多い場合は、100件を超えることもあります。

あなた自身も営業メールに返信をしなかった経験があるかもしれません。このように、実は営業メールは非常に難易度が高く、件名や内容の工夫など様々なノウハウが必要となります。

そこで今回は、反応がいい営業メールの書き方や好印象を持っていただけるポイント、実際に使える例文をご紹介いたします。

ビジネスでは、メールでのコミュニケーションは信頼を築く重要な要素のひとつとなります。

また、本記事で紹介する「営業メールの例文集」を活用することで、貴重な時間を節約しながら、信頼性のある文章を作成することもできます。

さまざまなシチュエーションに合わせて適切な文章をご活用してください。

返信率が上がる営業メールのポイント

相手が「返信したい」と感じる可能性を高めるためには、文章やメールの送り方を工夫する必要があります。

ここでは、営業メールで返信率を上げるための5つのコツを紹介します。

開封したくなる件名をつける

メールの中で、最も大事なのは「件名」と言っても過言ではありません。そもそもメールを開封してもらわなければ、どんなに魅力的な内容だったとしても読んでもらえないからです。

「件名なんて意識したことがない」と思っている方は要注意です。

ほとんどのメールが、最初の「件名」が相手の目に止まらず、削除やアーカイブされてしまいます。特に「新商品のご相談」などのよくある件名は、相手にうんざりされることもあります。

相手の気持ちを揺さぶるような、魅力的な件名を考えましょう。

相手に具体的なメリットを伝えることを忘れずに、簡潔ながらも内容を示すようにしましょう。文字数は15〜30文字程度が理想的です。

件名の例

初回購入者限定の特別オファー
売上〇〇％達成記念！特別キャンペーンのお知らせ
新商品〇〇についてのご案内

関連記事：メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？

キャンペーンや告知などを一斉に送信する場合は、興味や関心を引く件名を使うことが基本ですが、誇張しすぎると逆に信憑性がなくなり、開封されにくくなることがありますので、注意が必要です。

また「〇〇実績No.1」というようなNo.1表記は、優良誤認表記や景品表示法に違反する可能性があるため、できるだけ避けましょう。

問い合わせの経緯を説明する

知らない人からメールが来ると、誰もが警戒します。

そのため、初めての営業メールでは、まず相手の警戒感を解くために、今回の連絡経緯を明記しましょう。

「〇〇を拝見した」「〇〇にご参加いただいた」「〇〇の際にお名刺をいただいた」といった具体的な関係性を伝え、その後に自己紹介を行います。

そうすることで、相手はなぜメールが届いたのか、どのような人物なのかを判断しやすくなります。以下、例文です。

初めてご連絡します。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度、貴社のホームページを拝見し、メールをお送りしました。

弊社は、中高年向けの〇〇を販売している製造メーカーです。

……

相手のメリットを盛り込む

営業メールでは、自社の商品やサービスの特徴だけでなく、それを契約することで相手にどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えましょう。

自分本位ではなく相手の立場を考え、相手が喜んで返信したくなるようなメールを送りましょう。

自己紹介の後に、相手にとって有益な情報や課題解決策を提示します。営業メールは商品やサービスを売り込むことが目的ですが、相手にとってのメリットを提案として示すことが大切です。

