日程調整メールは面接や打ち合わせなど、あらゆるビジネスシーンでよく使われます。
初めて連絡を取る相手に日程調整メールを送るときには、相手に不快感や誤解を与えないように、正しい書き方を心がける必要があります。
そこで、今回は日程調整メールの書き方を１つずつ解説していきます。
また、そのままコピペできる実際の例文やテンプレートも合わせて紹介していきますので参考にしてください。
日程調整メールの正しい書き方
日程調整メールを送るときには、以下の4つのポイントに注意しましょう。
- 件名：目的を簡潔に記載する
- メールの基本構成は「宛名・挨拶・自己紹介」
- 要旨が日程調整であることを伝える
- 結び：挨拶で締める
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
件名：目的を簡潔に記載
件名は、メールの内容を分かりやすく伝えることが重要です。
「お願い」や「ご相談」だけでは何の用件か分からず、迷惑メールだと思われてしまう可能性もあります。特に営業の打ち合わせでは相手がメールを開くかどうかも、件名によって変わってきます。
日程調整メールの場合は、簡潔に一目でわかるように記載しましょう。
例えば、以下のような件名が適切です。
- 〇〇様との面談日程について
- 〇〇プロジェクト打ち合わせ日程調整のお願い
- 〇〇社訪問日程のご確認
メールは読まれないと意味がありません。特に最近はメルマガの配信量も増えており、どのメールが重要なメールか判断しづらくなっています。
そんなメールの中でも最も重要なポイントである件名については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：メールの件名の書き方を徹底解説！ビジネスメールでNGな件名とは？
関連記事：ChatGPTを活用したメルマガの作成方法【プロンプト例あり】
メールの基本構成は「宛名・挨拶・自己紹介」
メールの冒頭では、相手の宛名の記載と挨拶・自己紹介をしましょう。
宛名は、相手との関係性や敬称に気をつけて使う必要があります。一般的には、「様」や「御中」が使われます。メールの送信相手にもよりますが、自身の名乗りは、所属や役職なども含めて明確に書くと良いでしょう。
例えば、以下のような冒頭が適切です。
- 〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ △△部 △△とでございます。 - 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
初めてご連絡します。
株式会社△△ △△部 △△と申します。 - 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ △△です。 - 〇〇様
△△です。
状況やメールの重要度によってメールの冒頭は柔軟に変えるとよいでしょう。このようなメールの冒頭や書き出しに関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：ビジネスメールの書き出しの基本とマナー【例文あり】
要旨が日程調整であることを伝える
冒頭に続いて、メールの要旨が日程調整であることを伝えましょう。その際には、以下の3つの要素を含めることをおすすめします。
- 日程調整の目的
- 初めての連絡の場合は連絡した経緯
- 日時の提案を3〜5個
以下、例文になります。
貴社のホームページを拝見し、ご連絡させていただきました。
今回は、弊社製品のご紹介とご提案をさせていただくために、面談の日程調整をお願いしたくご連絡いたしました。
お忙しい中恐れ入りますが、下記の候補日からご都合の良い日時をお選びいただき、ご返信いただけますと幸いです
・6月15日（水）10:00～12:00
・6月17日（金）16:30～19:00
・6月20日（月）14:00～17:00
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
相手に候補日を挙げてもらう場合は以下のフレーズが最適です。
- 〇〇様のご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。
- 〇〇様のご都合の良い日程をいくつかご教示いただければ幸いです。
結び：挨拶で締める
最後に、挨拶でメールを締めます。挨拶は、相手に感謝や敬意を表すものです。日程調整メールの場合は、以下のような挨拶が適切です。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、何卒ご対応のほどお願い申し上げます。
- ご都合をお伺いする形となり恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
また、メールで使える締めの挨拶に関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：ビジネスメールで使えるの締めの言葉9選【ケース別で紹介】
日程調整メールでの注意点
日程調整メールは、相手との関係性や目的に応じて、適切な言葉遣いや宛先を選ぶ必要があります。
- クッション言葉を使う
- 宛先を役割ごとに使い分ける
- 予定が合わない場合は希望日を提示
以上のポイントを参考にメールを作成していきましょう。
クッション言葉を使う
日程調整は相手のスケジュールを左右する可能性があるので、クッション言葉を使って丁寧に伝えることが大切です。
例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが」、「ご都合のよろしい時に」、「お手数をおかけしますが」などの表現を使うと、相手に配慮した印象を与えることができます。
- 大変申し訳ありませんが
- お手数をおかけしますが
- 恐縮ですが
- せっかくですが
- 残念ではありますが
クッション言葉は相手への敬意を簡単に表現できます。また、「断り」のメールなど、ネガティブな印象を与えかねないメールでも大いに役立ちます。
宛先を役割ごとに使い分ける