互いに利益があることを伝えることで、相手がメールを最後まで読んでくれる確率が上がります。

〇〇でお困りではありませんか？
〇〇の課題を解決した事例を紹介します。
工数を〇〇%削減する方法をご紹介します。

以上のように、相手のメリットを重視し、具体的な提案を行うことで、相手の興味を引く営業メールが作成できます。

内容は簡潔にする

メールで営業する時には、文章が長くなりすぎないように気をつけましょう。読むのにスクロールしないで読めるくらいの長さが最適です。

スクロールが必要だと、読む人にとって最後まで読むことが負担になります。さらには理由や主張がたくさん書かれていると、相手が返信する気持ちも減ってしまいます。

たくさん伝えるのではなく、相手のメリットなどの本当に大切なポイントだけをシンプルに書くようにしましょう。

相手に伝えたいことをわかりやすく短くまとめることが大切です。

次のアクションを分かりやすく明記する

営業メールを書く時は、相手に興味を持ってもらうだけでなく、何かアクションを起こしてもらえるような文章を書くことも大切です。

営業メールは、一度見たら放置される傾向があります。だからこそ、相手に今すぐ行動する理由をわかりやすく伝え、具体的なアクションを促しましょう。

例えば、打ち合わせのアポイントを取りたい場合は、相手に日程を3つほど事前に提案しましょう。

さらに、返信をしてくれる期限も書いておくと、返信してもらいやすくなります。そうすることで、相手が積極的に返信してくれる可能性が高まります。

営業メール作成の注意点

営業メールを誤って作成してしまうと、印象を悪くしてしまったり、最悪の場合、違法な営業メールだと判断される恐れがあります。

そこで、営業メールを作成する際は、次の4つのポイントに注意しましょう。

「特定電子メール法」をチェック

「特定電子メール法」という法律が2002年に施行されました。インターネット環境を良好に保つため、迷惑メールを規制することを目的とした内容です。

主な内容は、次の3つです。

事前同意原則：受信者が明示的に同意しない限り、広告を目的とした電子メールを送ることを禁止します。同意が得られている場合に限り、広告メールを送ることが可能となります。
表示義務：広告を目的とした電子メールを送る際には、送信者の情報（名前や連絡先等）を明記する必要があります。また、「広告」と明記する義務もあります。
迷惑防止措置：受信者が広告メールの停止を求めた場合、送信者はそれを実行しなければなりません。

また、この法律では、以下の６つのケースで罰則が規定されています。

送信者情報を偽って送信する場合
架空の電子メールアドレスに送信する場合
受信を拒否した相手に送信する場合
表示義務に違反する場合
同意のない相手に送信する場合
同意の記録義務に違反する場合

命令に従わない場合、個人には100万円以下の罰金が科されますし、法人に対しても同じく100万円以下の罰金が科せられることがあります。

メールを送る前に同意を得たリストなのか、送信者情報を記載しているのか、確認してからメールを作成しましょう。

間違えやすい表現に気を付ける

メールでは、使うべきでない言葉や間違えやすい表現にも気をつける必要があります。

例えば、「了解しました」や「お世話様です」といった表現は、普段よく使用しますが、ビジネス的に正しい利用方法ではありません。

どちらも丁寧語ではありますが、尊敬語ではないので不適切です。

「了解しました」は「承知いたしました」、「お世話様です」は「お世話になります」という表現を使いましょう。

また、話し言葉でよく使われる「御社」は、メールのような書き言葉では「貴社」と表現することが適切です。

添付資料の漏れ・ミスに注意

メールにファイルを添付する場合、添付自体を忘れたり、ファイルが大きすぎて相手が受け取れないことがよくあります。

メールを送る前に、添付したファイルをもう一度確認して、ミスがないようにしましょう。

特に気をつけたいのは、ファイルのサイズと形式です。相手の受信環境によって、受け取れるファイルのサイズが異なります。

合計サイズが2MBを超える場合は、相手に事前に受信できるサイズを確認しておいた方が安心です。

送信前に件名・本文とファイルも忘れずに確認することで、ミスや情報の漏洩を防げます。

返信はスピード対応すべき

相手から返信が来た時に素早く対応することがとても重要です。

なぜなら、相手がメールに返信してくれたということは、あなたやあなたの提案に興味を持ってくれている証拠だからです。

もしも返信を遅らせてしまうと、相手は「なかなか返事が来ないな」「あまり関心がないのかな」と思ってしまうかもしれません。その結果、相手の印象が悪化してしまったり、関心を失ってしまったりする可能性があります。

そのため、相手がまだ興味を持っている時に、できるだけ早く丁寧に返信することが大切なのです。迅速な対応は、相手との良好な関係を築くためにも重要です。

できる限り、営業メールは営業日1日後以内には返信するようにしましょう。

営業メールの例文集

様々なシチュエーション別の営業メールを紹介していきます。

営業アポメールの例文

初めての営業メールでアポを取るための例文です。アポメールは複数の日程を提示することにより、相手が返信するハードルを下げることができます。

件名：【サービス名】ご紹介について面談のお願い＜株式会社〇〇／〇〇＞

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

突然のメールでのご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。

貴社事業の〇〇につきまして、弊社サービスの〇〇をご紹介させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。

当社の【サービス名】は貴社の〇〇においてご利用いただくことにより、〇〇のメリットが得られるなど、最大〇〇%の効果が期待できます。

つきましては、ご挨拶も兼ねまして、内容を詳しくご説明するお時間を頂戴できればと存じます。

下記の日程にて、ご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？

＜訪問候補日時＞
・〇月〇日 (〇)　00:00〜00:00
・〇月〇日 (〇)　00:00〜00:00
・〇月〇日 (〇)　00:00〜00:00

〇〇様のご都合に合わせてお伺いしますので、ご一報いただければ幸いです。

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。

また、日程調節が完了した場合は以下のような例文を参考にしてください。

件名：Re:Re:【サービス名】ご紹介について面談のお願い＜株式会社〇〇／〇〇＞

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

ご返信ありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇です。

また、ご面談のお時間をいただけることにつきまして御礼申し上げます。ご面談日時ですが、以下の通り貴社へ伺います。

日時：〇月〇日 (〇)　00:00〜00:00
場所：貴社オフィス
目的：〇〇に関してのご提案
訪問者：〇〇 (上長) 、〇〇　計2名

以上です。
〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

また、日程調整ツールを活用するのも有効です。お客様の「煩わしい」気持ちをなくすこともアポイント率アップの秘訣ですので、可能であれば実践してみてください。

新規営業メールの例文

営業メールはアポイント以外にも、会社やサービスを周知させることも可能です。以下は新規営業する際のメール例文です。

件名：Web運用AIツールのご案内【株式会社〇〇　〇〇】

株式会社〇〇
ご担当者様

はじめてご連絡差し上げます。
株式会社〇〇・〇〇部の〇〇と申します。

弊社は、〇〇というWeb運用AIツールを運営しております。最新の〇〇を導入し、「〇〇」などの機能を活用することで、貴社が行っているWeb集客をより効果的に改善することが期待できます。

そのため、ぜひとも一度お伺いして、弊社システムのご紹介をさせて頂きたいと考えております。

弊社の事業内容につきましては、資料をお送りさせていただきます。最新の情報等は弊社Webサイトでも閲覧が可能です。

URL：〇〇

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、詳細希望される場合はお返事いただけますと幸いです。

営業商品アピール提案メールの例文

商品やサービスを提案する際のアピール例文になります。

件名：システム導入実績〇〇社！「〇〇システム」のご紹介

株式会社〇〇
ご担当者様

初めてメールをお送りいたします。
株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。
弊社は、主に中小企業の方向けにDXサポート事業を展開しています。

〇〇サイトの取材記事を拝見し、ご連絡いたしました。

現在、貴社におかれましては業務フローの改善に伴うシステムをご検討中とのことで、弊社のシステムがお役にたてるのではないかと考えました。

つきましては、自社運用の成功事例集をお送りいたします。

ご紹介する企業事例は、〇〇業界から〇〇業界まで50社ございます。

システム導入前の準備や運用開始後のポイント、役立つ情報もまとめていますので、ぜひご一読くださいますよう、お願い申し上げます。

もしご興味がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。ご返信を心よりお待ち申し上げます。

営業に関するお礼メールの例文

アポイントや商品説明後には必ず、時間をいただいた感謝のメールをするようにしましょう。以下、例文です。

件名：本日はお忙しい中ありがとうございました【株式会社〇〇／〇〇】

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日は大変お忙しい中、ご面談のお時間をいただき、ありがとうございました。

本日ご提示させていただいた資料と議事録をお送りさせていただきます。お手すきの際に、ご確認いただけますと幸いです。

また、今回ご紹介させていただいたサービスに限らず、今後も継続して御社のお役に立てるようなご提案をさせていただければと存じます。

ご不明な点やお困りごとなどがございましたら、ご遠慮なくご連絡くださいませ。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

関連記事：感謝が伝わるお礼メールの書き方と例文【ビジネスパーソン必見】