日程調整メールの宛先は、相手の役割や立場によって使い分ける必要があります。例えば、面談の相手が上司やクライアントなら、直接「宛先（TO）」に入れるのが一般的です。
情報共有したい相手に対して、念の為に見てくださいと言う意味で「Cc」で送信することもできます。基本的には、返信が不要な相手に送ります。
「Bcc」は、宛先同士を知られたくない人にメールを送る場合に使われ、よく一斉送信に使われます。メールにおけるCCの使い方やBCCの注意点は以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
関連記事：メールの「Cc」の意味や書き方を徹底解説！ToやBccとの違いとは？
予定が合わない場合は希望日を提示
日程調整メールで、相手から提案された日程が合わない場合は、単に「都合が悪い」とだけ返信するのではなく、自分の希望日を提示することが重要です。
そうすることで、相手に対する協力姿勢や迅速さを示すことができます。
また、希望日を提示する際は、3〜5つの候補日を挙げると、相手に選択肢を与えることができます。以下が例になります。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程はすでに予定があり、都合がつきません。
〇月〇日の午前中（〇時～〇時）でしたら、伺うことができます。ご都合はいかがでしょうか。同じ週でしたら、以下の日程が調整可能です。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
ケース別での日程調整メール例文
そのままコピペで利用できるメール例文を、ケース別で一挙に紹介していきます。
打ち合わせ・商談希望日を提示場合
件名：お打ち合わせ日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の△△と申します。
先日は、弊社の(サービス名)について、ご紹介のお時間をいただき誠にありがとうございます。早速ですが、サービス内容のご説明のため、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
つきましては、下記よりご都合のよろしい日程をご連絡いただけますと幸いです。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
上記日程でのご調整が難しい場合は、恐れ入りますが、〇〇様のご都合のよろしい日程を、いくつかご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
相手からの候補日に返信する場合
件名：日程調整のご返信とご提案について
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。
貴重なご提案と日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。ご案内いただいた日程の中で以下の時間でしたら問題ございません。
・日時: 〇月〇日(水) 〇〇:〇〇 ～ 〇〇:〇〇
当日は私の他に現場担当者1名が同席いたします。
何か事前にご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。心よりお会いすることを楽しみにしております。
お忙しい中、何卒よろしくお願い申し上げます。
提示された候補日が難しい場合
件名：日程調整に関するご案内とご検討のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
日程のご提案、誠にありがとうございます。恐れ入りますが、ご案内いただいた日程に関しましては、調整が難しい状況となっております。大変申し訳ございません。
ただし、以下の日程であれば調整可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
お手数をおかけしまして申し訳ございませんが、ご確認よろしくお願いいたします。
約束済みの商談日を調整したい場合
件名：(サービス名)のご提案に関するご来社日時変更のご相談
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
〇月〇日(〇)〇時でお約束いただいている、お打ち合わせの件ですが、急な業務対応のため日程の変更をお願いできますでしょうか。
お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。つきましては、恐縮ではございますが、以下の日程での再調整をご検討いただけますと幸いです。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
ご迷惑をおかけして申し訳ございません、何卒よろしくお願い申し上げます。
キャンセルを申し入れたい場合
件名：お打ち合わせキャンセルのご相談
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先日は〇〇のご提案についてご連絡いただきありがとうございました。突然のご連絡となり大変恐れ入りますが、弊社内で発生した緊急事態により、急遽予定が変更となりました。
このため、誠に心苦しい限りではございますが、〇月〇日の打ち合わせの実施が難しくなりました。
尚、今後の展望に関しましては、改めてご連絡申し上げる予定です。ご多忙の中、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
突然の変更となり、大変ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。何かご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
日程調整メールの正しい返信方法
日程調整の返信をする場合についても解説していきます。基本的には以下の4つのポイントに注意してください。
- 返信は迅速に行う
- 調整に対して感謝を伝える
- 質問・懸念点を合わせて確認
- 都合がつかない場合も丁寧に伝える
それぞれのポイントについて、具体的な例文と解説を紹介します。
返信は迅速に行う
日程調整メールは、相手が待っているメールです。返信が遅れると、相手に不快感や不安感を与える可能性があります。
また、返信が遅れると、希望する日時が埋まってしまうこともあります。そのため、日程調整メールはできるだけ早く返信することが望ましいです。
返信できる目安は、受信した日のうちに返すことです。もし、すぐに返信できない場合は、その旨を伝えておくことも大切です。以下、例文になります。
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△です。
先ほど、打ち合わせの日程調整メールを拝見しました。ご提案いただいた日時の中で以下の日程でお願いできますでしょうか。
日時: 〇月〇日(水) 〇〇:〇〇 ～ 〇〇:〇〇
お手数をおかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。
この例文では、受信した日のうちに返信しています。また、ご提案いただいた日時でどの日程であれば都合がつくかをはっきりと伝えています。
調整に対して感謝を伝える
日程調整メールは、相手が自分の都合に合わせてくれたり、複数の候補日を提示してくれたりする場合が多いです。そのような場合は、相手の配慮や努力に対して感謝の気持ちを伝えることで相手との関係を良好に保つことができます。
感謝の言葉は、冒頭や結びに入れることが一般的です。以下、例文になります。
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△です。
お打ち合わせの日程調整メールありがとうございます。ご多忙の中、ご都合を調整してくださり感謝申し上げます。日程に関してはご提案いただいた、
【3月10日（水）10時から】 で承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。
質問・懸念点を合わせて確認
日程調整メールは日時だけでなく、打ち合わせや会議の内容や目的、場所や方法などについても確認することがあります。
その場合は、返信メールで質問や懸念点を合わせて伝えることが効果的です。質問や懸念点を伝えることで、相手に対して関心や意欲を示すことができます。
また、事前に確認することで、当日のスムーズな進行にもつながります。
質問や懸念点は、日時の確認の後に入れることが一般的です。最後に「お手数ですが、ご回答いただければ幸いです。」と入れると丁寧な文章になります。
都合がつかない場合も丁寧に伝える
日程調整メールは、相手の提案した日時が自分の都合に合わない場合もあります。その場合は、都合がつかないことを丁寧に伝えることが必要です。
都合がつかないことを伝える際は、直接的な言い回しは避けましょう。まずは相手に謝罪した上で、日程変更ができるかの確認をするとともに、変更したい理由を伝えることが大切です。
そして、変更が可能であれば、日程調整に対応してもらえるようお願いしましょう。
複数人への日程調整メールはメール配信システムを活用する
営業メールやメルマガなどで日程調整を行いたい場合は一斉メール配信をするとよいでしょう。
また、その場合はメール配信システムの活用が必須と言っても過言ではありません。
メール配信システムとは
大量のメールアドレス宛に一斉にメールを配信できるシステムのことです。
メールの大量配信は一般的にスパムメールに似た行為のため、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、文字通りメールが届かない可能性があります。
その他にも、メールのBCC機能を活用して一斉送信をしようとすると個人情報漏洩のリスクなども存在します。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
メール配信システムにはこれらを回避するための技術が使われており、安心安全に大量のメールを届けることができます。その特性から、メルマガ配信や社内向けの一斉メール等に活用されています。
日程調整ツール×メール配信システム
日程調整においては、メールに候補日を記載するのではなく、簡単に日程調整ができるツールが活用されています。
ツールによっては表示されている日程を選択するだけで日程の調整ができるだけでなく、オンラインMTGのURLの発行やカレンダーとの連携もできます。
特に大量のリストに一斉配信する場合は日程をメールに記載してしまうと、日程被りが発生してしまう可能性があります。
日程調整はこのような日程被りを防ぐことができますし、日程調整が圧倒的に楽になりますので、ぜひご活用ください。
おすすめの日程調整ツール：VIVIT LINK
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
日程調整ツールと合わせて使うのに最適なメール配信システムはブラストメールです。ブラストメールは14年連続顧客導入シェア1位のメール配信システムとなります。
ブラストメールの特徴は、シンプルな操作性と、コストパフォーマンスの高さです。様々な業種や官公庁の導入もあり、定番のメール配信システムと言えるでしょう。
セグメント（ターゲット）配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能は全て揃っており、最も安いプランであれば月額4,000円以下で導入できます。
シンプルかつ安いので、初めてメール配信システムを使ってみたい方にもおすすめです。無料トライアルも可能となっているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
日程調整メールは、はじめて相手と会うための重要なメールになります。このメールのやり取りは、実際に顔が見えないため、相手の印象が返信スピードや言葉の使い方によって相手が不快に感じることもあるので注意が必要です。
「ちょっとそういうつもりじゃなかったのに」と後悔しないように、ビジネスのメールではマナーや注意点を知り、今回のポイントを踏まえてメールを作成するようにしましょう。
また、おすすめのメール配信システムは以下の記事でも詳しく解説されています。各サービスをしっかりと比較して選びたい方は参考にしてください。
